E-postanda el yazısı imza: Gmail'de, Outlook'ta ve telefonunda nasıl eklersin

E-postana neden el yazısı imza koymalısın?

E-posta imzası her şeyden önce bilgidir: bunu kim yazdı ve ona nasıl ulaşılır. El yazısı bir imza, yazı tipinin veremeyeceği bir şey ekler: kişisel bir dokunuş. Kariyerine yeni başlayan biri, serbest çalışan, öğretmen ya da içerik üreticisi için bu önemlidir, çünkü okuyan kişi mesajı gerçek bir insanın yazdığını ilk bakışta hisseder.

Her yere uymaz. Büyük şirketler çoğu zaman standart bir imza şart koşar ve kişisel bir görsel oraya yakışmaz. Hızlı bir şirket içi yanıtta gereksizdir. El yazısı imza, izlenimin önemli olduğu yerlerde en iyi sonucu verir: kendini tanıttığın bir mesajda, bir teklifte, bir teşekkür notunda, müşterilere giden mesajlarda.

Yazı tipi ne yazdığını gösterir; el yazısı ise onu senin yazdığını.

İyi bir e-posta imzası nasıl kurulur

Herhangi bir ayar yapmadan önce imzada neler olacağına karar ver. En sık yapılan hata her şeyi tek bir görsele koymaktır: imza, isim, telefon numarası, logo. Güzel görünebilir, ama alıcının e-posta uygulaması görselleri yüklemezse hiçbir şey görmez, telefon numaranı da kopyalayamaz.

• Görsel olarak el yazısı imzan. Şeffaf arka planlı küçük bir görsel; işin kişisel kısmı bu.
• Metin olarak adın. İmzada okunabilse bile. Böylece aranabilir, kopyalanabilir ve görsel görünmediğinde de görünür olur.
• Unvan ya da görev. Kısa tek bir satır: “Grafik tasarımcı”, “Genel müdür”, “Matematik öğretmeni”.
• İletişim bilgileri. Telefon numarası, web sitesi; e-posta adresin gereksiz, çünkü mesaj zaten oradan geliyor.
• En fazla bir ekstra. Bir logo ya da tek bir sosyal medya profili bağlantısı yeterli. Fazlası kalabalık görünür.

Görseli hazırlamak: şeffaf arka plan, net çizgi

İmzanın şık mı yoksa ucuz mu görüneceğine görselin kalitesi karar verir. Hafif yamuk, grimsi kâğıt arka planlı bir telefon fotoğrafı kişisel olmaktan çok amatörce durur. Hedef, arka planı olmayan temiz ve koyu bir çizgidir.

1. 1
   Temiz beyaz kâğıda imza at. Çizgisiz düz bir sayfa ve eşit çizgi veren siyah ya da lacivert bir kalem. İnce uçlu bir keçeli ya da jel kalem, soluk bir tükenmez kalemden iyidir.
2. 2
   Tam karşıdan tara ya da fotoğrafla. Gün ışığında, gölgesiz, tam yukarıdan. Telefonundaki belge tarayıcı sayfayı düzeltir ve beyazlatır.
3. 3
   Sıkı kırp. Yalnızca imzayı bırak, çevresinde ince bir boşluk kalsın.
4. 4
   Arka planı kaldır. Bir görsel düzenleyiciyle ya da arka plan kaldırma aracıyla kâğıdı şeffaf yap ve PNG olarak kaydet. JPG şeffaf arka planı tutamaz.
5. 5
   Boyutlandır. Yaklaşık 150–200 piksel yüksekliği hedefle; e-postanda daha küçük görünecek, ama böylece yüksek çözünürlüklü ekranlarda da keskin kalır.

Hangi sürümü kullanmalısın?

E-posta imzası herkese açıktır: her alıcı onu alır, iletilebilir ve her yere gidebilir. Bu yüzden sözleşmelerde ve bankada kullandığın tam, resmî imzanın aynısını kullanıp kullanmamayı düşünmeye değer.

• Kısa sürüm. Tam imzanın sadeleştirilmiş bir hali, örneğin büyük harf ve soyadının başı. Tanınır biçimde senin, ama resmî olanla aynı değil.
• Monogram. Tek bir akıcı işarette iki baş harf. Küçük alanlarda iyi durur ve çok ayırt edicidir.
• Yalnızca adın. Rahat ve samimi; müşterilere ve iş arkadaşlarına giden e-postalarda iyi işler.
• Tam imzan. Bunu seçersen, büyük baskı kalitesindeki dosyayı değil, küçük ve düşük çözünürlüklü bir görseli kullan.

Bilgisayarda Gmail, adım adım

Tarayıcıdaki Gmail'de imza, görsel de ekleyebildiğin bir düzenleyicide bulunur. Menü adları diline ve sürümüne göre biraz farklı olabilir, ama düzen benzerdir.

1. 1
   Ayarları aç. Sağ üstteki dişli simgesi, ardından “Tüm ayarları görün”.
2. 2
   İmza bölümünü bul. “Genel” sekmesinde aşağı kaydır, “Yeni oluştur”u seç ve imzaya bir ad ver.
3. 3
   Metin kısmını yaz. Adın, unvanın ve iletişim bilgilerin, her biri ayrı bir satırda.
4. 4
   Görseli ekle. PNG dosyanı yüklemek ya da Google Drive'dan seçmek için düzenleyicinin araç çubuğundaki görsel simgesine tıkla.
5. 5
   Boyutu ayarla. Boyut seçeneklerini (küçük, orta, büyük, orijinal) görmek için eklenen görsele tıkla. Genellikle küçük ya da orta en iyi sonucu verir.
6. 6
   Varsayılanları seç. İmzanın altında yeni e-postalarda ve yanıtlarda görünüp görünmeyeceğini seç, sonra sayfanın en altında değişiklikleri kaydet.

Outlook: web, yeni ve klasik masaüstü

Outlook'un birden fazla sürümü yan yana kullanılıyor: web'de Outlook, yeni Outlook uygulaması ve klasik masaüstü Outlook. Hepsinde görselli imza oluşturabilirsin; ayar sadece farklı yerlerde.

1. 1
   Web ve yeni Outlook: Ayarlar. Sağ üstteki dişli simgesi, ardından “Hesaplar” altında “İmzalar”.
2. 2
   Yeni bir imza oluştur. Ona bir ad ver, metin kısmını yaz, sonra düzenleyicinin görsel simgesiyle PNG dosyanı ekle.
3. 3
   Görseli yeniden boyutlandır. Küçültmek için eklenen görselin bir köşesini sürükle ya da görselin menüsünü kullan.
4. 4
   Varsayılanları ayarla. Aynı yerde yeni iletilerde hangi imzanın, yanıtlarda ve iletmelerde hangisinin görüneceğini seç.
5. 5
   Klasik masaüstü Outlook. Burada aynı düzenleyiciye “Dosya”, “Seçenekler”, “Posta” ve “İmzalar” düğmesi üzerinden ulaşırsın; PNG'yi burada da görsel simgesiyle eklersin.

Outlook'un bazı sürümleri imzayı yalnızca o cihazda saklar, bazıları ise hesabınla eşitler. Birden fazla bilgisayardan e-posta gönderiyorsan, imzanın her birinde göründüğünü kontrol et; görünmüyorsa orada da ayarla.

Apple Mail, iPhone ve Android

Mac'te Apple Mail ayarlarında “İmzalar” bölümünden bir imza oluşturabilir ve görseli düzenleyiciye sürükleyip bırakabilirsin. İmzayı iletinin varsayılan yazı tipiyle eşleştirme seçeneğini işaretlemekte fayda var; böylece metin kısmı tutarlı kalır.

Telefonlarda durum daha değişken. iPhone'un yerleşik Mail uygulaması imzayı Ayarlar'da, Mail ile ilgili bölümde tutar ve imza esasen yalnızca metindir. Çoğu Android e-posta uygulaması da düz bir metin imzası sunar. Telefonunda da görselli imza istiyorsan, en güvenilir yol bilgisayarında ayarladığın imzayı eşitleyen bir e-posta uygulamasıdır.

• Telefondan verdiğin yanıtlarda metin yeterli. Adın ve tek bir iletişim bilgisi gayet yeterli; kimse hızlı bir yanıtın altında görsel beklemez.
• Her seferinde elle yapıştırma. Görseli her mesaja kopyalamak zahmetlidir ve boyutu kolayca bozulur.
• Kendi e-postana telefondan bak. Alıcıların çoğu e-postalarını telefonda okur: imzan orada da iyi görünüyor mu?

Karanlık mod ve engellenen görseller

İki şey imzanın alıcıya senin gördüğünden farklı görünmesine yol açabilir: karanlık mod ve birçok e-posta uygulamasının görselleri varsayılan olarak yüklememesi. İkisine de hazırlıklı olmakta fayda var.

• Siyah mürekkep koyu arka planda kaybolabilir. Görsel şeffafsa ve çizgi siyahsa, karanlık modun arka planında neredeyse görünmez olabilir. Lacivert ya da biraz daha açık bir mürekkep her ikisinde de daha iyi durur.
• Bazı uygulamalar mesajı yeniden renklendirir. Karanlık modda metni, bazen de görselleri arka plana uyarlarlar; sonuç uygulamadan uygulamaya değişir. Bu yüzden denemen gerekir.
• Beyaz arka planlı görsel daha güvenli ama daha az zarif. Alıcıların çoğu karanlık modda okuyorsa, beyaz arka planlı bir sürüm her zaman görünür, ama koyu arka planda beyaz bir dikdörtgen olarak durur.
• Engellenen görsel geriye boşluk ya da bir simge bırakır. Bu yüzden adın ve bilgilerin metin olarak da orada olmalı. İmza yine eksiksizdir; yalnızca kişisel kısım eksik kalır.
• Görsele bir açıklama ver. E-posta uygulaman izin veriyorsa, adını görselin alternatif metni olarak ayarla. Böylece ekran okuyucular için ve görseller engellendiğinde de anlamlı kalır.

Alıcıya nasıl görünüyor? Test et

Kendi e-posta uygulamanda imzan neredeyse her zaman iyi görünür. Asıl soru, alıcıya da öyle görünüp görünmediği. Bunu birkaç dakikada öğrenebilir ve önemli bir e-postayı bozuk ya da görünmez bir imzayla göndermekten kurtulursun.

1. 1
   Kendine bir deneme e-postası gönder. Tercihen başka bir sağlayıcıdaki adrese: Gmail'den Outlook'a ya da iCloud'a, ve tersi.
2. 2
   Bilgisayarda ve telefonda aç. Aynı boyut, aynı oranlar mı? Bulanıklaşmamış ya da kocamanlaşmamış mı?
3. 3
   Karanlık modu aç. Çizgiyi hâlâ görebiliyor musun? Göremiyorsan başka bir mürekkep rengi ya da beyaz arka plan seç.
4. 4
   Yanıtla ve ilet. Yanıtlarda ve iletmelerde bazı uygulamalar görseli ek gibi ele alır ya da tekrarlar. Bu seni rahatsız ediyorsa yanıtlar için yalnızca metinden oluşan bir imza kullan.
5. 5
   Görseller engelliyken kontrol et. Uygulaman izin veriyorsa görsellerin otomatik yüklenmesini kapat: mesajı kimin yazdığı hâlâ açık mı?

Sık yapılan hatalar

Bu hatalar, e-postasına ilk kez el yazısı imza ekleyen neredeyse herkesin başına gelir. Her birinin çözümü kolay.

• Gri ya da sarımsı kâğıt arka planı. Fotoğraflanan sayfanın rengi imzanın çevresinde bir dikdörtgen olarak görünür. Çözüm: şeffaf arka plan, PNG formatı.
• Çok büyük bir görsel. E-postanın altında yarım ekranlık bir imza. Çözüm: yaklaşık iki üç satır yüksekliği.
• Bulanık, pikselli çizgi. Çok küçük bir kaynak görsel, sonradan büyütülmüş. Çözüm: daha yüksek çözünürlüklü bir kaynak, e-posta uygulamasında küçültülmüş.
• Her şey tek görselde. İsim, telefon numarası ve logo tek bir grafikte. Çözüm: yalnızca imza görsel, geri kalan her şey metin.
• Yüksek çözünürlükte tam resmî imzan. Riskli ve gereksiz. Çözüm: daha küçük bir görselde kısa bir sürüm ya da monogram.
• Test edilmemiş karanlık mod. Siyah arka planda siyah bir çizgi. Çözüm: test et, lacivert mürekkep ya da beyaz arka planlı bir sürüm kullan.
• Her yanıtta tekrarlanan bir görsel. Uzun bir yazışmada onlarca aynı imza. Çözüm: yanıtlar için kısa bir metin imzası.

İyi bir e-posta imzası iyi bir el sıkışma gibidir: kısa, kendinden emin ve fazla uzamadan biter.

E-posta imzasının yerini tutmadığı şeyler

Şunu açıkça söylemek önemli: bir e-postanın altındaki imza görseli bir süs ve tanıtımdır, bir belgenin imzalanması değildir. Bir sözleşmeyi, bir beyanı ya da resmî bir evrakı imzalaman gerekiyorsa, bunun için ayrı yöntemler vardır: kâğıda imza atmaktan bir PDF'e imza yerleştirmeye ve elektronik imza hizmetlerine kadar.

Belirli bir durumda ne tür bir imzanın kabul edileceğine karşı taraf, ilgili kurum ve ülkenin kuralları karar verir; bu yüzden önemli konularda her zaman onlara sor. Belge imzalamayı PDF ve elektronik imza hakkındaki yazımızda ayrıntılı olarak ele alıyoruz.

En kolay yol: Calligra'dan hazır bir dosya

Tarama, arka plan kaldırma ve boyutlandırmayla uğraşmak istemiyorsan, Calligra bunu senin yerine yapar. Atelier paketiyle tasarladığın imzayı hazır bir e-posta imzası görseli olarak indirebilirsin: şeffaf arka plan, yüksek çözünürlüklü net bir çizgi, e-posta için boyutlandırılmış, Gmail, Outlook ve Apple Mail için.

İmzanın kısa ve monogram sürümlerini de alırsın; böylece tam resmî biçimini e-postalarına koymak zorunda kalmazsın. Belgeler ve elektronik imzalar için şeffaf PNG ve vektörel SVG de pakete dahil.

E-postalarının altına gönül rahatlığıyla koyacağın bir imzan henüz yoksa, temellerden başla: bu rehber kendi imzanı oluşturmanda sana adım adım yol gösterir.

Sorular