Χειρόγραφη υπογραφή στο email σου: πώς να την προσθέσεις στο Gmail, στο Outlook και στο κινητό

Γιατί να βάλεις χειρόγραφη υπογραφή στο email σου;

Η υπογραφή ενός email είναι κυρίως πληροφορία: ποιος το έγραψε και πώς μπορείς να τον βρεις. Η χειρόγραφη υπογραφή προσθέτει κάτι που μια γραμματοσειρά δεν μπορεί: μια προσωπική πινελιά. Για κάποιον που ξεκινά την καριέρα του, για έναν freelancer, έναν εκπαιδευτικό ή έναν δημιουργό αυτό μετράει, γιατί ο αναγνώστης νιώθει με μια ματιά ότι το μήνυμα το έγραψε ένας αληθινός άνθρωπος.

Δεν ταιριάζει παντού. Οι μεγαλύτερες εταιρείες συχνά απαιτούν μια τυποποιημένη υπογραφή, όπου μια προσωπική εικόνα δεν χωράει. Σε μια γρήγορη εσωτερική απάντηση είναι περιττή. Η χειρόγραφη υπογραφή λειτουργεί καλύτερα εκεί όπου μετράει η εντύπωση: σε μια συστατική επιστολή, μια πρόταση συνεργασίας, ένα ευχαριστήριο, σε μηνύματα προς πελάτες.

Η γραμματοσειρά δείχνει τι έγραψες· ο γραφικός χαρακτήρας δείχνει ότι το έγραψες εσύ.

Πώς στήνεται μια καλή υπογραφή email

Πριν ρυθμίσεις οτιδήποτε, αποφάσισε τι θα μπει στην υπογραφή. Το πιο συχνό λάθος είναι να μπουν όλα σε μία εικόνα: υπογραφή, όνομα, τηλέφωνο, λογότυπο. Μπορεί να φαίνεται ωραίο, αλλά αν η εφαρμογή email του παραλήπτη δεν φορτώνει εικόνες, δεν βλέπει τίποτα και δεν μπορεί να αντιγράψει το τηλέφωνό σου.

• Η χειρόγραφη υπογραφή σου ως εικόνα. Μια μικρή εικόνα με διάφανο φόντο· αυτό είναι το προσωπικό κομμάτι.
• Το όνομά σου ως κείμενο. Ακόμα κι αν διαβάζεται στην υπογραφή. Έτσι μπορεί να αναζητηθεί, να αντιγραφεί και να φαίνεται όταν η εικόνα δεν φαίνεται.
• Τίτλος ή ρόλος. Μία σύντομη γραμμή: «Γραφίστρια», «Διευθύνων Σύμβουλος», «Καθηγητής Μαθηματικών».
• Στοιχεία επικοινωνίας. Τηλέφωνο, ιστότοπος· η διεύθυνση email σου είναι περιττή, αφού από εκεί έρχεται το μήνυμα.
• Το πολύ ένα επιπλέον. Ένα λογότυπο ή ένας σύνδεσμος σε ένα προφίλ social αρκεί. Οτιδήποτε παραπάνω φαίνεται φορτωμένο.

Φτιάχνοντας την εικόνα: διάφανο φόντο, καθαρή γραμμή

Η ποιότητα της εικόνας κρίνει αν η υπογραφή θα φαίνεται κομψή ή φτηνή. Μια ελαφρώς στραβή φωτογραφία από το κινητό με γκριζωπό φόντο χαρτιού φαίνεται ερασιτεχνική και όχι προσωπική. Ο στόχος είναι μια καθαρή, σκούρα γραμμή χωρίς φόντο.

1. 1
   Υπόγραψε σε καθαρό λευκό χαρτί. Ένα απλό φύλλο χωρίς γραμμές και ένα μαύρο ή σκούρο μπλε στυλό με ομοιόμορφη γραμμή. Ένα μαρκαδοράκι ή ένα στυλό gel είναι καλύτερα από ένα αχνό στυλό διαρκείας.
2. 2
   Σκάναρέ τη ή φωτογράφισέ τη κάθετα. Στο φως της ημέρας, χωρίς σκιές, από ακριβώς πάνω. Ο σαρωτής εγγράφων του κινητού σου ισιώνει και λευκαίνει τη σελίδα.
3. 3
   Κόψ’ τη σφιχτά. Άφησε μόνο την υπογραφή, με ένα λεπτό κενό περιθώριο γύρω της.
4. 4
   Αφαίρεσε το φόντο. Με ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνας ή ένα εργαλείο αφαίρεσης φόντου κάνε το χαρτί διάφανο και αποθήκευσέ τη ως PNG. Το JPG δεν υποστηρίζει διάφανο φόντο.
5. 5
   Άλλαξε το μέγεθος. Στόχευσε σε ύψος περίπου 150–200 pixel· στο email θα εμφανίζεται μικρότερη, αλλά έτσι μένει καθαρή σε οθόνες υψηλής ανάλυσης.

Ποια εκδοχή να χρησιμοποιήσεις;

Η υπογραφή email είναι δημόσια: τη λαμβάνει κάθε παραλήπτης, μπορεί να προωθηθεί και να καταλήξει οπουδήποτε. Γι’ αυτό αξίζει να σκεφτείς αν θα χρησιμοποιήσεις την ίδια πλήρη, επίσημη υπογραφή που βάζεις σε συμβόλαια και στην τράπεζα.

• Σύντομη εκδοχή. Μια απλοποιημένη μορφή της πλήρους υπογραφής σου, για παράδειγμα το κεφαλαίο και η αρχή του επωνύμου σου. Αναγνωρίσιμα δική σου, αλλά όχι ίδια με την επίσημη.
• Μονόγραμμα. Δύο αρχικά σε ένα σαρωτικό σήμα. Φαίνεται ωραίο σε μικρούς χώρους και ξεχωρίζει πολύ.
• Μόνο το μικρό σου όνομα. Χαλαρό και φιλικό· ταιριάζει σε email προς πελάτες και συναδέλφους.
• Η πλήρης υπογραφή σου. Αν τη διαλέξεις, χρησιμοποίησε μια μικρή εικόνα χαμηλής ανάλυσης, όχι το μεγάλο αρχείο ποιότητας εκτύπωσης.

Gmail στον υπολογιστή, βήμα βήμα

Στο Gmail στον browser, η υπογραφή βρίσκεται σε έναν επεξεργαστή όπου μπορείς να εισαγάγεις και εικόνα. Τα ονόματα των μενού μπορεί να διαφέρουν λίγο ανάλογα με τη γλώσσα και την έκδοση, αλλά η διάταξη είναι παρόμοια.

1. 1
   Άνοιξε τις ρυθμίσεις. Το εικονίδιο με το γρανάζι πάνω δεξιά και μετά «Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων».
2. 2
   Βρες την ενότητα Υπογραφή. Στην καρτέλα «Γενικά», κατέβα προς τα κάτω, διάλεξε «Δημιουργία νέας» και δώσε ένα όνομα στην υπογραφή.
3. 3
   Γράψε το κομμάτι του κειμένου. Το όνομά σου, τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας, το καθένα στη δική του γραμμή.
4. 4
   Εισάγαγε την εικόνα. Πάτα το εικονίδιο εικόνας στη γραμμή εργαλείων του επεξεργαστή για να ανεβάσεις το PNG σου ή να το διαλέξεις από το Google Drive.
5. 5
   Ρύθμισε το μέγεθος. Πάτα πάνω στην εικόνα που εισήγαγες για να δεις τις επιλογές μεγέθους (μικρό, μεσαίο, μεγάλο, αρχικό). Συνήθως το μικρό ή το μεσαίο ταιριάζει καλύτερα.
6. 6
   Διάλεξε τις προεπιλογές. Κάτω από την υπογραφή, διάλεξε αν θα εμφανίζεται σε νέα email και απαντήσεις και μετά αποθήκευσε τις αλλαγές στο κάτω μέρος της σελίδας.

Outlook: web, νέο και κλασικό για υπολογιστή

Υπάρχουν παράλληλα αρκετές εκδόσεις του Outlook: το Outlook στο web, η νέα εφαρμογή Outlook και το κλασικό Outlook για υπολογιστή. Σε όλες μπορείς να φτιάξεις υπογραφή με εικόνα· απλώς η ρύθμιση βρίσκεται σε διαφορετικό σημείο.

1. 1
   Web και νέο Outlook: Ρυθμίσεις. Το εικονίδιο με το γρανάζι πάνω δεξιά και μετά «Υπογραφές» στην ενότητα «Λογαριασμοί».
2. 2
   Δημιούργησε νέα υπογραφή. Δώσε της όνομα, γράψε το κομμάτι του κειμένου και μετά εισάγαγε το PNG σου με το εικονίδιο εικόνας του επεξεργαστή.
3. 3
   Άλλαξε το μέγεθος της εικόνας. Σύρε μια γωνία της εικόνας ή χρησιμοποίησε το μενού της για να τη μικρύνεις.
4. 4
   Ρύθμισε τις προεπιλογές. Στο ίδιο σημείο, διάλεξε ποια υπογραφή εμφανίζεται στα νέα μηνύματα και ποια στις απαντήσεις και τις προωθήσεις.
5. 5
   Κλασικό Outlook για υπολογιστή. Εδώ φτάνεις στον ίδιο επεξεργαστή μέσω «Αρχείο», «Επιλογές», «Αλληλογραφία» και του κουμπιού «Υπογραφές»· και εδώ εισάγεις το PNG με το εικονίδιο εικόνας.

Κάποιες εκδόσεις του Outlook αποθηκεύουν την υπογραφή μόνο στη συγκεκριμένη συσκευή, ενώ άλλες τη συγχρονίζουν με τον λογαριασμό σου. Αν στέλνεις email από περισσότερους από έναν υπολογιστές, έλεγξε ότι εμφανίζεται σε καθέναν και, αν όχι, ρύθμισέ τη και εκεί.

Apple Mail, iPhone και Android

Σε Mac, μπορείς να φτιάξεις υπογραφή στις ρυθμίσεις του Apple Mail, στην ενότητα «Υπογραφές», και απλώς να σύρεις την εικόνα μέσα στον επεξεργαστή. Αξίζει να τσεκάρεις την επιλογή που προσαρμόζει την υπογραφή στην προεπιλεγμένη γραμματοσειρά του μηνύματος, ώστε το κείμενο να μένει ομοιόμορφο.

Στα κινητά υπάρχουν περισσότερες διαφορές. Η ενσωματωμένη εφαρμογή Mail του iPhone κρατάει την υπογραφή στις Ρυθμίσεις, στην ενότητα Mail, και ουσιαστικά δέχεται μόνο κείμενο. Οι περισσότερες εφαρμογές email για Android προσφέρουν επίσης απλή υπογραφή κειμένου. Αν θέλεις υπογραφή με εικόνα και στο κινητό, ο πιο σίγουρος δρόμος είναι μια εφαρμογή email που συγχρονίζει την υπογραφή που έχεις ρυθμίσει στον υπολογιστή.

• Για απαντήσεις από το κινητό, αρκεί το κείμενο. Το όνομά σου και ένα στοιχείο επικοινωνίας είναι μια χαρά· κανείς δεν περιμένει εικόνα στο τέλος μιας γρήγορης απάντησης.
• Μην την επικολλάς με το χέρι κάθε φορά. Η αντιγραφή της εικόνας σε κάθε μήνυμα είναι μπελάς και το μέγεθός της αλλοιώνεται εύκολα.
• Έλεγξε το δικό σου email σε κινητό. Πολλοί παραλήπτες διαβάζουν από το κινητό: φαίνεται ωραία η υπογραφή σου κι εκεί;

Σκοτεινή λειτουργία και μπλοκαρισμένες εικόνες

Δύο πράγματα μπορεί να κάνουν την υπογραφή σου να φαίνεται διαφορετικά στον παραλήπτη απ’ ό,τι σε σένα: η σκοτεινή λειτουργία και το ότι πολλές εφαρμογές email δεν φορτώνουν εικόνες από προεπιλογή. Αξίζει να προετοιμαστείς και για τα δύο.

• Το μαύρο μελάνι μπορεί να χαθεί σε σκούρο φόντο. Αν η εικόνα είναι διάφανη και η γραμμή μαύρη, μπορεί να είναι σχεδόν αόρατη πάνω στο φόντο της σκοτεινής λειτουργίας. Το σκούρο μπλε ή ένα λίγο πιο ανοιχτό μελάνι αντέχει καλύτερα και στα δύο.
• Κάποιες εφαρμογές αλλάζουν τα χρώματα του μηνύματος. Στη σκοτεινή λειτουργία προσαρμόζουν το κείμενο και μερικές φορές τις εικόνες στο φόντο· το αποτέλεσμα διαφέρει από εφαρμογή σε εφαρμογή. Γι’ αυτό πρέπει να το δοκιμάσεις.
• Μια εικόνα με λευκό φόντο είναι πιο ασφαλής αλλά λιγότερο κομψή. Αν πολλοί παραλήπτες διαβάζουν σε σκοτεινή λειτουργία, μια εκδοχή με λευκό φόντο φαίνεται πάντα, αλλά σε σκούρο φόντο εμφανίζεται ως λευκό ορθογώνιο.
• Μια μπλοκαρισμένη εικόνα αφήνει κενό ή ένα εικονίδιο. Γι’ αυτό το όνομα και τα στοιχεία σου πρέπει να υπάρχουν και ως κείμενο. Η υπογραφή παραμένει πλήρης· λείπει μόνο το προσωπικό κομμάτι.
• Δώσε στην εικόνα μια περιγραφή. Αν η εφαρμογή email σου το επιτρέπει, βάλε το όνομά σου ως εναλλακτικό κείμενο (alt) της εικόνας. Έτσι έχει νόημα για τους αναγνώστες οθόνης και όταν οι εικόνες μπλοκάρονται.

Πώς φαίνεται στον παραλήπτη; Δοκίμασέ το

Στη δική σου εφαρμογή email, η υπογραφή σου φαίνεται σχεδόν πάντα καλά. Το πραγματικό ερώτημα είναι αν φαίνεται καλά και στον παραλήπτη. Μπορείς να το μάθεις σε λίγα λεπτά και να αποφύγεις να στείλεις ένα σημαντικό email με αλλοιωμένη ή αόρατη υπογραφή.

1. 1
   Στείλε στον εαυτό σου ένα δοκιμαστικό email. Ιδανικά σε διεύθυνση άλλου παρόχου: από Gmail σε Outlook ή iCloud, και αντίστροφα.
2. 2
   Άνοιξέ το σε υπολογιστή και σε κινητό. Ίδιο μέγεθος, ίδιες αναλογίες; Δεν έγινε θολή ή τεράστια;
3. 3
   Άνοιξε τη σκοτεινή λειτουργία. Βλέπεις ακόμα τη γραμμή; Αν όχι, διάλεξε άλλο χρώμα μελανιού ή λευκό φόντο.
4. 4
   Απάντησε και προώθησε. Στις απαντήσεις και τις προωθήσεις, κάποιες εφαρμογές αντιμετωπίζουν την εικόνα ως συνημμένο ή την επαναλαμβάνουν. Αν σε ενοχλεί, χρησιμοποίησε υπογραφή μόνο με κείμενο για τις απαντήσεις.
5. 5
   Έλεγξέ το με μπλοκαρισμένες εικόνες. Αν η εφαρμογή σου το επιτρέπει, απενεργοποίησε την αυτόματη φόρτωση εικόνων: είναι ακόμα σαφές ποιος έγραψε το μήνυμα;

Συνηθισμένα λάθη

Αυτά τα λάθη τα κάνουν σχεδόν όλοι όσοι προσθέτουν για πρώτη φορά χειρόγραφη υπογραφή στο email τους. Το καθένα διορθώνεται εύκολα.

• Γκρι ή κιτρινωπό φόντο χαρτιού. Το χρώμα της φωτογραφημένης σελίδας φαίνεται σαν ορθογώνιο γύρω από την υπογραφή. Λύση: διάφανο φόντο, μορφή PNG.
• Πολύ μεγάλη εικόνα. Μια υπογραφή μισής οθόνης στο τέλος του email. Λύση: ύψος περίπου δύο ή τριών γραμμών.
• Θολή, πιξελιασμένη γραμμή. Μια πολύ μικρή αρχική εικόνα που μετά μεγεθύνθηκε. Λύση: αρχική εικόνα υψηλότερης ανάλυσης, που μικραίνει μέσα στην εφαρμογή email.
• Όλα σε μία εικόνα. Όνομα, τηλέφωνο και λογότυπο σε ένα μόνο γραφικό. Λύση: μόνο η υπογραφή είναι εικόνα· όλα τα άλλα είναι κείμενο.
• Η πλήρης επίσημη υπογραφή σου σε υψηλή ανάλυση. Ριψοκίνδυνο και περιττό. Λύση: μια σύντομη εκδοχή ή ένα μονόγραμμα, σε μικρότερη εικόνα.
• Αδοκίμαστη σκοτεινή λειτουργία. Μαύρη γραμμή σε μαύρο φόντο. Λύση: δοκίμασέ το, χρησιμοποίησε σκούρο μπλε μελάνι ή μια εκδοχή με λευκό φόντο.
• Εικόνα που επαναλαμβάνεται σε κάθε απάντηση. Δεκάδες ίδιες υπογραφές σε μια μακριά συζήτηση. Λύση: μια σύντομη υπογραφή κειμένου για τις απαντήσεις.

Μια καλή υπογραφή email είναι σαν μια καλή χειραψία: σύντομη, σίγουρη και τελειώνει πριν γίνει κουραστική.

Τι δεν αντικαθιστά μια υπογραφή email

Είναι σημαντικό να είμαστε ξεκάθαροι: μια εικόνα της υπογραφής σου στο τέλος ενός email είναι διακόσμηση και σύσταση, όχι υπογραφή εγγράφου. Αν πρέπει να υπογράψεις ένα συμβόλαιο, μια δήλωση ή ένα επίσημο έγγραφο, υπάρχουν ξεχωριστοί τρόποι γι’ αυτό, από την υπογραφή σε χαρτί μέχρι την τοποθέτηση υπογραφής σε PDF και τις υπηρεσίες ηλεκτρονικής υπογραφής.

Τι είδους υπογραφή γίνεται δεκτή σε μια συγκεκριμένη περίπτωση το αποφασίζουν η άλλη πλευρά, ο αρμόδιος φορέας και οι κανόνες της χώρας, οπότε για σημαντικά ζητήματα ρώτα πάντα τους ίδιους. Την υπογραφή εγγράφων την αναλύουμε στο άρθρο μας για τις υπογραφές σε PDF και τις ηλεκτρονικές υπογραφές.

Ο πιο εύκολος δρόμος: ένα έτοιμο αρχείο από την Calligra

Αν δεν θέλεις να ασχοληθείς με σκανάρισμα, αφαίρεση φόντου και αλλαγή μεγέθους, η Calligra το κάνει για σένα. Με το πακέτο Atelier μπορείς να κατεβάσεις την υπογραφή που σχεδίασες ως έτοιμη εικόνα υπογραφής email: διάφανο φόντο, καθαρή γραμμή υψηλής ανάλυσης, σε μέγεθος για email, για Gmail, Outlook και Apple Mail.

Παίρνεις επίσης σύντομη εκδοχή και μονόγραμμα της υπογραφής σου, ώστε να μη χρειάζεται να βάζεις την πλήρη επίσημη μορφή σου στα email. Μαζί έρχονται και το διάφανο PNG και το διανυσματικό SVG, για έγγραφα και ηλεκτρονικές υπογραφές.

Αν δεν έχεις ακόμα μια υπογραφή που θα έβαζες ευχαρίστως στο τέλος των email σου, ξεκίνα από τα βασικά: αυτός ο οδηγός σε καθοδηγεί βήμα βήμα για να φτιάξεις τη δική σου.

Ερωτήσεις