دانستنی‌ها › ابزارها
ابزارها
امضای PDF با گوشی: آیفون و اندروید، قدم‌به‌قدم
قرارداد با ایمیل رسیده و کامپیوتری دم دست نیست؟ با ابزارهای داخلی گوشی یا Adobe Acrobat Reader در چند دقیقه امضایش می‌کنید. قدم‌به‌قدم برای آیفون و اندروید، با نکته‌هایی برای امضایی تمیز با انگشت.
قرارداد اجاره، رضایت‌نامهٔ مدرسه، تعهدنامهٔ محل کار: تعداد بیشتری از این‌ها به شکل PDF می‌رسند، و اغلب درست وقتی که فقط گوشی همراهتان است. روی بیشتر گوشی‌ها می‌توانید PDF را بدون چاپ و اسکن امضا کنید: روی آیفون با اپ داخلی Files (فایل‌ها)، و روی آیفون و اندروید با Adobe Acrobat Reader. این راهنما هر دو را قدم‌به‌قدم توضیح می‌دهد، نشان می‌دهد چطور امضای انگشتی خوب از آب دربیاید، و می‌گوید هنگام ذخیره، ارسال و نگهداری به چه چیزهایی دقت کنید. اینکه امضای چسبانده‌شده برای چه کارهایی کافی است و برای چه کارهایی نه، در امضای PDF و اسناد الکترونیکی آمده؛ این مطلب دربارهٔ قدم‌های عملی است.
پیش از شروع: دقیقاً چه چیزی از شما خواسته‌اند؟
امضایی که روی گوشی در یک PDF می‌کشید، تصویر یا طرحی است که روی سند قرار می‌گیرد. در بسیاری از موقعیت‌های روزمره همین کافی است، اما نه همیشه. پیش از امضا ببینید فرستنده دقیقاً چه خواسته است.
- یک PDF پیوست شده و خواسته‌اند امضایش کنید و برگردانید. این راهنما برای شماست: روی گوشی امضایش کنید و پس بفرستید.
- لینک یک سرویس امضا برایتان آمده. در این صورت از همان لینک و در همان سرویس امضا کنید. آن را دانلود نکنید که جای دیگری امضا کنید، چون فرستنده سابقه‌ای را که آن سرویس ثبت می‌کند انتظار دارد.
- امضای الکترونیکی تأییدشده یا واجد شرایط خواسته‌اند. این فرایند فنی جداگانه‌ای است و امضای کشیده‌شده نمی‌تواند جایش را بگیرد. بپرسید چطور می‌توانید آن را فراهم کنید.
- نسخهٔ اصلی امضاشده با جوهر خواسته‌اند. در این صورت گوشی کمکی نمی‌کند: باید چاپ کنید، امضا کنید و پست کنید یا تحویل دهید.
اگر مطمئن نیستید، یک سؤال کوتاه از فرستنده می‌تواند شما را از یک دور رفت‌وبرگشت اضافه نجات دهد. اینکه چه چیزی کافی است از کشوری به کشور دیگر و از جایی به جای دیگر فرق دارد؛ تصمیم همیشه با کسی است که سند را خواسته.
آماده کردن فایل
رایج‌ترین گیر کار پیش از امضا پیش می‌آید، نه هنگام امضا: PDF در پیش‌نمایش اپ ایمیل یا پیام‌رسان باز شده و آنجا قابل ویرایش نیست. پس قدم اول همیشه این است که فایل را روی گوشی ذخیره کنید.
- 1PDF را ذخیره کنید. روی آیفون با دکمهٔ اشتراک‌گذاری آن را در اپ Files ذخیره کنید؛ روی اندروید دانلودش کنید، که معمولاً در پوشهٔ Downloads قرار می‌گیرد.
- 2یک کپی بگیرید. ممکن است امضا مستقیم در فایل اصلی نوشته شود. با یک کپی دست‌نخورده همیشه می‌توانید از نو شروع کنید.
- 3آن را بخوانید. روی گوشی راحت از کنار یک سند رد می‌شوید. آرام پیش بروید، بزرگ‌نمایی کنید و پیش از امضا بخوانیدش.
- 4یادداشت کنید چند جا باید امضا شود. بسیاری از قراردادها در چند صفحه کادر امضا یا پاراف دارند. بنویسید کدام صفحه‌ها.
آیفون: امضا در اپ Files
روی آیفون به اپ جداگانه‌ای نیاز ندارید: با ابزار Markup (نشانه‌گذاری) در اپ Files مستقیم روی PDF امضا می‌کنید. نام منوها و جایشان ممکن است بسته به نسخهٔ iOS کمی فرق کند، اما قدم‌ها اساساً همین‌اند.
- 1PDF را در اپ Files باز کنید. روی فایل بزنید تا تمام‌صفحه باز شود.
- 2روی نماد Markup بزنید. شبیه نوک یک قلم داخل دایره است و معمولاً بالا یا پایین صفحه قرار دارد. نوار ابزار ظاهر می‌شود.
- 3روی دکمهٔ به‌علاوه (+) بزنید. در منویی که باز می‌شود، Add Signature (افزودن امضا) را انتخاب کنید.
- 4با انگشت امضا کنید. فضای خالی ظاهر می‌شود. با سرعت معمول خودتان امضا کنید و روی Done بزنید. اگر خوب نشد، روی Clear بزنید و از نو شروع کنید.
- 5آن را سر جایش بگذارید. امضا روی سند قرار می‌گیرد. آن را روی خط امضا بکشید و با گوشه‌ها اندازه‌اش را تغییر دهید.
- 6کار را تمام کنید. روی Done بزنید. تغییرات در فایل ذخیره می‌شوند و از همان‌جا می‌توانید آن را به اشتراک بگذارید یا بفرستید.
آیفون امضایتان را به خاطر می‌سپارد، پس دفعهٔ بعد آن را آماده زیر دکمهٔ به‌علاوه پیدا می‌کنید. اگر امضای تازه‌ای می‌خواهید یا می‌خواهید قبلی را پاک کنید، امضاهای ذخیره‌شده را از همان‌جا مدیریت می‌کنید.
اندروید و آیفون: امضا در Adobe Acrobat Reader
اندروید ابزار داخلی امضای PDF ندارد که روی همهٔ گوشی‌ها یکسان کار کند. برای همین مطمئن‌ترین راه یک اپ PDF است. Adobe Acrobat Reader برای اندروید و آیفون وجود دارد و با قابلیت Fill & Sign (پر کردن و امضا) می‌توانید PDF را امضا کنید. آن را فقط از فروشگاه رسمی اپ دانلود کنید و مطمئن شوید ناشرش Adobe است.
- 1PDF را در Acrobat Reader باز کنید. آن را از داخل اپ باز کنید، یا در مدیر فایل روی PDF بزنید و Acrobat Reader را انتخاب کنید.
- 2ابزار Fill & Sign را پیدا کنید. معمولاً پشت نماد قلم یا ویرایش است، یا در فهرست ابزارها.
- 3روی نماد امضا بزنید. معمولاً نوک یک خودنویس را نشان می‌دهد. انتخاب کنید که می‌خواهید امضا بسازید.
- 4با انگشت امضا کنید و ذخیره‌اش کنید. در کادر امضا کنید و بعد روی Done یا Save بزنید.
- 5جایی را که امضا باید برود لمس کنید. امضا روی سند ظاهر می‌شود. آن را سر جایش بکشید و با گوشه اندازه‌اش را تغییر دهید.
- 6ذخیره و ارسال کنید. اپ معمولاً تغییر را خودکار ذخیره می‌کند. با دکمهٔ اشتراک‌گذاری آن را بفرستید.
Acrobat Reader هر از گاهی منوهایش را جابه‌جا می‌کند و ممکن است برخی قابلیت‌ها ورود به حساب بخواهند. اگر دکمه‌ای جایی که گفتیم نبود، Fill & Sign را در میان ابزارها جست‌وجو کنید؛ ترتیب قدم‌ها همان می‌ماند.
تا امضای انگشتی خوب از آب دربیاید
روی شیشه و با انگشت، خط رفتاری متفاوت با کاغذ دارد: اصطکاکی نیست که آن را ثابت نگه دارد و دستتان روی چیزی که می‌نویسید را می‌پوشاند. چند ریزه‌کاری تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند.
- گوشی را افقی بگیرید. در بسیاری از اپ‌ها، در حالت افقی فضای امضا پهن‌تر می‌شود و جای بیشتری برای حرکت می‌گذارد.
- بزرگ‌تر از روی کاغذ امضا کنید. اپ امضا را هنگام گذاشتن روی سند کوچک می‌کند. حرکت بزرگ‌تر خط نرم‌تری می‌دهد.
- سرعت معمول خودتان را حفظ کنید. اگر آن را آهسته و با احتیاط بکشید، خط لرزان و شکسته می‌شود. یک‌نفس امضا کنید، مثل روی کاغذ.
- اگر قلم لمسی دارید، از آن استفاده کنید. حتی یک قلم لمسی ساده شما را خیلی به حرکتی که روی کاغذ دارید نزدیک‌تر می‌کند.
- دست‌کاری نکنید. اگر خوب نشد، پاکش کنید و دوباره یک‌نفس امضا کنید. امضای دست‌کاری‌شده فوراً پیداست.
اگر امضایتان از حلقه‌ها و پیچ‌وتاب‌های ریز زیادی تشکیل شده، ارزشش را دارد که نسخهٔ کمی ساده‌تری برای صفحه‌نمایش بسازید که حرف بزرگ و پایان را نگه دارد. چگونگی‌اش را در امضا روی صفحه‌نمایش توضیح داده‌ایم.
جای امضا: روی خط، با اندازهٔ طبیعی
روی گوشی سند کوچک است، برای همین به‌راحتی در جا و اندازهٔ امضا اشتباه می‌کنید. پیش از تمام کردن بزرگ‌نمایی کنید، بعد کوچک‌نمایی، و در هر دو نما بررسی‌اش کنید.
- آن را روی خط امضا بگذارید. لبهٔ پایینی امضا باید مثل روی کاغذ، خط را لمس کند یا کمی رویش بیفتد.
- هم‌اندازهٔ امضای با قلم. نه باید کل صفحه را پر کند و نه در کادر به یک لکه تبدیل شود.
- آن را کش ندهید. اندازه را از گوشه‌ها تغییر دهید تا تناسب‌ها درست بمانند.
- هر جا که لازم است. سند را ورق بزنید؛ اگر در چند صفحه امضا یا پاراف لازم است، در همه بگذاریدش.
- نام و تاریخ، اگر خواسته‌اند. بیشتر ابزارها قابلیت متن هم دارند که با آن می‌توانید نام و تاریخ را در کادرها تایپ کنید.
اگر سندی پایین هر صفحه پاراف می‌خواهد، شاید به جای امضای کامل، نشانه‌ای کوچک‌تر و ساده‌تر کافی باشد. امضای کوتاه و پاراف را در مقاله‌ای جداگانه بررسی کرده‌ایم.
ذخیره، بررسی، ارسال
امضا وقتی تمام است که همان‌طور که شما می‌بینیدش به دست گیرنده برسد. اگر فایل درست ذخیره نشده باشد، برخی اپ‌ها امضا را فقط در نمای خودشان نشان می‌دهند. پس همیشه پیش از ارسال بررسی کنید.
- 1ببندید و دوباره باز کنید. اگر امضا بعد از باز کردن دوباره هنوز آنجاست، داخل فایل است.
- 2در اپ دیگری نگاهش کنید. مثلاً آن را به یک ایمیل پیوست کنید و پیش‌نمایش را ببینید. اگر آنجا دیده شود، گیرنده هم می‌بیندش.
- 3اسم روشنی رویش بگذارید. مثلاً «Gharardad_ejare_emzashode_Emma_Clarke.pdf». این‌طور هر دو طرف راحت پیدایش می‌کنید.
- 4بفرستید. با دکمهٔ اشتراک‌گذاری آن را با ایمیل یا از راهی که فرستنده خواسته بفرستید.
- 5یک کپی نگه دارید. نسخهٔ امضاشده را برای خودتان هم ذخیره کنید، نه فقط در ایمیل ارسالی.
امضا وقتی تمام است که به دست گیرنده رسیده باشد، نه وقتی که روی صفحهٔ شما ظاهر شده.
مراقب امضای ذخیره‌شده‌تان باشید
بهای راحتی این است که گوشی امضایتان را به خاطر می‌سپارد. هر کس گوشی قفل‌نشدهٔ شما را در دست داشته باشد، می‌تواند با یک لمس آن را در سندی بگذارد. این بندرت دردسر می‌سازد، اما چند عادت ساده خیلی کمک می‌کند.
- از قفل صفحه استفاده کنید. رمز، اثر انگشت یا تشخیص چهره. این مهم‌ترین محافظت است.
- آن را روی گوشی دیگران ذخیره‌شده رها نکنید. اگر روی دستگاه قرضی یا مشترک امضا کرده‌اید، بعدش امضای ذخیره‌شده را از اپ پاک کنید.
- تصویر امضایتان را این‌طرف و آن‌طرف نفرستید. امضای ذخیره‌شده را در اپ نگه دارید؛ از آن اسکرین‌شات نگیرید و به‌عنوان تصویری جدا برای کسی نفرستید.
- از فایل‌های امضاشده هم محافظت کنید. از PDF امضاشده به‌راحتی می‌شود امضا را برید. آن را فقط برای کسی بفرستید که برایش در نظر گرفته شده.
اینکه چه چیزی را نباید منتشر کنید، تصاویر امضا را چطور نگه دارید و در صورت شک به سوءاستفاده چه کنید، در محافظت از امضا در فضای آنلاین آمده است.
اگر کار نکرد: رایج‌ترین مشکلات
- نماد Markup یا امضا را نمی‌بینم. احتمالاً فایل را در پیش‌نمایش ایمیل یا پیام‌رسان باز کرده‌اید. آن را روی گوشی ذخیره کنید و از آنجا باز کنید.
- امضا لرزان یا شکسته به نظر می‌رسد. بزرگ‌تر امضا کنید، در حالت افقی، با سرعت معمول خودتان، و اگر قلم لمسی دارید با آن.
- فایل قابل ویرایش نیست. برخی PDFها در برابر تغییر محافظت شده‌اند. از فرستنده نسخهٔ قابل ویرایش بخواهید یا بپرسید چطور باید امضا کنید.
- امضا بعد از ارسال ناپدید شده. فایل درست ذخیره نشده بود. دوباره بازش کنید، بررسی کنید و دوباره بفرستید.
- اپ می‌خواهد وارد حساب شوم. ممکن است برخی قابلیت‌ها این را بخواهند. اگر نمی‌خواهید حساب بسازید، روی آیفون اپ داخلی Files بدون ورود به حساب کار می‌کند.
- فایل خیلی بزرگ است. اگر صندوق ایمیل گیرنده آن را نمی‌پذیرد، بپرسید راه دیگری برای بارگذاری هست یا نه، مثلاً یک پوشهٔ مشترک یا یک فرم.
وقتی گوشی ابزار مناسبی نیست
امضا با گوشی سریع و راحت است، اما گاهی کاغذ بهتر است. اگر فرستنده صراحتاً نسخهٔ اصلی امضاشده با جوهر می‌خواهد، اگر سند باید به اداره‌ای ارائه شود، یا اگر قراردادی مهم و پرارزش است و نمی‌دانید امضای کشیده‌شده پذیرفته می‌شود یا نه، از قبل بپرسید.
اگر به هر حال باید چاپ و اسکن کنید، باز هم گوشی کمکتان می‌کند: بسیاری از گوشی‌ها با دوربین یا قابلیت اسکن سند، از یک صفحه PDF صاف و تمیزی می‌سازند. اسکن خوب و تصویر امضای تمیز را در امضای PDF و اسناد الکترونیکی مرور کرده‌ایم.
یک جمله که ارزش به خاطر سپردن دارد
روی آیفون، PDF را با ابزار Markup در اپ Files امضا می‌کنید و روی آیفون یا اندروید با Fill & Sign در Adobe Acrobat Reader: فایل را ذخیره کنید، یک کپی بگیرید، بزرگ‌تر و با سرعت معمول خودتان امضا کنید، امضا را روی خط بگذارید، با باز کردن دوباره بررسی‌اش کنید و فقط بعد از آن بفرستید.
پرسش‌ها
چطور روی آیفون PDF را امضا کنم؟
PDF را در اپ Files ذخیره و باز کنید، روی نماد Markup بزنید، بعد روی دکمهٔ به‌علاوه و Add Signature را انتخاب کنید. با انگشت امضا کنید، روی Done بزنید، امضا را روی خط بکشید، اندازه‌اش را تنظیم کنید و با Done تمام کنید. نام منوها ممکن است بسته به نسخهٔ iOS کمی فرق کند.
اندروید ابزار داخلی برای امضای PDF دارد؟
نه روی همهٔ گوشی‌ها. برخی نمایشگرهای فایل یا اپ‌های یادداشت سازندگان، و در برخی نسخه‌ها نمایشگر PDF گوگل، ابزار قلم یا حاشیه‌نویسی دارند. مطمئن‌ترین راه Fill & Sign در Adobe Acrobat Reader است که برای اندروید و آیفون وجود دارد.
امضایی که روی گوشی کشیده شده پذیرفته می‌شود؟
در بسیاری از موقعیت‌های روزمره بله، اما تصمیمش همیشه با کسی است که سند را خواسته. اگر آن را از طریق سرویس امضا، با امضای الکترونیکی تأییدشده یا به شکل نسخهٔ اصلی امضاشده با جوهر بخواهد، امضای کشیده‌شده کافی نیست. اگر مطمئن نیستید، پیش از امضا از فرستنده بپرسید.
اینکه گوشی امضایم را ذخیره می‌کند امن است؟
اگر گوشی قفل صفحه دارد و فقط خودتان از آن استفاده می‌کنید، معمولاً بله. روی دستگاه قرضی یا مشترک، بعد از امضا امضای ذخیره‌شده را پاک کنید و تصویر امضایتان را جداگانه برای کسی نفرستید.
چطور امضای انگشتی بهتر به نظر برسد؟
گوشی را افقی بگیرید، بزرگ‌تر از روی کاغذ و با سرعت معمول خودتان، یک‌نفس امضا کنید. قلم لمسی شما را به حرکتتان روی کاغذ نزدیک‌تر هم می‌کند. اگر خوب نشد، به جای دست‌کاری، پاکش کنید و دوباره یک‌نفس امضا کنید.
با نام خودتان امتحان کنید
این‌ها را هم بخوانید
دانستنی‌ها
نکته‌های کاربردیامضای دست‌نویس در ایمیل: چطور آن را در Gmail، Outlook و روی گوشی اضافه کنید
تصویر شفاف، اندازهٔ درست، نسخهٔ درست: راهنمایی قدم به قدم برای گذاشتن امضای دست‌نویستان در پایین ایمیل‌ها، طوری که در حالت تاریک و روی گوشی هم خوب به نظر برسد.
ابزارهاقلم، جوهر و کاغذ برای یک امضای زیبا
یک حرکت واحد با خودنویس تشریفاتی، با روان‌نویس نوک‌نمدی دقیق و با خودکار خودمانی به نظر می‌رسد. اینجا می‌بینید هر ابزار در چه چیزی خوب است و چطور بهترین نتیجه را از آن بگیرید.
قانون و اداراتپیش از امضای هر چیزی: چک‌لیست قرارداد
مشخصات، مبلغ‌ها، مهلت‌ها، جاهای خالی، شمارهٔ صفحه‌ها، پیوست‌ها و نسخه‌ها: چک‌لیستی کاربردی که پیش از امضای قرارداد اجاره، استخدام یا خدمات می‌توانید با آرامش مرورش کنید.