Wiedza › Prawo i urzędy
Prawo i urzędy
Zanim cokolwiek podpiszesz: lista kontrolna przed podpisaniem umowy
Dane, kwoty, terminy, puste pola, numeracja stron, załączniki i egzemplarze: praktyczna lista kontrolna, przez którą spokojnie przejdziesz przed podpisaniem umowy najmu, umowy o pracę albo umowy o usługę.
Podpis trwa kilka sekund, ale to, co nim akceptujesz, może cię wiązać przez miesiące albo lata. Większość nieprzyjemnych niespodzianek nie bierze się ze sprytnych prawnych pułapek, tylko z drobiazgów: źle zapisanego nazwiska, niewypełnionego pola, brakującego załącznika, automatycznego przedłużenia, o którym nikt nie wspomniał. Zanim podpiszesz, zwolnij i przejdź przez listę: kim są strony, na co się zgadzasz, za ile, na jak długo i co dokładnie jest na papierze. Ten przewodnik ci w tym pomoże. Użyj go przy umowie najmu, pierwszej umowie o pracę, zamówieniu usługi albo przy każdym dokumencie, który ktoś kładzie przed tobą do podpisu.
Po co pracować z listą kontrolną?
Rzadko podpisujemy coś na spokojnie. Urzędnik czeka, przed domem stoi samochód przeprowadzkowy, w nowej pracy wszyscy się uśmiechają, a czytanie pięciu stron „tak na wszelki wypadek” wydaje się niezręczne. Lista pomaga, bo zdejmuje z ciebie decyzję, na co patrzeć: po prostu przechodzisz przez nią punkt po punkcie.
Twój podpis pokazuje, że akceptujesz to, co mówi dokument. Nie to, co zostało powiedziane na głos, nie to, co założyłaś lub założyłeś, tylko to, co jest napisane. Dlatego każdy punkt na liście sprowadza się do jednego pytania: czy na papierze jest dokładnie to, na co się umówiliście?
1. Poproś o czas i poproś z wyprzedzeniem
Najlepsza kontrola to taka, na którą masz czas. Jeśli możesz, poproś o umowę kilka dni przed podpisaniem, e-mailem albo na papierze, żeby spokojnie przeczytać ją w domu.
- Poproś wcześniej o pełny tekst. Razem z załącznikami i ogólnymi warunkami umowy.
- Zabierz ją do domu, jeśli potrzebujesz. Uczciwa druga strona zwykle nie ma nic przeciwko, żebyś wzięła lub wziął dzień do namysłu.
- Zwróć uwagę na presję. Zdania typu „tylko dzisiaj” albo „wszyscy to podpisują, to tylko formalność” nie muszą oznaczać niczego złego, ale to właśnie wtedy warto zwolnić.
- Pytaj śmiało. Jeśli nie rozumiesz zdania, zapytaj, co znaczy, a jeśli to ważne, poproś o doprecyzowanie na piśmie.
2. Strony i dane
Pierwsza strona zwykle mówi, kto zawiera umowę. Wygląda nudno, ale literówka w tym miejscu może później narobić kłopotów, więc sprawdź ją punkt po punkcie.
- Twoje imię i nazwisko, dokładnie. Zapisane jak w dokumentach urzędowych, ze wszystkimi członami nazwiska dwuczłonowego.
- Twoje dane. Adres, data urodzenia, numer dokumentu, jeśli jest podany. Liczy się każda źle wpisana cyfra.
- Druga strona. W przypadku osoby jej pełne imię i nazwisko; w przypadku firmy jej pełna nazwa prawna i numer rejestrowy, a nie tylko nazwa marki.
- Kto podpisuje po drugiej stronie? W przypadku firmy ktoś upoważniony do podpisywania w jej imieniu. Jeśli nie masz pewności, zapytaj, w jakim charakterze podpisuje.
- Dane kontaktowe. Adresy do kontaktu i doręczeń: tam będą trafiać oficjalne pisma.
3. Na co dokładnie się zgadzasz?
To najważniejsza część listy. Przejdź przez umowę i znajdź każdy z poniższych punktów. Jeśli któregoś nie możesz znaleźć, to też coś mówi: zapytaj o niego.
- Przedmiot. Co dostajesz, a co dajesz? Jakie mieszkanie, jakie stanowisko, jaka usługa, w jakiej ilości i jakości?
- Kwoty. Cena, opłata albo wynagrodzenie i to, czy jest brutto, czy netto, miesięczne czy jednorazowe. Jeśli kwota występuje cyframi i słownie, oba zapisy muszą się zgadzać.
- Płatność. Kiedy, jak, komu i co się dzieje po jakim opóźnieniu.
- Kaucja albo zaliczka. Ile i kiedy oraz na jakich warunkach jest zwracana.
- Terminy. Rozpoczęcie, dostawa, przekazanie i co się dzieje, jeśli któraś strona się spóźni.
- Czas trwania. Na czas określony czy nieokreślony i jak długo obowiązuje.
- Wypowiedzenie. Kto może ją zakończyć, kiedy, z jakim okresem wypowiedzenia i czy to coś kosztuje.
- Automatyczne przedłużenie. Czy przedłuża się sama i do kiedy trzeba powiedzieć, jeśli tego nie chcesz.
- Kary i opłaty. Co się dzieje, jeśli nie wykonasz zobowiązania albo odejdziesz wcześniej.
Twój podpis obejmuje to, co napisane, a nie to, co powiedziane.
4. Dokumenty, do których odsyła umowa, i załączniki
Wiele umów jest krótkich, ale odsyła do innych dokumentów: ogólnych warunków, cennika, regulaminu, zakresu obowiązków, protokołu zdawczo-odbiorczego. Często stanowią one część umowy, co oznacza, że twój podpis może akceptować także je.
- 1Wypisz odesłania. Każde zdanie, które mówi „zgodnie z załącznikiem”, „na podstawie naszych ogólnych warunków” albo „według aktualnego cennika”.
- 2Poproś o każdy z nich. Nie zadowalaj się „jest na stronie internetowej”: pobierz albo poproś o wersję, która obowiązuje teraz.
- 3Sprawdź, czy są wszystkie załączniki. Jeśli umowa wspomina trzy załączniki, wszystkie trzy powinny być dołączone.
- 4Zachowaj kopię każdego. Wersję obowiązującą w chwili podpisania, z datą. Później może być twoim punktem odniesienia.
5. Puste pola i puste linie
Jeśli zapamiętasz z tego przewodnika tylko jeden punkt, niech to będzie ten: nigdy nie podpisuj dokumentu, w którym ważne dane zostały puste. Pustą kwotę, datę albo nazwisko można wpisać później, i to niekoniecznie tak, jak myślałaś lub myślałeś.
- Wypełnij albo przekreśl. Jeśli pole cię nie dotyczy, przekreśl je albo wpisz „nie dotyczy”.
- Wpisz też datę. Jeśli data jest pusta, później może zostać zakwestionowane, kiedy podpisałaś lub podpisałeś.
- Duże puste miejsca. Jeśli między ostatnim akapitem a linią do podpisu jest duża przerwa, przekreśl ją ukośną linią, żeby nic nie dało się później dopisać.
- Niewypełniony formularz do podpisu. Jeśli proszą cię o podpis teraz, a „resztę uzupełnimy później”, poproś, żeby najpierw go wypełnili.
6. Strony, wersje i egzemplarze
W wielostronicowej umowie liczą się też szczegóły formalne, bo dzięki nim później wszyscy mówią o tym samym tekście.
- Numeracja stron. Najlepiej w formie „1 z 5, 2 z 5”. Policz strony, sprawdź, czy są wszystkie i w odpowiedniej kolejności.
- Parafy na każdej stronie. Jeśli o to proszą, zaparafuj dół każdej strony swoim krótkim podpisem. Utrudnia to późniejszą podmianę strony.
- Ta sama wersja. Jeśli negocjowaliście e-mailem, sprawdź, czy wydruk to ostateczna, uzgodniona wersja, a nie wcześniejszy szkic.
- Liczba egzemplarzy. Ile oryginałów powstaje i czy każda strona dostaje jeden.
- Każdy egzemplarz identyczny. Jeśli podpisujesz kilka egzemplarzy, przejrzyj każdy z nich.
7. Ustne obietnice i odręczne zmiany
„Tym się nie przejmuj, to tylko część wzoru”. „Oczywiście, malowanie pokryjemy my”. „U nas okres próbny jest tak naprawdę krótszy”. Jeśli coś jest ważne i zostało tylko powiedziane, niech zostanie też zapisane.
- Poproś o dopisanie. Jedno zdanie w umowie albo podpisany aneks jest warte więcej niż jakakolwiek ustna obietnica.
- Odręczne zmiany. Jeśli na miejscu coś poprawiacie albo skreślacie odręcznie, obie strony powinny zaparafować zmianę, a jeśli to możliwe, opatrzyć ją datą.
- Skreślone postanowienia. Skreślone zdanie powinno pozostać czytelne, żeby było widać oryginał, a obie strony powinny je zaparafować.
- Nie podpisuj na zasadzie „poprawimy później”. Po podpisaniu zmiana wymaga zgody drugiej strony.
8. Chwila podpisania
Jeśli wszystko się zgadza, czas na podpis. Nawet tu kilka drobiazgów może później mieć duże znaczenie.
- Użyj oficjalnego podpisu. Tego, który masz w dokumentach tożsamości i w banku. Jeśli masz kilka, różnicę między podpisem oficjalnym a codziennym wyjaśniamy osobno.
- Użyj trwałego atramentu. Długopis albo pióro, nigdy ołówek ani długopis ścieralny. Więcej o wyborze długopisu tutaj.
- Podpisz się tam, gdzie zaznaczono. Na linii do podpisu, wszędzie, gdzie trzeba, a jeśli wymagane – także z imieniem i nazwiskiem drukowanymi literami i datą.
- Świadek, jeśli jest wymagany. Niektóre umowy mogą wymagać także podpisów świadków. Co właściwie potwierdza świadek, omawiamy w osobnym tekście.
- Nigdy nie podpisuj pustej kartki. Niezależnie od podanego powodu, nie podpisuj strony, na którą tekst zostanie dopisany później.
9. Podpisywanie online albo na PDF-ie
Online obowiązuje ta sama lista; inna jest tylko pokusa. Przycisk „Akceptuję” naciska się znacznie łatwiej niż przykłada długopis do papieru.
- Przewiń do końca. I otwórz też dokumenty, do których umowa odsyła, zamiast tylko zaznaczyć pole.
- Sprawdź, skąd przyszedł link. Jeśli prośba o podpis jest niespodziewana albo podejrzana, skontaktuj się z nadawcą przez jego znane dane, a nie przez numer z wiadomości.
- Pobierz ostateczną wersję. Po podpisaniu zapisz kopię ze wszystkimi załącznikami.
- Na telefonie zwolnij. Na małym ekranie łatwiej przeoczyć szczegóły. Kroki i pułapki podpisywania PDF-a na telefonie omawiamy osobno.
Do czego wystarcza wklejony obraz podpisu, serwis do podpisywania albo kwalifikowany podpis elektroniczny, wyjaśniamy w artykule o podpisywaniu PDF-ów i e-dokumentów.
10. Po podpisaniu
- 1Poproś o własny egzemplarz. Z podpisami obu stron, a nie tylko twoim.
- 2Zrób jego kopię. Skan albo zdjęcie, przechowywane w bezpiecznym miejscu.
- 3Wpisz terminy do kalendarza. Płatności, okresy wypowiedzenia, ostatni dzień przed przedłużeniem.
- 4Odłóż go porządnie. Oryginał w teczce, razem z załącznikami i korespondencją.
- 5Dbaj o zdjęcia podpisanego egzemplarza. Nie publikuj ich i wysyłaj tylko tym, którzy ich potrzebują. Zajrzyj do artykułu o ochronie podpisu w sieci.
Krótka lista w jednym miejscu
Jeśli jest czas tylko na szybką kontrolę, tych dziesięć pytań obejmuje najważniejsze. Możesz je nawet zapisać na karteczce i nosić w portfelu.
- 1Czy przeczytałam lub przeczytałem całość, łącznie z załącznikami? Jeśli nie, poproś o czas.
- 2Czy imiona, nazwiska i dane się zgadzają? Moje i drugiej strony.
- 3Czy wiem, co dostaję, a co daję? Przedmiot, ilość, jakość.
- 4Czy kwoty się zgadzają? Cyframi i słownie, brutto czy netto, miesięcznie czy jednorazowo.
- 5Czy znam terminy i czas trwania? Rozpoczęcie, dostawa, jak długo obowiązuje.
- 6Czy wiem, jak się z niej wycofać? Wypowiedzenie, automatyczne przedłużenie, kary.
- 7Czy nie ma pustych pól? To, co nie dotyczy, jest przekreślone.
- 8Czy są wszystkie strony i czy to ostateczna wersja? Numeracja, parafy, liczba egzemplarzy.
- 9Czy to, co obiecano ustnie, jest na piśmie? Jeśli nie, proszę o dopisanie.
- 10Czy dostanę własny egzemplarz? Z podpisami obu stron.
Jedno zdanie, które warto zapamiętać
Zanim cokolwiek podpiszesz, poproś o czas, przeczytaj dokument ze wszystkimi załącznikami, sprawdź nazwiska, kwoty, terminy i warunki wyjścia, nie zostawiaj pustych pól, sprawdź strony i wersję, dopisz ustne obietnice i podpisuj dopiero wtedy, gdy na papierze jest dokładnie to, na co się umówiliście.
Pytania
Co sprawdzić przed podpisaniem umowy?
Imiona, nazwiska i dane stron, przedmiot umowy, kwoty i sposób płatności, terminy i czas trwania, warunki wypowiedzenia i automatycznego przedłużenia, kary, załączniki, do których odsyła umowa, puste pola i to, czy są wszystkie strony. Przy umowach na duże kwoty albo niejasnych zasięgnij opinii prawnika.
Czy mogę zabrać umowę do domu przed podpisaniem?
Zwykle możesz poprosić o czas, a uczciwa druga strona rzadko ma coś przeciwko. Najlepiej poproś z wyprzedzeniem o pełny tekst z załącznikami e-mailem. Silna presja, żeby podpisać, nie musi oznaczać, że coś jest nie tak, ale to właśnie wtedy warto zwolnić.
Co zrobić z pustymi polami w umowie?
Wypełnij je, a jeśli cię nie dotyczą, przekreśl je albo wpisz „nie dotyczy”. Ważnych danych, takich jak kwota, data czy nazwisko, nigdy nie zostawiaj pustych przy podpisywaniu, bo można je wpisać później. Duże puste miejsca przekreśl ukośną linią.
Czy muszę podpisać albo zaparafować każdą stronę?
To zależy od umowy i ustaleń stron. Jeśli o to proszą, zaparafuj dół każdej strony; utrudnia to późniejszą podmianę strony. Nawet jeśli nie proszą, sprawdź, czy strony są ponumerowane i czy są wszystkie.
Co, jeśli ustnie obiecano mi coś innego?
Twój podpis obejmuje to, co napisane, więc na ustnej obietnicy trudno potem polegać. Jeśli coś ważnego zostało powiedziane na głos, poproś, żeby przed podpisaniem dopisano to do umowy albo do podpisanego aneksu. O tym, co liczy się w konkretnym sporze, rozstrzyga prawnik.
Czy mogę wycofać podpis, jeśli zmienię zdanie?
To zależy od rodzaju umowy i przepisów tam, gdzie mieszkasz. Niektóre umowy konsumenckie, na przykład część umów zawieranych online albo poza lokalem przedsiębiorstwa, w wielu krajach dają prawo odstąpienia w określonym terminie, ale to nie jest ogólna zasada. Jeśli zmieniłaś lub zmieniłeś zdanie, jak najszybciej zasięgnij porady specjalisty.
Wypróbuj z własnym imieniem
Przeczytaj też
WiedzaPrawo i urzędyPodpis świadka: co oznacza i na co uważać
Pełnomocnictwo znajomego, sprzedaż samochodu, testament albo ślub: prośba o podpis w roli świadka to nic niezwykłego. Wyjaśniamy, co potwierdza twój podpis, czego nie potwierdza, co dopisać obok i kiedy lepiej odmówić.
Prawo i urzędyPodpis w dowodzie osobistym i paszporcie: co warto wiedzieć
Jak twój podpis trafia do dokumentów, jak się przygotować, zanim podpiszesz się na malutkim padzie albo w ramce, co zrobić, jeśli coś pójdzie nie tak, i co się dzieje, gdy twój podpis później się zmieni.
Prawo i urzędyJak eksperci rozpoznają sfałszowany podpis?
Naturalna zmienność, jakość linii, drżenie, oderwania pióra, nacisk i proporcje: jak pracuje biegły z zakresu badania dokumentów, dlaczego liczą się próbki porównawcze i co może stwierdzić na końcu.
