Voordat je iets tekent: een checklist voor contracten

Waarom werken met een checklist?

We zijn zelden ontspannen als we tekenen. De medewerker wacht, de verhuiswagen staat buiten, iedereen op het nieuwe werk glimlacht, en vijf pagina's lezen “zomaar” voelt ongemakkelijk. Een checklist helpt omdat hij de beslissing wegneemt waar je naar moet kijken: je loopt hem gewoon punt voor punt door.

Je handtekening laat zien dat je accepteert wat in het document staat. Niet wat er hardop gezegd is, niet wat je aannam, maar wat er geschreven staat. Elk punt op de lijst komt dus terug op één vraag: staat precies wat je hebt afgesproken ook echt op papier?

1. Vraag om tijd, en vraag het vooraf

De beste controle is er een waar je tijd voor hebt. Vraag als het kan een paar dagen voor het tekenen om het contract, per e-mail of op papier, zodat je het thuis rustig kunt lezen.

• Vraag vooraf om de volledige tekst. Inclusief bijlagen en de algemene voorwaarden.
• Neem het mee naar huis als dat nodig is. Een eerlijke wederpartij vindt het meestal geen probleem als je er een dag over nadenkt.
• Let op druk. Zinnen als “alleen vandaag” of “iedereen tekent het, het is maar een formaliteit” betekenen niet per se iets slechts, maar juist dan is het tijd om te vertragen.
• Stel gerust vragen. Begrijp je een zin niet, vraag dan wat hij betekent, en als het ertoe doet, vraag dan om verduidelijking op papier.

2. De partijen en de gegevens

Op de eerste pagina staat meestal wie het contract aangaat. Het ziet er saai uit, maar een typefout hier kan later problemen geven, dus controleer het punt voor punt.

• Je naam, precies. Gespeld zoals op je officiële documenten, met elk deel van een dubbele naam.
• Je gegevens. Adres, geboortedatum, documentnummer als dat erin staat. Eén verkeerd getypt cijfer telt.
• De andere partij. Bij een persoon de volledige naam; bij een bedrijf de volledige statutaire naam en het KvK- of registratienummer, niet alleen de merknaam.
• Wie tekent er aan de andere kant? Bij een bedrijf iemand die bevoegd is om namens het bedrijf te tekenen. Twijfel je, vraag dan in welke hoedanigheid hij tekent.
• Contactgegevens. Contact- en correspondentieadressen: daar gaan officiële brieven naartoe.

3. Waarmee stem je precies in?

Dit is het belangrijkste deel van de lijst. Loop het contract door en zoek elk van de onderstaande punten. Vind je er een niet, dan zegt dat ook iets: vraag ernaar.

• Het onderwerp. Wat krijg je en wat geef je? Welke woning, welke functie, welke dienst, in welke hoeveelheid en kwaliteit?
• De bedragen. Prijs, vergoeding of salaris, en of het bruto of netto is, per maand of eenmalig. Staat het in cijfers én in woorden, dan moeten die overeenkomen.
• Betaling. Wanneer, hoe, aan wie, en wat er na hoeveel vertraging gebeurt.
• Borg of voorschot. Hoeveel, en wanneer en onder welke voorwaarden je het terugkrijgt.
• Termijnen. Start, levering, oplevering, en wat er gebeurt als een van beide partijen te laat is.
• Looptijd. Bepaalde of onbepaalde tijd, en hoe lang het loopt.
• Opzegging. Wie het kan beëindigen, wanneer, met welke opzegtermijn, en of dat iets kost.
• Stilzwijgende verlenging. Of het vanzelf verlengt, en tot wanneer je moet laten weten als je dat niet wilt.
• Boetes en kosten. Wat er gebeurt als je je verplichtingen niet nakomt, of eerder vertrekt.

Je handtekening dekt wat er geschreven staat, niet wat er gezegd is.

4. Verwijzingen naar documenten en bijlagen

Veel contracten zijn kort maar verwijzen naar andere documenten: algemene voorwaarden, een prijslijst, een huisreglement, een functieomschrijving, een inventarislijst. Die maken vaak deel uit van het contract, wat betekent dat je ze met je handtekening misschien ook accepteert.

1. 1
   Zet de verwijzingen op een rij. Elke zin die zegt “zoals vermeld in de bijlage”, “volgens onze algemene voorwaarden” of “volgens de geldende prijslijst”.
2. 2
   Vraag om elk ervan. Neem geen genoegen met “het staat op de website”: download of vraag de versie die nu geldt.
3. 3
   Controleer of elke bijlage erbij zit. Noemt het contract drie bijlagen, dan moeten ze er alle drie bij zitten.
4. 4
   Bewaar van elk een kopie. De versie die gold toen je tekende, met de datum. Later kan dat je referentiepunt zijn.

5. Lege velden en lege regels

Onthoud je maar één punt uit deze gids, laat het dan dit zijn: teken nooit een document waarin belangrijke gegevens leeg zijn gelaten. Een leeg bedrag, een lege datum of naam kan achteraf worden ingevuld, en niet per se zoals jij voor ogen had.

• Vul het in of streep het door. Is een veld niet op jou van toepassing, trek er dan een streep door of schrijf “niet van toepassing”.
• Vul ook de datum in. Is de datum leeg, dan kan later worden betwist wanneer je hebt getekend.
• Grote lege ruimtes. Zit er een groot gat tussen de laatste alinea en de handtekeningregel, trek er dan een diagonale lijn door zodat er later niets kan worden toegevoegd.
• Een niet ingevuld formulier om te tekenen. Wordt je gevraagd nu te tekenen en “vullen we de rest later in”, vraag dan om het eerst in te vullen.

6. Pagina's, versies en exemplaren

Bij een contract van meerdere pagina's tellen ook de formele details, omdat ze ervoor zorgen dat iedereen het later over dezelfde tekst heeft.

• Paginanummers. Het liefst genummerd als “1 van 5, 2 van 5”. Tel ze, controleer of elke pagina er is en in de goede volgorde.
• Paraaf op elke pagina. Als erom gevraagd wordt, parafeer dan de onderkant van elke pagina met je korte handtekening. Dat maakt het achteraf vervangen van een pagina moeilijker.
• Dezelfde versie. Heb je per e-mail onderhandeld, controleer dan of het geprinte exemplaar de definitieve, afgesproken versie is en geen eerder concept.
• Aantal exemplaren. Hoeveel originelen er worden gemaakt, en of elke partij er een krijgt.
• Elk exemplaar gelijk. Teken je meerdere exemplaren, blader dan elk ervan door.

7. Mondelinge beloftes en wijzigingen met de hand

“Maak je daar geen zorgen over, dat hoort gewoon bij het sjabloon.” “Natuurlijk betalen wij het schilderwerk.” “Onze proeftijd is eigenlijk korter dan dat.” Is iets belangrijk en is het alleen hardop gezegd, zet het dan ook op papier.

• Vraag om het op te schrijven. Eén zin in het contract of een getekend addendum is meer waard dan welke mondelinge belofte ook.
• Wijzigingen met de hand. Verbeter of streep je ter plekke iets met de hand door, dan parafeert elke partij naast de wijziging, en zet er als het kan een datum bij.
• Doorgestreepte bepalingen. Een doorgestreepte zin moet leesbaar blijven, zodat het origineel zichtbaar is, en beide partijen zetten er hun paraaf bij.
• Teken niet op basis van “dat regelen we later”. Is het eenmaal getekend, dan vraagt een wijziging de instemming van de andere partij.

8. Het moment van tekenen

Klopt alles, dan is het tijd om te tekenen. Ook hier kunnen een paar kleine dingen later veel uitmaken.

• Gebruik je formele handtekening. Degene op je identiteitsbewijzen en bij je bank. Heb je er meer dan één, dan leggen we het verschil tussen formele en alledaagse handtekeningen apart uit.
• Gebruik permanente inkt. Een balpen of inktpen, nooit potlood of een uitgumbare pen. Meer over een pen kiezen hier.
• Teken waar het is aangegeven. Op de handtekeningregel, overal waar het nodig is, en met je naam in blokletters en de datum als dat gevraagd wordt.
• Een getuige, als dat vereist is. Bij sommige contracten moeten ook getuigen tekenen. Wat een getuige eigenlijk bevestigt, behandelen we in een apart stuk.
• Teken nooit een leeg vel. Welke reden er ook wordt gegeven, teken geen pagina waar de tekst pas later bij komt.

9. Online of op een pdf tekenen

Online geldt dezelfde checklist; alleen de verleiding is anders. Op een knop “Ik ga akkoord” druk je veel makkelijker dan dat je een pen op papier zet.

• Scrol naar het eind. En open ook de documenten waarnaar verwezen wordt, in plaats van alleen het vakje aan te vinken.
• Controleer waar de link vandaan komt. Is een verzoek om te tekenen onverwacht of verdacht, neem dan contact op met de afzender via diens eigen bekende gegevens, niet via het nummer in het bericht.
• Download de definitieve versie. Bewaar na het tekenen een kopie met alle bijlagen.
• Vertraag op je telefoon. Op een klein scherm mis je details makkelijker. De stappen en valkuilen van een pdf ondertekenen op je telefoon behandelen we apart.

Waarvoor een ingeplakte handtekeningafbeelding, een ondertekeningsdienst of een gecertificeerde e-handtekening genoeg is, leggen we uit in pdf's en e-documenten ondertekenen.

10. Nadat je hebt getekend

1. 1
   Vraag om je eigen exemplaar. Met de handtekeningen van beide partijen, niet alleen de jouwe.
2. 2
   Maak er een kopie van. Een scan of foto, op een veilige plek bewaard.
3. 3
   Zet de termijnen in je agenda. Betalingen, opzegtermijnen, de laatste dag vóór verlenging.
4. 4
   Berg het goed op. Het origineel in een map, met de bijlagen en de correspondentie.
5. 5
   Pas op met afbeeldingen van het getekende exemplaar. Post het niet, en stuur het alleen naar mensen die het nodig hebben. Zie je handtekening online beschermen.

De korte lijst, alles op één plek

Is er maar tijd voor een snelle controle, dan dekken deze tien vragen de kern. Je zou ze zelfs op een kaartje kunnen schrijven en in je portemonnee bewaren.

1. 1
   Heb ik alles gelezen, ook de bijlagen? Zo niet, vraag om tijd.
2. 2
   Kloppen de namen en gegevens? Die van mij en van de andere partij.
3. 3
   Weet ik wat ik krijg en wat ik geef? Het onderwerp, de hoeveelheid, de kwaliteit.
4. 4
   Kloppen de bedragen? In cijfers en woorden, bruto of netto, per maand of eenmalig.
5. 5
   Ken ik de termijnen en de looptijd? Start, levering, hoe lang het loopt.
6. 6
   Weet ik hoe ik eruit kom? Opzegging, stilzwijgende verlenging, boetes.
7. 7
   Zijn er geen lege velden? Wat niet van toepassing is, is doorgestreept.
8. 8
   Is elke pagina er, en is het de definitieve versie? Paginanummers, parafen, aantal exemplaren.
9. 9
   Staat wat hardop beloofd is op papier? Zo niet, dan vraag ik om het toe te voegen.
10. 10
    Krijg ik mijn eigen exemplaar? Met de handtekeningen van beide partijen.

Vragen