Thế nào thì được tính là chữ ký? Giải thích dễ hiểu

Trong một câu: chữ ký là gì?

Chữ ký làm hai việc. Việc thứ nhất là xác định danh tính: nó cho thấy ai đã tạo ra dấu hiệu. Việc thứ hai là thể hiện ý chí: nó cho thấy người đó đứng sau những gì ở phía trên, dù là hợp đồng, giấy đồng ý của trường hay phiếu nhận bưu kiện. Một dấu hiệu mang cả hai được tính là chữ ký theo nghĩa thông thường.

Chữ ký là dấu hiệu nói rằng: chính tôi, và tôi chịu trách nhiệm về điều này.

Hãy để ý những gì không có trong định nghĩa đó: vẻ đẹp, độ dễ đọc và họ tên đầy đủ. Chúng đều có ích, nhưng không phải thứ làm nên chữ ký. Một chữ ký gọn gàng, dễ đọc thì dễ nhận ra hơn, nhưng một dấu hiệu nguệch ngoạc mà đặc trưng cũng làm được việc, miễn là bạn viết nó giống nhau mỗi lần.

Điều gì biến một dấu hiệu thành chữ ký? Ba điều

Nói đơn giản, cần ba điều để một dấu hiệu được coi là chữ ký. Chi tiết khác nhau tùy quốc gia và tình huống, nhưng ba ý này xuất hiện gần như ở khắp nơi.

• Nó gắn với bạn. Bạn tạo ra dấu hiệu, hoặc người được bạn ủy quyền cụ thể tạo ra. Nếu ai đó viết tên bạn mà bạn không biết, đó không phải chữ ký của bạn, dù trông giống đến đâu.
• Nó thể hiện ý chí. Bạn biết mình đang ký gì và có ý cam kết. Tên bạn viết nghịch ở lề vở không phải chữ ký; cùng cái tên đó ở cuối hợp đồng thì là chữ ký.
• Nó gắn với giấy tờ. Dấu hiệu nằm ở chỗ có cam kết: cuối văn bản, trong ô dành sẵn, hay trên màn hình nơi hệ thống yêu cầu. Cùng dấu hiệu ấy trên một trang giấy trắng chẳng chứng minh được gì.

Trên thực tế, những gì có thể được tính là chữ ký?

Chữ ký có nhiều dạng hơn phần lớn mọi người nghĩ. Tất cả những dạng dưới đây đều xuất hiện trong đời sống hằng ngày. Một nơi cụ thể chấp nhận dạng nào tùy tình huống, nhưng dạng nào cũng làm được hai việc của chữ ký.

• Họ tên đầy đủ viết liền. Dạng cổ điển: “Sophie Turner”, các chữ nối với nhau. Dễ nhận ra nhất, nên rất hợp làm chữ ký đầu tiên.
• Tên rút gọn. Một chữ cái đầu và họ, hoặc phần đầu dễ đọc chảy thành một làn sóng. Phần lớn chữ ký người lớn trông như vậy.
• Chữ ký tắt. Hai chữ cái, thường nối với nhau. Bạn hay được yêu cầu ký tắt từng trang hoặc chỗ sửa theo cách này, nhưng không phải nơi nào cũng chấp nhận chữ ký tắt thay cho chữ ký đầy đủ. Hướng dẫn về các dạng ngắn của chúng tôi có nói về điều này.
• Một dấu hiệu không đọc được nhưng ổn định. Nhiều chữ ký trên giấy tờ chính thức không đọc được từng chữ. Ở phần lớn các nơi điều đó không sao, miễn là dấu hiệu đặc trưng và luôn giống nhau.
• Một dấu “X” hoặc dấu hiệu đơn giản khác. Theo truyền thống, người không biết viết có thể ký bằng một dấu hiệu, thường có người làm chứng. Ngày nay hiếm gặp, nhưng nó cho thấy cốt lõi của chữ ký là ý chí, không phải con chữ.
• Chữ ký vẽ trên màn hình. Bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng trên máy POS hay máy tính bảng. Đó là hình ảnh số của chữ ký viết tay.
• Chữ ký điện tử. Một khái niệm rộng hơn: một cú nhấp chuột, một cái tên được gõ, hay chữ ký số dựa trên chứng thư. Chi tiết hơn ở phần dưới.

Cùng một dấu hiệu, sức nặng khác nhau

Không phải chữ ký nào cũng có sức nặng như nhau. Hầu như không ai xem kỹ chữ ký trên giấy đăng ký đi dã ngoại hay phiếu nhận bưu kiện, nhưng với hợp đồng ngân hàng hay hộ chiếu, dấu hiệu của bạn sau này có thể được đối chiếu với một mẫu trước đó. Việc càng quan trọng, chữ ký càng cần nhất quán.

Từ đây có một mẹo thực tế: đừng giữ hai chữ ký hoàn toàn khác nhau cho việc hằng ngày và việc chính thức, trừ khi bạn chủ ý quyết định như vậy. Một chữ ký bạn viết giống nhau ở mọi nơi sẽ trở nên đáng tin cậy trong việc chính thức mà không tốn thêm công sức. Nếu bạn dùng nhiều dạng, hướng dẫn về việc có nhiều hơn một chữ ký giúp bạn giữ chúng ngăn nắp.

Viết tay, vẽ trên màn hình, điện tử: khác nhau thế nào?

Ngày nay, khá nhiều chữ ký của bạn không diễn ra trên giấy. Điều đó gây nhầm lẫn, vì ta dùng từ chữ ký cho ba thứ khác nhau, và chúng không làm cùng một việc.

• Chữ ký viết tay trên giấy. Bút, mực, chính tay bạn. Dạng lâu đời nhất và được hiểu rõ nhất.
• Chữ ký vẽ trên màn hình. Cùng chuyển động đó, bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng trên màn hình. Kết quả là hình ảnh chữ ký mà hệ thống gắn vào giấy tờ. Giá trị của nó phụ thuộc vào những gì hệ thống ghi lại kèm theo.
• Chữ ký điện tử. Thuật ngữ chung cho mọi thứ bạn dùng để cam kết bằng phương tiện điện tử: đánh dấu một ô, gõ tên, dán ảnh chữ ký. Đây là những dạng đơn giản hơn.
• Chữ ký số dựa trên chứng thư. Dựa trên một danh tính số đã được xác minh. Ở nhiều nước, nó có thể thuộc loại nghiêm ngặt nhất, được coi như chữ ký viết tay, nhưng chính xác khi nào thì tùy quy định ở từng nơi.

Trên thực tế, khi bạn ký PDF hay vẽ trên máy POS, tay bạn làm cùng một chuyển động trong khi phía sau diễn ra những điều khác nhau. Chúng tôi bàn chi tiết trong các bài về ký PDF và giấy tờ điện tử và ký trên màn hình.

Có cần đọc được không?

Trả lời ngắn: nhìn chung không có quy định nào bắt chữ ký phải đọc được. Nhiều chữ ký người lớn chỉ đọc được chữ hoa hoặc âm tiết đầu, phần còn lại là một đường lượn sóng. Với việc hằng ngày, điều đó không sao, miễn là dấu hiệu đặc trưng và luôn giống nhau.

Dù vậy, dễ đọc vẫn có ích. Khi nhân viên hay bên kia liếc qua, một chữ hoa hoặc phần họ đọc được sẽ lập tức nối dấu hiệu với tên viết in của bạn. Đó là lý do mẫu đơn hay yêu cầu cả họ tên viết in hoa lẫn chữ ký. Nên vạch ranh giới giữa độ dễ đọc và cá tính ở đâu là chủ đề của một bài viết riêng.

Có cần có tên trong đó không?

Ở đây cũng vậy, nhiều nơi không có yêu cầu chung: chữ ký có thể là tên bạn, một phần tên, hoặc một dấu hiệu đặc trưng. Nhưng trên thực tế, chữ ký của phần lớn mọi người có chứa tên, ít nhất là chữ cái đầu, vì như vậy dễ nhận ra hơn và rõ ràng hơn nếu có tranh chấp.

Một đường kẻ trơn, chữ ký tắt hay một hình vẽ rủi ro đến đâu, và điểm cân bằng hợp lý nằm ở đâu, được chúng tôi bàn chi tiết trong một bài viết riêng.

Vì sao người ta yêu cầu chữ ký mẫu?

Ngân hàng, cơ quan cấp hộ chiếu và nơi làm việc thường lưu lại chữ ký của bạn: trên thẻ chữ ký mẫu, trong hộ chiếu hay trên mẫu mở tài khoản. Lý do đơn giản. Một việc của chữ ký là xác định danh tính, và để làm được điều đó cần có thứ để đối chiếu các chữ ký sau này.

Vì vậy điều quan trọng là chữ ký mẫu và chữ ký hằng ngày không xa nhau dần. Nếu chữ ký của bạn qua năm tháng đã ngắn lại và phóng khoáng hơn, hoặc bạn chủ ý chọn chữ ký mới, nên cập nhật chữ ký mẫu ở những nơi quan trọng. Các bước thực tế có trong bài viết về đổi chữ ký và chữ ký trên căn cước và hộ chiếu.

Chữ ký, ký tắt, chữ ký tặng, chữ ký điện tử: các từ ngữ

Có nhiều từ xoay quanh việc ký, và không phải từ nào cũng cùng nghĩa. Một bảng thuật ngữ ngắn để bạn biết mình được yêu cầu gì:

• Chữ ký. Dấu hiệu cá nhân đầy đủ, dùng để cam kết. Đây là thứ hợp đồng, giấy tờ tùy thân và mẫu đơn ngân hàng yêu cầu.
• Chữ ký tắt. Một dấu hiệu ngắn, thường là các chữ cái đầu, dùng để đánh dấu từng trang của văn bản dài hoặc duyệt một chỗ sửa.
• Dấu ấn của nghệ sĩ. Chữ ký rút gọn hoặc monogram trên bức tranh, bức vẽ hay món đồ thủ công.
• Chữ ký tặng. Chữ ký tặng làm kỷ niệm, cho người hâm mộ hay trong sách. Nó không có giá trị pháp lý và có thể trang trí hơn chữ ký chính thức. Sự khác biệt được giải thích ở đây.
• Chữ ký điện tử. Thuật ngữ chung đã nói ở trên. Nếu ai đó yêu cầu chữ ký điện tử “đủ điều kiện” hay “có chứng thực”, họ muốn nói đến một loại cụ thể, nghiêm ngặt hơn.

Những gì không phụ thuộc vào vẻ ngoài

Có một ngộ nhận phổ biến rằng chữ ký càng đẹp, càng dài hay càng khó đọc thì càng mạnh. Vẻ ngoài quan trọng cho việc nhận diện, nhưng phần lớn những gì tạo sức nặng cho chữ ký chẳng liên quan gì đến các nét.

• Ý chí và sự đồng ý. Một chữ ký có được do ép buộc hay lừa dối có thể bị đánh giá hoàn toàn khác, dù nó thanh lịch đến đâu.
• Biết mình đang ký gì. Vì vậy nên đọc từng trang và hỏi về mọi điều bạn chưa hiểu. Danh sách kiểm tra trước khi ký hợp đồng của chúng tôi sẽ giúp ích.
• Tuổi tác. Trong nhiều việc, người chưa thành niên chỉ ký có giá trị khi có sự đồng ý của bố mẹ hoặc người giám hộ. Quy định cụ thể khác nhau tùy nước.
• Hình thức mà việc đó yêu cầu. Một số giấy tờ cần người làm chứng, công chứng hoặc chữ ký điện tử có chứng thực. Khi đó chỉ chữ ký thôi là chưa đủ.

Đó là tin vui khi bạn thiết kế chữ ký của mình: chữ ký không cần phức tạp đến đáng sợ mới được coi trọng. Nó chỉ cần là của bạn, nhất quán và đáp ứng được đời sống hằng ngày. Những nét bay bướm hay kích thước của nó cũng không tiết lộ đáng tin cậy điều gì về tính cách bạn; bài viết về chữ viết học (graphology) giải thích vì sao, còn bài này nói về điều làm chữ ký trông tự tin.

Điều này có ý nghĩa gì với chữ ký của bạn

Nếu bạn đang thiết kế chữ ký đầu tiên hoặc chọn chữ ký mới, từ tất cả những điều trên có ba quy tắc thực tế. Không quy tắc nào nói về vẻ đẹp; tất cả đều nói về việc chữ ký làm tốt nhiệm vụ của nó.

1. 1
   Hãy để nó là của bạn. Đừng chép chữ ký của người khác. Hãy lấy cảm hứng, nhưng để hình dáng chữ đến từ chính tay bạn.
2. 2
   Hãy để nó nhất quán. Viết mười lần, cái này dưới cái kia, và cái nào cũng nên trông như cùng một dấu hiệu. Điều đó đáng giá hơn mọi nét bay bướm.
3. 3
   Hãy để nó dùng được ở mọi nơi. Trong ô nhỏ, lúc vội, khi đứng, trên màn hình. Chữ ký của bạn hiếm khi được đặt trên một trang giấy trắng đẹp đẽ.

Hướng dẫn tạo chữ ký của riêng bạn chỉ cách đi đến đó từng bước. Nếu bạn muốn xem cạnh nhau vài chữ ký khác nhau nhưng đều lặp lại được cho tên mình, trong Calligra bạn có thể thử nhiều phong cách với tên mình, và ứng dụng dạy phong cách bạn chọn từng nét một. Thử với tên của bạn.

Câu hỏi