Cách ký PDF trên điện thoại: iPhone và Android, từng bước

Trước khi bắt đầu: người ta yêu cầu bạn điều gì?

Chữ ký bạn vẽ lên PDF trên điện thoại là một hình ảnh hay nét vẽ đặt lên trên tài liệu. Trong nhiều tình huống hằng ngày như vậy là đủ, nhưng không phải lúc nào cũng thế. Trước khi ký, hãy xem chính xác người gửi yêu cầu gì.

• Có file PDF đính kèm và họ nhờ bạn ký rồi gửi lại. Hướng dẫn này dành cho bạn: ký trên điện thoại và gửi lại.
• Bạn nhận được một đường link đến dịch vụ ký. Khi đó bạn ký tại link đó, trong dịch vụ đó. Đừng tải về rồi ký ở nơi khác, vì người gửi chờ bản ghi nhận của dịch vụ.
• Họ yêu cầu chữ ký điện tử có chứng thực hoặc đủ điều kiện. Đó là một quy trình kỹ thuật riêng, và chữ ký vẽ tay không thay thế được. Hãy hỏi bạn có thể cung cấp bằng cách nào.
• Họ muốn bản gốc ký bằng mực. Khi đó điện thoại không giúp được: bạn sẽ cần in, ký rồi gửi bưu điện hoặc nộp trực tiếp.

Nếu không chắc, một câu hỏi nhanh với người gửi có thể giúp bạn khỏi phải làm lại lần hai. Thế nào là đủ khác nhau tùy quốc gia và cơ quan; điều đó luôn do người yêu cầu giấy tờ quyết định.

Chuẩn bị file

Trục trặc phổ biến nhất xảy ra trước khi ký, không phải trong lúc ký: file PDF đang mở trong bản xem trước của ứng dụng email hay chat, nơi không chỉnh sửa được. Vì vậy bước đầu tiên luôn là lưu file vào điện thoại.

1. 1
   Lưu file PDF. Trên iPhone, dùng nút chia sẻ để lưu vào ứng dụng Tệp (Files); trên Android, tải về, thường vào thư mục Tải xuống (Downloads).
2. 2
   Tạo một bản sao. Chữ ký có thể được ghi thẳng vào file gốc. Có một bản sao còn nguyên, bạn luôn làm lại được.
3. 3
   Đọc hết. Trên điện thoại rất dễ lướt qua tài liệu. Hãy chậm lại, phóng to và đọc trước khi ký.
4. 4
   Ghi lại có bao nhiêu chỗ cần ký. Nhiều hợp đồng có ô ký hoặc ký nháy ở nhiều trang. Hãy ghi lại những trang đó.

iPhone: ký trong ứng dụng Tệp

Trên iPhone bạn không cần ứng dụng riêng: công cụ Đánh dấu (Markup) trong ứng dụng Tệp cho phép ký trực tiếp lên PDF. Tên và vị trí menu có thể hơi khác giữa các phiên bản iOS, nhưng các bước về cơ bản là như nhau.

1. 1
   Mở file PDF trong ứng dụng Tệp. Chạm vào file để nó mở toàn màn hình.
2. 2
   Chạm vào biểu tượng Đánh dấu. Nó trông như một đầu bút trong vòng tròn, thường ở trên hoặc dưới màn hình. Thanh công cụ hiện ra.
3. 3
   Chạm vào nút dấu cộng (+). Trong menu hiện ra, chọn Thêm chữ ký (Add Signature).
4. 4
   Ký bằng ngón tay. Một vùng trống hiện ra. Ký với tốc độ thường ngày và chạm Xong. Nếu chưa được, chạm Xóa và làm lại.
5. 5
   Đặt vào đúng chỗ. Chữ ký xuất hiện trên tài liệu. Kéo nó lên dòng ký tên và chỉnh kích thước bằng các góc.
6. 6
   Hoàn tất. Chạm Xong. Thay đổi được lưu vào file, và bạn có thể chia sẻ hoặc gửi đi từ đó.

iPhone sẽ nhớ chữ ký của bạn, nên lần sau bạn sẽ thấy nó sẵn dưới nút dấu cộng. Nếu muốn chữ ký mới, hoặc muốn xóa chữ ký cũ, bạn có thể quản lý các chữ ký đã lưu ở cùng chỗ đó.

Android và iPhone: ký trong Adobe Acrobat Reader

Android không có một công cụ ký PDF tích hợp hoạt động giống nhau trên mọi điện thoại, nên cách đáng tin cậy nhất là dùng một ứng dụng đọc PDF. Adobe Acrobat Reader có cho cả Android và iPhone, và tính năng Điền & Ký (Fill & Sign) của nó cho phép ký PDF. Chỉ tải từ kho ứng dụng chính thức, và kiểm tra nhà phát hành là Adobe.

1. 1
   Mở PDF trong Acrobat Reader. Mở từ trong ứng dụng, hoặc chạm vào file PDF trong trình quản lý tệp và chọn Acrobat Reader.
2. 2
   Tìm công cụ Điền & Ký. Thường nằm sau biểu tượng bút chì hoặc chỉnh sửa, hoặc trong danh sách công cụ.
3. 3
   Chạm vào biểu tượng chữ ký. Thường là hình ngòi bút. Chọn tạo chữ ký.
4. 4
   Ký bằng ngón tay và lưu lại. Ký trong ô, rồi chạm Xong hoặc Lưu.
5. 5
   Chạm vào chỗ cần đặt chữ ký. Chữ ký hiện trên tài liệu. Kéo vào đúng chỗ và chỉnh kích thước bằng góc.
6. 6
   Lưu và chia sẻ. Ứng dụng thường tự động lưu thay đổi. Dùng nút chia sẻ để gửi đi.

Acrobat Reader thỉnh thoảng sắp xếp lại menu, và một số tính năng có thể yêu cầu đăng nhập. Nếu một nút không nằm ở chỗ chúng tôi mô tả, hãy tìm Điền & Ký trong danh sách công cụ; thứ tự các bước vẫn giữ nguyên.

Để chữ ký vẽ bằng ngón tay trông đẹp

Trên kính, bằng ngón tay, nét đi khác với trên giấy: không có ma sát giữ nét ổn định, và bàn tay che mất những gì bạn đang viết. Vài điều nhỏ tạo khác biệt lớn.

• Xoay ngang điện thoại. Trong nhiều ứng dụng, vùng ký rộng hơn khi để ngang, cho nhiều chỗ để chuyển động hơn.
• Ký to hơn trên giấy. Ứng dụng sẽ thu nhỏ chữ ký khi đặt lên tài liệu. Chuyển động to hơn cho nét mượt hơn.
• Giữ tốc độ thường ngày. Nếu vẽ chậm và cẩn thận, nét sẽ run và gãy góc. Hãy ký một mạch, như trên giấy.
• Dùng bút cảm ứng nếu có. Ngay cả một cây bút cảm ứng đơn giản cũng đưa bạn gần hơn nhiều với chuyển động trên giấy.
• Đừng vá lại. Nếu chưa được, hãy xóa và ký lại một mạch. Chữ ký bị vá lộ ra ngay.

Nếu chữ ký của bạn gồm nhiều vòng lặp nhỏ và nét bay bướm, nên phát triển một phiên bản cho màn hình đơn giản hơn một chút, giữ lại chữ hoa và nét kết. Chúng tôi mô tả cách làm trong ký trên màn hình.

Vị trí: trên dòng ký, kích thước tự nhiên

Trên điện thoại tài liệu nhỏ, nên rất dễ đặt sai vị trí và kích thước chữ ký. Trước khi hoàn tất, hãy phóng to, rồi thu nhỏ lại, và kiểm tra ở cả hai chế độ xem.

• Đặt nó lên dòng ký. Đáy chữ ký nên chạm dòng hoặc đè nhẹ lên nó, như trên giấy.
• Cho nó cỡ của chữ viết bằng bút. Nó không nên chiếm cả trang hay co lại thành một chấm trong ô.
• Đừng kéo giãn. Chỉnh kích thước từ các góc để tỷ lệ giữ đúng.
• Ở mọi chỗ cần ký. Lật qua tài liệu; nếu cần chữ ký hay ký nháy ở nhiều trang, hãy thêm vào từng trang.
• Tên và ngày nếu được yêu cầu. Phần lớn công cụ cũng có tùy chọn chữ, để bạn gõ tên và ngày vào các ô.

Nếu tài liệu yêu cầu ký nháy ở cuối mỗi trang, một dấu nhỏ hơn, đơn giản hơn có thể thay cho chữ ký đầy đủ. Chúng tôi bàn về chữ ký ngắn và ký tắt trong một bài riêng.

Lưu, kiểm tra, gửi

Chữ ký chỉ xong khi nó đến tay người nhận giống như bạn thấy. Một số ứng dụng chỉ hiển thị chữ ký trong giao diện của chúng nếu file chưa được lưu đúng cách. Vì vậy hãy luôn kiểm tra trước khi gửi.

1. 1
   Đóng rồi mở lại. Nếu chữ ký vẫn còn sau khi mở lại, nó đã nằm trong file.
2. 2
   Xem trong một ứng dụng khác. Ví dụ, đính kèm vào email và xem bản xem trước. Nếu nó hiện ở đó, người nhận cũng sẽ thấy.
3. 3
   Đặt tên rõ ràng. Ví dụ “Hop_dong_thue_nha_da_ky_Emma_Clarke.pdf”. Như vậy cả hai bên đều dễ tìm.
4. 4
   Gửi đi. Dùng nút chia sẻ để gửi qua email hoặc qua kênh mà người gửi yêu cầu.
5. 5
   Giữ một bản. Lưu cả bản đã ký cho mình, không chỉ trong email đã gửi.

Chữ ký xong khi nó có mặt ở phía người nhận, không phải khi nó hiện trên màn hình của bạn.

Bảo vệ chữ ký đã lưu

Cái giá của sự tiện lợi là điện thoại nhớ chữ ký của bạn. Ai cầm điện thoại đang mở khóa của bạn cũng có thể thêm nó vào tài liệu bằng một cú chạm. Điều đó hiếm khi gây rắc rối, nhưng vài thói quen đơn giản giúp ích rất nhiều.

• Dùng khóa màn hình. Mật mã, vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt. Đây là lớp bảo vệ quan trọng nhất.
• Đừng để chữ ký lưu trên điện thoại người khác. Nếu bạn ký trên thiết bị mượn hoặc dùng chung, hãy xóa chữ ký đã lưu khỏi ứng dụng sau đó.
• Đừng gửi ảnh chữ ký lung tung. Giữ chữ ký đã lưu trong ứng dụng; đừng chụp màn hình hay gửi nó cho ai như một bức ảnh riêng.
• Bảo vệ cả các file đã ký. Rất dễ cắt chữ ký ra khỏi một file PDF đã ký. Chỉ gửi cho đúng người cần nhận.

Không nên đăng gì, lưu ảnh chữ ký thế nào và làm gì nếu nghi bị lạm dụng có trong bảo vệ chữ ký trên mạng.

Nếu không được: những trục trặc thường gặp

• Tôi không thấy biểu tượng Đánh dấu hay chữ ký. Có lẽ bạn đang mở trong bản xem trước của email hay chat. Lưu file vào điện thoại và mở từ đó.
• Chữ ký trông run hoặc gãy góc. Ký to hơn, để ngang máy, với tốc độ thường ngày, và dùng bút cảm ứng nếu có.
• File không chỉnh sửa được. Một số file PDF được bảo vệ chống chỉnh sửa. Hãy xin người gửi bản chỉnh sửa được, hoặc hỏi họ muốn bạn ký thế nào.
• Chữ ký biến mất sau khi gửi. File chưa được lưu đúng cách. Mở lại, kiểm tra và gửi lại.
• Ứng dụng yêu cầu đăng nhập. Một số tính năng có thể cần đăng nhập. Nếu bạn không muốn tạo tài khoản, ứng dụng Tệp có sẵn trên iPhone hoạt động mà không cần đăng nhập.
• File quá lớn. Nếu email của người nhận trả lại, hãy hỏi có cách tải lên khác không, như thư mục chia sẻ hay một biểu mẫu.

Khi điện thoại không phải công cụ phù hợp

Ký trên điện thoại nhanh và tiện, nhưng đôi khi giấy tốt hơn. Nếu người gửi muốn cụ thể bản gốc ký bằng mực, nếu giấy tờ phải xuất trình ở cơ quan, hoặc nếu đó là hợp đồng quan trọng, giá trị lớn mà bạn không biết chữ ký vẽ có được chấp nhận không, hãy hỏi trước.

Nếu bạn cần in và scan, điện thoại vẫn giúp được: nhiều điện thoại có thể tạo bản PDF thẳng, sạch của một trang giấy bằng camera hoặc tính năng quét tài liệu. Chúng tôi hướng dẫn cách scan tốt và tạo ảnh chữ ký gọn gàng trong ký PDF và giấy tờ điện tử.

Câu hỏi