Kiến thức › Mẹo thực tế
Mẹo thực tế
Ký tắt, chữ lồng, chữ ký ngắn: khi nào dạng ngắn là đủ?
Ở góc trang giấy, trên giấy tờ nội bộ, trong một ô chật hẹp, một dấu ký ngắn gọn rất tiện. Bài này nói về những nơi dạng ngắn thường được chấp nhận, những nơi người ta nhiều khả năng chờ chữ ký đầy đủ của bạn, và cách giữ cho dạng ngắn vẫn rõ ràng là của bạn.
Chẳng ai viết trọn một chữ ký dài, bay bướm ở góc từng trang của một bản hợp đồng hai mươi trang, trên một tờ công văn nội bộ, trên bảng điểm danh hay bên lề một bản nháp. Những chỗ ấy dành cho chữ ký tắt, một dấu ký ngắn hoặc một chữ lồng: hai, ba chữ cái, một chuyển động nhanh. Rắc rối là dạng ngắn rất dễ trôi đi. Hôm nay một vòng lặp, ngày mai một dấu tích, tuần sau hai chữ dính vào nhau, và một thời gian sau chính bạn cũng không nói được đâu mới là phiên bản “thật”. Một dạng ngắn tốt không phải là một dấu ký mới, mà là bản cô đọng của chữ ký đầy đủ: cùng điểm bắt đầu, cùng độ nghiêng, cùng nhịp điệu, chỉ ít hơn mà thôi. Trong bài này, chúng ta sẽ làm rõ các khái niệm, xem dạng ngắn thường dùng ở đâu và ở đâu người ta nhiều khả năng chờ chữ ký đầy đủ, cách rút dạng ngắn ra từ chữ ký đầy đủ, và cách giữ nó y như vậy trong nhiều năm tới. Đây không phải tư vấn pháp lý: khi có việc hệ trọng, quy định của tổ chức liên quan luôn là thứ quyết định.
Ký tắt, dấu ký ngắn, chữ lồng: khác nhau ở đâu?
Trong lời ăn tiếng nói hằng ngày, chúng ta dùng những từ này khá thoải mái, và như vậy cũng không sao. Nhưng để lựa chọn có chủ đích, nên tách bạch xem mỗi từ thường mang nghĩa gì.
- Chữ ký tắt. Một dấu ký ngắn, nhanh, cho thấy bạn đã xem, đã kiểm tra hoặc đã duyệt một trang hay một văn bản. Thường gồm các chữ cái đầu của tên, đôi khi chỉ là một nét đặc trưng.
- Ký nháy từng trang. Đặt chữ ký tắt lên mọi trang của một văn bản nhiều trang, thường ở cuối trang hoặc ở một góc. Chữ ký đầy đủ vẫn nằm ở cuối văn bản, trên dòng ký tên.
- Chữ lồng. Các chữ cái đầu của tên được tạo hình có chủ ý và nối vào nhau. Nó có thể dùng làm chữ ký tắt, nhưng cũng có thể là một dấu trang trí, chẳng hạn trên sách của riêng bạn, trên tranh vẽ hay trên quà tặng.
- Chữ ký ngắn. Phiên bản rút gọn của chữ ký đầy đủ: chữ cái đầu và nét lướt đầu tiên được giữ lại, phần cuối bị bỏ đi hoặc giản lược.
Giữa bốn loại này không có ranh giới cứng, và bạn cũng không cần đủ cả bốn. Phần lớn mọi người sống rất ổn với hai dấu ký: chữ ký đầy đủ, và một dạng ngắn dùng được cho cả ký nháy, phê duyệt lẫn những ô chật.
Cách thiết kế chữ lồng từng chữ cái một đã có trong bài viết về chữ cái đầu. Ở đây, trọng tâm là dùng nó khi nào, ở đâu, và làm sao để nó luôn đi cùng nhịp với chữ ký đầy đủ.
Vì sao dạng ngắn lại hữu ích
Dạng ngắn không phải sự lười biếng, mà là một công cụ. Có những tình huống chữ ký đầy đủ đơn giản là không thực tế, hoặc không phải thứ người ta yêu cầu.
- Nhiều trang, nhiều dấu ký. Nếu trang nào của văn bản cũng cần ký nháy, một dấu ký ngắn tiết kiệm được vài phút, và đến trang cuối tay bạn chưa mỏi nhừ.
- Chỗ chật. Trong một ô bảng, một lề giấy hay một ô nhỏ, chữ ký đầy đủ bị ép lại và méo mó. Một dấu ký ngắn được tạo hình tốt vẫn gọn gàng ở đó.
- Giấy tờ nội bộ, ít trang trọng. Trên một phiếu duyệt nội bộ, một danh sách nhận hàng hay bên lề bản nháp, dấu ký ngắn nói rằng: đã xem, ổn. Không hơn, không kém.
- Vai trò rõ ràng. Nếu chữ ký đầy đủ dành cho quyết định cuối cùng và chữ ký tắt dành cho “tôi đã kiểm tra”, nhìn vào giấy là biết cái nào áp dụng cho việc gì.
Dạng ngắn đúng chỗ ở nơi tốc độ là điều quan trọng, nhưng nó không bao giờ thay thế cho việc không thể nhầm lẫn.
Những nơi dạng ngắn thường là đủ
Dạng ngắn có được chấp nhận trong một tình huống cụ thể hay không không phải do bạn quyết, mà do bên yêu cầu tờ giấy đó. Dù vậy, vẫn có những tình huống điển hình mà chữ ký tắt là bình thường, và những tình huống điển hình mà người ta nhiều khả năng chờ chữ ký đầy đủ của bạn.
- Ký nháy từng trang của một văn bản nhiều trang.
- Công văn, phiếu duyệt, phiếu chuyển nội bộ.
- Bảng điểm danh, danh sách nhận hàng, sổ theo dõi nội bộ.
- Ký tắt bên cạnh chỗ sửa hoặc chỗ thay đổi, nếu được yêu cầu như vậy.
- Đánh dấu sách, ghi chép và tranh vẽ của riêng bạn.
- Dòng ký tên của hợp đồng, ở cuối văn bản.
- Ngân hàng, nơi lưu giữ chữ ký mẫu của bạn.
- Giấy tờ, tờ khai chính thức và của cơ quan nhà nước.
- Những việc có công chứng hoặc chứng thực.
- Ô chữ ký trên giấy tờ tùy thân.
Ký nháy: mỗi trang một dấu ký
Mục đích của ký nháy thường là cho thấy, trên từng trang, rằng bạn đã xem trang đó và nó thuộc về văn bản mà bạn ký ở cuối. Vì vậy, điều quan trọng ở đây không phải là đẹp, mà là dấu ký giống hệt nhau trên mọi trang và luôn ở cùng một vị trí.
- 1Hỏi xem nên ký ở đâu. Nhiều nơi muốn bạn ký ở góc dưới bên phải hoặc trong một ô nhỏ dành riêng. Nếu có chỗ được đánh dấu sẵn, hãy dùng chỗ đó.
- 2Lật qua một lượt trước. Xem cả văn bản trước khi bắt đầu. Như vậy không sót trang nào và bạn không phải quay lại.
- 3Luôn viết cùng một dấu ký. Cùng một dạng ngắn ở trang một và trang hai mươi, cùng một kích cỡ.
- 4Đừng viết đè lên chữ. Chữ ký tắt không nên che mất một dòng, một con số hay một ngày tháng. Nếu lề hẹp, hãy viết nhỏ lại.
- 5Chữ ký đầy đủ ở cuối. Ký nháy không thay thế chữ ký đầy đủ trên dòng ký tên, trừ khi bạn được nói rõ là khác.
Trần Thanh Tâm làm ở một văn phòng, mỗi tuần ký nháy hàng chục giấy tờ nội bộ. Nhiều năm liền chị viết một chữ “T” thật nhanh, lúc trông như dấu tích, lúc lại như nửa dấu thập. Có lần một đồng nghiệp hỏi một trang nào đó có dấu ký của chị không, chị thật lòng không dám chắc. Từ đó chị dùng một dạng ngắn đơn giản và không bao giờ đổi: chữ “T” lấy từ chữ ký đầy đủ cùng đường cong nhỏ đầu tiên sau nó. Giờ không còn ai hỏi đó là của ai nữa.
Nơi người ta chờ chữ ký đầy đủ
Với ngân hàng và các việc chính thức, vấn đề thường không chỉ là bạn đã ký hay chưa, mà là chữ ký có giống với chữ ký bạn đã đưa trước đó hay không. Ngân hàng có thể lưu chữ ký mẫu của bạn, và giấy tờ tùy thân mang chữ ký bạn đã ký khi làm giấy. Viết một dấu ký ngắn hoàn toàn khác trong những tình huống đó có thể khiến người ta thắc mắc.
- Đừng tự ý đổi. Nếu xưa nay bạn luôn dùng chữ ký đầy đủ ở ngân hàng, đừng đột ngột chuyển sang dạng ngắn. Nếu muốn, hãy hỏi trước xem có được không và có cần đăng ký mẫu mới không.
- Dòng ký tên dành cho chữ ký đầy đủ. Ở cuối hợp đồng, nơi chỗ ký nằm phía trên hoặc phía dưới tên bạn, người ta thường chờ chữ ký đầy đủ, kể cả khi bạn đã ký nháy các trang.
- Trên giấy tờ, hãy ký như đã đăng ký. Chữ ký trên giấy tờ tùy thân là một kiểu điểm tham chiếu. Với các việc chính thức, nên ký sao cho khớp với nó.
- Còn phân vân thì hỏi. Một câu hỏi nhanh với nhân viên hay với ngân hàng giúp bạn đỡ bao nhiêu phiền phức.
Nếu bạn đang đổi chữ ký và muốn dạng ngắn đổi theo, bài đổi chữ ký hướng dẫn nên đăng ký dạng mới ở đâu và vượt qua những tuần chuyển tiếp ra sao.
Làm cho dạng ngắn dễ nhận ra
Dạng ngắn hoạt động tốt khi bất kỳ ai quen chữ ký đầy đủ của bạn cũng lập tức nhận ra dạng ngắn là của bạn. Nó không cần phức tạp; chỉ cần xuất phát từ chữ ký đầy đủ.
- Cùng chữ cái đầu. Chữ cái đầu tiên của dạng ngắn nên bắt đầu y hệt như trong chữ ký đầy đủ: từ cùng một điểm, theo cùng một hướng, với cùng vòng lặp hay cùng góc cạnh.
- Cùng độ nghiêng. Nếu chữ ký đầy đủ nghiêng sang phải, dạng ngắn cũng nên nghiêng sang phải. Một dấu ký đứng thẳng bên cạnh một chữ ký nghiêng trông như của hai bàn tay khác nhau.
- Cùng nhịp điệu. Nếu chữ ký đầy đủ trôi chảy, dạng ngắn không nên được vẽ chậm rãi. Một chuyển động, cùng một tốc độ.
- Ít nhất một nét riêng. Một vòng lặp, một kiểu nối khác thường, một đường cong đặc trưng: thứ gì đó không phải dấu tích hay vòng tròn chung chung.
- Kích cỡ hợp lý. Đại khái bằng phần đầu của chữ ký đầy đủ. Không cần phải tí hon, nhưng cũng đừng to hơn.
Một gia đình: chữ ký đầy đủ, dạng ngắn, chữ lồng
Tốt nhất là các dấu ký của bạn hợp thành một gia đình. Chữ ký đầy đủ là bố mẹ, dạng ngắn là phần đầu của nó, còn chữ lồng là phiên bản cô đọng của các chữ cái đầu. Đặt cạnh nhau, chúng rõ ràng thuộc về nhau.
- 1Bắt đầu từ chữ ký đầy đủ. Viết chữ ký đầy đủ mười lần và xem phần nào lần nào cũng ra giống nhau. Thường đó là chữ cái đầu cùng một, hai chữ cái hoặc đường cong ngay sau nó.
- 2Cắt ở chỗ tự nhiên. Tìm điểm mà ngòi bút tự chậm lại hoặc tự đổi hướng. Kết thúc dạng ngắn ở đó, bằng một nét thoát ngắn.
- 3Thêm chữ cái thứ hai nếu cần. Nếu chữ cái đầu của họ cũng quan trọng, hãy gắn nó vào cuối dạng ngắn. Cùng độ nghiêng, cùng tốc độ.
- 4Thử trong một chỗ nhỏ. Viết nó trong một ô vuông hai nhân hai xăng-ti-mét. Nếu ở đó vẫn nhận ra được, bạn đang đi đúng hướng.
- 5Chốt lại. Chọn bản đẹp nhất và từ đó chỉ viết bản ấy. Đừng tuần nào cũng sửa lại.
Nếu bạn thiết kế chữ ký mới với Calligra, bạn còn nhận được một phiên bản ngắn và một chữ lồng bên cạnh chữ ký đầy đủ, để cả gia đình ra đời cùng lúc ngay từ đầu. Nhưng bạn cũng có thể tự làm bằng tay: điều quan trọng là dạng ngắn mọc ra từ chữ ký đầy đủ, chứ không sống tách biệt bên cạnh nó.
Nhất quán: lúc nào cũng như nhau
Kẻ thù lớn nhất của dạng ngắn là sự đa dạng. Vì ta viết nó nhanh và thường xuyên, tay hay ứng biến: lúc dài, lúc ngắn, chỗ này có vòng, chỗ kia không. Thế nhưng điều khiến nó dễ nhận ra lại chính là lần nào nó cũng giống nhau.
- Một dạng ngắn, không phải ba. Đừng giữ một dấu ký cho công việc, một cái khác cho bưu kiện và cái thứ ba cho ghi chú. Một dạng ngắn được luyện kỹ là đủ cho mọi việc.
- Như nhau với mọi dụng cụ. Bút bi, bút kim, ngón tay trên màn hình: hình dáng vẫn giữ nguyên; cùng lắm chỉ độ đậm của nét thay đổi.
- Như nhau trong mọi tình huống. Khi vội, khi đứng, khi tì trên mép quầy, hãy viết cùng một thứ. Nếu dạng ngắn chỉ ổn khi bạn bình tĩnh, hãy giản lược nó.
- Như nhau nhiều năm sau. Một khi đã dùng, đừng đổi nó mỗi lần sang chỗ làm mới. Nếu muốn đổi, hãy đổi có chủ đích, cùng với chữ ký đầy đủ.
Một dấu ký ngắn trở thành của bạn khi lần thứ một trăm bạn vẫn viết nó y như vậy.
Luyện tập: mười dấu ký giống hệt nhau
Vì dạng ngắn có rất ít nét, nó học nhanh. Vài ngày với những buổi tập ngắn mỗi ngày thường đủ để tay bạn tự viết ra nó. Lịch dưới đây là điểm khởi đầu, không phải quy tắc: hãy điều chỉnh theo nhịp của riêng bạn.
- 1Ngày 1–2: thật chậm. Viết dạng ngắn thật chậm, mười lần liền, để ý điểm bắt đầu, hướng đi và chỗ kết thúc.
- 2Ngày 3–4: ở tốc độ thường. Viết cùng số lần như vậy, nhưng ở tốc độ quen thuộc của bạn. Nếu hình dáng bị vỡ, hãy chậm lại một chút.
- 3Ngày 5: trong ô nhỏ. Kẻ một cột ô vuông nhỏ và viết một dấu ký ngắn vào mỗi ô.
- 4Ngày 6: cạnh chữ ký đầy đủ. Viết xen kẽ chữ ký đầy đủ và dạng ngắn. Kiểm tra xem cả hai có bắt đầu giống nhau không.
- 5Ngày 7: kiểm tra. Viết mười dấu ký ngắn, cái nọ dưới cái kia, rồi nhìn ở khoảng cách một sải tay. Nếu cả mười đều giống nhau rõ ràng, bạn đã xong.
Muốn biết thêm về luyện tập nói chung, bài viết về luyện tập có một lịch 7 ngày và một lịch 21 ngày. Bảng luyện tập của Calligra cũng giúp được: nó cho bạn thấy từng nét một hình dáng được dựng lên như thế nào.
Lỗi thường gặp và cách sửa
Phần lớn sự lúng túng quanh dạng ngắn đến từ một vài lỗi lặp đi lặp lại. Tin vui là lỗi nào cũng dễ sửa.
- Hai dấu ký chẳng liên quan. Dạng ngắn trông chẳng giống chữ ký đầy đủ chút nào. Cách sửa: bắt đầu dạng ngắn y hệt cách bạn bắt đầu chữ ký đầy đủ.
- Quá chung chung. Một dấu tích hay một vòng tròn mà ai cũng viết được. Cách sửa: đưa vào một hình dáng dễ nhận ra của chữ cái đầu và một nét riêng.
- Mỗi lần một khác. Lúc dài, lúc ngắn, lúc có vòng, lúc không. Cách sửa: chọn một và luyện cho đến khi được mười dấu ký giống hệt nhau.
- Dạng ngắn thay cho chữ ký đầy đủ. Bạn viết dấu ký nhanh cả ở ngân hàng hay trên giấy tờ chính thức. Cách sửa: nơi người ta chờ chữ ký đầy đủ thì hãy viết đầy đủ, hoặc hỏi trước xem điều gì được chấp nhận.
- Quá to hoặc quá cầu kỳ. Chữ ký tắt to hơn cả ô, hoặc viết còn chậm hơn chữ ký đầy đủ. Cách sửa: giản lược, và giữ kích cỡ bằng phần đầu của chữ ký đầy đủ.
Danh sách kiểm tra cho dạng ngắn của bạn
Trước khi chốt dạng ngắn, hãy đi qua danh sách này. Nếu câu nào bạn cũng trả lời “có”, bạn đã có một dấu ký thực tế và dễ nhận ra.
- 1Nó có bắt đầu giống chữ ký đầy đủ không? Cùng điểm bắt đầu, cùng hướng đi, cùng chữ cái đầu.
- 2Nó có nghiêng cùng một kiểu không? Đặt cạnh nhau, chữ ký đầy đủ và dạng ngắn nghiêng về cùng một hướng.
- 3Nó có một nét riêng không? Thứ gì đó không phải dấu tích hay vòng tròn chung chung.
- 4Nó có vừa một ô vuông nhỏ không? Vẫn nhận ra được ở kích cỡ hai nhân hai xăng-ti-mét.
- 5Mười lần có ra giống nhau cả mười không? Trong mười dấu ký viết cái nọ dưới cái kia, không cái nào lạc loài.
- 6Bạn có biết những chỗ không nên dùng nó không? Ở ngân hàng, trên giấy tờ, trên dòng ký tên của hợp đồng, chữ ký đầy đủ là lựa chọn an toàn, hoặc bạn hỏi trước.
Một câu đáng ghi nhớ
Hãy để dạng ngắn là phần đầu của chữ ký đầy đủ, lần nào cũng viết nó y như nhau, và dùng nó ở nơi cần phê duyệt nhanh, chứ không phải ở nơi người ta chờ chữ ký đầy đủ của bạn.
Câu hỏi
Chữ lồng có đủ để ký hợp đồng không?
Để ký nháy các trang thì thường là có; ở cuối hợp đồng, trên dòng ký tên, người ta thường chờ chữ ký đầy đủ. Điều gì được chấp nhận với một hợp đồng cụ thể thì bên kia hoặc một chuyên gia có chuyên môn có thể cho bạn biết, nên nếu việc đó quan trọng, hãy hỏi trước.
Tôi có thể dùng chữ ký ngắn ở ngân hàng không?
Ngân hàng của bạn sẽ trả lời được. Nếu ngân hàng lưu chữ ký mẫu, chữ ký của bạn sẽ được so với mẫu đó. Đừng tự ý chuyển sang dạng ngắn: nếu muốn, hãy hỏi xem có được không và có cần đăng ký mẫu mới không.
Chữ ký tắt và chữ lồng khác nhau thế nào?
Chữ ký tắt là một chức năng: nó cho thấy bạn đã xem hoặc đã duyệt một trang. Chữ lồng là một hình dáng: các chữ cái đầu được thiết kế và nối vào nhau. Chữ lồng có thể là chữ ký tắt của bạn, nhưng chữ ký tắt cũng có thể là phần đầu của chữ ký đầy đủ.
Tôi có thể có hai dạng ngắn khác nhau không?
Được, nhưng không đáng. Càng nhiều dấu ký, càng khó viết nhất quán từng cái, và càng dễ nhầm chúng với nhau. Một dạng ngắn được luyện kỹ bên cạnh chữ ký đầy đủ là đủ cho gần như mọi tình huống.
Nếu dạng ngắn của tôi hoàn toàn khác chữ ký đầy đủ thì sao?
Không bị cấm, nhưng để dễ nhận ra thì tốt hơn là hai cái thuộc về nhau. Cách sửa đơn giản nhất là dựng dạng ngắn từ chữ cái đầu và nét lướt đầu tiên của chữ ký đầy đủ, rồi luyện nó có chủ đích trong vài ngày.
Chữ ký tắt nên to cỡ nào?
Đại khái bằng phần đầu của chữ ký đầy đủ, và luôn đủ nhỏ để vừa chỗ dành sẵn. Trên văn bản nhiều trang, sẽ tốt hơn nếu trang nào nó cũng cùng cỡ và không che mất chữ nào.
Nếu đổi chữ ký, tôi có nên đổi cả dạng ngắn không?
Nên. Nếu dạng ngắn sinh ra từ chữ ký cũ, nó sẽ không khớp với chữ ký mới. Cách dễ nhất là lấy chữ cái đầu và đường cong đầu tiên của chữ ký mới làm dạng ngắn mới, rồi luyện cả hai cùng nhau.
Thử với chính tên của bạn
Đọc thêm
Kiến thức
Mẹo thực tếĐổi chữ ký: khi nào, ở đâu và làm thế nào
Bạn có thể dùng chữ ký mới bất cứ lúc nào, nhưng cách bạn đưa nó vào sử dụng mới là điều quan trọng. Đây là những nơi đang lưu chữ ký của bạn, những điều cần hỏi, và cách vượt qua mấy tuần đầu lúng túng.
Mẹo thực tếKý trên màn hình: máy tính bảng, điện thoại, thiết bị thanh toán
Ở cửa nhà khi nhận hàng, ở ngân hàng, ở quầy quán cà phê: ngày càng thường xuyên, chúng ta ký lên mặt kính bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng. Đây là cách giữ cho chữ ký của bạn vẫn dễ nhận ra và đẹp mắt cả ở đó.
Mẹo thực tếKý PDF và tài liệu điện tử: những điều cần lưu ý
In ra, ký rồi quét lại? Dán một hình ảnh vào? Hay họ yêu cầu chữ ký điện tử? Đây là những lựa chọn của bạn, cách tạo một hình ảnh chữ ký sạch sẽ, và cách giữ an toàn cho chữ ký số của bạn.
