Käsin kirjoitettu allekirjoitus sähköpostiin: näin lisäät sen Gmailiin, Outlookiin ja puhelimeen

Miksi sähköpostiin kannattaa lisätä käsin kirjoitettu allekirjoitus?

Sähköpostin allekirjoitus on ennen kaikkea tietoa: kuka tämän kirjoitti ja miten hänet tavoittaa. Käsin kirjoitettu allekirjoitus tuo jotain, mihin fontti ei pysty: henkilökohtaisen kosketuksen. Uraansa aloittavalle, freelancerille, opettajalle tai sisällöntuottajalle tällä on merkitystä, koska lukija tuntee yhdellä silmäyksellä, että viestin kirjoitti oikea ihminen.

Se ei sovi joka paikkaan. Isommat yritykset vaativat usein vakioallekirjoituksen, eikä henkilökohtainen kuva sovi siihen. Nopeaan sisäiseen vastaukseen se on turha. Käsin kirjoitettu allekirjoitus toimii parhaiten siellä, missä vaikutelmalla on väliä: esittäytymisessä, tarjouksessa, kiitosviestissä ja viesteissä asiakkaille.

Fontti näyttää, mitä kirjoitit; käsiala näyttää, että sinä kirjoitit sen.

Näin hyvä sähköpostiallekirjoitus rakentuu

Ennen kuin asetat mitään, päätä, mitä allekirjoitukseen tulee. Yleisin virhe on laittaa kaikki yhteen kuvaan: allekirjoitus, nimi, puhelinnumero, logo. Se voi näyttää kivalta, mutta jos vastaanottajan sähköpostisovellus ei lataa kuvia, hän ei näe mitään, eikä hän voi kopioida puhelinnumeroasi.

• Käsin kirjoitettu allekirjoituksesi kuvana. Pieni, läpinäkyvätaustainen kuva; tämä on henkilökohtainen osa.
• Nimesi tekstinä. Vaikka se erottuisi allekirjoituksesta. Silloin se on haettavissa, kopioitavissa ja näkyvissä myös silloin, kun kuva ei näy.
• Titteli tai rooli. Yksi lyhyt rivi: ”Graafinen suunnittelija”, ”Toimitusjohtaja”, ”Matematiikan opettaja”.
• Yhteystiedot. Puhelinnumero, verkkosivusto; sähköpostiosoitteesi on turha, koska viesti tulee siitä.
• Korkeintaan yksi lisä. Logo tai yksi somelinkki riittää. Enempi tuntuu sekavalta.

Kuvan tekeminen: läpinäkyvä tausta, terävä viiva

Kuvan laatu ratkaisee, näyttääkö allekirjoitus tyylikkäältä vai halvalta. Hieman vino puhelinkuva harmahtavalla paperitaustalla näyttää ennemmin amatöörimäiseltä kuin henkilökohtaiselta. Tavoite on puhdas, tumma viiva ilman taustaa.

1. 1
   Allekirjoita puhtaalle valkoiselle paperille. Tavallinen viivaton arkki ja musta tai tummansininen kynä, jonka jälki on tasainen. Hienokärki- tai geelikynä on parempi kuin haalea kuulakärkikynä.
2. 2
   Skannaa tai kuvaa se suoraan edestä. Päivänvalossa, ilman varjoja, suoraan yläpuolelta. Puhelimesi dokumenttiskanneri suoristaa ja valkaisee sivun.
3. 3
   Rajaa se tiukasti. Jätä vain allekirjoitus ja ohut tyhjä reunus sen ympärille.
4. 4
   Poista tausta. Tee paperista läpinäkyvä kuvankäsittelyohjelmalla tai taustanpoistotyökalulla ja tallenna PNG-muodossa. JPG ei pysty säilyttämään läpinäkyvää taustaa.
5. 5
   Muuta kokoa. Tähtää noin 150–200 pikselin korkeuteen; sähköpostissa se näkyy pienempänä, mutta näin se pysyy terävänä tarkoilla näytöillä.

Mitä versiota kannattaa käyttää?

Sähköpostin allekirjoitus on julkinen: jokainen vastaanottaja saa sen, sitä voi välittää eteenpäin ja se voi päätyä minne tahansa. Siksi kannattaa miettiä, käytätkö samaa täyttä, virallista allekirjoitusta, jota käytät sopimuksissa ja pankissa.

• Lyhyt versio. Yksinkertaistettu muoto täydestä allekirjoituksestasi, esimerkiksi iso alkukirjain ja sukunimen alku. Tunnistettavasti sinun, mutta ei identtinen virallisen kanssa.
• Monogrammi. Kaksi nimikirjainta yhdessä kaartuvassa merkissä. Näyttää hyvältä pienessä tilassa ja on hyvin omaleimainen.
• Pelkkä etunimi. Rento ja ystävällinen; toimii hyvin sähköposteissa asiakkaille ja kollegoille.
• Täysi allekirjoituksesi. Jos valitset sen, käytä pientä, matalan resoluution kuvaa, älä isoa painolaatuista tiedostoa.

Gmail tietokoneella vaihe vaiheelta

Selaimen Gmailissa allekirjoitus on editorissa, johon voi lisätä myös kuvan. Valikoiden nimet voivat vaihdella hieman kielen ja version mukaan, mutta rakenne on samankaltainen.

1. 1
   Avaa asetukset. Rataskuvake oikeassa yläkulmassa ja sitten ”Näytä kaikki asetukset”.
2. 2
   Etsi Allekirjoitus-osio. Vieritä ”Yleiset”-välilehdellä alas, valitse ”Luo uusi” ja anna allekirjoitukselle nimi.
3. 3
   Kirjoita tekstiosa. Nimesi, tittelisi ja yhteystietosi, kukin omalle rivilleen.
4. 4
   Lisää kuva. Napsauta editorin työkalurivin kuvakuvaketta ja lataa PNG-tiedostosi tai valitse se Google Drivesta.
5. 5
   Aseta koko. Napsauta lisättyä kuvaa, niin näet kokovaihtoehdot (pieni, keskikokoinen, suuri, alkuperäinen). Pieni tai keskikokoinen toimii yleensä parhaiten.
6. 6
   Valitse oletukset. Valitse allekirjoituksen alta, näkyykö se uusissa viesteissä ja vastauksissa, ja tallenna muutokset sivun alareunasta.

Outlook: selain, uusi ja perinteinen työpöytäversio

Outlookista on rinnakkain useita versioita: Outlook selaimessa, uusi Outlook-sovellus ja perinteinen työpöydän Outlook. Kuva-allekirjoituksen voi luoda niissä kaikissa; asetus on vain eri paikoissa.

1. 1
   Selain ja uusi Outlook: Asetukset. Rataskuvake oikeassa yläkulmassa ja sitten ”Allekirjoitukset” kohdassa ”Tilit”.
2. 2
   Luo uusi allekirjoitus. Nimeä se, kirjoita tekstiosa ja lisää PNG-tiedostosi editorin kuvakuvakkeella.
3. 3
   Muuta kuvan kokoa. Pienennä lisättyä kuvaa vetämällä sen kulmasta tai sen valikosta.
4. 4
   Aseta oletukset. Valitse samassa paikassa, mikä allekirjoitus näkyy uusissa viesteissä ja mikä vastauksissa ja edelleenlähetyksissä.
5. 5
   Perinteinen työpöydän Outlook. Täällä samaan editoriin pääsee kautta ”Tiedosto”, ”Asetukset”, ”Sähköposti” ja ”Allekirjoitukset”-painike; lisää PNG kuvakuvakkeella täälläkin.

Jotkin Outlookin versiot tallentavat allekirjoituksen vain kyseiselle laitteelle, toiset synkronoivat sen tilisi kanssa. Jos lähetät sähköpostia useammalta tietokoneelta, tarkista, että se näkyy jokaisella, ja aseta se sinne, jos ei näy.

Apple Mail, iPhone ja Android

Macilla voit luoda allekirjoituksen Apple Mailin asetuksissa kohdassa ”Allekirjoitukset” ja vetää kuvan yksinkertaisesti editoriin. Kannattaa valita asetus, joka sovittaa allekirjoituksen viestin oletusfonttiin, jotta tekstiosa pysyy yhtenäisenä.

Puhelimissa vaihtelua on enemmän. iPhonen oma Mail-sovellus pitää allekirjoituksen Asetuksissa kohdassa Mail, ja se on käytännössä pelkkää tekstiä. Useimmat Androidin sähköpostisovellukset tarjoavat myös vain tekstiallekirjoituksen. Jos haluat kuva-allekirjoituksen myös puhelimeen, varmin tapa on sähköpostisovellus, joka synkronoi tietokoneella asettamasi allekirjoituksen.

• Puhelimelta lähetettyihin vastauksiin teksti riittää. Nimesi ja yksi yhteystieto ovat täysin riittävät; kukaan ei odota kuvaa nopean vastauksen lopussa.
• Älä liitä sitä käsin joka kerta. Kuvan kopioiminen jokaiseen viestiin on työlästä, ja sen koko vääristyy helposti.
• Tarkista oma sähköpostisi puhelimella. Moni vastaanottaja lukee puhelimella: näyttääkö allekirjoituksesi hyvältä sielläkin?

Tumma tila ja estetyt kuvat

Kaksi asiaa voi saada allekirjoituksesi näyttämään vastaanottajalle erilaiselta kuin sinulle: tumma tila ja se, että monet sähköpostisovellukset eivät oletuksena lataa kuvia. Kumpaankin kannattaa varautua.

• Musta muste voi kadota tummalle taustalle. Jos kuva on läpinäkyvä ja viiva musta, se voi olla tumman tilan taustaa vasten lähes näkymätön. Tummansininen tai hieman vaaleampi muste toimii paremmin kummallakin.
• Jotkin sovellukset värittävät viestin uudelleen. Tummassa tilassa ne sovittavat tekstin ja joskus kuvat taustaan; tulos vaihtelee sovelluksen mukaan. Siksi testaaminen on välttämätöntä.
• Valkotaustainen kuva on varmempi mutta vähemmän tyylikäs. Jos moni vastaanottaja lukee tummassa tilassa, valkotaustainen versio näkyy aina, mutta tummalla taustalla se näkyy valkoisena suorakulmiona.
• Estetty kuva jättää tyhjän tilan tai kuvakkeen. Siksi nimesi ja tietosi on oltava myös tekstinä. Allekirjoitus on silti täydellinen; vain henkilökohtainen osa puuttuu.
• Anna kuvalle kuvaus. Jos sähköpostisovelluksesi sallii, aseta nimesi kuvan vaihtoehtoiseksi tekstiksi. Se pysyy merkityksellisenä ruudunlukijoille ja silloin, kun kuvat on estetty.

Miltä se näyttää vastaanottajalle? Testaa

Omassa sähköpostisovelluksessasi allekirjoitus näyttää lähes aina hyvältä. Oikea kysymys on, näyttääkö se hyvältä myös vastaanottajalle. Sen saa selville muutamassa minuutissa, ja näin vältät tärkeän viestin lähettämisen vääristyneellä tai näkymättömällä allekirjoituksella.

1. 1
   Lähetä itsellesi testiviesti. Mieluiten toisen palveluntarjoajan osoitteeseen: Gmailista Outlookiin tai iCloudiin ja toisin päin.
2. 2
   Avaa se tietokoneella ja puhelimella. Sama koko, samat mittasuhteet? Eikö se ole sumentunut tai paisunut valtavaksi?
3. 3
   Laita tumma tila päälle. Näkyykö viiva yhä? Jos ei, valitse toinen musteen väri tai valkoinen tausta.
4. 4
   Vastaa ja välitä eteenpäin. Vastauksissa ja edelleenlähetyksissä jotkin sovellukset käsittelevät kuvaa liitteenä tai toistavat sen. Jos se häiritsee, käytä vastauksissa pelkkää tekstiallekirjoitusta.
5. 5
   Tarkista se kuvat estettyinä. Jos sovelluksesi sallii, kytke kuvien automaattinen lataus pois: onko yhä selvää, kuka viestin kirjoitti?

Yleiset virheet

Nämä virheet tulevat vastaan lähes kaikille, jotka lisäävät käsin kirjoitetun allekirjoituksen sähköpostiinsa ensimmäistä kertaa. Jokainen on helppo korjata.

• Harmaa tai kellertävä paperitausta. Kuvatun sivun väri näkyy suorakulmiona allekirjoituksen ympärillä. Korjaus: läpinäkyvä tausta, PNG-muoto.
• Liian iso kuva. Puolen näytön kokoinen allekirjoitus sähköpostin lopussa. Korjaus: noin kahden tai kolmen rivin korkuinen.
• Sumea, pikselöitynyt viiva. Liian pieni lähdekuva, jota on suurennettu. Korjaus: tarkempi lähdekuva, jota pienennetään sähköpostisovelluksessa.
• Kaikki yhdessä kuvassa. Nimi, puhelinnumero ja logo samassa grafiikassa. Korjaus: vain allekirjoitus on kuva, kaikki muu tekstiä.
• Täysi virallinen allekirjoituksesi korkealla resoluutiolla. Riskialtista ja tarpeetonta. Korjaus: lyhyt versio tai monogrammi pienemmässä kuvassa.
• Testaamaton tumma tila. Musta viiva mustalla taustalla. Korjaus: testaa, käytä tummansinistä mustetta tai valkotaustaista versiota.
• Jokaisessa vastauksessa toistuva kuva. Kymmeniä samanlaisia allekirjoituksia pitkässä ketjussa. Korjaus: lyhyt tekstiallekirjoitus vastauksiin.

Hyvä sähköpostiallekirjoitus on kuin hyvä kädenpuristus: lyhyt, varma ja ohi ennen kuin se venyy liian pitkäksi.

Mitä sähköpostiallekirjoitus ei korvaa

On tärkeää olla selvillä tästä: allekirjoituksesi kuva sähköpostin lopussa on koriste ja esittäytyminen, ei asiakirjan allekirjoittamista. Jos sinun täytyy allekirjoittaa sopimus, ilmoitus tai virallinen paperi, siihen on omat tapansa, paperille allekirjoittamisesta allekirjoituksen lisäämiseen PDF:ään ja sähköisiin allekirjoituspalveluihin.

Sen, millainen allekirjoitus kussakin tilanteessa hyväksytään, päättävät toinen osapuoli, asianomainen laitos ja maan säännöt, joten kysy heiltä aina tärkeissä asioissa. Käsittelemme asiakirjojen allekirjoittamista tarkemmin PDF- ja sähköisiä allekirjoituksia käsittelevässä artikkelissamme.

Helpoin tie: valmis tiedosto Calligrasta

Jos et halua vaivautua skannaamiseen, taustan poistamiseen ja koon muuttamiseen, Calligra tekee sen puolestasi. Atelier-paketilla voit ladata suunnittelemasi allekirjoituksen valmiina sähköpostiallekirjoituskuvana: läpinäkyvä tausta, terävä korkearesoluutioinen viiva, sähköpostiin mitoitettuna Gmailiin, Outlookiin ja Apple Mailiin.

Saat myös allekirjoituksesi lyhyen version ja monogrammin, joten sinun ei tarvitse laittaa täyttä virallista muotoasi sähköposteihin. Mukana tulevat myös läpinäkyvä PNG ja vektorimuotoinen SVG asiakirjoja ja sähköisiä allekirjoituksia varten.

Jos sinulla ei vielä ole allekirjoitusta, jonka laittaisit mielelläsi sähköpostiesi loppuun, aloita perusteista: tämä opas vie sinut vaihe vaiheelta oman allekirjoituksen luomisen läpi.

Kysymyksiä