Kiến thức › Pháp lý & giấy tờ
Pháp lý & giấy tờ
Trước khi ký bất cứ thứ gì: danh sách kiểm tra hợp đồng
Thông tin các bên, số tiền, thời hạn, ô để trống, số trang, phụ lục và bản sao: một danh sách kiểm tra thực tế để bạn bình tĩnh rà soát trước khi ký hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động hay hợp đồng dịch vụ.
Ký chỉ mất vài giây, nhưng điều bạn chấp nhận bằng chữ ký đó có thể ràng buộc bạn hàng tháng hay hàng năm. Phần lớn những bất ngờ khó chịu không đến từ cạm bẫy pháp lý tinh vi; chúng đến từ những điều nhỏ: một cái tên viết sai, một ô bị bỏ trống, một phụ lục bị thiếu, một điều khoản tự động gia hạn mà không ai nhắc đến. Trước khi ký, hãy chậm lại và đi qua một danh sách: các bên là ai, bạn đồng ý điều gì, với giá bao nhiêu, trong bao lâu, và chính xác những gì có trên trang giấy. Hướng dẫn này giúp bạn làm điều đó. Hãy dùng nó cho hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động đầu tiên, đơn đặt dịch vụ hay bất kỳ giấy tờ nào người ta đặt trước mặt bạn để ký.
Vì sao nên dùng danh sách kiểm tra?
Hiếm khi ta thật sự thoải mái khi ký. Nhân viên đang chờ, xe chuyển nhà đang đỗ ngoài cửa, mọi người ở chỗ làm mới đều tươi cười, và đọc năm trang “cho chắc” có vẻ ngại ngùng. Danh sách kiểm tra giúp ích vì nó lấy đi quyết định phải nhìn vào đâu: bạn chỉ việc đi qua từng mục.
Chữ ký cho thấy bạn chấp nhận những gì giấy tờ ghi. Không phải những gì được nói miệng, không phải những gì bạn tưởng, mà là những gì được viết ra. Vì vậy mọi mục trong danh sách đều quy về một câu hỏi: chính xác điều bạn đã đồng ý có thật sự nằm trên trang giấy không?
1. Xin thời gian, và xin từ trước
Việc kiểm tra tốt nhất là việc bạn có thời gian để làm. Nếu được, hãy xin hợp đồng vài ngày trước khi ký, qua email hoặc bản giấy, để bạn bình tĩnh đọc ở nhà.
- Xin toàn văn từ trước. Bao gồm cả phụ lục và các điều khoản, điều kiện chung.
- Mang về nhà nếu cần. Một đối tác công bằng thường không phiền nếu bạn dành một ngày để suy nghĩ.
- Để ý áp lực. Những câu như “chỉ hôm nay thôi” hay “ai cũng ký, chỉ là thủ tục” không hẳn có nghĩa là có điều xấu, nhưng đó chính là lúc nên chậm lại.
- Cứ thoải mái đặt câu hỏi. Nếu không hiểu một câu, hãy hỏi nó nghĩa là gì, và nếu quan trọng, hãy đề nghị làm rõ bằng văn bản.
2. Các bên và thông tin
Trang đầu thường ghi ai là người tham gia hợp đồng. Trông có vẻ khô khan, nhưng một lỗi đánh máy ở đây có thể gây rắc rối về sau, nên hãy kiểm tra từng mục.
- Tên bạn, chính xác. Viết đúng như trên giấy tờ chính thức, đủ mọi phần của tên.
- Thông tin của bạn. Địa chỉ, ngày sinh, số giấy tờ nếu có. Một chữ số gõ sai cũng tính.
- Bên kia. Nếu là cá nhân, họ tên đầy đủ; nếu là công ty, tên pháp lý đầy đủ và mã số đăng ký, không chỉ tên thương hiệu.
- Ai ký ở phía bên kia? Với công ty, là người có thẩm quyền ký thay mặt công ty. Nếu không chắc, hãy hỏi họ ký với tư cách gì.
- Thông tin liên hệ. Địa chỉ liên hệ và nhận thông báo: đây là nơi thư từ chính thức sẽ được gửi đến.
3. Chính xác bạn đang đồng ý điều gì?
Đây là phần quan trọng nhất của danh sách. Hãy đi qua hợp đồng và tìm từng mục dưới đây. Nếu không tìm thấy mục nào, điều đó cũng nói lên điều gì đó: hãy hỏi về nó.
- Đối tượng. Bạn nhận được gì và đưa ra gì? Căn hộ nào, vị trí nào, dịch vụ nào, số lượng và chất lượng ra sao?
- Số tiền. Giá, phí hay lương, và là trước thuế hay sau thuế, hằng tháng hay một lần. Nếu ghi cả bằng số và bằng chữ, hai cách phải khớp nhau.
- Thanh toán. Khi nào, bằng cách nào, cho ai, và chuyện gì xảy ra nếu chậm bao lâu.
- Tiền đặt cọc hoặc tạm ứng. Bao nhiêu, và khi nào, với điều kiện gì thì được hoàn lại.
- Thời hạn. Bắt đầu, giao hàng, bàn giao, và chuyện gì xảy ra nếu một bên chậm trễ.
- Thời gian hiệu lực. Có thời hạn hay không thời hạn, và kéo dài bao lâu.
- Chấm dứt. Ai có thể chấm dứt, khi nào, báo trước bao lâu, và có mất phí không.
- Tự động gia hạn. Hợp đồng có tự gia hạn không, và hạn chót để báo nếu bạn không muốn gia hạn là khi nào.
- Phạt và phí. Chuyện gì xảy ra nếu bạn không thực hiện, hoặc rút lui sớm.
Chữ ký của bạn bao gồm những gì được viết ra, không phải những gì được nói.
4. Tài liệu được dẫn chiếu và phụ lục
Nhiều hợp đồng ngắn nhưng dẫn chiếu đến các tài liệu khác: điều khoản và điều kiện chung, bảng giá, nội quy, bản mô tả công việc, biên bản kiểm kê. Những thứ này thường là một phần của hợp đồng, nghĩa là chữ ký của bạn có thể cũng chấp nhận chúng.
- 1Liệt kê các dẫn chiếu. Mọi câu có “theo phụ lục”, “theo điều khoản và điều kiện của chúng tôi” hay “theo bảng giá hiện hành”.
- 2Xin từng tài liệu. Đừng chấp nhận “có trên website”: hãy tải về hoặc xin đúng phiên bản đang áp dụng.
- 3Kiểm tra đủ mọi phụ lục. Nếu hợp đồng nhắc đến ba phụ lục, cả ba phải được đính kèm.
- 4Giữ bản sao của từng tài liệu. Phiên bản có hiệu lực lúc bạn ký, có ghi ngày. Về sau đây có thể là điểm tham chiếu của bạn.
5. Ô trống và dòng để trống
Nếu chỉ nhớ một điều từ hướng dẫn này, hãy nhớ điều này: đừng bao giờ ký một giấy tờ có thông tin quan trọng còn để trống. Một số tiền, ngày tháng hay cái tên để trống có thể được điền vào sau, và không nhất thiết theo cách bạn nghĩ.
- Điền vào hoặc gạch bỏ. Nếu một ô không áp dụng với bạn, hãy gạch ngang hoặc ghi “không áp dụng”.
- Điền cả ngày tháng. Nếu ngày để trống, thời điểm bạn ký có thể bị tranh cãi về sau.
- Khoảng trống lớn. Nếu có khoảng trống lớn giữa đoạn cuối và dòng ký tên, hãy kẻ một đường chéo qua để không ai thêm gì vào được.
- Một mẫu chưa điền để ký. Nếu bạn được yêu cầu ký ngay và “phần còn lại chúng tôi điền sau”, hãy đề nghị họ điền trước.
6. Trang, phiên bản và bản sao
Trong hợp đồng nhiều trang, các chi tiết hình thức cũng quan trọng, vì chúng đảm bảo về sau mọi người đều nói về cùng một văn bản.
- Số trang. Tốt nhất được đánh số kiểu “1/5, 2/5”. Hãy đếm, kiểm tra đủ trang và đúng thứ tự.
- Ký nháy từng trang. Nếu được yêu cầu, hãy ký nháy cuối mỗi trang bằng chữ ký ngắn. Điều đó làm việc tráo trang sau này khó hơn.
- Cùng một phiên bản. Nếu đã thương lượng qua email, hãy kiểm tra bản in là phiên bản cuối cùng đã thống nhất, không phải bản nháp trước đó.
- Số bản. Có bao nhiêu bản gốc được lập, và mỗi bên có được giữ một bản không.
- Mọi bản đều giống nhau. Nếu bạn ký nhiều bản, hãy lật qua từng bản.
7. Lời hứa miệng và sửa đổi viết tay
“Đừng lo phần đó, chỉ là mẫu thôi.” “Tất nhiên bên mình sẽ lo sơn sửa.” “Thời gian thử việc bên mình thật ra ngắn hơn thế.” Nếu điều gì quan trọng mà chỉ được nói miệng, hãy đề nghị ghi cả vào văn bản.
- Đề nghị ghi vào. Một câu trong hợp đồng hay một phụ lục có chữ ký đáng giá hơn mọi lời hứa miệng.
- Sửa đổi viết tay. Nếu bạn sửa hoặc gạch bỏ điều gì bằng tay ngay tại chỗ, cả hai bên nên ký nháy cạnh chỗ sửa, và ghi ngày nếu được.
- Điều khoản bị gạch bỏ. Câu bị gạch nên vẫn đọc được, để thấy nội dung gốc, và cả hai bên nên ký nháy.
- Đừng ký theo kiểu “sửa sau”. Đã ký rồi thì muốn thay đổi cần sự đồng ý của bên kia.
8. Khoảnh khắc ký
Nếu mọi thứ đều ổn, đã đến lúc ký. Ngay cả ở đây, vài điều nhỏ có thể rất quan trọng về sau.
- Dùng chữ ký trang trọng. Chữ ký trên giấy tờ tùy thân và ở ngân hàng. Nếu bạn có nhiều hơn một chữ ký, chúng tôi giải thích sự khác nhau giữa chữ ký trang trọng và chữ ký hằng ngày trong bài riêng.
- Dùng mực không phai. Bút bi hoặc bút mực, đừng bao giờ dùng bút chì hay bút xóa được. Thêm về chọn bút ở đây.
- Ký đúng chỗ được đánh dấu. Trên dòng ký tên, ở mọi nơi cần ký, kèm tên viết in và ngày nếu được yêu cầu.
- Người làm chứng, nếu cần. Một số hợp đồng có thể cần người làm chứng cùng ký. Người làm chứng thực sự xác nhận điều gì có trong một bài riêng.
- Đừng bao giờ ký vào tờ giấy trắng. Dù lý do là gì, đừng ký vào một trang mà nội dung sẽ được thêm vào sau.
9. Ký trực tuyến hoặc trên PDF
Trên mạng, danh sách vẫn như vậy; chỉ có cám dỗ là khác. Một nút “Tôi đồng ý” dễ bấm hơn nhiều so với việc đặt bút xuống giấy.
- Cuộn đến cuối. Và mở cả các tài liệu được dẫn chiếu, thay vì chỉ đánh dấu vào ô.
- Kiểm tra đường link đến từ đâu. Nếu một yêu cầu ký bất ngờ hoặc đáng ngờ, hãy liên hệ người gửi qua thông tin liên lạc đã biết của họ, không phải số trong tin nhắn.
- Tải về phiên bản cuối cùng. Sau khi ký, lưu một bản kèm mọi phụ lục.
- Chậm lại khi dùng điện thoại. Trên màn hình nhỏ dễ bỏ sót chi tiết hơn. Chúng tôi có bài riêng về các bước và cạm bẫy khi ký PDF trên điện thoại.
Một ảnh chữ ký dán vào, một dịch vụ ký hay chữ ký điện tử có chứng thực đủ cho việc gì được giải thích trong ký PDF và giấy tờ điện tử.
10. Sau khi ký
- 1Xin bản của riêng bạn. Có chữ ký của cả hai bên, không chỉ của bạn.
- 2Sao lại một bản. Scan hoặc chụp ảnh, lưu ở nơi an toàn.
- 3Ghi các thời hạn vào lịch. Các khoản thanh toán, thời hạn báo trước, ngày cuối cùng trước khi gia hạn.
- 4Cất giữ ngăn nắp. Bản gốc trong bìa hồ sơ, cùng phụ lục và thư từ trao đổi.
- 5Giữ gìn ảnh của bản đã ký. Đừng đăng lên mạng, và chỉ gửi cho người cần. Xem bảo vệ chữ ký trên mạng.
Danh sách rút gọn, tất cả ở một chỗ
Nếu chỉ có thời gian kiểm tra nhanh, mười câu hỏi này bao quát những điều cốt lõi. Bạn thậm chí có thể chép chúng lên một tấm thẻ và để trong ví.
- 1Mình đã đọc hết chưa, kể cả phụ lục? Nếu chưa, hãy xin thêm thời gian.
- 2Tên và thông tin có đúng không? Của mình và của bên kia.
- 3Mình có biết mình nhận gì và đưa gì không? Đối tượng, số lượng, chất lượng.
- 4Số tiền có khớp không? Bằng số và bằng chữ, trước hay sau thuế, hằng tháng hay một lần.
- 5Mình có biết thời hạn và thời gian hiệu lực không? Bắt đầu, giao hàng, kéo dài bao lâu.
- 6Mình có biết cách rút lui không? Chấm dứt, tự động gia hạn, phạt.
- 7Không còn ô nào để trống chứ? Mục nào không áp dụng đã được gạch bỏ.
- 8Đủ trang chưa, và có phải phiên bản cuối không? Số trang, chữ ký nháy, số bản.
- 9Những gì hứa miệng đã được viết ra chưa? Nếu chưa, mình đề nghị bổ sung.
- 10Mình có được giữ một bản không? Có chữ ký của cả hai bên.
Một câu đáng ghi nhớ
Trước khi ký bất cứ thứ gì, hãy xin thời gian, đọc kỹ kèm mọi phụ lục, kiểm tra tên, số tiền, thời hạn và điều khoản rút lui, không để ô nào trống, kiểm tra số trang và phiên bản, đề nghị ghi lời hứa miệng vào văn bản, và chỉ ký khi chính xác điều bạn đã đồng ý nằm trên trang giấy.
Câu hỏi
Cần kiểm tra gì trước khi ký hợp đồng?
Tên và thông tin các bên, đối tượng hợp đồng, số tiền và cách thanh toán, thời hạn và thời gian hiệu lực, điều khoản chấm dứt và tự động gia hạn, phạt, các phụ lục được dẫn chiếu, ô để trống và đủ số trang. Với hợp đồng giá trị lớn hoặc chưa rõ ràng, hãy hỏi ý kiến luật sư.
Tôi có thể mang hợp đồng về nhà trước khi ký không?
Thường bạn có thể xin thêm thời gian, và một đối tác công bằng hiếm khi phiền lòng. Tốt nhất là xin toàn văn kèm phụ lục qua email từ trước. Áp lực ký mạnh không hẳn có nghĩa là có vấn đề, nhưng đó chính là lúc nên chậm lại.
Tôi nên làm gì với các ô để trống trong hợp đồng?
Điền vào, hoặc nếu không áp dụng với bạn, gạch ngang hay ghi “không áp dụng”. Thông tin quan trọng như số tiền, ngày tháng hay tên không bao giờ nên để trống khi ký, vì chúng có thể được điền sau. Kẻ đường chéo qua các khoảng trống lớn.
Tôi có cần ký hoặc ký nháy từng trang không?
Tùy hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Nếu được yêu cầu, hãy ký nháy cuối mỗi trang; điều đó làm việc tráo trang sau này khó hơn. Kể cả khi không được yêu cầu, hãy kiểm tra các trang có đánh số và đầy đủ.
Nếu người ta hứa miệng với tôi điều khác thì sao?
Chữ ký của bạn bao gồm những gì được viết ra, nên một lời hứa miệng khó mà dựa vào về sau. Nếu điều gì quan trọng chỉ được nói miệng, hãy đề nghị bổ sung vào hợp đồng hoặc một phụ lục có chữ ký trước khi ký. Điều gì có giá trị trong một tranh chấp cụ thể là việc của luật sư đánh giá.
Tôi có thể rút lại chữ ký nếu đổi ý không?
Điều đó tùy loại hợp đồng và quy định nơi bạn sống. Một số hợp đồng tiêu dùng, như một số hợp đồng trực tuyến hay ký tại nhà, ở nhiều nước có quyền hủy trong một thời hạn nhất định, nhưng đó không phải quy tắc chung. Nếu bạn đã đổi ý, hãy tìm lời khuyên chuyên môn càng sớm càng tốt.
Thử với chính tên của bạn
Đọc thêm
Kiến thứcPháp lý & giấy tờKý với tư cách người làm chứng: ý nghĩa và những điều cần lưu ý
Giấy ủy quyền của một người bạn, mua bán xe, di chúc hay đám cưới: được nhờ làm chứng cho một chữ ký là chuyện thường gặp. Đây là những gì chữ ký của bạn xác nhận, những gì nó không xác nhận, cần ghi gì bên cạnh, và khi nào nên từ chối.
Pháp lý & giấy tờChữ ký trên thẻ căn cước và hộ chiếu: những điều cần biết
Chữ ký của bạn được đưa lên giấy tờ thế nào, chuẩn bị ra sao trước khi ký trên một bảng ký hay ô ký bé xíu, làm gì nếu lỡ hỏng, và chuyện gì xảy ra nếu sau này chữ ký thay đổi.
Pháp lý & giấy tờChuyên gia phát hiện chữ ký giả mạo như thế nào?
Độ dao động tự nhiên, chất lượng nét, run tay, chỗ nhấc bút, lực ấn và tỷ lệ: giám định viên chữ viết làm việc ra sao, vì sao mẫu so sánh quan trọng, và cuối cùng họ có thể kết luận gì.
