在邮件里加上手写签名：Gmail、Outlook 和手机上的设置方法

为什么要在邮件里放手写签名？

邮件签名首先是信息：这封信是谁写的，怎么联系他。手写签名则多了一样字体给不了的东西：个人的温度。对刚开始工作的人、自由职业者、老师或内容创作者来说，这一点很重要，因为读者一眼就能感觉到，这封信真的是一个人写的。

当然，它并不是哪里都合适。大一些的公司往往要求统一格式的签名，个人图片放进去就显得格格不入。内部的简短回复也没必要加。手写签名最能发挥作用的地方，是那些第一印象很重要的场合：自我介绍、方案报价、感谢信、写给客户的邮件。

字体告诉别人你写了什么；手写告诉别人这是你亲手写的。

一个好的邮件签名由哪些部分组成

在动手设置之前，先想好签名里要放什么。最常见的错误，是把所有东西都塞进一张图片：签名、名字、电话、标志。看起来也许挺漂亮，但如果收件人的邮件应用不加载图片，对方就什么都看不到，也没法复制你的电话号码。

• 手写签名，用图片。 一张透明背景的小图片，这是体现个人风格的部分。
• 名字，用文字。 即使签名本身认得出来也要写。这样它可以被搜索、被复制，图片不显示时也能看到。
• 职位或身份。 简短一行即可：“平面设计师”“总经理”“数学老师”。
• 联系方式。 电话、网站；邮箱地址就不必写了，邮件本身就是从这个地址发出的。
• 额外的东西最多一样。 一个标志或一个社交主页链接就够了，再多就显得杂乱。

制作图片：透明背景，线条清晰

图片的质量，决定了签名看起来是优雅还是廉价。一张有点歪的手机照片，带着灰扑扑的纸张底色，给人的感觉更像业余，而不是有个性。目标是：一条干净、深色、没有背景的线条。

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   在干净的白纸上签名。 用一张没有格线的白纸，再配一支出水均匀的黑色或深蓝色笔。针管笔或中性笔比出水发虚的圆珠笔效果好。
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   正对着扫描或拍照。 在自然光下、没有阴影、从正上方拍。手机自带的文档扫描功能会自动把纸面拉正、调白。
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   紧贴着裁剪。 只留下签名，四周留一圈很窄的空白。
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   去掉背景。 用图片编辑软件或抠图工具把纸张变成透明，然后存成 PNG。JPG 无法保存透明背景。
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   调整尺寸。 高度大约 150–200 像素为宜；它在邮件里会显示得更小，但这样在高分辨率屏幕上也能保持清晰。

该用哪个版本的签名？

邮件签名是公开的：每个收件人都会收到，它可能被转发，最后出现在任何地方。所以值得想一想，要不要用你签合同、在银行办业务时用的那个完整的正式签名。

• 简化版。 完整签名的简化形式，比如首字母大写再加上姓氏的开头。一看就是你的，但又和正式签名不完全一样。
• 花押字（monogram）。 两个首字母连成一笔流畅的标记。在小空间里很好看，辨识度也很高。
• 只写名。 轻松友好，很适合写给客户和同事的邮件。
• 完整签名。 如果你确实选择用它，请用一张小的、低分辨率的图片，而不是那个适合打印的大文件。

电脑上的 Gmail：一步步来

在浏览器里使用 Gmail 时，签名设置在一个编辑器里，你可以在里面插入图片。菜单名称可能会因语言和版本不同而略有差别，但整体布局是相似的。

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   打开设置。 点右上角的齿轮图标，再点“查看所有设置”。
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   找到签名部分。 在“常规”标签页中往下滚动，选择“新建”，给签名起个名字。
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   输入文字部分。 名字、职位和联系方式，每项各占一行。
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   插入图片。 点击编辑器工具栏里的图片图标，上传你的 PNG，或者从 Google 云端硬盘中选择。
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   设置尺寸。 点击插入的图片，会出现尺寸选项（小、中、大、原始大小）。通常选小或中效果最好。
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   选择默认设置。 在签名下方选择它是否出现在新邮件和回复中，然后在页面底部保存更改。

Outlook：网页版、新版和经典桌面版

Outlook 同时存在好几个版本：网页版 Outlook、新版 Outlook 应用和经典桌面版 Outlook。在所有版本里都能创建图片签名，只是设置的位置不同。

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   网页版和新版 Outlook：设置。 点右上角的齿轮图标，然后在“帐户”下找到“签名”。
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   新建一个签名。 起个名字，输入文字部分，再用编辑器的图片图标插入你的 PNG。
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   调整图片大小。 拖动插入图片的一角，或者用它的菜单把它调小。
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   设置默认签名。 在同一个地方，选择新邮件以及回复和转发时分别使用哪个签名。
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   经典桌面版 Outlook。 这里要通过“文件”、“选项”、“邮件”，再点“签名”按钮，才能进入同样的编辑器；在这里同样用图片图标插入 PNG。

有些版本的 Outlook 只把签名保存在当前设备上，有些则会和你的帐户同步。如果你在不止一台电脑上发邮件，记得检查每一台上是否都有签名，没有的话就在那台电脑上再设置一次。

Apple Mail、iPhone 和 Android

在 Mac 上，你可以在 Apple Mail 设置里的“签名”中创建签名，直接把图片拖进编辑器就行。建议勾选让签名匹配邮件默认字体的选项，这样文字部分能保持统一。

手机上的情况就更多样了。iPhone 自带的“邮件”应用，签名设置在系统设置里的邮件部分，基本上只支持文字。大多数 Android 邮件应用也只提供纯文字签名。如果你在手机上也想用图片签名，最可靠的办法是使用一款能同步你在电脑上设置好的签名的邮件应用。

• 用手机回复时，文字就够了。 名字加一个联系方式完全没问题；没有人会期待在一条简短回复的末尾看到图片。
• 别每次都手动粘贴。 每封邮件都把图片复制进去很麻烦，而且尺寸很容易变形。
• 在手机上看看你自己的邮件。 很多收件人都是在手机上读邮件的：你的签名在那里也好看吗？

深色模式和被拦截的图片

有两件事会让你的签名在收件人那边和你看到的不一样：深色模式，以及很多邮件应用默认不加载图片。两样都值得提前做好准备。

• 黑色墨迹在深色背景上可能会消失。 如果图片是透明的、线条是黑色的，在深色模式的背景上几乎看不见。深蓝色或稍浅一点的颜色，在两种背景上都更经得住。
• 有些应用会给邮件重新上色。 在深色模式下，它们会根据背景调整文字，有时也会调整图片；不同应用的效果各不相同。所以一定要测试。
• 白底图片更保险，但没那么优雅。 如果很多收件人用深色模式阅读，白底版本总是看得见，但在深色背景上会显示成一个白色方块。
• 图片被拦截时，只会留下空白或一个图标。 所以你的名字和联系方式一定也要以文字形式出现。这样签名依然完整，只是少了个人化的那一部分。
• 给图片加上描述。 如果你的邮件应用允许，把你的名字设为图片的替代文字（alt 文本）。这样对读屏软件来说，以及图片被拦截时，它依然有意义。

收件人看到的是什么样？测试一下

在你自己的邮件应用里，签名几乎总是看起来没问题。真正的问题是，收件人那边是不是也一样。花几分钟就能弄清楚，免得一封重要邮件带着变形或看不见的签名发出去。

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   给自己发一封测试邮件。 最好发到另一家服务商的邮箱：从 Gmail 发到 Outlook 或 iCloud，反过来也试一次。
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   在电脑和手机上分别打开。 大小一样吗？比例对吗？有没有变模糊或者变得巨大？
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   打开深色模式。 还看得见线条吗？如果看不见，就换一种墨迹颜色，或者用白底。
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   回复和转发试试。 在回复和转发时，有些应用会把图片当作附件，或者重复显示。如果你介意，回复时就用纯文字签名。
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   在拦截图片的情况下检查。 如果你的应用允许，关闭自动加载图片：还能看清这封邮件是谁写的吗？

常见错误

第一次在邮件里加手写签名的人，几乎都会遇到下面这些错误。好在每一个都很容易改正。

• 灰色或发黄的纸张底色。 拍下来的纸张颜色会在签名周围显示成一个方块。解决办法：透明背景，PNG 格式。
• 图片太大。 邮件末尾一个占半屏的签名。解决办法：高度控制在两三行文字左右。
• 线条模糊、有像素感。 原图太小，又被放大了。解决办法：用分辨率更高的原图，在邮件应用里缩小。
• 所有东西都放在一张图里。 名字、电话和标志在同一张图上。解决办法：只有签名是图片，其余都是文字。
• 使用高清的完整正式签名。 有风险，也没必要。解决办法：用简化版或花押字，做成更小的图片。
• 没测试过深色模式。 黑色线条落在黑色背景上。解决办法：测试一下，用深蓝色墨迹或白底版本。
• 每次回复都重复一张图片。 一长串邮件往来里出现几十个一模一样的签名。解决办法：回复时用简短的文字签名。

好的邮件签名就像一次得体的握手：简短、自信，在让人觉得多余之前就结束了。

邮件签名不能替代什么

有一点必须说清楚：邮件末尾的签名图片是装饰和自我介绍，并不等于签署一份文件。如果你需要签合同、声明或正式文件，有专门的方式，从在纸上签字，到在 PDF 里放入签名，再到电子签名服务。

在具体情况下接受哪种签名，由对方、相关机构以及所在国家的规定决定，所以重要的事情一定要先问清楚。有些地方还会使用印章，具体也请向相关机构确认。关于在文件上签名，我们在关于 PDF 和电子签名的文章里有详细介绍。

最省事的办法：从 Calligra 拿到现成的文件

如果你不想折腾扫描、抠图和调整尺寸，Calligra 可以帮你搞定。使用 Atelier 套餐，你可以把设计好的签名直接下载成现成的邮件签名图片：透明背景、清晰的高分辨率线条、为邮件调好的尺寸，适用于 Gmail、Outlook 和 Apple Mail。

你还会得到签名的简化版和花押字版本，这样就不必把完整的正式签名放进邮件里。透明 PNG 和矢量 SVG 也一并提供，可用于文件和电子签名。

如果你还没有一个愿意放在邮件末尾的签名，那就从基础开始：这篇指南会一步步带你设计属于自己的签名。

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