Tanda tangan tulisan tangan di email: cara menambahkannya di Gmail, Outlook, dan ponsel

Kenapa memasang tanda tangan tulisan tangan di email?

Tanda tangan email pada dasarnya adalah informasi: siapa yang menulis dan bagaimana menghubunginya. Tanda tangan tulisan tangan menambahkan sesuatu yang tidak bisa diberikan font: sentuhan pribadi. Bagi yang baru memulai karier, pekerja lepas, guru, atau kreator, hal ini penting, karena pembaca langsung merasa bahwa pesan itu ditulis oleh orang sungguhan.

Tapi tidak cocok di semua tempat. Perusahaan besar sering mewajibkan tanda tangan standar, dan gambar pribadi tidak masuk di sana. Untuk balasan internal yang singkat, juga tidak perlu. Tanda tangan tulisan tangan paling pas di saat kesan itu penting: email perkenalan, penawaran, ucapan terima kasih, pesan untuk klien.

Font menunjukkan apa yang kamu tulis; tulisan tangan menunjukkan bahwa kamulah yang menulisnya.

Susunan tanda tangan email yang baik

Sebelum mengatur apa pun, tentukan dulu apa saja yang masuk ke tanda tangan. Kesalahan paling umum adalah memasukkan semuanya ke dalam satu gambar: tanda tangan, nama, nomor telepon, logo. Memang bisa terlihat bagus, tapi kalau aplikasi email penerima tidak memuat gambar, mereka tidak melihat apa pun, dan nomor teleponmu tidak bisa disalin.

• Tanda tangan tulisan tanganmu sebagai gambar. Gambar kecil berlatar transparan; inilah bagian yang personal.
• Namamu sebagai teks. Meskipun sudah terbaca di tanda tangan. Dengan begitu namamu bisa dicari, disalin, dan tetap terlihat saat gambar tidak muncul.
• Jabatan atau peran. Satu baris pendek: “Desainer grafis”, “Direktur”, “Guru matematika”.
• Kontak. Nomor telepon, situs web; alamat email tidak perlu, karena pesannya memang datang dari situ.
• Paling banyak satu tambahan. Logo atau satu tautan profil media sosial sudah cukup. Lebih dari itu terasa ramai.

Membuat gambarnya: latar transparan, garis tajam

Kualitas gambar menentukan apakah tanda tanganmu terlihat elegan atau murahan. Foto ponsel yang agak miring dengan latar kertas keabu-abuan lebih terkesan amatir daripada personal. Targetnya adalah garis gelap yang bersih tanpa latar.

1. 1
   Tanda tangani kertas putih yang bersih. Lembar polos tanpa garis, dengan pulpen hitam atau biru tua yang tintanya rata. Fineliner atau pulpen gel lebih baik daripada pulpen ballpoint yang samar.
2. 2
   Pindai atau foto dari depan. Di bawah cahaya siang, tanpa bayangan, tepat dari atas. Fitur pemindai dokumen di ponsel akan meluruskan halaman dan membuatnya lebih putih.
3. 3
   Potong rapat. Sisakan hanya tanda tangan, dengan sedikit ruang kosong di sekelilingnya.
4. 4
   Hapus latarnya. Gunakan editor gambar atau alat penghapus latar untuk membuat kertasnya transparan, lalu simpan sebagai PNG. JPG tidak bisa menyimpan latar transparan.
5. 5
   Atur ukurannya. Usahakan tingginya sekitar 150–200 piksel; di email gambar akan tampil lebih kecil, tapi ukuran ini menjaganya tetap tajam di layar beresolusi tinggi.

Versi mana yang sebaiknya dipakai?

Tanda tangan email bersifat publik: setiap penerima mendapatkannya, email bisa diteruskan, dan bisa sampai ke mana saja. Jadi ada baiknya dipikirkan apakah kamu mau memakai tanda tangan resmi lengkap yang sama dengan yang kamu gunakan di kontrak dan di bank.

• Versi singkat. Bentuk sederhana dari tanda tangan lengkapmu, misalnya huruf kapital dan awal nama belakang. Tetap jelas milikmu, tapi tidak sama persis dengan yang resmi.
• Monogram. Dua inisial dalam satu goresan. Bagus di ruang kecil dan sangat khas.
• Nama depan saja. Santai dan ramah; cocok untuk email ke klien dan rekan kerja.
• Tanda tangan lengkapmu. Kalau memang memilih ini, pakai gambar kecil beresolusi rendah, bukan file besar berkualitas cetak.

Gmail di komputer, langkah demi langkah

Di Gmail versi browser, tanda tangan diatur di sebuah editor yang juga bisa menyisipkan gambar. Nama menu bisa sedikit berbeda tergantung bahasa dan versinya, tapi tata letaknya mirip.

1. 1
   Buka setelan. Ikon roda gigi di kanan atas, lalu “Lihat semua setelan”.
2. 2
   Cari bagian Tanda tangan. Di tab “Umum”, gulir ke bawah, pilih “Buat baru”, lalu beri nama tanda tangannya.
3. 3
   Ketik bagian teksnya. Nama, jabatan, dan kontakmu, masing-masing di barisnya sendiri.
4. 4
   Sisipkan gambar. Klik ikon gambar di bilah alat editor untuk mengunggah PNG-mu atau memilihnya dari Google Drive.
5. 5
   Atur ukurannya. Klik gambar yang sudah disisipkan untuk melihat pilihan ukuran (kecil, sedang, besar, ukuran asli). Biasanya kecil atau sedang yang paling pas.
6. 6
   Tentukan default-nya. Di bawah tanda tangan, pilih apakah tanda tangan muncul di email baru dan balasan, lalu simpan perubahan di bagian bawah halaman.

Outlook: web, Outlook baru, dan desktop klasik

Ada beberapa versi Outlook yang dipakai berdampingan: Outlook di web, aplikasi Outlook baru, dan Outlook desktop klasik. Di semuanya kamu bisa membuat tanda tangan bergambar; hanya letak pengaturannya yang berbeda.

1. 1
   Web dan Outlook baru: Pengaturan. Ikon roda gigi di kanan atas, lalu bagian tanda tangan di dalam pengaturan akun.
2. 2
   Buat tanda tangan baru. Beri nama, ketik bagian teksnya, lalu sisipkan PNG-mu dengan ikon gambar di editor.
3. 3
   Ubah ukuran gambar. Seret sudut gambar yang disisipkan atau gunakan menunya untuk mengecilkannya.
4. 4
   Atur default-nya. Di tempat yang sama, pilih tanda tangan mana yang muncul di pesan baru, serta di balasan dan penerusan.
5. 5
   Outlook desktop klasik. Di sini kamu menuju editor yang sama lewat menu File, lalu Opsi, bagian email, dan tombol tanda tangan; sisipkan PNG dengan ikon gambar di sini juga.

Sebagian versi Outlook hanya menyimpan tanda tangan di perangkat itu, sebagian lain menyinkronkannya dengan akunmu. Kalau kamu mengirim email dari lebih dari satu komputer, cek apakah tanda tangannya muncul di masing-masing, dan atur di sana kalau belum.

Apple Mail, iPhone, dan Android

Di Mac, kamu bisa membuat tanda tangan di pengaturan Apple Mail, di bagian tanda tangan, lalu cukup seret gambarnya ke dalam editor. Ada baiknya mencentang opsi untuk menyamakan tanda tangan dengan font default pesan, supaya bagian teksnya tetap seragam.

Di ponsel, situasinya lebih beragam. Aplikasi Mail bawaan iPhone menyimpan tanda tangan di Pengaturan, di bagian Mail, dan pada dasarnya hanya berupa teks. Sebagian besar aplikasi email Android juga hanya menawarkan tanda tangan teks biasa. Kalau kamu ingin tanda tangan bergambar juga di ponsel, cara paling andal adalah memakai aplikasi email yang menyinkronkan tanda tangan yang sudah kamu atur di komputer.

• Untuk balasan dari ponsel, teks sudah cukup. Nama dan satu kontak sudah sangat memadai; tidak ada yang mengharapkan gambar di bawah balasan singkat.
• Jangan menempelkannya manual setiap kali. Menyalin gambar ke setiap pesan itu merepotkan, dan ukurannya mudah berubah.
• Cek email-mu sendiri di ponsel. Banyak penerima membaca di ponsel: apakah tanda tanganmu juga terlihat bagus di sana?

Mode gelap dan gambar yang diblokir

Ada dua hal yang bisa membuat tanda tanganmu terlihat berbeda di sisi penerima: mode gelap, dan kenyataan bahwa banyak aplikasi email tidak memuat gambar secara otomatis. Sebaiknya bersiap untuk keduanya.

• Tinta hitam bisa menghilang di latar gelap. Kalau gambarnya transparan dan garisnya hitam, tanda tangan bisa nyaris tak terlihat di latar mode gelap. Biru tua atau tinta yang sedikit lebih terang bertahan lebih baik di keduanya.
• Sebagian aplikasi mengubah warna pesan. Dalam mode gelap, mereka menyesuaikan teks dan kadang gambar dengan latar; hasilnya berbeda-beda tergantung aplikasi. Karena itulah kamu perlu menguji.
• Gambar berlatar putih lebih aman tapi kurang elegan. Kalau banyak penerima membaca dalam mode gelap, versi berlatar putih akan selalu terlihat, tapi di latar gelap muncul sebagai kotak putih.
• Gambar yang diblokir menyisakan ruang kosong atau ikon. Itulah sebabnya nama dan kontakmu juga harus ada sebagai teks. Tanda tangannya tetap lengkap; hanya bagian personalnya yang hilang.
• Beri deskripsi pada gambar. Kalau aplikasi emailmu memungkinkan, isi teks alternatif gambar dengan namamu. Dengan begitu tetap bermakna bagi pembaca layar dan saat gambar diblokir.

Bagaimana tampilannya di sisi penerima? Uji dulu

Di aplikasi emailmu sendiri, tanda tangan hampir selalu terlihat baik-baik saja. Pertanyaan sebenarnya adalah apakah di sisi penerima juga begitu. Kamu bisa mengetahuinya dalam beberapa menit, dan terhindar dari mengirim email penting dengan tanda tangan yang rusak atau tak terlihat.

1. 1
   Kirim email uji ke dirimu sendiri. Idealnya ke alamat di layanan lain: dari Gmail ke Outlook atau iCloud, dan sebaliknya.
2. 2
   Buka di komputer dan ponsel. Ukurannya sama, proporsinya sama? Tidak jadi buram atau malah raksasa?
3. 3
   Nyalakan mode gelap. Garisnya masih terlihat? Kalau tidak, pilih warna tinta lain atau latar putih.
4. 4
   Balas dan teruskan. Pada balasan dan penerusan, sebagian aplikasi memperlakukan gambar sebagai lampiran atau mengulangnya. Kalau itu mengganggu, pakai tanda tangan teks saja untuk balasan.
5. 5
   Cek dengan gambar diblokir. Kalau aplikasimu memungkinkan, matikan pemuatan gambar otomatis: apakah masih jelas siapa yang menulis pesan itu?

Kesalahan yang sering terjadi

Kesalahan-kesalahan ini dialami hampir semua orang yang pertama kali menambahkan tanda tangan tulisan tangan ke email. Semuanya mudah diperbaiki.

• Latar kertas abu-abu atau kekuningan. Warna halaman yang difoto tampak sebagai kotak di sekeliling tanda tangan. Solusi: latar transparan, format PNG.
• Gambar terlalu besar. Tanda tangan setengah layar di bagian bawah email. Solusi: tinggi sekitar dua atau tiga baris.
• Garis buram dan pecah-pecah. Gambar sumber terlalu kecil, lalu diperbesar. Solusi: sumber beresolusi lebih tinggi, yang diperkecil di aplikasi email.
• Semua dalam satu gambar. Nama, nomor telepon, dan logo dalam satu grafis. Solusi: hanya tanda tangan yang berupa gambar; sisanya teks.
• Tanda tangan resmi lengkap beresolusi tinggi. Berisiko dan tidak perlu. Solusi: versi singkat atau monogram, dalam gambar yang lebih kecil.
• Mode gelap tidak diuji. Garis hitam di latar hitam. Solusi: uji dulu, pakai tinta biru tua atau versi berlatar putih.
• Gambar berulang di setiap balasan. Puluhan tanda tangan yang sama dalam satu utas panjang. Solusi: tanda tangan teks singkat untuk balasan.

Tanda tangan email yang baik itu seperti jabat tangan yang baik: singkat, mantap, dan selesai sebelum terasa terlalu lama.

Apa yang tidak bisa digantikan tanda tangan email

Penting untuk jelas soal ini: gambar tanda tanganmu di bagian bawah email adalah hiasan dan perkenalan, bukan penandatanganan dokumen. Kalau kamu perlu menandatangani kontrak, pernyataan, atau dokumen resmi, ada cara tersendiri untuk itu, mulai dari tanda tangan di atas kertas, menaruh tanda tangan di PDF, sampai layanan tanda tangan elektronik.

Tanda tangan seperti apa yang diterima dalam situasi tertentu ditentukan oleh pihak lain, lembaga yang bersangkutan, dan aturan di negaranya, jadi untuk urusan penting selalu tanyakan kepada mereka. Kami membahas penandatanganan dokumen secara rinci di artikel kami tentang tanda tangan PDF dan elektronik.

Cara paling mudah: file siap pakai dari Calligra

Kalau kamu tidak mau repot memindai, menghapus latar, dan mengatur ukuran, Calligra mengerjakannya untukmu. Dengan paket Atelier, kamu bisa mengunduh tanda tangan yang sudah kamu desain sebagai gambar tanda tangan email siap pakai: latar transparan, garis tajam beresolusi tinggi, ukuran yang pas untuk email, untuk Gmail, Outlook, dan Apple Mail.

Kamu juga mendapatkan versi singkat dan monogram dari tanda tanganmu, jadi tidak perlu memasang bentuk resmi lengkapmu di email. PNG transparan dan SVG vektor juga disertakan, untuk dokumen dan tanda tangan elektronik.

Kalau kamu belum punya tanda tangan yang dengan senang hati kamu pasang di bawah email, mulailah dari dasar: panduan ini menuntunmu langkah demi langkah membuat tanda tanganmu sendiri.

Pertanyaan