Kiến thức › Pháp lý & giấy tờ
Pháp lý & giấy tờ
Chữ ký trên thẻ căn cước và hộ chiếu: những điều cần biết
Chữ ký của bạn được đưa lên giấy tờ thế nào, chuẩn bị ra sao trước khi ký trên một bảng ký hay ô ký bé xíu, làm gì nếu lỡ hỏng, và chuyện gì xảy ra nếu sau này chữ ký thay đổi.
Chữ ký trên thẻ căn cước hay hộ chiếu không chỉ là một chữ ký bình thường. Đó là thứ nhân viên ngân hàng, quầy bưu điện hay bên kia trong hợp đồng có thể nhìn vào nếu muốn so sánh với thứ bạn đã ký. Nó giữ nguyên nhiều năm và nằm trong một khoảng rất nhỏ. Vì vậy nên đến với sự chuẩn bị: biết mình sẽ ký chữ ký nào, luyện nó ở cỡ nhỏ, và đừng thử nghiệm vào ngày hôm đó. Hướng dẫn này nói về cách chữ ký được lưu trên giấy tờ tùy thân, những điều cần để ý trong buổi hẹn, làm gì nếu lỡ hỏng, và chuyện gì xảy ra nếu sau này chữ ký thay đổi.
Vì sao chữ ký này quan trọng hơn phần lớn chữ ký khác
Chữ ký trên giấy tờ tùy thân đóng vai trò như một mẫu tham chiếu chính thức. Nếu ai đó muốn kiểm tra một chữ ký có phải của bạn không, họ thường so với chữ ký này. Vì vậy điều quan trọng là trên đó là một phiên bản viết vội, chỉ dùng một lần, hay là chữ ký bạn thật sự viết hằng ngày.
- Nó tồn tại nhiều năm. Chừng nào giấy tờ còn hiệu lực, chữ ký này còn nằm đó, kể cả khi chữ ký hằng ngày của bạn thay đổi dần trong thời gian ấy.
- Chỗ ký nhỏ. Thẻ căn cước cỡ thẻ ngân hàng hay trang thông tin hộ chiếu để lại rất ít chỗ, và chữ ký có thể được in thu nhỏ.
- Người khác đối chiếu với nó. Ngân hàng, cơ quan và nhà cung cấp dịch vụ có thể liếc qua nó khi bạn ký trực tiếp điều gì đó.
- Đó là khoảnh khắc chỉ có một lần. Trong buổi hẹn thường không có thời gian thử nghiệm lâu. Bạn viết gì ở đó thì đó là thứ nằm trên giấy tờ.
Chữ ký được đưa lên giấy tờ thế nào
Có hai cách cơ bản, và tùy quốc gia và loại giấy tờ, bạn có thể gặp một trong hai hoặc cả hai.
- Lấy bằng điện tử khi nộp hồ sơ. Bạn ký trên một bảng ký bằng bút cảm ứng, cán bộ thấy nó trên màn hình, và hình ảnh chữ ký được đưa lên giấy tờ, thường ở kích thước thu nhỏ. Nhiều nước lấy chữ ký cho căn cước và hộ chiếu theo cách này, cùng lúc với chụp ảnh.
- Bằng mực, trên giấy. Bạn ký vào một ô trên tờ khai rồi tờ khai được scan, hoặc bạn ký trực tiếp lên giấy tờ đã làm xong vào ô dành riêng khi nhận. Một số hộ chiếu theo cách thứ hai.
Dù cách nào áp dụng với bạn, bạn sẽ được hướng dẫn tại nơi nộp hồ sơ. Nếu muốn biết trước, hãy xem hướng dẫn của cơ quan cấp hoặc hỏi khi đặt lịch hẹn. Nếu làm thủ tục ở lãnh sự quán ở nước ngoài, quy định của nước cấp vẫn được áp dụng.
Chuẩn bị: bạn sẽ ký chữ ký nào?
Quyết định quan trọng nhất nên làm ở nhà: phiên bản nào sẽ nằm trên giấy tờ. Nếu bạn có hơn một chữ ký, một chữ ký trang trọng và một chữ ký thoải mái hằng ngày, hãy dùng chữ ký trang trọng, chữ ký bạn dùng cho hợp đồng và giấy tờ ngân hàng. Chúng tôi bàn về việc giữ nhiều chữ ký trong một bài riêng.
- 1Viết chữ ký trang trọng quen thuộc mười lần. Bạn không tìm chữ ký đẹp nhất, mà tìm chữ ký tiêu biểu nhất của mình.
- 2Luyện trong chỗ nhỏ. Vẽ một hình chữ nhật khoảng 5 × 1,5 cm và ký bên trong vài lần. Nếu bạn đã có giấy tờ, hãy đo ô thật.
- 3Thử cả trên màn hình. Nếu chữ ký được lấy bằng điện tử, thử bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng trên điện thoại sẽ giúp ích rất nhiều.
- 4Đừng thay đổi vào phút chót. Nếu bạn đang nghĩ đến chữ ký mới, hãy luyện trước, và chỉ đưa nó lên giấy tờ khi đã viết tự nhiên.
Nếu đây là giấy tờ đầu tiên và bạn chưa có chữ ký ổn định, nên thiết kế một chữ ký có chủ ý vài ngày trước đó. Chúng tôi đã viết về chữ ký chính thức đầu tiên và về tạo chữ ký của riêng bạn.
Trong buổi hẹn, trên bảng ký điện tử
Bảng ký là một bề mặt nhỏ, trơn mà bạn viết lên bằng bút cảm ứng có dây. Cảm giác khác với giấy: bút trượt dễ hơn, và vùng ký thường nhỏ hơn bạn nghĩ. Vài điều giúp chữ ký trên đó giống chữ ký trên giấy.
- Tìm tư thế thoải mái. Đứng lên hoặc chỉnh ghế nếu cần, và đừng ký khi tay duỗi thẳng ra xa.
- Xem khung ký. Bảng ký hay màn hình thường cho thấy vùng ghi nhận đến đâu. Hãy ký bên trong; phần nằm ngoài có thể bị mất.
- Ký với tốc độ thường ngày. Một chữ ký vẽ chậm và cẩn thận sẽ run. Hãy ký một mạch, như trên giấy.
- Nhìn vào màn hình. Ở nhiều nơi, cán bộ sẽ cho bạn xem chữ ký đã ghi nhận. Nếu nó rõ ràng bị trượt hay dừng giữa chừng, hãy nói và hỏi có được ký lại không.
Chúng tôi bàn về bí quyết chung khi ký trên màn hình, kể cả cách chủ ý đơn giản hóa nếu bảng ký khó dùng, trong ký trên màn hình.
Nếu bạn ký lên giấy tờ bằng mực
Nếu bạn phải ký lên giấy tờ đã làm xong hay tờ khai bằng bút, cây bút và chuyển động quan trọng hơn trên giấy thường ngày. Trang giấy tờ thường có tráng phủ và ít thấm mực hơn.
- Làm theo hướng dẫn được đưa ra. Nếu hướng dẫn hoặc cán bộ quy định loại bút hay màu mực, hãy dùng đúng loại đó.
- Không có hướng dẫn thì dùng bút bi mực đậm. Mực bút bi khô nhanh và ít lem. Bút gel và bút dạ dễ nhòe trên trang tráng phủ.
- Ký trong ô. Đừng viết đè lên ảnh, thông tin in sẵn hay các dòng máy đọc ở cuối trang.
- Để mực khô. Đừng gấp lại ngay hay lướt ngón tay qua.
- Một lần, một mạch. Đừng bắt đầu, dừng lại rồi sửa.
Nếu lỡ hỏng
Chuyện vẫn xảy ra: bút trượt, chuyển động dừng giữa chừng, hay chữ ký chạy ra ngoài ô. Điều quan trọng nhất là đừng cố sửa sau đó.
- Đừng viết đè lên. Một chữ ký bị tô lại hai lần trông đáng ngờ hơn một chữ ký bị trượt một chút.
- Đừng dùng bút xóa hay cạo. Trên giấy tờ tùy thân, bất kỳ dấu vết nào như vậy có thể bị coi là hư hỏng.
- Trên bảng ký, hãy nói ngay. Trước khi giấy tờ được làm, chữ ký thường có thể được ghi nhận lại.
- Với giấy tờ đã làm xong, hãy hỏi cơ quan cấp. Giấy tờ có ô chữ ký bị hỏng có còn giá trị không, hay cần làm lại, là do cơ quan cấp quyết định.
Một chữ ký bị trượt một chút ít rắc rối hơn một chữ ký bị sửa lại sau đó.
Trẻ em, và người không thể ký
Quy định cho giấy tờ của trẻ em đặc biệt khác nhau. Tùy quốc gia, loại giấy tờ và độ tuổi của trẻ, ô chữ ký có thể để trống, bố mẹ có thể ký tờ khai, hoặc từ một độ tuổi nhất định trẻ tự ký. Nếu con bạn đủ lớn để ký, hãy cùng luyện vài lần trong một ô nhỏ từ trước.
Người không thể ký vì lý do sức khỏe hay lý do khác thường có một thủ tục riêng, và giấy tờ có thể mang một ký hiệu khác thay thế. Luôn nên thu xếp trước với cơ quan cấp, để không có bất ngờ vào ngày hôm đó.
Nếu sau này chữ ký thay đổi thì sao?
Chữ ký thay đổi tự nhiên qua năm tháng, và có người chủ ý chọn chữ ký mới. Ở nhiều nơi, chỉ riêng điều đó không làm giấy tờ mất hiệu lực, nhưng quy định khác nhau tùy nước, nên nếu không chắc, hãy hỏi cơ quan cấp.
- Chữ ký cũ vẫn nằm trên giấy tờ. Chừng nào giấy tờ còn hiệu lực, nó vẫn hiện dạng cũ. Nếu ai đó đối chiếu với nó, sự khác biệt có thể gây thắc mắc.
- Chữ ký mới được đưa vào ở lần làm hồ sơ tiếp theo. Khi giấy tờ hết hạn, được thay hoặc bị mất, giấy tờ mới sẽ mang chữ ký mới.
- Đổi tên thì đằng nào cũng có giấy tờ mới. Sau khi kết hôn, ly hôn hay đổi tên, giấy tờ mới sẽ mang chữ ký hợp với tên mới.
- Cập nhật cả ngân hàng và nhà cung cấp. Nơi nào cần đăng ký chữ ký mới khác nhau tùy cơ quan.
Chúng tôi bàn về các bước thực tế khi chuyển đổi trong đổi chữ ký, và những việc cần làm sau khi đổi tên trong chữ ký sau khi kết hôn.
Chỗ nhỏ, chữ ký nhỏ: làm sao cho vừa
Ô chữ ký trên thẻ căn cước nhỏ so với dòng ký tên thường ngày, và chữ ký lấy bằng điện tử có thể còn bị thu nhỏ thêm. Những nét bay bướm bạn thích trên trang giấy lớn có thể nhòe thành một vệt ở đây.
- Một chữ hoa dễ đọc. Nếu chữ hoa vẫn nhận ra được khi nhỏ, chữ ký trên giấy tờ vẫn rõ ràng là của bạn.
- Nét kết ngắn. Một nét gạch dưới dài hay một đường kéo dài dễ chạy ra ngoài khung hoặc bị cắt.
- Ít vòng lặp nhỏ hơn. Khi thu nhỏ, những vòng lặp tí xíu khép lại thành chấm. Một hai hình lớn hơn giữ được tốt hơn.
- Kích thước nhất quán. Đừng bắt đầu to rồi nhỏ dần về cuối vì hết chỗ.
Để biết thêm về việc ký trong không gian rất nhỏ, từ dải ký trên thẻ ngân hàng đến các ô trên mẫu đơn, hãy xem bài viết riêng của chúng tôi.
Danh sách kiểm tra trước buổi hẹn
- 1Biết mình sẽ ký chữ ký nào. Chữ ký trang trọng, chữ ký bạn dùng ở ngân hàng và trên hợp đồng.
- 2Luyện trong một khung nhỏ. Vài ngày trước đó, nhiều lần, với tốc độ thật.
- 3Thử trên màn hình. Nếu sẽ ký trên bảng ký, thử trên điện thoại giúp ích rất nhiều.
- 4Đọc hướng dẫn của cơ quan. Có phải ký gì bằng mực không, và có quy định nào về bút, mực hay chữ ký của trẻ em không.
- 5Đừng thử nghiệm vào ngày hôm đó. Viết dạng quen thuộc với tốc độ quen thuộc.
- 6Xem chữ ký đã ghi nhận. Nếu rõ ràng có gì sai, hãy nói ngay.
- 7Kiểm tra giấy tờ đã làm xong. Khi nhận, kiểm tra thông tin của bạn và chữ ký.
Một câu đáng ghi nhớ
Chữ ký trên thẻ căn cước và hộ chiếu là mẫu tham chiếu chính thức trong nhiều năm, vì vậy hãy mang theo chữ ký trang trọng quen thuộc, luyện trước trong khung nhỏ và trên màn hình, đừng thử nghiệm vào ngày hôm đó, đừng bao giờ sửa chữ ký hỏng sau đó, và luôn hỏi cơ quan cấp về quy định chính xác.
Câu hỏi
Chữ ký của tôi được đưa lên thẻ căn cước thế nào?
Ở nhiều nước, chữ ký được lấy trên bảng ký điện tử khi bạn nộp hồ sơ, cùng lúc với ảnh, và hình ảnh đó được in lên giấy tờ. Ở nơi khác, hoặc với giấy tờ khác, bạn ký tờ khai hoặc ký trực tiếp lên giấy tờ bằng mực. Bạn sẽ được hướng dẫn tại nơi nộp hồ sơ.
Tôi nên dùng bút gì để ký hộ chiếu?
Nếu cơ quan cấp quy định loại bút hay màu mực, hãy dùng đúng loại đó. Không có hướng dẫn thì bút bi mực đậm là lựa chọn an toàn nhất, vì nó khô nhanh và ít lem trên trang tráng phủ. Ký trong ô và đừng viết đè lên ảnh hay thông tin in sẵn.
Tôi nên làm gì nếu ký hỏng trên hộ chiếu?
Đừng tô lại và đừng dùng bút xóa. Trên bảng ký, hãy nói ngay, vì thường có thể ghi nhận lại trước khi giấy tờ được làm. Với giấy tờ đã làm xong, cơ quan cấp quyết định nó còn giá trị hay cần làm lại.
Hộ chiếu có mất hiệu lực nếu chữ ký của tôi thay đổi không?
Ở nhiều nơi, chỉ riêng việc đổi chữ ký không đòi hỏi giấy tờ mới, và chữ ký mới được đưa vào ở lần làm hồ sơ tiếp theo. Tuy vậy quy định khác nhau tùy nước, nên nếu không chắc, hãy hỏi cơ quan cấp. Sau khi đổi tên thì đằng nào cũng cần giấy tờ mới.
Trẻ em có phải tự ký hộ chiếu không?
Tùy quốc gia, loại giấy tờ và độ tuổi của trẻ. Ô chữ ký có thể để trống, bố mẹ có thể ký tờ khai, hoặc từ một độ tuổi nhất định trẻ tự ký. Hướng dẫn của cơ quan cấp hoặc cán bộ sẽ cho bạn biết quy định chính xác.
Thử với chính tên của bạn
Đọc thêm
Kiến thức
Pháp lý & giấy tờKý với tư cách người làm chứng: ý nghĩa và những điều cần lưu ý
Giấy ủy quyền của một người bạn, mua bán xe, di chúc hay đám cưới: được nhờ làm chứng cho một chữ ký là chuyện thường gặp. Đây là những gì chữ ký của bạn xác nhận, những gì nó không xác nhận, cần ghi gì bên cạnh, và khi nào nên từ chối.
Pháp lý & giấy tờTrước khi ký bất cứ thứ gì: danh sách kiểm tra hợp đồng
Thông tin các bên, số tiền, thời hạn, ô để trống, số trang, phụ lục và bản sao: một danh sách kiểm tra thực tế để bạn bình tĩnh rà soát trước khi ký hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động hay hợp đồng dịch vụ.
Pháp lý & giấy tờChuyên gia phát hiện chữ ký giả mạo như thế nào?
Độ dao động tự nhiên, chất lượng nét, run tay, chỗ nhấc bút, lực ấn và tỷ lệ: giám định viên chữ viết làm việc ra sao, vì sao mẫu so sánh quan trọng, và cuối cùng họ có thể kết luận gì.
