امضای دست‌نویس در ایمیل: چطور آن را در Gmail، Outlook و روی گوشی اضافه کنید

چرا امضای دست‌نویس در ایمیل بگذاریم؟

امضای ایمیل بیشتر اطلاعات است: چه کسی این را نوشته و چطور می‌شود با او تماس گرفت. امضای دست‌نویس چیزی اضافه می‌کند که از فونت برنمی‌آید: حسی شخصی. برای کسی که تازه کارش را شروع کرده، یک فریلنسر، یک معلم یا یک تولیدکنندهٔ محتوا این مهم است، چون خواننده در یک نگاه حس می‌کند انسانی واقعی پیام را نوشته است.

همه‌جا مناسب نیست. شرکت‌های بزرگ‌تر اغلب امضای استاندارد می‌خواهند و تصویر شخصی در آن جا نمی‌شود. برای یک پاسخ سریع درون‌سازمانی هم لازم نیست. امضای دست‌نویس جایی بهتر از همه کار می‌کند که برداشت اول مهم است: معرفی، پیشنهاد کاری، یادداشت قدردانی، پیام به مشتری‌ها.

فونت نشان می‌دهد چه نوشته‌اید؛ دست‌خط نشان می‌دهد که خودتان نوشته‌اید.

یک امضای ایمیل خوب چطور ساخته می‌شود

پیش از هر تنظیمی، تصمیم بگیرید چه چیزی در امضا بیاید. رایج‌ترین اشتباه این است که همه‌چیز را در یک تصویر بگذارید: امضا، نام، شمارهٔ تلفن، لوگو. شاید زیبا به نظر برسد، اما اگر برنامهٔ ایمیل گیرنده تصویرها را بارگیری نکند، چیزی نمی‌بیند و نمی‌تواند شمارهٔ تلفنتان را کپی کند.

• امضای دست‌نویستان به‌صورت تصویر. تصویری کوچک با پس‌زمینهٔ شفاف؛ این بخش شخصی است.
• نامتان به‌صورت متن. حتی اگر در امضا خوانا باشد. این‌طور قابل جست‌وجو و کپی است و وقتی تصویر نمایش داده نمی‌شود هم دیده می‌شود.
• عنوان یا نقش. یک خط کوتاه: «طراح گرافیک»، «مدیر عامل»، «معلم ریاضی».
• اطلاعات تماس. شمارهٔ تلفن، وب‌سایت؛ نشانی ایمیل لازم نیست، چون پیام از همان‌جا آمده است.
• حداکثر یک مورد اضافه. یک لوگو یا پیوند یک پروفایل اجتماعی کافی است. بیشتر از آن شلوغ به نظر می‌رسد.

ساختن تصویر: پس‌زمینهٔ شفاف، خط تمیز

کیفیت تصویر تعیین می‌کند امضا ظریف به نظر برسد یا ارزان. عکسی کمی کج با گوشی و پس‌زمینهٔ کاغذی خاکستری، بیشتر آماتوری است تا شخصی. هدف خطی تمیز و تیره بدون هیچ پس‌زمینه‌ای است.

1. 1
   روی کاغذ سفید و تمیز امضا کنید. برگه‌ای ساده و بی‌خط و خودکاری مشکی یا سرمه‌ای با خطی یکنواخت. روان‌نویس نوک‌ریز یا خودکار ژله‌ای از خودکار کم‌رنگ بهتر است.
2. 2
   از روبه‌رو اسکن یا عکاسی‌اش کنید. در نور روز، بدون سایه، درست از بالا. اسکنر اسناد گوشی‌تان صفحه را صاف و سفید می‌کند.
3. 3
   دقیق برشش بدهید. فقط امضا را نگه دارید، با حاشیهٔ خالی باریکی دورش.
4. 4
   پس‌زمینه را حذف کنید. با یک ویرایشگر تصویر یا ابزار حذف پس‌زمینه، کاغذ را شفاف کنید و آن را به‌صورت PNG ذخیره کنید. JPG نمی‌تواند پس‌زمینهٔ شفاف داشته باشد.
5. 5
   اندازه‌اش را تنظیم کنید. حدود ۱۵۰ تا ۲۰۰ پیکسل ارتفاع در نظر بگیرید؛ در ایمیل کوچک‌تر نمایش داده می‌شود، اما این‌طور روی صفحه‌های با وضوح بالا تیز می‌ماند.

از کدام نسخه استفاده کنید؟

امضای ایمیل عمومی است: هر گیرنده‌ای آن را دریافت می‌کند، می‌شود آن را فوروارد کرد و ممکن است به هر جایی برسد. پس بهتر است فکر کنید آیا همان امضای کامل و رسمی را که روی قراردادها و در بانک استفاده می‌کنید به کار ببرید یا نه.

• نسخهٔ کوتاه. شکل ساده‌شده‌ای از امضای کاملتان، مثلاً حرف بزرگ و ابتدای نام خانوادگی. به‌وضوح مال شماست، اما عین امضای رسمی نیست.
• مونوگرام. دو حرف اول در یک نشان کشیده. در فضاهای کوچک خوب به نظر می‌رسد و بسیار متمایز است.
• فقط نام کوچک. راحت و صمیمی؛ در ایمیل به مشتری‌ها و همکاران خوب جواب می‌دهد.
• امضای کاملتان. اگر همین را انتخاب می‌کنید، از تصویری کوچک و با وضوح کم استفاده کنید، نه فایل بزرگ با کیفیت چاپ.

Gmail روی کامپیوتر، قدم به قدم

در Gmail در مرورگر، امضا در ویرایشگری قرار دارد که می‌توانید در آن تصویر هم درج کنید. نام منوها بسته به زبان و نسخه ممکن است کمی فرق کند، اما چیدمان مشابه است.

1. 1
   تنظیمات را باز کنید. نماد چرخ‌دنده در بالا سمت راست، سپس «دیدن همهٔ تنظیمات».
2. 2
   بخش امضا را پیدا کنید. در زبانهٔ «عمومی» پایین بروید، «ایجاد جدید» را انتخاب کنید و برای امضا نامی بگذارید.
3. 3
   بخش متنی را بنویسید. نام، عنوان و اطلاعات تماستان، هر کدام در یک خط.
4. 4
   تصویر را درج کنید. روی نماد تصویر در نوار ابزار ویرایشگر بزنید تا PNG خود را بارگذاری کنید یا آن را از Google Drive انتخاب کنید.
5. 5
   اندازه را تنظیم کنید. روی تصویر درج‌شده بزنید تا گزینه‌های اندازه (کوچک، متوسط، بزرگ، اصلی) را ببینید. معمولاً کوچک یا متوسط بهتر از همه است.
6. 6
   پیش‌فرض‌ها را انتخاب کنید. زیر امضا انتخاب کنید که در ایمیل‌های جدید و پاسخ‌ها نمایش داده شود یا نه، سپس در پایین صفحه تغییرات را ذخیره کنید.

Outlook: وب، نسخهٔ جدید و دسکتاپ کلاسیک

چند نسخه از Outlook کنار هم وجود دارند: Outlook در وب، اپ جدید Outlook و Outlook دسکتاپ کلاسیک. در همهٔ آن‌ها می‌توانید امضای تصویری بسازید؛ فقط تنظیمش جای دیگری است.

1. 1
   وب و Outlook جدید: تنظیمات. نماد چرخ‌دنده در بالا سمت راست، سپس «امضاها» زیر «حساب‌ها».
2. 2
   امضای جدیدی بسازید. نامی برایش بگذارید، بخش متنی را بنویسید، بعد PNG خود را با نماد تصویر ویرایشگر درج کنید.
3. 3
   اندازهٔ تصویر را تغییر دهید. گوشهٔ تصویر درج‌شده را بکشید یا از منوی آن برای کوچک‌تر کردنش استفاده کنید.
4. 4
   پیش‌فرض‌ها را تنظیم کنید. در همان‌جا انتخاب کنید کدام امضا در پیام‌های جدید و در پاسخ‌ها و فورواردها نمایش داده شود.
5. 5
   Outlook دسکتاپ کلاسیک. اینجا از راه «File»، «Options»، «Mail» و دکمهٔ «Signatures» به همان ویرایشگر می‌رسید؛ اینجا هم PNG را با نماد تصویر درج کنید.

برخی نسخه‌های Outlook امضا را فقط روی همان دستگاه ذخیره می‌کنند و برخی آن را با حسابتان همگام می‌کنند. اگر از بیش از یک کامپیوتر ایمیل می‌فرستید، بررسی کنید که روی هر کدام نمایش داده شود و اگر نشد، همان‌جا تنظیمش کنید.

Apple Mail، iPhone و Android

روی Mac می‌توانید در تنظیمات Apple Mail، زیر «امضاها»، امضایی بسازید و تصویر را به‌سادگی به ویرایشگر بکشید. بهتر است گزینهٔ هماهنگ کردن امضا با فونت پیش‌فرض پیام را علامت بزنید تا بخش متنی یکدست بماند.

روی گوشی‌ها اوضاع متنوع‌تر است. اپ Mail داخلی iPhone امضا را در تنظیمات، زیر Mail، نگه می‌دارد و اساساً فقط متنی است. بیشتر اپ‌های ایمیل Android هم امضای متنی ساده ارائه می‌دهند. اگر روی گوشی هم امضای تصویری می‌خواهید، مطمئن‌ترین راه، اپ ایمیلی است که امضای تنظیم‌شده روی کامپیوترتان را همگام کند.

• برای پاسخ از گوشی، متن کافی است. نامتان و یک راه تماس کاملاً کافی است؛ کسی در پایین یک پاسخ سریع انتظار تصویر ندارد.
• هر بار آن را دستی جای‌گذاری نکنید. کپی کردن تصویر در هر پیام دردسر دارد و اندازه‌اش به‌راحتی به هم می‌ریزد.
• ایمیل خودتان را روی گوشی بررسی کنید. بسیاری از گیرنده‌ها با گوشی می‌خوانند: امضایتان آن‌جا هم خوب به نظر می‌رسد؟

حالت تاریک و تصویرهای مسدودشده

دو چیز می‌تواند باعث شود امضایتان برای گیرنده متفاوت از آنچه شما می‌بینید به نظر برسد: حالت تاریک، و اینکه بسیاری از اپ‌های ایمیل به‌طور پیش‌فرض تصویرها را بارگیری نمی‌کنند. بهتر است برای هر دو آماده باشید.

• جوهر مشکی ممکن است روی پس‌زمینهٔ تیره ناپدید شود. اگر تصویر شفاف و خط مشکی باشد، روی پس‌زمینهٔ حالت تاریک تقریباً دیده نمی‌شود. سرمه‌ای یا جوهری کمی روشن‌تر روی هر دو بهتر دوام می‌آورد.
• برخی اپ‌ها رنگ پیام را تغییر می‌دهند. در حالت تاریک، متن و گاهی تصویرها را با پس‌زمینه هماهنگ می‌کنند؛ نتیجه از اپی به اپ دیگر فرق دارد. برای همین باید آزمایش کنید.
• تصویر با پس‌زمینهٔ سفید مطمئن‌تر است اما کمتر ظریف. اگر بسیاری از گیرنده‌ها در حالت تاریک می‌خوانند، نسخهٔ با پس‌زمینهٔ سفید همیشه دیده می‌شود، اما روی پس‌زمینهٔ تیره به شکل یک مستطیل سفید ظاهر می‌شود.
• تصویر مسدودشده جای خالی یا یک نماد به جا می‌گذارد. برای همین نام و اطلاعاتتان باید به‌صورت متن هم باشند. امضا همچنان کامل است؛ فقط بخش شخصی‌اش غایب است.
• برای تصویر توضیح بنویسید. اگر برنامهٔ ایمیلتان اجازه می‌دهد، نامتان را به‌عنوان متن جایگزین (alt) تصویر قرار دهید. برای صفحه‌خوان‌ها و وقتی تصویرها مسدودند معنادار می‌ماند.

برای گیرنده چه شکلی دارد؟ آزمایشش کنید

در برنامهٔ ایمیل خودتان، امضایتان تقریباً همیشه درست به نظر می‌رسد. پرسش اصلی این است که برای گیرنده هم همین‌طور هست یا نه. در چند دقیقه می‌توانید بفهمید و از فرستادن ایمیلی مهم با امضای به‌هم‌ریخته یا نامرئی پرهیز کنید.

1. 1
   یک ایمیل آزمایشی برای خودتان بفرستید. بهتر است به نشانی‌ای در سرویس‌دهندهٔ دیگری: از Gmail به Outlook یا iCloud، و برعکس.
2. 2
   آن را روی کامپیوتر و گوشی باز کنید. همان اندازه، همان تناسب؟ تار یا بیش از حد بزرگ نشده؟
3. 3
   حالت تاریک را روشن کنید. هنوز خط را می‌بینید؟ اگر نه، رنگ جوهر دیگری یا پس‌زمینهٔ سفید انتخاب کنید.
4. 4
   پاسخ بدهید و فوروارد کنید. در پاسخ‌ها و فورواردها، برخی اپ‌ها تصویر را پیوست حساب می‌کنند یا تکرارش می‌کنند. اگر آزارتان می‌دهد، برای پاسخ‌ها از امضای فقط متنی استفاده کنید.
5. 5
   با تصویرهای مسدود بررسی‌اش کنید. اگر اپتان اجازه می‌دهد، بارگیری خودکار تصویرها را خاموش کنید: هنوز روشن است چه کسی پیام را نوشته؟

اشتباه‌های رایج

این اشتباه‌ها تقریباً برای همه پیش می‌آیند که بار اول امضای دست‌نویس به ایمیلشان اضافه می‌کنند. رفع هر کدام آسان است.

• پس‌زمینهٔ کاغذی خاکستری یا زردرنگ. رنگ صفحهٔ عکاسی‌شده به شکل مستطیلی دور امضا دیده می‌شود. راه‌حل: پس‌زمینهٔ شفاف، قالب PNG.
• تصویر بیش از حد بزرگ. امضایی به اندازهٔ نصف صفحه در پایین ایمیل. راه‌حل: حدود دو سه خط ارتفاع.
• خط تار و پیکسلی. تصویر منبع خیلی کوچک که بعد بزرگ شده. راه‌حل: منبعی با وضوح بیشتر که در برنامهٔ ایمیل کوچک شود.
• همه‌چیز در یک تصویر. نام، شمارهٔ تلفن و لوگو در یک گرافیک. راه‌حل: فقط امضا تصویر باشد؛ بقیه متن.
• امضای کامل رسمی‌تان با وضوح بالا. پرخطر و غیرضروری. راه‌حل: نسخهٔ کوتاه یا مونوگرام، در تصویری کوچک‌تر.
• حالت تاریکِ آزمایش‌نشده. خط مشکی روی پس‌زمینهٔ مشکی. راه‌حل: آزمایشش کنید، از جوهر سرمه‌ای یا نسخهٔ با پس‌زمینهٔ سفید استفاده کنید.
• تصویری که در هر پاسخ تکرار می‌شود. ده‌ها امضای یکسان در یک رشتهٔ گفت‌وگوی طولانی. راه‌حل: امضای متنی کوتاه برای پاسخ‌ها.

امضای ایمیل خوب مثل یک دست دادن خوب است: کوتاه، مطمئن، و پیش از آنکه بیش از حد طول بکشد تمام می‌شود.

امضای ایمیل جای چه چیزی را نمی‌گیرد

مهم است روشن باشد: تصویر امضایتان در پایین ایمیل تزئین و معرفی است، نه امضای یک سند. اگر باید قرارداد، اظهارنامه یا سندی رسمی را امضا کنید، روش‌های جداگانه‌ای برایش هست، از امضا روی کاغذ تا گذاشتن امضا در PDF و سرویس‌های امضای الکترونیکی.

اینکه در یک موقعیت خاص چه نوع امضایی پذیرفتنی است را طرف مقابل، مؤسسهٔ مربوط و قوانین کشور تعیین می‌کنند، پس برای کارهای مهم همیشه از خودشان بپرسید. امضای اسناد را با جزئیات در مقالهٔ ما دربارهٔ امضای PDF و الکترونیکی توضیح داده‌ایم.

آسان‌ترین راه: فایلی آماده از Calligra

اگر ترجیح می‌دهید درگیر اسکن، حذف پس‌زمینه و تغییر اندازه نشوید، Calligra این کار را برایتان انجام می‌دهد. با بستهٔ Atelier می‌توانید امضای طراحی‌شده‌تان را به‌صورت تصویر آمادهٔ امضای ایمیل دانلود کنید: پس‌زمینهٔ شفاف، خطی تیز با وضوح بالا، در اندازهٔ مناسب ایمیل، برای Gmail، Outlook و Apple Mail.

نسخه‌های کوتاه و مونوگرام امضایتان را هم می‌گیرید، تا مجبور نباشید شکل کامل رسمی‌تان را در ایمیل‌ها بگذارید. PNG شفاف و وکتور SVG هم همراهش هستند، برای اسناد و امضاهای الکترونیکی.

اگر هنوز امضایی ندارید که با خیال راحت پایین ایمیل‌هایتان بگذارید، از اصول شروع کنید: این راهنما شما را قدم به قدم در ساختن امضای خودتان همراهی می‌کند.

پرسش‌ها