Chữ ký viết tay trong email: cách thêm vào Gmail, Outlook và trên điện thoại

Vì sao nên đặt chữ ký viết tay trong email?

Chữ ký email trước hết là thông tin: ai viết thư này và liên hệ với họ bằng cách nào. Chữ ký viết tay thêm vào một điều mà phông chữ không làm được: dấu ấn cá nhân. Với người mới đi làm, người làm tự do, giáo viên hay người sáng tạo nội dung, điều này có ý nghĩa, vì người nhận cảm nhận ngay rằng chính một con người thật đã viết bức thư.

Không phải ở đâu nó cũng phù hợp. Các công ty lớn thường yêu cầu chữ ký theo mẫu chung, và một hình ảnh cá nhân không có chỗ trong đó. Với một câu trả lời nội bộ nhanh thì không cần thiết. Chữ ký viết tay phát huy tốt nhất ở những nơi ấn tượng là quan trọng: thư giới thiệu bản thân, thư chào hàng, thư cảm ơn, thư gửi khách hàng.

Phông chữ cho thấy bạn đã viết gì; nét chữ tay cho thấy chính bạn đã viết.

Một chữ ký email tốt gồm những gì

Trước khi cài đặt bất cứ thứ gì, hãy quyết định những gì sẽ có trong chữ ký. Lỗi phổ biến nhất là gộp tất cả vào một hình ảnh: chữ ký, họ tên, số điện thoại, logo. Có thể trông đẹp, nhưng nếu ứng dụng email của người nhận không tải ảnh, họ sẽ chẳng thấy gì và cũng không sao chép được số điện thoại của bạn.

• Chữ ký viết tay dưới dạng ảnh. Một hình ảnh nhỏ có nền trong suốt; đây là phần mang dấu ấn cá nhân.
• Họ tên dưới dạng chữ. Kể cả khi đọc được trong chữ ký. Như vậy tên bạn có thể tìm kiếm, sao chép được và vẫn hiện ra khi ảnh không hiển thị.
• Chức danh hoặc vai trò. Một dòng ngắn: “Nhà thiết kế đồ họa”, “Giám đốc điều hành”, “Giáo viên toán”.
• Thông tin liên hệ. Số điện thoại, website; địa chỉ email thì không cần, vì thư được gửi đi từ chính địa chỉ đó.
• Tối đa một thứ thêm. Một logo hoặc một đường dẫn đến trang mạng xã hội là đủ. Nhiều hơn sẽ trông rối mắt.

Làm hình ảnh: nền trong suốt, nét sắc gọn

Chất lượng hình ảnh quyết định chữ ký trông thanh lịch hay rẻ tiền. Một bức ảnh chụp bằng điện thoại hơi lệch, nền giấy xam xám, trông nghiệp dư chứ không hề gần gũi. Mục tiêu là một nét sẫm màu, sạch sẽ, không có nền.

1. 1
   Ký trên giấy trắng sạch. Một tờ giấy trơn, không kẻ dòng, cùng một cây bút đen hoặc xanh đậm có nét đều. Bút kim hay bút gel tốt hơn bút bi ra mực nhạt.
2. 2
   Quét hoặc chụp thẳng. Dưới ánh sáng ban ngày, không có bóng, chụp thẳng từ trên xuống. Tính năng quét tài liệu trên điện thoại sẽ làm phẳng và làm trắng trang giấy.
3. 3
   Cắt sát. Chỉ giữ lại chữ ký, với một khoảng trống mỏng xung quanh.
4. 4
   Xóa nền. Dùng phần mềm chỉnh ảnh hoặc công cụ xóa nền để biến tờ giấy thành trong suốt, rồi lưu dưới dạng PNG. Định dạng JPG không giữ được nền trong suốt.
5. 5
   Chỉnh kích thước. Nhắm khoảng 150–200 pixel chiều cao; trong email, chữ ký sẽ hiển thị nhỏ hơn, nhưng như vậy nó vẫn sắc nét trên màn hình độ phân giải cao.

Nên dùng phiên bản nào?

Chữ ký email là thứ công khai: mọi người nhận đều thấy, nó có thể bị chuyển tiếp và đi đến bất cứ đâu. Vì vậy, đáng để cân nhắc xem bạn có muốn dùng đúng chữ ký đầy đủ, chính thức mà bạn ký trên hợp đồng và ở ngân hàng hay không.

• Phiên bản ngắn. Một dạng giản lược của chữ ký đầy đủ, chẳng hạn chữ cái đầu và phần mở đầu của tên. Nhìn là biết của bạn, nhưng không giống hệt chữ ký chính thức.
• Chữ lồng. Hai chữ cái đầu hòa vào một nét phóng khoáng. Đẹp ở không gian nhỏ và rất riêng.
• Chỉ tên gọi. Thoải mái và thân thiện; hợp với email gửi khách hàng và đồng nghiệp.
• Chữ ký đầy đủ. Nếu bạn vẫn chọn nó, hãy dùng một ảnh nhỏ, độ phân giải thấp, đừng dùng file lớn chất lượng in ấn.

Gmail trên máy tính, từng bước một

Trong Gmail trên trình duyệt, chữ ký nằm trong một trình soạn thảo, nơi bạn cũng có thể chèn ảnh. Tên các mục trong menu có thể hơi khác tùy ngôn ngữ và phiên bản, nhưng bố cục thì tương tự.

1. 1
   Mở phần cài đặt. Biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải, rồi chọn “Xem tất cả chế độ cài đặt”.
2. 2
   Tìm mục Chữ ký. Ở thẻ “Chung”, cuộn xuống, chọn tạo chữ ký mới và đặt tên cho nó.
3. 3
   Gõ phần chữ. Họ tên, chức danh và thông tin liên hệ, mỗi thứ một dòng.
4. 4
   Chèn ảnh. Bấm biểu tượng hình ảnh trên thanh công cụ của trình soạn thảo để tải file PNG lên hoặc chọn từ Google Drive.
5. 5
   Chỉnh kích thước. Bấm vào ảnh đã chèn để thấy các tùy chọn kích thước (nhỏ, vừa, lớn, gốc). Thường thì nhỏ hoặc vừa là đẹp nhất.
6. 6
   Chọn mặc định. Bên dưới chữ ký, chọn xem nó có xuất hiện ở email mới và thư trả lời hay không, rồi lưu thay đổi ở cuối trang.

Outlook: bản web, Outlook mới và Outlook cổ điển trên máy tính

Hiện có nhiều phiên bản Outlook song song: Outlook trên web, ứng dụng Outlook mới và Outlook cổ điển trên máy tính. Ở phiên bản nào bạn cũng tạo được chữ ký có ảnh; chỉ là phần cài đặt nằm ở những chỗ khác nhau.

1. 1
   Bản web và Outlook mới: Cài đặt. Biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải, rồi chọn “Chữ ký” trong mục “Tài khoản”.
2. 2
   Tạo chữ ký mới. Đặt tên, gõ phần chữ, rồi chèn file PNG bằng biểu tượng hình ảnh của trình soạn thảo.
3. 3
   Thu nhỏ ảnh. Kéo một góc của ảnh đã chèn hoặc dùng menu của ảnh để làm nó nhỏ lại.
4. 4
   Thiết lập mặc định. Cũng tại đó, chọn chữ ký nào hiện ở thư mới, chữ ký nào hiện ở thư trả lời và chuyển tiếp.
5. 5
   Outlook cổ điển trên máy tính. Ở đây bạn mở cùng trình soạn thảo đó qua “Tệp”, “Tùy chọn”, “Thư” và nút “Chữ ký”; tại đây cũng chèn file PNG bằng biểu tượng hình ảnh.

Một số phiên bản Outlook chỉ lưu chữ ký trên thiết bị đó, số khác đồng bộ nó với tài khoản. Nếu bạn gửi email từ nhiều máy tính, hãy kiểm tra xem chữ ký có hiện trên từng máy không, và nếu không thì thiết lập lại ở máy đó.

Apple Mail, iPhone và Android

Trên Mac, bạn có thể tạo chữ ký trong phần cài đặt của Apple Mail, ở mục “Chữ ký”, rồi chỉ việc kéo ảnh vào trình soạn thảo. Nên đánh dấu tùy chọn khớp chữ ký với phông chữ mặc định của thư, để phần chữ luôn đồng nhất.

Trên điện thoại thì đa dạng hơn. Ứng dụng Mail có sẵn trên iPhone lưu chữ ký trong phần Cài đặt, ở mục Mail, và về cơ bản chỉ hỗ trợ chữ. Phần lớn ứng dụng email trên Android cũng chỉ cho chữ ký dạng chữ đơn giản. Nếu bạn muốn có chữ ký kèm ảnh cả trên điện thoại, cách chắc chắn nhất là dùng một ứng dụng email có đồng bộ chữ ký đã thiết lập trên máy tính.

• Trả lời từ điện thoại thì chữ là đủ. Họ tên và một thông tin liên hệ là hoàn toàn ổn; chẳng ai chờ một tấm ảnh dưới câu trả lời nhanh.
• Đừng dán thủ công mỗi lần. Sao chép ảnh vào từng thư rất lích kích, và kích thước của nó dễ bị méo.
• Xem email của chính bạn trên điện thoại. Nhiều người nhận đọc thư trên điện thoại: chữ ký của bạn ở đó có còn đẹp không?

Chế độ tối và ảnh bị chặn

Có hai điều khiến chữ ký của bạn hiện ra ở phía người nhận khác với ở phía bạn: chế độ tối, và việc nhiều ứng dụng email mặc định không tải ảnh. Nên chuẩn bị cho cả hai.

• Mực đen có thể biến mất trên nền tối. Nếu ảnh trong suốt và nét màu đen, trên nền chế độ tối nó có thể gần như vô hình. Xanh đậm hoặc một màu mực sáng hơn một chút sẽ hiện rõ hơn trên cả hai nền.
• Một số ứng dụng đổi màu thư. Ở chế độ tối, chúng điều chỉnh chữ và đôi khi cả ảnh theo màu nền; kết quả mỗi ứng dụng một khác. Vì thế bạn cần thử.
• Ảnh nền trắng an toàn hơn nhưng kém thanh lịch. Nếu nhiều người nhận đọc ở chế độ tối, phiên bản nền trắng luôn hiển thị, nhưng trên nền tối nó hiện thành một hình chữ nhật trắng.
• Ảnh bị chặn để lại khoảng trống hoặc một biểu tượng. Vì vậy họ tên và thông tin của bạn phải có cả ở dạng chữ. Chữ ký vẫn đầy đủ; chỉ thiếu phần mang dấu ấn cá nhân.
• Thêm mô tả cho ảnh. Nếu ứng dụng email cho phép, hãy đặt tên bạn làm văn bản thay thế cho ảnh. Nhờ vậy ảnh vẫn có nghĩa với trình đọc màn hình và khi ảnh bị chặn.

Người nhận thấy thế nào? Hãy thử

Trong ứng dụng email của chính bạn, chữ ký hầu như lúc nào cũng trông ổn. Câu hỏi thật sự là ở phía người nhận nó có ổn không. Bạn có thể biết điều đó chỉ trong vài phút và tránh gửi một email quan trọng với chữ ký bị méo hoặc vô hình.

1. 1
   Gửi cho chính mình một email thử. Tốt nhất là đến một địa chỉ của nhà cung cấp khác: từ Gmail sang Outlook hoặc iCloud, và ngược lại.
2. 2
   Mở trên máy tính và điện thoại. Cùng kích thước, cùng tỷ lệ chứ? Không bị nhòe hay phình to chứ?
3. 3
   Bật chế độ tối. Bạn còn thấy nét chữ không? Nếu không, hãy chọn màu mực khác hoặc dùng nền trắng.
4. 4
   Trả lời và chuyển tiếp. Khi trả lời hoặc chuyển tiếp, một số ứng dụng coi ảnh là tệp đính kèm hoặc lặp lại nó. Nếu điều đó làm bạn khó chịu, hãy dùng chữ ký chỉ có chữ cho thư trả lời.
5. 5
   Kiểm tra khi ảnh bị chặn. Nếu ứng dụng cho phép, hãy tắt tự động tải ảnh: vẫn rõ ai là người viết thư chứ?

Những lỗi thường gặp

Gần như ai lần đầu thêm chữ ký viết tay vào email cũng mắc những lỗi này. Lỗi nào cũng dễ sửa.

• Nền giấy xám hoặc ngả vàng. Màu của trang giấy được chụp hiện thành một hình chữ nhật quanh chữ ký. Cách sửa: nền trong suốt, định dạng PNG.
• Ảnh quá to. Chữ ký chiếm nửa màn hình ở cuối email. Cách sửa: cao khoảng hai đến ba dòng chữ.
• Nét mờ, vỡ hạt. Ảnh gốc quá nhỏ rồi bị phóng to. Cách sửa: ảnh gốc độ phân giải cao hơn, thu nhỏ lại trong ứng dụng email.
• Tất cả trong một ảnh. Họ tên, số điện thoại và logo trong một hình đồ họa. Cách sửa: chỉ chữ ký là ảnh; mọi thứ khác là chữ.
• Chữ ký chính thức đầy đủ ở độ phân giải cao. Rủi ro và không cần thiết. Cách sửa: phiên bản ngắn hoặc chữ lồng, trong một ảnh nhỏ hơn.
• Chưa thử chế độ tối. Nét đen trên nền đen. Cách sửa: thử trước, dùng mực xanh đậm hoặc phiên bản nền trắng.
• Ảnh lặp lại trong mọi thư trả lời. Hàng chục chữ ký giống hệt nhau trong một chuỗi thư dài. Cách sửa: một chữ ký ngắn dạng chữ cho thư trả lời.

Một chữ ký email tốt giống một cái bắt tay tốt: ngắn gọn, tự tin, và kết thúc trước khi trở nên thừa.

Chữ ký email không thay thế được điều gì

Điều quan trọng là phải rõ ràng: hình ảnh chữ ký ở cuối email là để trang trí và giới thiệu, không phải là ký một văn bản. Nếu bạn cần ký hợp đồng, tờ khai hay giấy tờ chính thức, có những cách riêng cho việc đó, từ ký trên giấy, đặt chữ ký vào file PDF cho đến các dịch vụ chữ ký điện tử.

Loại chữ ký nào được chấp nhận trong một tình huống cụ thể là do bên kia, cơ quan liên quan và quy định của từng quốc gia quyết định, vì vậy với những việc quan trọng, hãy luôn hỏi họ. Chúng tôi viết chi tiết về việc ký văn bản trong bài viết về PDF và chữ ký điện tử.

Cách dễ nhất: file làm sẵn từ Calligra

Nếu bạn không muốn loay hoay với việc quét, xóa nền và chỉnh kích thước, Calligra sẽ làm thay bạn. Với gói Atelier, bạn có thể tải chữ ký đã thiết kế về dưới dạng ảnh chữ ký email làm sẵn: nền trong suốt, nét sắc ở độ phân giải cao, kích thước vừa cho email, dùng được cho Gmail, Outlook và Apple Mail.

Bạn cũng nhận được phiên bản ngắn và chữ lồng của chữ ký, nên không cần đưa dạng chính thức đầy đủ vào email. Đi kèm còn có file PNG trong suốt và file SVG dạng vector, dùng cho văn bản và chữ ký điện tử.

Nếu bạn chưa có một chữ ký mà mình sẵn lòng đặt ở cuối email, hãy bắt đầu từ những điều cơ bản: bài hướng dẫn này sẽ đưa bạn đi từng bước để tạo chữ ký của riêng mình.

Câu hỏi