Een handgeschreven handtekening in je e-mail: zo voeg je die toe in Gmail, Outlook en op je telefoon

Waarom een handgeschreven handtekening in je e-mail?

Een e-mailhandtekening is vooral informatie: wie heeft dit geschreven en hoe bereik je diegene. Een handgeschreven handtekening voegt iets toe wat een lettertype niet kan: een persoonlijke touch. Voor iemand die net aan zijn loopbaan begint, een zzp'er, een docent of een maker is dat belangrijk, want de lezer voelt in één oogopslag dat een echt mens dit bericht schreef.

Het past niet overal. Grotere bedrijven schrijven vaak een standaardhandtekening voor, en dan hoort een persoonlijke afbeelding er niet bij. Voor een snel intern antwoord is het overbodig. Een handgeschreven handtekening werkt het best waar de indruk telt: een kennismaking, een offerte, een bedankje, berichten aan klanten.

Een lettertype laat zien wát je schreef; handschrift laat zien dat jíj het schreef.

Zo is een goede e-mailhandtekening opgebouwd

Bepaal eerst wat er in de handtekening komt, voordat je iets instelt. De meest gemaakte fout is alles in één afbeelding stoppen: handtekening, naam, telefoonnummer, logo. Dat kan er mooi uitzien, maar als de mailapp van de ontvanger geen afbeeldingen laadt, ziet die niets, en je telefoonnummer kopiëren lukt ook niet.

• Je handgeschreven handtekening als afbeelding. Een kleine afbeelding met een transparante achtergrond; dit is het persoonlijke deel.
• Je naam als tekst. Ook als die in de handtekening leesbaar is. Zo is hij doorzoekbaar, te kopiëren en zichtbaar als de afbeelding dat niet is.
• Functie of rol. Eén korte regel: “Grafisch ontwerper”, “Directeur”, “Docent wiskunde”.
• Contactgegevens. Telefoonnummer, website; je e-mailadres is overbodig, want daar komt het bericht al vandaan.
• Hooguit één extraatje. Een logo of één link naar een sociaal profiel is genoeg. Meer oogt rommelig.

De afbeelding maken: transparante achtergrond, scherpe lijn

De kwaliteit van de afbeelding bepaalt of de handtekening er chic of goedkoop uitziet. Een wat scheve telefoonfoto met een grijzige papierachtergrond oogt eerder amateuristisch dan persoonlijk. Het doel is een schone, donkere lijn zonder achtergrond.

1. 1
   Teken op schoon wit papier. Een effen vel zonder lijntjes en een zwarte of donkerblauwe pen met een gelijkmatige lijn. Een fineliner of gelpen is beter dan een bleke balpen.
2. 2
   Scan of fotografeer recht van boven. Bij daglicht, zonder schaduwen, precies van bovenaf. De documentscanner van je telefoon trekt de pagina recht en maakt hem witter.
3. 3
   Snijd strak bij. Laat alleen de handtekening over, met een smalle lege rand eromheen.
4. 4
   Verwijder de achtergrond. Maak het papier transparant met een fotobewerker of een tool die achtergronden verwijdert, en sla het op als PNG. JPG kan geen transparante achtergrond bevatten.
5. 5
   Pas het formaat aan. Mik op zo'n 150–200 pixels hoog; in je e-mail wordt hij kleiner weergegeven, maar zo blijft hij scherp op schermen met een hoge resolutie.

Welke versie gebruik je?

Een e-mailhandtekening is openbaar: elke ontvanger krijgt hem, hij kan worden doorgestuurd en overal terechtkomen. Het loont dus om na te denken of je dezelfde volledige, officiële handtekening wilt gebruiken die je onder contracten en bij de bank zet.

• Korte versie. Een vereenvoudigde vorm van je volledige handtekening, bijvoorbeeld de hoofdletter en het begin van je achternaam. Herkenbaar van jou, maar niet gelijk aan de officiële.
• Monogram. Twee initialen in één zwierige vorm. Staat mooi op een kleine plek en is heel herkenbaar.
• Alleen je voornaam. Ontspannen en vriendelijk; werkt goed in e-mails aan klanten en collega's.
• Je volledige handtekening. Kies je toch hiervoor, gebruik dan een kleine afbeelding met een lage resolutie, niet het grote bestand in drukkwaliteit.

Gmail op de computer, stap voor stap

In Gmail in de browser zit de handtekening in een editor waarin je ook een afbeelding kunt invoegen. Menunamen kunnen iets verschillen per taal en versie, maar de indeling is vergelijkbaar.

1. 1
   Open de instellingen. Het tandwielpictogram rechtsboven, daarna “Alle instellingen bekijken”.
2. 2
   Zoek het onderdeel Handtekening. Scrol op het tabblad “Algemeen” naar beneden, kies “Nieuwe maken” en geef de handtekening een naam.
3. 3
   Typ het tekstgedeelte. Je naam, functie en contactgegevens, elk op een eigen regel.
4. 4
   Voeg de afbeelding in. Klik op het afbeeldingspictogram in de werkbalk van de editor om je PNG te uploaden of uit Google Drive te kiezen.
5. 5
   Stel het formaat in. Klik op de ingevoegde afbeelding om de formaatopties te zien (klein, gemiddeld, groot, origineel). Klein of gemiddeld werkt meestal het best.
6. 6
   Kies de standaardinstellingen. Kies onder de handtekening of hij bij nieuwe e-mails en antwoorden verschijnt, en sla de wijzigingen onderaan de pagina op.

Outlook: web, nieuw en klassiek op de desktop

Er bestaan meerdere versies van Outlook naast elkaar: Outlook op het web, de nieuwe Outlook-app en het klassieke Outlook voor de desktop. In alle kun je een handtekening met afbeelding maken; de instelling zit alleen op verschillende plekken.

1. 1
   Web en nieuwe Outlook: Instellingen. Het tandwielpictogram rechtsboven, daarna “Handtekeningen” onder “Accounts”.
2. 2
   Maak een nieuwe handtekening. Geef hem een naam, typ het tekstgedeelte en voeg dan je PNG in met het afbeeldingspictogram van de editor.
3. 3
   Verklein de afbeelding. Sleep aan een hoek van de ingevoegde afbeelding of gebruik het menu ervan om hem kleiner te maken.
4. 4
   Stel de standaard in. Kies op dezelfde plek welke handtekening verschijnt bij nieuwe berichten en welke bij antwoorden en doorgestuurde berichten.
5. 5
   Klassiek Outlook voor de desktop. Hier kom je bij dezelfde editor via “Bestand”, “Opties”, “E-mail” en de knop “Handtekeningen”; ook hier voeg je de PNG in met het afbeeldingspictogram.

Sommige versies van Outlook bewaren de handtekening alleen op dat apparaat, andere synchroniseren hem met je account. Mail je vanaf meer dan één computer, controleer dan of hij op elk ervan verschijnt, en stel hem daar in als dat niet zo is.

Apple Mail, iPhone en Android

Op een Mac maak je een handtekening in de instellingen van Apple Mail onder “Handtekeningen” en sleep je de afbeelding gewoon in de editor. Vink zeker de optie aan om de handtekening aan het standaardlettertype van het bericht aan te passen, zodat het tekstgedeelte consistent blijft.

Op telefoons loopt het meer uiteen. De ingebouwde Mail-app van de iPhone bewaart de handtekening in de Instellingen-app, bij de instellingen voor Mail, en die is in wezen alleen tekst. De meeste Android-mailapps bieden ook alleen een eenvoudige teksthandtekening. Wil je ook op je telefoon een handtekening met afbeelding, dan is een mailapp die de handtekening van je computer synchroniseert de betrouwbaarste route.

• Voor antwoorden vanaf je telefoon is tekst genoeg. Je naam en één contactgegeven zijn prima; niemand verwacht een afbeelding onder een snel antwoord.
• Plak hem niet elke keer met de hand. De afbeelding in elk bericht kopiëren is gepriegel, en het formaat raakt makkelijk vervormd.
• Bekijk je eigen mail op een telefoon. Veel ontvangers lezen op hun telefoon: ziet je handtekening er daar ook goed uit?

Donkere modus en geblokkeerde afbeeldingen

Twee dingen kunnen ervoor zorgen dat je handtekening er bij de ontvanger anders uitziet dan bij jou: de donkere modus, en het feit dat veel mailapps afbeeldingen standaard niet laden. Het loont om op beide voorbereid te zijn.

• Zwarte inkt kan verdwijnen op een donkere achtergrond. Is de afbeelding transparant en de lijn zwart, dan kan die tegen een achtergrond in donkere modus bijna onzichtbaar worden. Donkerblauw of een iets lichtere inkt houdt zich op beide beter.
• Sommige apps kleuren het bericht om. In donkere modus passen ze tekst en soms ook afbeeldingen aan de achtergrond aan; het resultaat verschilt per app. Daarom moet je testen.
• Een afbeelding met witte achtergrond is veiliger, maar minder elegant. Lezen veel ontvangers in donkere modus, dan is een versie met witte achtergrond altijd zichtbaar, maar op een donkere achtergrond verschijnt die als een wit rechthoekje.
• Een geblokkeerde afbeelding laat een leeg vak of een pictogram achter. Daarom moeten je naam en gegevens er ook als tekst staan. De handtekening is dan nog compleet; alleen het persoonlijke deel ontbreekt.
• Geef de afbeelding een beschrijving. Als je mailapp het toelaat, stel je naam in als alt-tekst van de afbeelding. Zo blijft hij betekenisvol voor schermlezers en als afbeeldingen geblokkeerd zijn.

Hoe ziet de ontvanger hem? Test het

In je eigen mailapp ziet je handtekening er bijna altijd goed uit. De echte vraag is of dat bij de ontvanger ook zo is. Dat zoek je in een paar minuten uit, en zo voorkom je dat je een belangrijke e-mail verstuurt met een vervormde of onzichtbare handtekening.

1. 1
   Stuur jezelf een testmail. Het liefst naar een adres bij een andere provider: van Gmail naar Outlook of iCloud, en andersom.
2. 2
   Open hem op een computer en een telefoon. Hetzelfde formaat, dezelfde verhoudingen? Is hij niet wazig of enorm geworden?
3. 3
   Zet de donkere modus aan. Zie je de lijn nog? Zo niet, kies dan een andere inktkleur of een witte achtergrond.
4. 4
   Beantwoord en stuur door. Bij antwoorden en doorsturen behandelen sommige apps de afbeelding als bijlage of herhalen ze hem. Stoort je dat, gebruik dan voor antwoorden een handtekening met alleen tekst.
5. 5
   Controleer hem met geblokkeerde afbeeldingen. Zet, als je app dat toelaat, het automatisch laden van afbeeldingen uit: is dan nog duidelijk wie het bericht schreef?

Veelgemaakte fouten

Deze fouten komen bijna iedereen tegen die voor het eerst een handgeschreven handtekening aan zijn e-mail toevoegt. Elk ervan is makkelijk op te lossen.

• Grijze of gelige papierachtergrond. De kleur van het gefotografeerde vel verschijnt als een rechthoek rond de handtekening. Oplossing: transparante achtergrond, PNG-formaat.
• Een te grote afbeelding. Een handtekening van een half scherm onder de e-mail. Oplossing: ongeveer twee of drie regels hoog.
• Wazige, korrelige lijn. Een te kleine bronafbeelding die vervolgens is vergroot. Oplossing: een bron met hogere resolutie, in de mailapp verkleind.
• Alles in één afbeelding. Naam, telefoonnummer en logo in één plaatje. Oplossing: alleen de handtekening is een afbeelding, al het andere is tekst.
• Je volledige officiële handtekening in hoge resolutie. Riskant en onnodig. Oplossing: een korte versie of een monogram, in een kleinere afbeelding.
• Niet geteste donkere modus. Een zwarte lijn op een zwarte achtergrond. Oplossing: test het, gebruik donkerblauwe inkt of een versie met witte achtergrond.
• Een afbeelding die in elk antwoord terugkomt. Tientallen identieke handtekeningen in een lang gesprek. Oplossing: een korte teksthandtekening voor antwoorden.

Een goede e-mailhandtekening is als een goede handdruk: kort, zelfverzekerd, en voorbij voordat hij te lang duurt.

Wat een e-mailhandtekening niet vervangt

Het is belangrijk om dit helder te hebben: een afbeelding van je handtekening onder een e-mail is versiering en kennismaking, geen ondertekening van een document. Moet je een contract, een verklaring of een officieel stuk ondertekenen, dan bestaan daar aparte methoden voor, van tekenen op papier tot een handtekening in een pdf plaatsen tot diensten voor elektronische handtekeningen.

Welk soort handtekening in een bepaalde situatie wordt geaccepteerd, beslissen de andere partij, de betrokken instantie en de regels van het land, dus vraag het hen bij belangrijke zaken altijd. Over documenten ondertekenen lees je alles in ons artikel over pdf's en elektronische handtekeningen.

De makkelijkste route: een kant-en-klaar bestand van Calligra

Heb je liever geen gedoe met scannen, achtergronden verwijderen en formaten aanpassen, dan doet Calligra het voor je. Met het Atelier-pakket download je je ontworpen handtekening als kant-en-klare afbeelding voor je e-mailhandtekening: transparante achtergrond, een scherpe lijn in hoge resolutie, op maat voor e-mail, voor Gmail, Outlook en Apple Mail.

Je krijgt er ook een korte versie en een monogramversie van je handtekening bij, zodat je je volledige officiële vorm niet in je e-mails hoeft te zetten. De transparante PNG en de vector-SVG zitten er ook bij, voor documenten en elektronische handtekeningen.

Heb je nog geen handtekening die je met plezier onder je e-mails zet, begin dan bij de basis: deze handleiding neemt je stap voor stap mee in het maken van je eigen handtekening.

Vragen