Assinatura manuscrita no e-mail: como adicionar no Gmail, no Outlook e no celular

Por que colocar uma assinatura manuscrita no seu e-mail?

Uma assinatura de e-mail é, acima de tudo, informação: quem escreveu isto e como entrar em contato. Uma assinatura manuscrita acrescenta algo que nenhuma fonte consegue: um toque pessoal. Para quem está começando a carreira, para um freelancer, um professor ou um criador de conteúdo isso faz diferença, porque o leitor percebe de relance que uma pessoa de verdade escreveu a mensagem.

Ela não cabe em todo lugar. Empresas maiores costumam exigir uma assinatura padrão, e uma imagem pessoal não se encaixa. Numa resposta interna rápida, ela é dispensável. A assinatura manuscrita funciona melhor onde a impressão conta: uma apresentação, uma proposta, um agradecimento, mensagens para clientes.

A fonte mostra o que você escreveu; a letra à mão mostra que foi você quem escreveu.

Como se monta uma boa assinatura de e-mail

Antes de configurar qualquer coisa, decida o que entra na assinatura. O erro mais comum é colocar tudo numa única imagem: assinatura, nome, telefone, logotipo. Pode ficar bonito, mas, se o aplicativo de e-mail do destinatário não carregar imagens, ele não vê nada, e também não consegue copiar seu telefone.

• Sua assinatura manuscrita como imagem. Uma imagem pequena com fundo transparente; esta é a parte pessoal.
• Seu nome como texto. Mesmo que dê para ler na assinatura. Assim ele pode ser pesquisado e copiado, e aparece quando a imagem não aparece.
• Cargo ou função. Uma linha curta: “Designer gráfica”, “Diretor-geral”, “Professora de matemática”.
• Contato. Telefone, site; o endereço de e-mail é dispensável, já que é de lá que a mensagem vem.
• No máximo um extra. Um logotipo ou o link de um perfil social já basta. Mais do que isso fica poluído.

Preparando a imagem: fundo transparente, traço nítido

A qualidade da imagem decide se a assinatura parece elegante ou barata. Uma foto de celular meio torta, com o fundo acinzentado do papel, parece mais amadora do que pessoal. O objetivo é um traço limpo e escuro, sem fundo.

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   Assine em papel branco e limpo. Uma folha lisa, sem pauta, e uma caneta preta ou azul-escura de traço uniforme. Uma caneta de ponta fina ou gel é melhor do que uma esferográfica fraca.
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   Escaneie ou fotografe de frente. Com luz do dia, sem sombras, bem de cima. O scanner de documentos do celular endireita e clareia a página.
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   Recorte bem justo. Deixe só a assinatura, com uma margem vazia fina em volta.
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   Remova o fundo. Use um editor de imagens ou um removedor de fundo para deixar o papel transparente e salve em PNG. O JPG não aceita fundo transparente.
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   Ajuste o tamanho. Mire em cerca de 150–200 pixels de altura; no e-mail ela vai aparecer menor, mas assim continua nítida em telas de alta resolução.

Qual versão usar?

Uma assinatura de e-mail é pública: todo destinatário recebe, ela pode ser encaminhada e pode parar em qualquer lugar. Por isso vale pensar se você quer usar a mesma assinatura completa e oficial que usa em contratos e no banco.

• Versão curta. Uma forma simplificada da sua assinatura completa, como a inicial e o começo do sobrenome. Dá para reconhecer que é sua, mas não é idêntica à oficial.
• Monograma. Duas iniciais num único traço amplo. Fica bonito em espaços pequenos e é bem marcante.
• Só o primeiro nome. Descontraído e simpático; funciona bem em e-mails para clientes e colegas.
• Sua assinatura completa. Se escolher essa, use uma imagem pequena e de baixa resolução, não o arquivo grande com qualidade de impressão.

Gmail no computador, passo a passo

No Gmail pelo navegador, a assinatura fica num editor em que você também pode inserir uma imagem. Os nomes dos menus podem variar um pouco conforme o idioma e a versão, mas a organização é parecida.

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   Abra as configurações. O ícone de engrenagem no canto superior direito e depois “Ver todas as configurações”.
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   Encontre a seção Assinatura. Na guia “Geral”, role a página até a parte da assinatura, crie uma nova pelo botão correspondente e dê um nome a ela.
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   Digite a parte de texto. Seu nome, cargo e contatos, cada um numa linha.
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   Insira a imagem. Clique no ícone de imagem na barra de ferramentas do editor para enviar seu PNG ou escolhê-lo no Google Drive.
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   Ajuste o tamanho. Clique na imagem inserida para ver as opções de tamanho (pequeno, médio, grande, original). Pequeno ou médio costumam funcionar melhor.
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   Escolha os padrões. Abaixo da assinatura, escolha se ela aparece em e-mails novos e em respostas e salve as alterações no fim da página.

Outlook: web, novo e clássico para desktop

Várias versões do Outlook convivem lado a lado: o Outlook na web, o novo aplicativo do Outlook e o Outlook clássico para desktop. Em todas dá para criar uma assinatura com imagem; só muda o lugar da configuração.

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   Web e novo Outlook: Configurações. O ícone de engrenagem no canto superior direito e depois “Assinaturas”, em “Contas”.
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   Crie uma nova assinatura. Dê um nome, digite a parte de texto e insira seu PNG com o ícone de imagem do editor.
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   Redimensione a imagem. Arraste um canto da imagem inserida ou use o menu dela para diminuí-la.
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   Defina os padrões. No mesmo lugar, escolha qual assinatura aparece em mensagens novas e qual em respostas e encaminhamentos.
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   Outlook clássico para desktop. Aqui você chega ao mesmo editor por “Arquivo”, “Opções”, “Email” e o botão “Assinaturas”; insira o PNG com o ícone de imagem aqui também.

Algumas versões do Outlook guardam a assinatura só naquele dispositivo; outras sincronizam com a sua conta. Se você manda e-mails de mais de um computador, confira se ela aparece em cada um e, se não aparecer, configure lá também.

Apple Mail, iPhone e Android

No Mac, você pode criar uma assinatura nos ajustes do Apple Mail, em “Assinaturas”, e simplesmente arrastar a imagem para o editor. Vale marcar a opção que ajusta a assinatura à fonte padrão da mensagem, para que a parte de texto fique uniforme.

No celular, varia mais. O app Mail nativo do iPhone guarda a assinatura nos Ajustes, na parte do Mail, e na prática é só texto. A maioria dos aplicativos de e-mail para Android também oferece uma assinatura de texto simples. Se você quer uma assinatura com imagem também no celular, o caminho mais confiável é um aplicativo de e-mail que sincronize a assinatura configurada no computador.

• Para responder pelo celular, texto basta. Seu nome e um contato estão ótimos; ninguém espera uma imagem no fim de uma resposta rápida.
• Não cole na mão toda vez. Copiar a imagem em cada mensagem dá trabalho, e o tamanho dela se distorce com facilidade.
• Veja seu próprio e-mail num celular. Muitos destinatários leem no celular: sua assinatura fica bonita lá também?

Modo escuro e imagens bloqueadas

Duas coisas podem fazer sua assinatura aparecer de um jeito para o destinatário e de outro para você: o modo escuro e o fato de que muitos aplicativos de e-mail não carregam imagens por padrão. Vale se preparar para as duas.

• Tinta preta pode sumir num fundo escuro. Se a imagem é transparente e o traço é preto, ele pode ficar quase invisível sobre o fundo do modo escuro. Azul-escuro ou uma tinta um pouco mais clara se saem melhor nos dois casos.
• Alguns aplicativos mudam as cores da mensagem. No modo escuro, eles ajustam o texto, e às vezes as imagens, ao fundo; o resultado varia de aplicativo para aplicativo. Por isso é preciso testar.
• Uma imagem com fundo branco é mais segura, mas menos elegante. Se muitos destinatários leem no modo escuro, uma versão com fundo branco sempre aparece, mas sobre um fundo escuro ela vira um retângulo branco.
• Uma imagem bloqueada deixa um espaço vazio ou um ícone. Por isso seu nome e seus dados também precisam estar ali como texto. A assinatura continua completa; só falta a parte pessoal.
• Dê uma descrição à imagem. Se o seu aplicativo de e-mail permitir, coloque seu nome como texto alternativo da imagem. Assim ela continua fazendo sentido para leitores de tela e quando as imagens estão bloqueadas.

Como fica para o destinatário? Teste

No seu próprio aplicativo de e-mail, a assinatura quase sempre parece ótima. A pergunta de verdade é se ela também fica boa para o destinatário. Dá para descobrir em poucos minutos e evitar mandar um e-mail importante com a assinatura distorcida ou invisível.

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   Mande um e-mail de teste para você mesmo. De preferência para um endereço de outro provedor: do Gmail para o Outlook ou o iCloud, e vice-versa.
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   Abra no computador e no celular. Mesmo tamanho, mesmas proporções? Não ficou borrada nem enorme?
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   Ative o modo escuro. Ainda dá para ver o traço? Se não, escolha outra cor de tinta ou um fundo branco.
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   Responda e encaminhe. Em respostas e encaminhamentos, alguns aplicativos tratam a imagem como anexo ou a repetem. Se isso incomodar, use uma assinatura só de texto para as respostas.
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   Confira com as imagens bloqueadas. Se o seu aplicativo permitir, desligue o carregamento automático de imagens: ainda fica claro quem escreveu a mensagem?

Erros comuns

Esses erros acontecem com quase todo mundo que adiciona uma assinatura manuscrita ao e-mail pela primeira vez. Todos são fáceis de corrigir.

• Fundo de papel cinza ou amarelado. A cor da página fotografada aparece como um retângulo em volta da assinatura. Solução: fundo transparente, formato PNG.
• Uma imagem grande demais. Uma assinatura de meia tela no fim do e-mail. Solução: cerca de duas ou três linhas de altura.
• Traço borrado e pixelado. Uma imagem de origem pequena demais, depois ampliada. Solução: um original de maior resolução, reduzido no aplicativo de e-mail.
• Tudo numa imagem só. Nome, telefone e logotipo num único gráfico. Solução: só a assinatura é imagem; todo o resto é texto.
• Sua assinatura oficial completa em alta resolução. Arriscado e desnecessário. Solução: uma versão curta ou um monograma, numa imagem menor.
• Modo escuro sem teste. Um traço preto sobre fundo preto. Solução: teste, use tinta azul-escura ou uma versão com fundo branco.
• Uma imagem repetida em cada resposta. Dezenas de assinaturas idênticas numa conversa longa. Solução: uma assinatura curta só de texto para as respostas.

Uma boa assinatura de e-mail é como um bom aperto de mão: breve, firme e encerrado antes de ficar demais.

O que a assinatura de e-mail não substitui

É importante ter isto claro: uma imagem da sua assinatura no fim de um e-mail é enfeite e apresentação, não a assinatura de um documento. Se você precisa assinar um contrato, uma declaração ou um papel oficial, existem métodos próprios para isso, desde assinar no papel até colocar uma assinatura num PDF ou usar serviços de assinatura eletrônica.

Que tipo de assinatura é aceito numa situação específica quem decide é a outra parte, a instituição envolvida e as regras do país, então, para assuntos importantes, pergunte sempre a eles. Falamos em detalhe sobre assinar documentos no nosso artigo sobre assinatura em PDF e assinatura eletrônica.

O caminho mais fácil: um arquivo pronto da Calligra

Se você prefere não se ocupar com escanear, remover fundo e redimensionar, a Calligra faz isso por você. Com o pacote Atelier, você pode baixar a assinatura que criou como uma imagem de assinatura de e-mail pronta: fundo transparente, traço nítido em alta resolução, no tamanho certo para e-mail, para Gmail, Outlook e Apple Mail.

Você também recebe versões curta e de monograma da sua assinatura, para não precisar colocar sua forma oficial completa nos e-mails. O PNG transparente e o SVG vetorial também vêm junto, para documentos e assinaturas eletrônicas.

Se você ainda não tem uma assinatura que colocaria com gosto no fim dos seus e-mails, comece pelo básico: este guia leva você passo a passo pela criação da sua.

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