Come firmare un PDF dal telefono: iPhone e Android, passo dopo passo

Prima di iniziare: cosa ti stanno chiedendo?

Una firma che tracci su un PDF dal telefono è un'immagine o un disegno posato sopra il documento. In molte situazioni quotidiane basta, ma non sempre. Prima di firmare, controlla esattamente cosa chiede chi te l'ha mandato.

• C'è un PDF allegato e ti chiedono di firmarlo e rimandarlo. Questa guida fa per te: firmalo dal telefono e rimandalo.
• Hai ricevuto un link a un servizio di firma. Allora firmi da quel link, in quel servizio. Non scaricarlo per firmarlo altrove, perché il mittente si aspetta la registrazione del servizio.
• Ti chiedono una firma elettronica certificata o qualificata. È una procedura tecnica a parte, e una firma disegnata non può sostituirla. Chiedi come puoi fornirla.
• Vogliono un originale firmato a penna. Allora il telefono non ti aiuta: dovrai stampare, firmare e spedirlo o consegnarlo.

Se hai dubbi, una domanda veloce al mittente può risparmiarti un secondo giro. Cosa sia sufficiente varia in base al paese e all'ente; lo decide sempre chi chiede il documento.

Prepara il file

L'intoppo più comune avviene prima della firma, non durante: il PDF è aperto nell'anteprima di un'app di posta o di chat, dove non si può modificare. Quindi il primo passo è sempre salvare il file sul telefono.

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   Salva il PDF. Su iPhone, usa il pulsante di condivisione per salvarlo nell'app File; su Android, scaricalo, di solito nella cartella Download.
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   Fai una copia. La firma potrebbe essere scritta nel file originale. Con una copia intatta puoi sempre ricominciare.
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   Leggilo tutto. Sul telefono è facile scorrere un documento senza leggerlo. Rallenta, ingrandisci e leggilo prima di firmare.
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   Annota quanti punti vanno firmati. Molti contratti hanno riquadri per firma o sigla su più pagine. Segnati quali pagine.

iPhone: firmare nell'app File

Su iPhone non ti serve un'app a parte: lo strumento Markup dell'app File ti permette di firmare direttamente sul PDF. Nomi e posizioni dei menu possono cambiare un po' tra le versioni di iOS, ma i passi sono sostanzialmente gli stessi.

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   Apri il PDF nell'app File. Tocca il file perché si apra a schermo intero.
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   Tocca l'icona di Markup. Sembra una punta di penna in un cerchio, di solito in alto o in basso sullo schermo. Compare la barra degli strumenti.
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   Tocca il pulsante più (+). Nel menu che si apre, scegli Aggiungi firma.
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   Firma con il dito. Compare un'area vuota. Firma al tuo ritmo abituale e tocca Fine. Se non è venuta bene, tocca Cancella e ricomincia.
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   Mettila al suo posto. La firma compare sul documento. Trascinala sulla riga per la firma e ridimensionala dagli angoli.
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   Concludi. Tocca Fine. Le modifiche vengono salvate nel file, e da lì puoi condividerlo o inviarlo.

L'iPhone ricorda la tua firma, quindi la prossima volta la troverai pronta sotto il pulsante più. Se ne vuoi una nuova, o vuoi eliminare quella vecchia, puoi gestire le firme salvate nello stesso punto.

Android e iPhone: firmare con Adobe Acrobat Reader

Android non ha un unico strumento integrato per firmare i PDF che funzioni allo stesso modo su ogni telefono, quindi la strada più affidabile è un'app per leggere i PDF. Adobe Acrobat Reader è disponibile per Android e iPhone, e la sua funzione Compila e firma ti permette di firmare un PDF. Scaricala solo dallo store ufficiale, e controlla che l'editore sia Adobe.

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   Apri il PDF in Acrobat Reader. Aprilo dall'interno dell'app, oppure tocca il PDF nel gestore file e scegli Acrobat Reader.
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   Trova lo strumento Compila e firma. Di solito è dietro un'icona a forma di matita o di modifica, o nell'elenco degli strumenti.
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   Tocca l'icona della firma. Di solito mostra un pennino. Scegli di creare una firma.
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   Firma con il dito e salvala. Firma nel riquadro, poi tocca Fine o Salva.
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   Tocca dove deve andare la firma. Compare sul documento. Trascinala al suo posto e ridimensionala dall'angolo.
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   Salva e condividi. Di solito l'app salva la modifica in automatico. Usa il pulsante di condivisione per inviarla.

Acrobat Reader riorganizza i suoi menu di tanto in tanto, e alcune funzioni potrebbero chiederti di accedere. Se un pulsante non è dove l'abbiamo descritto, cerca Compila e firma tra gli strumenti; l'ordine dei passi resta lo stesso.

Far stare bene una firma tracciata col dito

Sul vetro, con un dito, la linea si comporta diversamente che sulla carta: non c'è attrito a stabilizzarla, e la mano nasconde quello che stai scrivendo. Alcuni piccoli accorgimenti fanno una grande differenza.

• Gira il telefono in orizzontale. In molte app l'area della firma si allarga in orizzontale, lasciando più spazio al movimento.
• Firma più in grande che su carta. L'app rimpicciolisce la firma quando la posiziona sul documento. Un movimento più ampio dà una linea più morbida.
• Mantieni il tuo ritmo abituale. Se la disegni lentamente e con attenzione, la linea diventa tremolante e spigolosa. Firma in un colpo solo, come faresti su carta.
• Usa un pennino se ce l'hai. Anche un pennino semplice ti avvicina molto al movimento che fai su carta.
• Non ritoccarla. Se non è venuta bene, cancellala e firma di nuovo in un colpo solo. Una firma ritoccata si nota subito.

Se la tua firma è fatta di tanti piccoli occhielli e svolazzi, conviene svilupparne una versione per lo schermo un po' più semplice, che tenga la maiuscola e il finale. Spieghiamo come in firmare sugli schermi.

Posizionamento: sulla riga, a una dimensione naturale

Sul telefono il documento è piccolo, quindi è facile sbagliare posizione e dimensione della firma. Prima di concludere, ingrandisci, poi rimpicciolisci, e controllala in entrambe le viste.

• Appoggiala sulla riga per la firma. La parte inferiore della firma deve toccare la riga o sovrapporla leggermente, come su carta.
• Dalle la dimensione di una penna. Non deve riempire tutta la pagina né ridursi a un puntino nel riquadro.
• Non deformarla. Ridimensionala dagli angoli, così le proporzioni restano giuste.
• Ovunque serva. Sfoglia il documento; se servono firme o sigle su più pagine, aggiungile a ciascuna.
• Nome e data se richiesti. La maggior parte degli strumenti ha anche un'opzione di testo, così puoi digitare nome e data nei campi.

Se un documento chiede una sigla in fondo a ogni pagina, al posto della firma completa può bastare un segno più piccolo e semplice. Parliamo di firme brevi e sigle in un articolo a parte.

Salva, controlla, invia

Una firma è conclusa quando arriva al destinatario con l'aspetto che vedi tu. Alcune app mostrano la firma solo nella propria vista se il file non è stato salvato correttamente. Quindi controlla sempre prima di inviare.

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   Chiudilo e riaprilo. Se dopo averlo riaperto la firma c'è ancora, è nel file.
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   Guardalo in un'altra app. Per esempio allegalo a un'e-mail e controlla l'anteprima. Se lì si vede, la vedrà anche il destinatario.
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   Dagli un nome chiaro. Per esempio «Contratto_affitto_firmato_Emma_Clarke.pdf». Così è facile da trovare per entrambi.
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   Invialo. Usa il pulsante di condivisione per inviarlo per e-mail o tramite il canale che ti ha chiesto il mittente.
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   Tieni una copia. Salva la versione firmata anche per te, non solo nell'e-mail inviata.

Una firma è conclusa quando c'è per il destinatario, non quando compare sul tuo schermo.

Proteggi la firma salvata

Il prezzo della comodità è che il telefono ricorda la tua firma. Chiunque abbia in mano il tuo telefono sbloccato potrebbe aggiungerla a un documento con un tocco. Raramente crea problemi, ma alcune semplici abitudini aiutano molto.

• Usa il blocco schermo. Un codice, l'impronta digitale o il riconoscimento del volto. È la protezione più importante.
• Non lasciarla salvata sul telefono di qualcun altro. Se hai firmato su un dispositivo prestato o condiviso, elimina poi la firma salvata dall'app.
• Non far girare l'immagine della tua firma. Tieni la firma salvata dentro l'app; non farne uno screenshot e non mandarla a nessuno come immagine separata.
• Proteggi anche i file firmati. È facile ritagliare una firma da un PDF firmato. Mandalo solo alla persona a cui è destinato.

Cosa non pubblicare, come conservare le immagini della firma e cosa fare se sospetti un abuso è spiegato in proteggere la propria firma online.

Se non funziona: i problemi più comuni

• Non vedo l'icona di Markup o della firma. Probabilmente l'hai aperto nell'anteprima di un'e-mail o di una chat. Salva il file sul telefono e aprilo da lì.
• La firma sembra tremolante o spigolosa. Firma più in grande, in orizzontale, al tuo ritmo abituale e con un pennino se ce l'hai.
• Il file non si può modificare. Alcuni PDF sono protetti contro le modifiche. Chiedi al mittente una versione modificabile, o chiedi come preferisce che tu firmi.
• La firma è sparita dopo l'invio. Il file non è stato salvato correttamente. Riaprilo, controllalo e rimandalo.
• L'app mi chiede di accedere. Alcune funzioni potrebbero richiederlo. Se preferisci non creare un account, l'app File integrata su iPhone funziona senza accesso.
• Il file è troppo grande. Se l'e-mail del destinatario lo respinge, chiedi se c'è un altro modo per caricarlo, come una cartella condivisa o un modulo.

Quando il telefono non è lo strumento giusto

Firmare dal telefono è veloce e comodo, ma a volte la carta è meglio. Se il mittente vuole espressamente un originale firmato a penna, se il documento va presentato a un ufficio pubblico, o se è un contratto importante e di valore e non sai se una firma disegnata verrà accettata, chiedi prima.

Se devi stampare e scansionare, il telefono ti aiuta comunque: molti telefoni sanno produrre un PDF dritto e pulito di una pagina con la fotocamera o con una funzione di scansione dei documenti. Spieghiamo come fare una buona scansione e un'immagine pulita della firma in come firmare PDF e documenti elettronici.

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