Sebelum menandatangani apa pun: daftar periksa kontrak

Mengapa memakai daftar periksa?

Kita jarang santai saat menandatangani. Petugas menunggu, truk pindahan sudah di luar, semua orang di kantor baru tersenyum, dan membaca lima halaman “hanya karena” terasa canggung. Daftar periksa membantu karena ia mengambil alih keputusan tentang apa yang perlu dilihat: kamu cukup menelusurinya, poin demi poin.

Tanda tanganmu menunjukkan bahwa kamu menerima apa yang tertulis di dokumen. Bukan apa yang diucapkan, bukan apa yang kamu asumsikan, melainkan apa yang tertulis. Jadi setiap poin di daftar kembali ke satu pertanyaan: apakah persis apa yang kamu sepakati benar-benar ada di halaman?

1. Minta waktu, dan minta sebelumnya

Pengecekan terbaik adalah yang punya waktu cukup. Kalau bisa, minta kontraknya beberapa hari sebelum penandatanganan, lewat email atau di kertas, agar kamu bisa membacanya dengan tenang di rumah.

• Minta teks lengkap sebelumnya. Termasuk lampiran dan syarat dan ketentuan umum.
• Bawa pulang kalau perlu. Pihak yang adil biasanya tidak keberatan kamu mengambil satu hari untuk berpikir.
• Perhatikan tekanan. Kalimat seperti “hanya hari ini” atau “semua orang menandatanganinya, ini cuma formalitas” belum tentu berarti hal buruk, tetapi justru saat itulah kamu perlu melambat.
• Bertanyalah dengan bebas. Kalau kamu tak memahami sebuah kalimat, tanyakan artinya, dan kalau penting, minta agar diperjelas secara tertulis.

2. Para pihak dan data diri

Halaman pertama biasanya menyebut siapa yang membuat kontrak. Terlihat membosankan, tetapi salah ketik di sini bisa menimbulkan masalah nanti, jadi cek satu per satu.

• Namamu, persis. Dieja seperti di dokumen resmimu, dengan setiap bagian nama ganda.
• Data dirimu. Alamat, tanggal lahir, nomor dokumen kalau dicantumkan. Satu angka yang salah ketik pun berpengaruh.
• Pihak lain. Untuk perorangan, nama lengkapnya; untuk perusahaan, nama hukum lengkap dan nomor registrasinya, bukan hanya nama mereknya.
• Siapa yang menandatangani di pihak lain? Untuk perusahaan, seseorang yang berwenang menandatangani atas namanya. Kalau ragu, tanyakan dalam kapasitas apa ia menandatangani.
• Detail kontak. Alamat kontak dan alamat pemberitahuan: ke sinilah surat resmi akan dikirim.

3. Apa persisnya yang kamu setujui?

Inilah bagian terpenting dari daftar. Telusuri kontraknya dan temukan setiap poin di bawah ini. Kalau ada yang tak bisa kamu temukan, itu juga memberitahumu sesuatu: tanyakan.

• Objeknya. Apa yang kamu dapat dan apa yang kamu berikan? Unit tempat tinggal mana, posisi apa, layanan apa, dalam jumlah dan kualitas apa?
• Jumlah uangnya. Nilai, biaya, atau gaji, dan apakah kotor atau bersih, bulanan atau sekali bayar. Kalau tertulis dalam angka dan huruf, keduanya harus sama.
• Pembayaran. Kapan, bagaimana, kepada siapa, dan apa yang terjadi setelah keterlambatan berapa lama.
• Deposit atau uang muka. Berapa, dan kapan serta dengan syarat apa ia dikembalikan.
• Tenggat. Mulai, pengiriman, serah terima, dan apa yang terjadi kalau salah satu pihak terlambat.
• Jangka waktu. Jangka waktu tertentu atau tidak tertentu, dan berapa lama berlakunya.
• Pemutusan. Siapa yang bisa mengakhirinya, kapan, dengan pemberitahuan berapa lama, dan apakah ada biayanya.
• Perpanjangan otomatis. Apakah diperpanjang dengan sendirinya, dan sampai kapan kamu harus menyatakan kalau tidak menginginkannya.
• Denda dan biaya. Apa yang terjadi kalau kamu tidak memenuhi kewajiban, atau keluar lebih awal.

Tanda tanganmu mencakup apa yang tertulis, bukan apa yang diucapkan.

4. Dokumen rujukan dan lampiran

Banyak kontrak pendek tetapi merujuk ke dokumen lain: syarat dan ketentuan umum, daftar tarif, tata tertib, deskripsi pekerjaan, daftar inventaris. Dokumen-dokumen ini sering menjadi bagian dari kontrak, artinya tanda tanganmu mungkin juga menerimanya.

1. 1
   Daftar semua rujukan. Setiap kalimat yang berbunyi “sebagaimana diatur dalam lampiran”, “berdasarkan syarat dan ketentuan kami”, atau “sesuai daftar tarif yang berlaku”.
2. 2
   Minta masing-masing. Jangan puas dengan “ada di situs web”: unduh atau minta versi yang berlaku sekarang.
3. 3
   Cek setiap lampiran ada. Kalau kontrak menyebut tiga lampiran, ketiganya harus dilampirkan.
4. 4
   Simpan salinan masing-masing. Versi yang berlaku saat kamu menandatangani, dengan tanggalnya. Kelak ini mungkin menjadi titik acuanmu.

5. Kolom kosong dan baris yang kosong

Kalau kamu hanya mengingat satu poin dari panduan ini, ingatlah yang ini: jangan pernah menandatangani dokumen dengan data penting yang dibiarkan kosong. Jumlah, tanggal, atau nama yang kosong bisa diisi belakangan, dan belum tentu seperti yang kamu bayangkan.

• Isi atau coret. Kalau sebuah kolom tidak berlaku untukmu, tarik garis melintasinya atau tulis “tidak berlaku”.
• Isi juga tanggalnya. Kalau tanggalnya kosong, kapan kamu menandatangani bisa dipersoalkan nanti.
• Ruang kosong yang besar. Kalau ada celah besar antara paragraf terakhir dan garis tanda tangan, tarik garis diagonal melintasinya agar tidak ada yang bisa ditambahkan nanti.
• Formulir yang belum diisi untuk ditandatangani. Kalau kamu diminta menandatangani sekarang dan “sisanya kami isi nanti”, minta mereka mengisinya dulu.

6. Halaman, versi, dan salinan

Dalam kontrak beberapa halaman, detail formal juga penting, karena memastikan semua pihak kelak membicarakan teks yang sama.

• Nomor halaman. Idealnya bernomor “1 dari 5, 2 dari 5”. Hitung, cek setiap halaman ada dan berurutan.
• Paraf di setiap halaman. Kalau diminta, paraf bagian bawah setiap halaman dengan tanda tangan singkatmu. Ini membuat penukaran halaman belakangan lebih sulit.
• Versi yang sama. Kalau kalian bernegosiasi lewat email, cek bahwa salinan cetak adalah versi final yang disepakati, bukan draf sebelumnya.
• Jumlah rangkap. Berapa banyak rangkap asli yang dibuat, dan apakah setiap pihak mendapat satu.
• Setiap rangkap identik. Kalau kamu menandatangani beberapa rangkap, telusuri masing-masing.

7. Janji lisan dan perubahan tulisan tangan

“Tidak usah khawatir soal itu, itu hanya bagian dari templat.” “Tentu saja kami yang menanggung pengecatan ulang.” “Masa percobaan kami sebenarnya lebih pendek dari itu.” Kalau sesuatu penting dan hanya diucapkan, mintalah juga secara tertulis.

• Minta agar dituliskan. Satu kalimat di kontrak atau adendum yang ditandatangani lebih berharga daripada janji lisan apa pun.
• Perubahan tulisan tangan. Kalau kamu mengoreksi atau mencoret sesuatu dengan tangan di tempat, kedua pihak sebaiknya memaraf di samping perubahan itu, dan memberi tanggal bila memungkinkan.
• Klausul yang dicoret. Kalimat yang dicoret sebaiknya tetap terbaca, agar aslinya terlihat, dan kedua pihak memarafnya.
• Jangan menandatangani dengan dasar “nanti kita perbaiki”. Begitu ditandatangani, mengubahnya membutuhkan persetujuan pihak lain.

8. Saat kamu menandatangani

Kalau semuanya sudah sesuai, saatnya menandatangani. Bahkan di sini, beberapa hal kecil bisa sangat berarti nanti.

• Pakai tanda tangan formalmu. Yang ada di dokumen identitas dan di bankmu. Kalau kamu punya lebih dari satu, kami menjelaskan perbedaan tanda tangan formal dan sehari-hari secara terpisah.
• Pakai tinta permanen. Bolpoin atau pena tinta, jangan pernah pensil atau pena yang bisa dihapus. Selengkapnya tentang memilih pena di sini.
• Tanda tangan di tempat yang ditandai. Di garis tanda tangan, di setiap tempat yang dibutuhkan, dan dengan nama cetak serta tanggal kalau diminta.
• Saksi, kalau diperlukan. Beberapa kontrak mungkin juga membutuhkan tanda tangan saksi. Apa yang sebenarnya ditegaskan seorang saksi dibahas di artikel terpisah.
• Jangan pernah menandatangani lembar kosong. Apa pun alasannya, jangan menandatangani halaman yang teksnya baru akan ditambahkan nanti.

9. Menandatangani online atau di PDF

Secara online, daftar periksa yang sama berlaku; hanya godaannya yang berbeda. Tombol “Saya setuju” jauh lebih mudah ditekan daripada menempelkan pena ke kertas.

• Gulir sampai akhir. Dan buka juga dokumen rujukannya, alih-alih hanya mencentang kotak.
• Cek dari mana tautannya. Kalau permintaan tanda tangan datang tak terduga atau mencurigakan, hubungi pengirim lewat kontak yang sudah kamu kenal, bukan nomor di pesan itu.
• Unduh versi final. Setelah menandatangani, simpan salinan beserta semua lampiran.
• Pelankan di ponsel. Detail lebih mudah terlewat di layar kecil. Langkah dan jebakan menandatangani PDF di ponsel sudah kami bahas secara terpisah.

Untuk apa gambar tanda tangan yang ditempel, layanan tanda tangan, atau tanda tangan elektronik tersertifikasi itu cukup dijelaskan di menandatangani PDF dan dokumen elektronik.

10. Setelah kamu menandatangani

1. 1
   Minta salinanmu sendiri. Dengan tanda tangan kedua pihak, bukan hanya milikmu.
2. 2
   Buat salinannya. Pindaian atau foto, disimpan di tempat aman.
3. 3
   Masukkan tenggat ke kalendermu. Pembayaran, masa pemberitahuan, hari terakhir sebelum perpanjangan.
4. 4
   Arsipkan dengan rapi. Yang asli di dalam map, bersama lampiran dan korespondensinya.
5. 5
   Jaga gambar salinan yang sudah ditandatangani. Jangan diunggah, dan kirim hanya kepada orang yang membutuhkannya. Lihat melindungi tanda tanganmu secara online.

Daftar singkat, semuanya di satu tempat

Kalau hanya ada waktu untuk cek cepat, sepuluh pertanyaan ini mencakup hal-hal pokok. Kamu bahkan bisa menuliskannya di kartu dan menyimpannya di dompet.

1. 1
   Sudahkah aku membaca semuanya, termasuk lampiran? Kalau belum, minta waktu.
2. 2
   Apakah nama dan data dirinya benar? Milikku dan milik pihak lain.
3. 3
   Apakah aku tahu apa yang kudapat dan apa yang kuberikan? Objeknya, jumlahnya, kualitasnya.
4. 4
   Apakah jumlah uangnya cocok? Dalam angka dan huruf, kotor atau bersih, bulanan atau sekali bayar.
5. 5
   Apakah aku tahu tenggat dan jangka waktunya? Mulai, pengiriman, berapa lama berlaku.
6. 6
   Apakah aku tahu cara keluar? Pemutusan, perpanjangan otomatis, denda.
7. 7
   Apakah tidak ada kolom kosong? Yang tidak berlaku sudah dicoret.
8. 8
   Apakah setiap halaman ada, dan ini versi final? Nomor halaman, paraf, jumlah rangkap.
9. 9
   Apakah yang dijanjikan secara lisan sudah tertulis? Kalau belum, aku minta agar ditambahkan.
10. 10
    Apakah aku akan mendapat salinan sendiri? Dengan tanda tangan kedua pihak.

Pertanyaan