En handskriven namnteckning i mejlet: så lägger du till den i Gmail, Outlook och i mobilen

Varför ha en handskriven namnteckning i mejlet?

En mejlsignatur är främst information: vem som skrev det här och hur man når hen. En handskriven namnteckning tillför något som ett typsnitt inte kan: en personlig touch. För den som är i början av sin karriär, frilansar, är lärare eller kreatör spelar det roll, eftersom läsaren direkt känner att en riktig människa har skrivit meddelandet.

Den passar inte överallt. Större företag kräver ofta en standardsignatur, och då hör en personlig bild inte hemma där. I ett snabbt internt svar behövs den inte. En handskriven namnteckning gör sig bäst där intrycket räknas: en presentation av dig själv, en offert, ett tackmejl, meddelanden till kunder.

Ett typsnitt visar vad du skrev; handstilen visar att det var du som skrev det.

Så är en bra mejlsignatur uppbyggd

Innan du ställer in något, bestäm vad som ska ingå i signaturen. Det vanligaste misstaget är att lägga allt i en enda bild: namnteckning, namn, telefonnummer, logga. Det kan se snyggt ut, men om mottagarens mejlapp inte laddar bilder ser hen ingenting, och kan inte kopiera ditt telefonnummer.

• Din handskrivna namnteckning som bild. En liten bild med transparent bakgrund; det här är den personliga delen.
• Ditt namn som text. Även om det går att läsa i namnteckningen. Då går det att söka på, kopiera och syns även när bilden inte gör det.
• Titel eller roll. En kort rad: ”Grafisk formgivare”, ”Vd”, ”Mattelärare”.
• Kontaktuppgifter. Telefonnummer, webbplats; din mejladress behövs inte, eftersom det är därifrån meddelandet kommer.
• Högst en extra sak. En logga eller en länk till en social profil räcker. Mer än så känns rörigt.

Gör bilden: transparent bakgrund, skarp linje

Bildens kvalitet avgör om namnteckningen ser elegant eller billig ut. Ett lite snett mobilfoto med gråaktig pappersbakgrund ser amatörmässigt ut snarare än personligt. Målet är en ren, mörk linje utan bakgrund.

1. 1
   Skriv på rent vitt papper. Ett enkelt, olinjerat ark och en svart eller mörkblå penna med jämn linje. En fineliner eller gelpenna slår en blek kulspetspenna.
2. 2
   Skanna eller fotografera rakt framifrån. I dagsljus, utan skuggor, rakt ovanifrån. Mobilens dokumentskanner rätar upp och gör sidan vitare.
3. 3
   Beskär tätt. Lämna bara namnteckningen, med en smal tom marginal runt om.
4. 4
   Ta bort bakgrunden. Använd ett bildredigeringsprogram eller ett verktyg för bakgrundsborttagning för att göra papperet transparent, och spara som PNG. JPG kan inte ha transparent bakgrund.
5. 5
   Ändra storleken. Sikta på ungefär 150–200 pixlar på höjden; den visas mindre i mejlet, men på så vis håller den sig skarp på högupplösta skärmar.

Vilken version ska du använda?

En mejlsignatur är offentlig: alla mottagare får den, den kan vidarebefordras och den kan hamna var som helst. Därför är det värt att fundera på om du ska använda samma fullständiga, officiella namnteckning som du använder på avtal och på banken.

• Kortversion. En förenklad form av din fullständiga namnteckning, till exempel versalen och början av efternamnet. Igenkännbart din, men inte identisk med den officiella.
• Monogram. Två initialer i ett svepande tecken. Ser bra ut på små ytor och är väldigt särpräglat.
• Bara förnamnet. Avslappnat och vänligt; fungerar bra i mejl till kunder och kollegor.
• Din fullständiga namnteckning. Om du väljer den, använd en liten bild med låg upplösning, inte den stora filen i tryckkvalitet.

Gmail på datorn, steg för steg

I Gmail i webbläsaren finns signaturen i en redigerare där du också kan infoga en bild. Menynamnen kan skilja sig lite beroende på språk och version, men upplägget är detsamma.

1. 1
   Öppna inställningarna. Kugghjulsikonen uppe till höger, sedan ”Se alla inställningar”.
2. 2
   Leta upp avsnittet Signatur. På fliken ”Allmänt”, skrolla nedåt, välj ”Skapa ny” och ge signaturen ett namn.
3. 3
   Skriv textdelen. Ditt namn, din titel och dina kontaktuppgifter, var och en på en egen rad.
4. 4
   Infoga bilden. Klicka på bildikonen i redigerarens verktygsfält för att ladda upp din PNG eller välja den från Google Drive.
5. 5
   Ställ in storleken. Klicka på den infogade bilden för att se storleksalternativen (liten, medel, stor, original). Liten eller medel brukar fungera bäst.
6. 6
   Välj standardinställningar. Under signaturen väljer du om den ska visas i nya mejl och i svar, och sparar sedan ändringarna längst ner på sidan.

Outlook: webben, nya och klassiska skrivbordsappen

Det finns flera versioner av Outlook sida vid sida: Outlook på webben, nya Outlook-appen och klassiska Outlook för skrivbordet. Du kan skapa en bildsignatur i alla; inställningen ligger bara på olika ställen.

1. 1
   Webben och nya Outlook: Inställningar. Kugghjulsikonen uppe till höger, sedan ”Signaturer” under ”Konton”.
2. 2
   Skapa en ny signatur. Ge den ett namn, skriv textdelen och infoga sedan din PNG med redigerarens bildikon.
3. 3
   Ändra bildens storlek. Dra i ett hörn av den infogade bilden eller använd dess meny för att göra den mindre.
4. 4
   Ställ in standardvalen. På samma ställe väljer du vilken signatur som visas i nya meddelanden och i svar och vidarebefordringar.
5. 5
   Klassiska Outlook för skrivbordet. Här når du samma redigerare via ”Arkiv”, ”Alternativ”, ”E-post” och knappen ”Signaturer”; även här infogar du PNG:n med bildikonen.

Vissa versioner av Outlook sparar signaturen bara på den enheten, andra synkar den med ditt konto. Om du mejlar från mer än en dator, kontrollera att den syns på var och en, och ställ in den där om den inte gör det.

Apple Mail, iPhone och Android

På en Mac kan du skapa en signatur i Apple Mails inställningar under ”Signaturer” och helt enkelt dra in bilden i redigeraren. Det är värt att kryssa i alternativet som anpassar signaturen till meddelandets standardtypsnitt, så att textdelen håller sig enhetlig.

I mobilen varierar det mer. iPhones inbyggda Mail-app har signaturen i Inställningar, under Mail, och den är i princip bara text. De flesta mejlappar för Android erbjuder också en ren textsignatur. Om du vill ha en bildsignatur i mobilen också är den säkraste vägen en mejlapp som synkar signaturen du har ställt in på datorn.

• För svar från mobilen räcker text. Ditt namn och en kontaktuppgift är helt okej; ingen förväntar sig en bild längst ner i ett snabbt svar.
• Klistra inte in den för hand varje gång. Att kopiera in bilden i varje meddelande är pilligt, och storleken blir lätt förvrängd.
• Titta på ditt eget mejl i en mobil. Många mottagare läser i mobilen: ser din signatur bra ut där också?

Mörkt läge och blockerade bilder

Två saker kan få din signatur att se annorlunda ut för mottagaren än för dig: mörkt läge, och att många mejlappar inte laddar bilder som standard. Det är värt att förbereda sig på båda.

• Svart bläck kan försvinna mot mörk bakgrund. Om bilden är transparent och linjen svart kan den bli nästan osynlig mot bakgrunden i mörkt läge. Mörkblått eller ett något ljusare bläck klarar sig bättre på båda.
• Vissa appar färgar om meddelandet. I mörkt läge anpassar de text och ibland bilder till bakgrunden; resultatet varierar mellan apparna. Därför måste du testa.
• En bild med vit bakgrund är säkrare men mindre elegant. Om många mottagare läser i mörkt läge syns en version med vit bakgrund alltid, men mot en mörk bakgrund blir den en vit rektangel.
• En blockerad bild lämnar en tom yta eller en ikon. Därför måste ditt namn och dina uppgifter också finnas som text. Signaturen är ändå komplett; det är bara den personliga delen som saknas.
• Ge bilden en beskrivning. Om din mejlapp tillåter det, ange ditt namn som bildens alternativtext. Då är den fortfarande begriplig för skärmläsare och när bilder blockeras.

Hur ser det ut för mottagaren? Testa

I din egen mejlapp ser signaturen nästan alltid bra ut. Den verkliga frågan är om den gör det för mottagaren också. Det tar några minuter att ta reda på, och du slipper skicka ett viktigt mejl med en förvrängd eller osynlig namnteckning.

1. 1
   Skicka ett testmejl till dig själv. Helst till en adress hos en annan leverantör: från Gmail till Outlook eller iCloud, och tvärtom.
2. 2
   Öppna det på en dator och i en mobil. Samma storlek, samma proportioner? Har den inte blivit suddig eller jättestor?
3. 3
   Slå på mörkt läge. Syns linjen fortfarande? Om inte, välj en annan bläckfärg eller vit bakgrund.
4. 4
   Svara och vidarebefordra. I svar och vidarebefordringar behandlar vissa appar bilden som en bilaga eller upprepar den. Om det stör dig, använd en ren textsignatur för svar.
5. 5
   Kontrollera med blockerade bilder. Om appen tillåter det, stäng av automatisk bildladdning: framgår det fortfarande vem som skrev meddelandet?

Vanliga misstag

De här misstagen dyker upp för nästan alla som lägger till en handskriven namnteckning i mejlet för första gången. Alla är lätta att rätta till.

• Grå eller gulaktig pappersbakgrund. Färgen på det fotograferade arket syns som en rektangel runt namnteckningen. Lösning: transparent bakgrund, PNG-format.
• En bild som är för stor. En namnteckning på en halv skärm längst ner i mejlet. Lösning: ungefär två eller tre rader hög.
• Suddig, pixlig linje. En för liten originalbild som sedan förstorats. Lösning: ett original med högre upplösning, nedskalat i mejlappen.
• Allt i en bild. Namn, telefonnummer och logga i en och samma grafik. Lösning: bara namnteckningen är en bild; allt annat är text.
• Din fullständiga officiella namnteckning i hög upplösning. Riskabelt och onödigt. Lösning: en kortversion eller ett monogram, i en mindre bild.
• Otestat mörkt läge. En svart linje på svart bakgrund. Lösning: testa, använd mörkblått bläck eller en version med vit bakgrund.
• En bild som upprepas i varje svar. Dussintals identiska namnteckningar i en lång tråd. Lösning: en kort textsignatur för svar.

En bra mejlsignatur är som ett bra handslag: kort, säkert och över innan det blir för mycket.

Vad en mejlsignatur inte ersätter

Det är viktigt att vara tydlig: en bild av din namnteckning längst ner i ett mejl är dekoration och presentation, inte en underskrift av ett dokument. Om du behöver skriva under ett avtal, en försäkran eller en officiell handling finns det separata metoder för det, från att skriva under på papper till att placera en namnteckning i en pdf eller använda tjänster för e-underskrift.

Vilken sorts underskrift som godtas i en viss situation avgörs av motparten, den berörda institutionen och reglerna i landet, så fråga dem alltid i viktiga ärenden. Vi går igenom hur man skriver under dokument i detalj i vår artikel om pdf:er och e-underskrifter.

Enklaste vägen: en färdig fil från Calligra

Om du hellre slipper skanna, ta bort bakgrund och ändra storlek, gör Calligra det åt dig. Med paketet Atelier kan du ladda ner din formgivna namnteckning som en färdig bild för mejlsignaturen: transparent bakgrund, en skarp högupplöst linje, anpassad storlek för mejl, för Gmail, Outlook och Apple Mail.

Du får också kortversioner och monogramversioner av din namnteckning, så att du inte behöver sätta din fullständiga officiella form i dina mejl. Den transparenta PNG-filen och vektorfilen i SVG ingår också, för dokument och e-underskrifter.

Om du ännu inte har en namnteckning som du gärna sätter längst ner i dina mejl, börja med grunderna: den här guiden tar dig steg för steg genom hur du skapar din egen.

Frågor