En håndskrevet underskrift i din mail: sådan tilføjer du den i Gmail, Outlook og på mobilen

Hvorfor sætte en håndskrevet underskrift i din mail?

En mailsignatur er først og fremmest information: hvem har skrevet det her, og hvordan får man fat i vedkommende. En håndskrevet underskrift tilføjer noget, en skrifttype ikke kan: et personligt præg. For dig, der er ved at starte din karriere, er freelancer, lærer eller skaber indhold, betyder det noget, fordi læseren med det samme mærker, at et rigtigt menneske har skrevet beskeden.

Den passer ikke alle steder. Større virksomheder kræver ofte en standardsignatur, og så hører et personligt billede ikke hjemme. I et hurtigt internt svar er den overflødig. En håndskrevet underskrift gør sig bedst, hvor indtrykket tæller: når du præsenterer dig selv, sender et tilbud, en tak eller skriver til kunder.

En skrifttype viser, hvad du skrev; håndskriften viser, at det var dig, der skrev det.

Sådan er en god mailsignatur bygget op

Før du indstiller noget, så beslut, hvad der skal med i signaturen. Den mest almindelige fejl er at samle alt i ét billede: underskrift, navn, telefonnummer, logo. Det kan se pænt ud, men hvis modtagerens mailapp ikke indlæser billeder, ser vedkommende ingenting, og kan heller ikke kopiere dit telefonnummer.

• Din håndskrevne underskrift som billede. Et lille billede med gennemsigtig baggrund; det er den personlige del.
• Dit navn som tekst. Også selvom det kan læses i underskriften. Så kan der søges på det, det kan kopieres, og det er synligt, når billedet ikke er.
• Titel eller rolle. Én kort linje: „Grafisk designer“, „Administrerende direktør“, „Matematiklærer“.
• Kontaktoplysninger. Telefonnummer, hjemmeside; din mailadresse er overflødig, for det er jo den, beskeden kommer fra.
• Højst én ekstra ting. Et logo eller ét link til en social profil er nok. Mere end det virker rodet.

Lav billedet: gennemsigtig baggrund, skarp streg

Billedets kvalitet afgør, om underskriften ser elegant eller billig ud. Et lidt skævt mobilfoto med en grålig papirbaggrund virker amatøragtigt snarere end personligt. Målet er en ren, mørk streg uden baggrund.

1. 1
   Skriv under på rent hvidt papir. Et almindeligt, ulinjeret ark og en sort eller mørkeblå pen med jævn streg. En fineliner eller gelpen slår en bleg kuglepen.
2. 2
   Scan eller fotografér lige forfra. I dagslys, uden skygger, lige oppefra. Mobilens dokumentscanner retter siden op og gør den hvidere.
3. 3
   Beskær tæt. Lad kun underskriften være tilbage med en smal tom margen rundt om.
4. 4
   Fjern baggrunden. Brug et billedredigeringsprogram eller et værktøj til at fjerne baggrund, så papiret bliver gennemsigtigt, og gem som PNG. JPG kan ikke have gennemsigtig baggrund.
5. 5
   Tilpas størrelsen. Gå efter cirka 150–200 pixels i højden; den vises mindre i mailen, men på den måde forbliver den skarp på skærme med høj opløsning.

Hvilken version skal du bruge?

En mailsignatur er offentlig: alle modtagere får den, den kan videresendes, og den kan ende hvor som helst. Derfor er det værd at overveje, om du vil bruge den samme fulde, officielle underskrift, som du bruger på kontrakter og i banken.

• Kort version. En forenklet udgave af din fulde underskrift, for eksempel det store forbogstav og begyndelsen af dit efternavn. Genkendeligt din, men ikke identisk med den officielle.
• Monogram. To initialer i ét svungent tegn. Ser godt ud på små pladser og er meget karakteristisk.
• Kun fornavnet. Afslappet og venligt; fungerer godt i mails til kunder og kolleger.
• Din fulde underskrift. Hvis du vælger den, så brug et lille billede i lav opløsning, ikke den store fil i trykkvalitet.

Gmail på computeren, trin for trin

I Gmail i browseren ligger signaturen i en editor, hvor du også kan indsætte et billede. Menunavnene kan variere lidt afhængigt af sprog og version, men opbygningen er den samme.

1. 1
   Åbn indstillingerne. Tandhjulsikonet øverst til højre og derefter „Se alle indstillinger“.
2. 2
   Find afsnittet Signatur. På fanen „Generelt“ scroller du ned, vælger „Opret ny“ og giver signaturen et navn.
3. 3
   Skriv tekstdelen. Dit navn, din titel og dine kontaktoplysninger, hver på sin egen linje.
4. 4
   Indsæt billedet. Klik på billedikonet i editorens værktøjslinje for at uploade din PNG eller vælge den fra Google Drev.
5. 5
   Indstil størrelsen. Klik på det indsatte billede for at se størrelsesmulighederne (lille, mellem, stor, original). Lille eller mellem fungerer som regel bedst.
6. 6
   Vælg standarderne. Under signaturen vælger du, om den skal vises i nye mails og i svar, og gemmer så ændringerne nederst på siden.

Outlook: på nettet, det nye og det klassiske skrivebordsprogram

Der findes flere versioner af Outlook side om side: Outlook på nettet, den nye Outlook-app og det klassiske Outlook til skrivebordet. Du kan lave en billedsignatur i dem alle; indstillingen ligger bare forskellige steder.

1. 1
   Nettet og nye Outlook: Indstillinger. Tandhjulsikonet øverst til højre og derefter „Signaturer“ under „Konti“.
2. 2
   Opret en ny signatur. Giv den et navn, skriv tekstdelen, og indsæt så din PNG med editorens billedikon.
3. 3
   Tilpas billedets størrelse. Træk i et hjørne af det indsatte billede, eller brug dets menu til at gøre det mindre.
4. 4
   Indstil standarderne. Samme sted vælger du, hvilken signatur der vises i nye beskeder og i svar og videresendelser.
5. 5
   Klassisk Outlook til skrivebordet. Her kommer du til den samme editor via „Filer“, „Indstillinger“, „Mail“ og knappen „Signaturer“; også her indsætter du din PNG med billedikonet.

Nogle versioner af Outlook gemmer kun signaturen på den enhed, andre synkroniserer den med din konto. Hvis du sender mails fra mere end én computer, så tjek, at den vises på hver af dem, og sæt den op dér, hvis den ikke gør.

Apple Mail, iPhone og Android

På en Mac kan du lave en signatur i Apple Mails indstillinger under „Signaturer“ og helt enkelt trække billedet ind i editoren. Det er en god idé at sætte flueben ved muligheden for at matche signaturen med beskedens standardskrifttype, så tekstdelen forbliver ensartet.

På mobilen varierer det mere. iPhones indbyggede Mail-app har signaturen i Indstillinger under Mail, og den er stort set kun tekst. De fleste mailapps til Android tilbyder også en ren tekstsignatur. Hvis du også vil have en billedsignatur på mobilen, er den mest pålidelige vej en mailapp, der synkroniserer den signatur, du har sat op på computeren.

• Til svar fra mobilen er tekst nok. Dit navn og én kontaktoplysning er helt fint; ingen forventer et billede nederst i et hurtigt svar.
• Indsæt den ikke manuelt hver gang. Det er besværligt at kopiere billedet ind i hver besked, og størrelsen bliver let forvrænget.
• Tjek din egen mail på en mobil. Mange modtagere læser på mobilen: ser din signatur også godt ud dér?

Mørk tilstand og blokerede billeder

To ting kan få din signatur til at se anderledes ud hos modtageren end hos dig: mørk tilstand, og at mange mailapps ikke indlæser billeder som standard. Det er værd at forberede sig på begge dele.

• Sort blæk kan forsvinde på mørk baggrund. Hvis billedet er gennemsigtigt og stregen sort, kan den næsten blive usynlig mod baggrunden i mørk tilstand. Mørkeblå eller et lidt lysere blæk holder bedre på begge.
• Nogle apps farver beskeden om. I mørk tilstand tilpasser de tekst og nogle gange billeder til baggrunden; resultatet varierer fra app til app. Derfor er du nødt til at teste.
• Et billede med hvid baggrund er sikrere, men mindre elegant. Hvis mange modtagere læser i mørk tilstand, vises en version med hvid baggrund altid, men på mørk baggrund står den som et hvidt rektangel.
• Et blokeret billede efterlader et tomt felt eller et ikon. Derfor skal dit navn og dine oplysninger også stå der som tekst. Signaturen er stadig komplet; det er kun den personlige del, der mangler.
• Giv billedet en beskrivelse. Hvis din mailapp tillader det, så angiv dit navn som billedets alternative tekst. Så giver det stadig mening for skærmlæsere, og når billeder er blokeret.

Hvordan ser den ud hos modtageren? Test den

I din egen mailapp ser signaturen næsten altid fin ud. Det egentlige spørgsmål er, om den også gør det hos modtageren. Det tager et par minutter at finde ud af, og så slipper du for at sende en vigtig mail med en forvrænget eller usynlig underskrift.

1. 1
   Send en testmail til dig selv. Helst til en adresse hos en anden udbyder: fra Gmail til Outlook eller iCloud og omvendt.
2. 2
   Åbn den på en computer og en mobil. Samme størrelse, samme proportioner? Er den ikke blevet sløret eller kæmpestor?
3. 3
   Slå mørk tilstand til. Kan du stadig se stregen? Hvis ikke, så vælg en anden blækfarve eller en hvid baggrund.
4. 4
   Svar og videresend. Ved svar og videresendelser behandler nogle apps billedet som en vedhæftet fil eller gentager det. Hvis det generer dig, så brug en ren tekstsignatur til svar.
5. 5
   Tjek den med blokerede billeder. Hvis din app tillader det, så slå automatisk indlæsning af billeder fra: er det stadig tydeligt, hvem der har skrevet beskeden?

Typiske fejl

Disse fejl dukker op for næsten alle, der tilføjer en håndskrevet underskrift i deres mail for første gang. Hver af dem er let at rette.

• Grå eller gullig papirbaggrund. Farven på det fotograferede ark ses som et rektangel rundt om underskriften. Løsning: gennemsigtig baggrund, PNG-format.
• Et billede, der er for stort. En underskrift på en halv skærm nederst i mailen. Løsning: cirka to eller tre linjer høj.
• Sløret, pixeleret streg. Et for lille kildebillede, der så er blevet forstørret. Løsning: en kilde i højere opløsning, skaleret ned i mailappen.
• Alt i ét billede. Navn, telefonnummer og logo i én og samme grafik. Løsning: kun underskriften er et billede; alt andet er tekst.
• Din fulde officielle underskrift i høj opløsning. Risikabelt og unødvendigt. Løsning: en kort version eller et monogram i et mindre billede.
• Utestet mørk tilstand. En sort streg på sort baggrund. Løsning: test den, brug mørkeblåt blæk eller en version med hvid baggrund.
• Et billede, der gentages i hvert svar. Dusinvis af identiske underskrifter i en lang tråd. Løsning: en kort tekstsignatur til svar.

En god mailsignatur er som et godt håndtryk: kort, sikker og overstået, før den bliver for meget.

Hvad en mailsignatur ikke erstatter

Det er vigtigt at være klar over: et billede af din underskrift nederst i en mail er pynt og præsentation, ikke underskrift af et dokument. Hvis du skal skrive under på en kontrakt, en erklæring eller et officielt papir, findes der særskilte metoder til det, fra underskrift på papir over at placere en underskrift i en PDF til tjenester til digital signatur.

Hvilken slags underskrift der accepteres i en bestemt situation, afgøres af den anden part, den pågældende institution og reglerne i landet, så spørg dem altid i vigtige sager. Vi gennemgår underskrift af dokumenter i detaljer i vores artikel om PDF'er og digitale signaturer.

Den nemmeste vej: en færdig fil fra Calligra

Hvis du helst vil slippe for at scanne, fjerne baggrund og tilpasse størrelse, klarer Calligra det for dig. Med Atelier-pakken kan du downloade din designede underskrift som et færdigt billede til mailsignaturen: gennemsigtig baggrund, en skarp streg i høj opløsning, tilpasset størrelse til mail, til Gmail, Outlook og Apple Mail.

Du får også korte versioner og monogramversioner af din underskrift, så du ikke behøver at sætte din fulde officielle form i dine mails. Den gennemsigtige PNG og vektorfilen i SVG følger også med, til dokumenter og digitale signaturer.

Hvis du endnu ikke har en underskrift, du gerne vil sætte nederst i dine mails, så start med det grundlæggende: denne guide tager dig trin for trin igennem, hvordan du skaber din egen.

Spørgsmål