Vlastnoruční podpis v e-mailu: jak ho přidat v Gmailu, Outlooku a v telefonu

Proč mít v e-mailu vlastnoruční podpis?

E-mailový podpis je hlavně informace: kdo zprávu napsal a jak se s ním spojit. Vlastnoruční podpis přidává něco, co písmo nedokáže: osobní nádech. Pro někoho, kdo začíná v práci, pro OSVČ, učitele nebo tvůrce to má význam, protože čtenář na první pohled cítí, že zprávu psal skutečný člověk.

Nehodí se ale všude. Větší firmy často vyžadují jednotný podpis a osobní obrázek do něj nezapadne. U rychlé interní odpovědi je zbytečný. Vlastnoruční podpis funguje nejlépe tam, kde záleží na dojmu: když se představuješ, posíláš nabídku, děkuješ nebo píšeš klientům.

Písmo ukazuje, co jsi napsal; rukopis ukazuje, že jsi to napsal ty.

Jak je dobrý e-mailový podpis poskládaný

Než začneš cokoli nastavovat, rozmysli si, co do podpisu patří. Nejčastější chybou je dát všechno do jednoho obrázku: podpis, jméno, telefon, logo. Může to vypadat hezky, ale pokud e-mailová aplikace příjemce obrázky nenačítá, neuvidí nic a tvoje telefonní číslo si ani nezkopíruje.

• Vlastnoruční podpis jako obrázek. Malý obrázek s průhledným pozadím; tohle je ta osobní část.
• Jméno jako text. I když je v podpisu čitelné. Dá se pak vyhledat, zkopírovat a je vidět i tehdy, když obrázek ne.
• Pozice nebo role. Jeden krátký řádek: „Grafická designérka“, „Jednatel“, „Učitelka matematiky“.
• Kontaktní údaje. Telefon, web; e-mailovou adresu uvádět nemusíš, ta je jasná z toho, odkud zpráva přišla.
• Nanejvýš jedna věc navíc. Stačí logo nebo jeden odkaz na sociální síť. Víc už působí přeplácaně.

Výroba obrázku: průhledné pozadí, ostrá linka

Kvalita obrázku rozhoduje o tom, jestli podpis působí elegantně, nebo lacině. Trochu nakřivo vyfocená fotka z telefonu s našedlým pozadím papíru vypadá spíš amatérsky než osobně. Cílem je čistá, tmavá linka bez pozadí.

1. 1
   Podepiš se na čistý bílý papír. Obyčejný nelinkovaný list a černé nebo tmavě modré pero se stejnoměrnou stopou. Liner nebo gelové pero je lepší než bledá propiska.
2. 2
   Naskenuj nebo vyfoť ho zpříma. Za denního světla, bez stínů, přímo shora. Skener dokumentů v telefonu stránku narovná a vybělí.
3. 3
   Těsně ho ořízni. Nech jen podpis s úzkým prázdným okrajem kolem.
4. 4
   Odstraň pozadí. V editoru obrázků nebo v nástroji na odstranění pozadí udělej papír průhledný a ulož soubor jako PNG. JPG průhledné pozadí uchovat neumí.
5. 5
   Uprav velikost. Mysli na výšku zhruba 150–200 pixelů; v e-mailu se zobrazí menší, ale díky tomu zůstane ostrý i na displejích s vysokým rozlišením.

Jakou verzi podpisu použít?

E-mailový podpis je veřejný: dostane ho každý příjemce, dá se přeposlat a může skončit kdekoli. Proto stojí za to zvážit, jestli použít stejný úplný, oficiální podpis, jakým podepisuješ smlouvy a v bance.

• Zkrácená verze. Zjednodušená podoba tvého úplného podpisu, třeba velké písmeno a začátek příjmení. Poznatelně tvůj, ale ne totožný s tím oficiálním.
• Monogram. Dvě iniciály v jednom rozmáchlém tahu. Vypadá dobře na malém prostoru a je velmi osobitý.
• Jen křestní jméno. Uvolněné a přátelské; dobře funguje v e-mailech klientům a kolegům.
• Tvůj úplný podpis. Pokud se pro něj rozhodneš, použij malý obrázek v nízkém rozlišení, ne velký soubor v tiskové kvalitě.

Gmail na počítači krok za krokem

V Gmailu v prohlížeči najdeš podpis v editoru, do kterého můžeš vložit i obrázek. Názvy nabídek se mohou podle jazyka a verze trochu lišit, ale rozložení je podobné.

1. 1
   Otevři nastavení. Ikona ozubeného kola vpravo nahoře a pak „Zobrazit všechna nastavení“.
2. 2
   Najdi sekci Podpis. Na kartě „Obecné“ sjeď dolů, zvol „Vytvořit nový“ a podpis pojmenuj.
3. 3
   Napiš textovou část. Jméno, pozici a kontaktní údaje, každé na samostatném řádku.
4. 4
   Vlož obrázek. Klikni na ikonu obrázku na panelu nástrojů editoru a nahraj své PNG, nebo ho vyber z Disku Google.
5. 5
   Nastav velikost. Klikni na vložený obrázek a uvidíš možnosti velikosti (malý, střední, velký, původní). Obvykle nejlépe funguje malý nebo střední.
6. 6
   Zvol výchozí nastavení. Pod podpisem vyber, jestli se má zobrazovat v nových e-mailech a v odpovědích, a pak dole na stránce ulož změny.

Outlook: web, nový a klasický desktopový

Vedle sebe existuje několik verzí Outlooku: Outlook na webu, nová aplikace Outlook a klasický desktopový Outlook. Podpis s obrázkem vytvoříš ve všech; nastavení je jen na různých místech.

1. 1
   Web a nový Outlook: Nastavení. Ikona ozubeného kola vpravo nahoře, pak „Podpisy“ v části „Účty“.
2. 2
   Vytvoř nový podpis. Pojmenuj ho, napiš textovou část a pak ikonou obrázku v editoru vlož své PNG.
3. 3
   Změň velikost obrázku. Táhni za roh vloženého obrázku nebo ho zmenši přes jeho nabídku.
4. 4
   Nastav výchozí podpisy. Na stejném místě zvol, který podpis se zobrazí v nových zprávách a který v odpovědích a přeposlaných zprávách.
5. 5
   Klasický desktopový Outlook. Tady se do stejného editoru dostaneš přes „Soubor“, „Možnosti“, „Pošta“ a tlačítko „Podpisy“; PNG i tady vložíš ikonou obrázku.

Některé verze Outlooku ukládají podpis jen na daném zařízení, jiné ho synchronizují s tvým účtem. Pokud posíláš e-maily z více počítačů, zkontroluj, že se podpis zobrazuje na každém, a kde chybí, tam ho nastav.

Apple Mail, iPhone a Android

Na Macu vytvoříš podpis v nastavení Apple Mailu v části „Podpisy“ a obrázek do editoru jednoduše přetáhneš. Vyplatí se zaškrtnout volbu, která přizpůsobí podpis výchozímu písmu zprávy, aby textová část zůstala jednotná.

V telefonech je to pestřejší. Vestavěná aplikace Mail v iPhonu má podpis v Nastavení, v části Mail, a je v podstatě jen textový. Většina e-mailových aplikací pro Android také nabízí jen prostý textový podpis. Pokud chceš podpis s obrázkem i v telefonu, nejspolehlivější cestou je e-mailová aplikace, která synchronizuje podpis nastavený na počítači.

• Pro odpovědi z telefonu stačí text. Jméno a jeden kontakt jsou úplně v pořádku; nikdo nečeká obrázek na konci rychlé odpovědi.
• Nevkládej ho pokaždé ručně. Kopírovat obrázek do každé zprávy je otravné a jeho velikost se snadno pokřiví.
• Podívej se na svůj e-mail v telefonu. Spousta příjemců čte v telefonu: vypadá tvůj podpis dobře i tam?

Tmavý režim a zablokované obrázky

Dvě věci můžou způsobit, že tvůj podpis bude u příjemce vypadat jinak než u tebe: tmavý režim a to, že mnoho e-mailových aplikací ve výchozím nastavení obrázky nenačítá. Stojí za to připravit se na obojí.

• Černý inkoust může na tmavém pozadí zmizet. Pokud je obrázek průhledný a linka černá, může být na pozadí tmavého režimu skoro neviditelná. Tmavě modrá nebo o něco světlejší barva obstojí lépe na obou.
• Některé aplikace zprávu přebarví. V tmavém režimu přizpůsobují pozadí text a někdy i obrázky; výsledek se liší aplikace od aplikace. Proto je potřeba testovat.
• Obrázek s bílým pozadím je bezpečnější, ale méně elegantní. Pokud hodně příjemců čte v tmavém režimu, verze s bílým pozadím je vidět vždycky, jenže na tmavém pozadí se zobrazí jako bílý obdélník.
• Zablokovaný obrázek nechá prázdné místo nebo ikonu. Proto musí být tvoje jméno a údaje i v textu. Podpis je pak pořád úplný, chybí jen ta osobní část.
• Dej obrázku popis. Pokud to tvoje e-mailová aplikace umožňuje, nastav jako alternativní text obrázku své jméno. Zůstane srozumitelný pro čtečky obrazovky i při blokování obrázků.

Jak to vypadá u příjemce? Vyzkoušej to

Ve tvé vlastní e-mailové aplikaci vypadá podpis skoro vždycky dobře. Skutečná otázka je, jestli i u příjemce. Zjistíš to za pár minut a ušetříš si odeslání důležitého e-mailu s pokřiveným nebo neviditelným podpisem.

1. 1
   Pošli si zkušební e-mail. Ideálně na adresu u jiného poskytovatele: z Gmailu do Outlooku nebo na iCloud a obráceně.
2. 2
   Otevři ho na počítači i v telefonu. Stejná velikost, stejné proporce? Nerozmazal se nebo nenarostl do obřích rozměrů?
3. 3
   Zapni tmavý režim. Je linka pořád vidět? Pokud ne, zvol jinou barvu inkoustu nebo bílé pozadí.
4. 4
   Odpověz a přepošli. U odpovědí a přeposlaných zpráv některé aplikace s obrázkem zacházejí jako s přílohou nebo ho opakují. Pokud ti to vadí, používej pro odpovědi jen textový podpis.
5. 5
   Zkontroluj to se zablokovanými obrázky. Pokud to aplikace dovolí, vypni automatické načítání obrázků: je pořád jasné, kdo zprávu napsal?

Časté chyby

Na tyhle chyby narazí skoro každý, kdo si poprvé přidává vlastnoruční podpis do e-mailu. Každá se dá snadno napravit.

• Šedé nebo nažloutlé pozadí papíru. Barva vyfoceného listu je vidět jako obdélník kolem podpisu. Řešení: průhledné pozadí, formát PNG.
• Příliš velký obrázek. Podpis na půl obrazovky na konci e-mailu. Řešení: výška zhruba dvou až tří řádků.
• Rozmazaná, kostičkovaná linka. Příliš malý zdrojový obrázek, který se pak zvětšil. Řešení: zdroj ve vyšším rozlišení, zmenšený až v e-mailové aplikaci.
• Všechno v jednom obrázku. Jméno, telefon a logo v jediné grafice. Řešení: obrázek je jen podpis, všechno ostatní je text.
• Úplný oficiální podpis ve vysokém rozlišení. Riskantní a zbytečné. Řešení: zkrácená verze nebo monogram v menším obrázku.
• Nevyzkoušený tmavý režim. Černá linka na černém pozadí. Řešení: vyzkoušej to, použij tmavě modrý inkoust nebo verzi s bílým pozadím.
• Obrázek opakovaný v každé odpovědi. Desítky stejných podpisů v dlouhém vlákně. Řešení: krátký textový podpis pro odpovědi.

Dobrý e-mailový podpis je jako dobrý stisk ruky: krátký, jistý a skončí dřív, než začne být navíc.

Co e-mailový podpis nenahrazuje

Je důležité mít v tom jasno: obrázek tvého podpisu na konci e-mailu je ozdoba a představení, ne podepsání dokumentu. Pokud potřebuješ podepsat smlouvu, prohlášení nebo úřední listinu, existují na to samostatné způsoby, od podpisu na papíře přes vložení podpisu do PDF až po služby pro elektronický podpis.

Jaký podpis je v konkrétní situaci přijatelný, rozhoduje druhá strana, příslušná instituce a pravidla dané země, takže se v důležitých věcech vždycky zeptej jich. Podepisování dokumentů podrobně rozebíráme v našem článku o podpisu v PDF a elektronickém podpisu.

Nejjednodušší cesta: hotový soubor z Calligry

Pokud se nechceš zdržovat skenováním, odstraňováním pozadí a úpravou velikosti, Calligra to udělá za tebe. S balíčkem Atelier si můžeš navržený podpis stáhnout jako hotový obrázek pro e-mailový podpis: průhledné pozadí, ostrá linka ve vysokém rozlišení, velikost přizpůsobená e-mailu, pro Gmail, Outlook i Apple Mail.

Dostaneš také zkrácenou verzi a monogram svého podpisu, takže do e-mailů nemusíš dávat úplnou oficiální podobu. Součástí je i průhledné PNG a vektorové SVG, pro dokumenty a elektronické podpisy.

Pokud zatím nemáš podpis, který bys rád dal na konec svých e-mailů, začni od základů: tenhle návod tě krok za krokem provede vytvořením vlastního.

Otázky