何かにサインする前に：契約書のチェックリスト

なぜチェックリストを使うのか

サインするとき、落ち着いていることはめったにありません。担当者が待っている、引っ越しのトラックが外にいる、新しい職場の人たちがにこやかに見ている。「念のため」5ページを読むのは気まずく感じられます。チェックリストが役立つのは、何を見るかを決める手間を省いてくれるからです。ただ一項目ずつ確認していけばいいのです。

サインは、書類に書かれていることを受け入れたことを示します。口頭で言われたことでも、思い込んでいたことでもなく、書かれていることです。だからリストのどの項目も、ひとつの問いに戻ってきます。同意したことが、そのとおりに紙の上に書かれているか？

1．時間をもらい、前もって頼む

いちばん良い確認は、時間をかけられる確認です。できれば、サインの数日前に契約書をメールか紙でもらい、家で落ち着いて読みましょう。

• 全文を前もってもらう。 添付書類や約款も含めて。
• 必要なら持ち帰る。 誠実な相手なら、1日考える時間をとっても、ふつうは気にしません。
• プレッシャーに気づく。 「今日だけ」「みんなサインしていますよ、形式だけです」といった言葉が、必ずしも悪いことを意味するわけではありませんが、まさにペースを落とすべきときです。
• 遠慮なく質問する。 わからない文があれば意味を尋ね、大切なことなら書面で明確にしてもらいましょう。

2．当事者と情報

最初のページには、ふつう誰が契約を結ぶのかが書かれています。退屈に見えますが、ここの誤字があとで面倒を招くこともあるので、一項目ずつ確認しましょう。

• 自分の名前を、正確に。 公的な書類と同じつづりで、ふたつの姓をつなげた名前ならすべての部分も。
• 自分の情報。 住所、生年月日、記載されていれば書類の番号。数字ひとつの打ち間違いも問題になります。
• 相手方。 個人ならフルネーム、会社ならブランド名だけでなく、正式な法人名と登録番号。
• 相手方で誰がサインする？ 会社なら、会社を代表してサインする権限のある人。わからなければ、どんな立場でサインするのか尋ねましょう。
• 連絡先。 連絡先と通知先の住所。公式の手紙はここに届きます。

3．正確には何に同意するのか

これがリストでいちばん大切な部分です。契約書を読み進め、下の各項目を見つけましょう。見つからない項目があれば、それ自体がひとつの情報です。尋ねてみましょう。

• 対象。 何を受け取り、何を提供するのか。どの部屋、どの職務、どのサービスを、どれだけの量と質で。
• 金額。 価格、料金、給与。総額か手取りか、月ごとか一回きりか。数字と文字の両方で書かれているなら、ふたつが一致している必要があります。
• 支払い。 いつ、どうやって、誰に。そしてどれくらい遅れたら何が起こるか。
• 敷金や前払い金。 いくらで、いつ、どんな条件で戻ってくるか。
• 期限。 開始、納品、引き渡し。そしてどちらかが遅れたら何が起こるか。
• 期間。 期間の定めがあるかないか、どれくらい続くか。
• 解約。 誰が、いつ、どれくらい前に通知して終わらせられるか、費用がかかるか。
• 自動更新。 自動で更新されるか、更新を望まない場合はいつまでに伝える必要があるか。
• 違約金や手数料。 義務を果たさなかったときや、途中でやめたときに何が起こるか。

サインが引き受けるのは、言われたことではなく、書かれていることです。

4．参照される書類と添付書類

多くの契約書は短くても、ほかの書類を参照しています。約款、料金表、使用規則、職務内容書、備品の一覧。これらはしばしば契約の一部になり、つまりサインによってそれらも受け入れることになるかもしれません。

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   参照を書き出す。 「別紙に定めるとおり」「当社の約款に基づき」「現行の料金表による」と書かれた文すべて。
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   一つずつもらう。 「ウェブサイトにあります」で済ませず、今適用されるバージョンをダウンロードするか、もらいましょう。
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   すべての添付書類がそろっているか確認する。 契約書が3つの別紙に触れているなら、3つとも添付されているべきです。
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   それぞれのコピーを残す。 サインした時点で有効だったバージョンを、日付とともに。あとで、それが基準になるかもしれません。

5．空欄と空白の行

このガイドからひとつだけ覚えておくなら、これにしてください。大切な情報が空欄のままの書類には、決してサインしないこと。空欄の金額、日付、名前は、あとから書き込まれることがあり、それがあなたの考えていたとおりとは限りません。

• 記入するか、線を引く。 自分に関係のない欄なら、線を引くか「該当なし」と書きましょう。
• 日付も記入する。 日付が空欄だと、いつサインしたかがあとで争われることがあります。
• 大きな空白。 最後の段落とサイン欄の間に大きな空白があるなら、あとから何も書き足せないよう、斜めの線を引きましょう。
• 記入されていない書類へのサイン。 「今サインしてください、残りはあとで記入します」と言われたら、先に記入してもらいましょう。

6．ページ、バージョン、写し

複数ページの契約書では、形式的な細部も大切です。あとで全員が同じ文章について話していることを確かにしてくれるからです。

• ページ番号。 理想は「1／5、2／5」のような番号。数えて、すべてのページがそろい、順番どおりか確かめましょう。
• 各ページにイニシャル。 求められたら、各ページの下に短いサインでイニシャルを書きましょう。あとでページを差し替えにくくなります。
• 同じバージョン。 メールで交渉したなら、印刷された写しが以前の草案ではなく、合意した最終版であることを確認しましょう。
• 写しの部数。 原本を何部作るか、各当事者が1部ずつ受け取るか。
• どの写しも同じ。 何部かにサインするなら、それぞれをめくって確認しましょう。

7．口頭の約束と手書きの変更

「それは気にしなくていいですよ、ひな形の一部なので」「もちろん内装はこちらで直します」「うちの試用期間は実際にはもっと短いんです」。大切なことが口頭でしか言われていないなら、それも書面にしてもらいましょう。

• 書き加えてもらう。 どんな口約束よりも、契約書の中の一文やサインした追加の合意書のほうが価値があります。
• 手書きの変更。 その場で手書きで訂正したり消したりするなら、両方の当事者が変更箇所の横にイニシャルを書き、できれば日付も入れましょう。
• 線で消した条項。 消した文は、元の内容が見えるよう読める状態のままにし、両方の当事者がイニシャルを書きましょう。
• 「あとで直します」でサインしない。 サインしたあとで変えるには、相手方の同意が必要になります。

8．サインする瞬間

すべて確認できたら、いよいよサインです。ここでも、いくつかの小さなことが、あとで大きな意味を持つことがあります。

• 改まったサインを使う。 身分証や銀行で使っているサインです。複数持っているなら、改まったサインと日常のサインの違いを別の記事で説明しています。
• 消えないインクを使う。 ボールペンかインクのペンを使い、鉛筆や消せるペンは決して使わないでください。ペンの選び方はこちらで詳しく紹介しています。
• 指定された場所にサインする。 サイン欄の上に、必要なすべての場所に、求められていれば活字体の名前と日付も。
• 必要なら証人を。 契約によっては、証人のサインも必要になることがあります。証人が実際に何を確認するのかは別の記事で解説しています。
• 白紙には決してサインしない。 どんな理由を言われても、あとから文章が書き加えられるページにはサインしないでください。

9．オンラインやPDFでのサイン

オンラインでも同じチェックリストが当てはまります。違うのは誘惑だけです。「同意する」ボタンは、紙にペンを置くよりずっと押しやすいのです。

• 最後までスクロールする。 チェックボックスにチェックを入れるだけでなく、参照されている書類も開きましょう。
• リンクの出どころを確認する。 思いがけない、あるいは怪しいサインの依頼なら、メッセージにある番号ではなく、自分が知っている送り主の連絡先で問い合わせましょう。
• 最終版をダウンロードする。 サインしたあと、すべての添付書類と一緒にコピーを保存しましょう。
• スマートフォンではゆっくりと。 小さな画面では細部を見落としやすくなります。スマホでPDFにサインする方法の手順と落とし穴は別の記事で扱っています。

貼り付けたサイン画像、電子署名サービス、認証済みの電子署名がそれぞれ何に足りるのかは、PDFや電子書類へのサインで説明しています。

10．サインしたあとで

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   自分用の写しをもらう。 自分のサインだけでなく、両方の当事者のサインが入ったものを。
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   そのコピーを作る。 スキャンか写真を、安全な場所に保管しましょう。
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   期限をカレンダーに入れる。 支払い、解約の通知期間、更新前の最終日。
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   きちんと保管する。 原本はフォルダーに、添付書類ややりとりと一緒に。
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   サイン済みの写しの画像を大切に扱う。 投稿せず、必要な人にだけ送りましょう。オンラインでサインを守る方法をご覧ください。

短いリストをひとまとめに

さっと確認する時間しかないなら、この10の質問で要点を押さえられます。カードに書いて、財布に入れておいてもいいでしょう。

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   添付書類も含めて全部読んだ？ 読んでいなければ、時間をもらいましょう。
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   名前と情報は正しい？ 自分のものも、相手方のものも。
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   何を受け取り、何を提供するかわかっている？ 対象、量、質。
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   金額は一致している？ 数字と文字、総額か手取りか、月ごとか一回きりか。
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   期限と期間をわかっている？ 開始、納品、どれくらい続くか。
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   どうやって抜けられるかわかっている？ 解約、自動更新、違約金。
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   空欄はない？ 関係のない欄には線が引いてある。
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   全ページそろっていて、最終版？ ページ番号、イニシャル、写しの部数。
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   口頭で約束されたことは書面になっている？ なっていなければ、書き加えてもらう。
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    自分用の写しをもらえる？ 両方の当事者のサインが入ったものを。

よくある質問