توقيع بخط يدك في بريدك الإلكتروني: كيف تضيفه في Gmail وOutlook وعلى هاتفك

لماذا تضع توقيعًا بخط يدك في بريدك الإلكتروني؟

توقيع البريد الإلكتروني معلومات في الأساس: من كتب هذه الرسالة وكيف تصل إليه. والتوقيع المكتوب باليد يضيف ما لا يستطيعه الخط الجاهز: لمسة شخصية. لمن يبدأ مسيرته المهنية، أو لمستقل، أو لمعلّم، أو لصانع محتوى، هذا مهم، لأن القارئ يشعر من النظرة الأولى بأن شخصًا حقيقيًا كتب الرسالة.

لكنه ليس مناسبًا في كل مكان. الشركات الكبرى كثيرًا ما تفرض توقيعًا موحّدًا، ولا تناسبه صورة شخصية. ولردّ داخلي سريع لا حاجة إليه. يعمل التوقيع المكتوب باليد أفضل حيث يهمّ الانطباع: تعارف، أو عرض، أو رسالة شكر، أو رسائل إلى العملاء.

الخط الجاهز يُظهر ما كتبت؛ وخط اليد يُظهر أنك أنت من كتب.

كيف يُبنى توقيع البريد الإلكتروني الجيد

قبل أن تُعدّ أي شيء، قرّر ما الذي يدخل في التوقيع. الخطأ الأكثر شيوعًا هو وضع كل شيء في صورة واحدة: التوقيع والاسم ورقم الهاتف والشعار. قد يبدو ذلك جميلًا، لكن إن لم يحمّل تطبيق بريد المستلم الصور، فلن يرى شيئًا، ولن يستطيع نسخ رقم هاتفك.

• توقيعك المكتوب باليد كصورة. صورة صغيرة بخلفية شفافة؛ هذا هو الجزء الشخصي.
• اسمك كنص. حتى لو كان مقروءًا في التوقيع. هكذا يمكن البحث عنه ونسخه ويبقى ظاهرًا حين لا تظهر الصورة.
• المسمّى أو الدور. سطر قصير واحد: “مصمّم جرافيك”، “مدير عام”، “معلّم رياضيات”.
• بيانات التواصل. رقم الهاتف، الموقع الإلكتروني؛ أما عنوان بريدك فلا داعي له، فالرسالة تأتي منه أصلًا.
• إضافة واحدة على الأكثر. شعار أو رابط حساب اجتماعي واحد يكفي. أكثر من ذلك يبدو مزدحمًا.

صنع الصورة: خلفية شفافة، وخط حادّ

جودة الصورة تحدّد إن كان التوقيع سيبدو أنيقًا أم رخيصًا. صورة هاتف مائلة قليلًا بخلفية ورق رمادية تبدو هاوية لا شخصية. الهدف خط نظيف داكن دون خلفية.

1. 1
   وقّع على ورق أبيض نظيف. ورقة سادة بلا أسطر، وقلم أسود أو أزرق داكن بخط منتظم. القلم الرفيع أو قلم الجل أفضل من قلم جاف باهت.
2. 2
   امسحها ضوئيًا أو صوّرها بشكل مستقيم. في ضوء النهار، دون ظلال، ومن فوقها مباشرةً. ماسح المستندات في هاتفك يقوّم الصفحة ويبيّضها.
3. 3
   اقتصّها بإحكام. اترك التوقيع وحده، مع هامش فارغ رفيع حوله.
4. 4
   أزل الخلفية. استخدم محرّر صور أو أداة لإزالة الخلفية لجعل الورق شفافًا، واحفظها بصيغة PNG. صيغة JPG لا تحتفظ بالخلفية الشفافة.
5. 5
   غيّر حجمها. استهدف ارتفاعًا بين 150 و200 بكسل تقريبًا؛ ستُعرض أصغر في بريدك، لكن هذا يحافظ على حدّتها في الشاشات عالية الدقة.

أي نسخة تستخدم؟

توقيع البريد الإلكتروني علني: يصل إلى كل مستلم، ويمكن إعادة توجيهه، وقد ينتهي في أي مكان. لذا يستحق الأمر أن تفكّر إن كنت ستستخدم التوقيع الرسمي الكامل نفسه الذي تستخدمه على العقود وفي المصرف.

• نسخة مختصرة. شكل مبسّط من توقيعك الكامل، مثل الحرف الكبير وبداية اسم العائلة. يُعرف أنه لك، لكنه لا يطابق التوقيع الرسمي.
• مونوغرام. حرفان أوّلان في علامة واحدة منسابة. يبدو جميلًا في المساحات الصغيرة ومميّز جدًا.
• الاسم الأول فقط. مسترخٍ وودود؛ يناسب الرسائل إلى العملاء والزملاء.
• توقيعك الكامل. إن اخترته، فاستخدم صورة صغيرة بدقة منخفضة، لا الملف الكبير المخصّص للطباعة.

Gmail على الحاسوب، خطوة بخطوة

في Gmail على المتصفح، يوجد التوقيع في محرّر يمكنك فيه أيضًا إدراج صورة. قد تختلف أسماء القوائم قليلًا حسب لغتك والإصدار، لكن الترتيب متشابه.

1. 1
   افتح الإعدادات. أيقونة الترس في أعلى اليمين، ثم “عرض جميع الإعدادات”.
2. 2
   ابحث عن قسم التوقيع. في علامة التبويب “عام”، مرّر إلى الأسفل، واختر “إنشاء جديد” وأعطِ التوقيع اسمًا.
3. 3
   اكتب الجزء النصي. اسمك ومسمّاك وبيانات تواصلك، كلٌّ في سطر.
4. 4
   أدرج الصورة. اضغط أيقونة الصورة في شريط أدوات المحرّر لرفع ملف PNG أو اختياره من Google Drive.
5. 5
   اضبط الحجم. اضغط على الصورة المدرجة لترى خيارات الحجم (صغير، متوسط، كبير، الحجم الأصلي). الصغير أو المتوسط عادةً هو الأنسب.
6. 6
   اختر الإعدادات الافتراضية. تحت التوقيع، اختر إن كان يظهر في الرسائل الجديدة والردود، ثم احفظ التغييرات أسفل الصفحة.

Outlook: الويب، والإصدار الجديد، وإصدار سطح المكتب الكلاسيكي

توجد عدة إصدارات من Outlook جنبًا إلى جنب: Outlook على الويب، وتطبيق Outlook الجديد، وOutlook الكلاسيكي لسطح المكتب. يمكنك إنشاء توقيع بصورة فيها كلها؛ الإعداد فقط في أماكن مختلفة.

1. 1
   الويب وOutlook الجديد: الإعدادات. أيقونة الترس في أعلى اليمين، ثم “التوقيعات” تحت “الحسابات”.
2. 2
   أنشئ توقيعًا جديدًا. سمّه، واكتب الجزء النصي، ثم أدرج ملف PNG بأيقونة الصورة في المحرّر.
3. 3
   غيّر حجم الصورة. اسحب زاوية الصورة المدرجة أو استخدم قائمتها لتصغيرها.
4. 4
   اضبط الإعدادات الافتراضية. في المكان نفسه، اختر أي توقيع يظهر في الرسائل الجديدة وفي الردود وإعادة التوجيه.
5. 5
   Outlook الكلاسيكي لسطح المكتب. هنا تصل إلى المحرّر نفسه عبر “ملف”، ثم “خيارات”، ثم “البريد” وزر “التوقيعات”؛ وأدرج ملف PNG بأيقونة الصورة هنا أيضًا.

بعض إصدارات Outlook تحفظ التوقيع على ذلك الجهاز فقط، وبعضها يزامنه مع حسابك. إن كنت ترسل البريد من أكثر من حاسوب، فتحقّق من ظهوره على كلٍّ منها، وأعدّه هناك إن لم يظهر.

Apple Mail وiPhone وAndroid

على Mac، يمكنك إنشاء توقيع في إعدادات Apple Mail تحت “التوقيعات” وسحب الصورة ببساطة إلى المحرّر. يستحق الأمر تفعيل خيار مطابقة التوقيع مع الخط الافتراضي للرسالة، ليبقى الجزء النصي متّسقًا.

على الهواتف يختلف الأمر أكثر. تطبيق البريد المدمج في iPhone يحفظ التوقيع في الإعدادات، تحت البريد، وهو في الأساس نصي فقط. ومعظم تطبيقات البريد على Android تتيح أيضًا توقيعًا نصيًا بسيطًا. إن أردت توقيعًا بصورة على هاتفك أيضًا، فالطريق الأكثر موثوقية تطبيق بريد يزامن التوقيع الذي أعددته على حاسوبك.

• للردود من هاتفك، النص يكفي. اسمك ووسيلة تواصل واحدة كافيان تمامًا؛ لا أحد يتوقّع صورة أسفل ردّ سريع.
• لا تلصقه يدويًا في كل مرة. نسخ الصورة إلى كل رسالة مُرهق، وحجمها يتشوّه بسهولة.
• تحقّق من بريدك على الهاتف. كثير من المستلمين يقرؤون على هواتفهم: هل يبدو توقيعك جميلًا هناك أيضًا؟

الوضع الداكن والصور المحجوبة

أمران قد يجعلان توقيعك يبدو للمستلم مختلفًا عمّا تراه أنت: الوضع الداكن، وكون كثير من تطبيقات البريد لا تحمّل الصور افتراضيًا. يستحق الأمر الاستعداد لكليهما.

• الحبر الأسود قد يختفي على خلفية داكنة. إن كانت الصورة شفافة والخط أسود، فقد يصبح شبه خفي على خلفية الوضع الداكن. الأزرق الداكن أو حبر أفتح قليلًا يصمد أفضل على الخلفيتين.
• بعض التطبيقات تعيد تلوين الرسالة. في الوضع الداكن تعدّل النص وأحيانًا الصور لتناسب الخلفية؛ والنتيجة تختلف حسب التطبيق. لهذا عليك أن تختبر.
• الصورة بخلفية بيضاء أكثر أمانًا لكنها أقلّ أناقة. إن كان كثير من المستلمين يقرؤون في الوضع الداكن، فالنسخة ذات الخلفية البيضاء تظهر دائمًا، لكنها على خلفية داكنة تبدو مستطيلًا أبيض.
• الصورة المحجوبة تترك فراغًا أو أيقونة. لهذا يجب أن يكون اسمك وبياناتك موجودة كنص أيضًا. يبقى التوقيع مكتملًا؛ فقط الجزء الشخصي يغيب.
• أعطِ الصورة وصفًا. إن سمح تطبيق بريدك، فاجعل اسمك النص البديل للصورة. يبقى ذا معنى لقارئات الشاشة وحين تُحجب الصور.

كيف يبدو للمستلم؟ اختبره

في تطبيق بريدك أنت، يبدو توقيعك دائمًا تقريبًا جيدًا. السؤال الحقيقي هو إن كان كذلك عند المستلم أيضًا. يمكنك معرفة ذلك في بضع دقائق، وتجنّب إرسال رسالة مهمة بتوقيع مشوّه أو غير مرئي.

1. 1
   أرسل لنفسك رسالة تجريبية. الأفضل إلى عنوان لدى مزوّد آخر: من Gmail إلى Outlook أو iCloud، والعكس.
2. 2
   افتحها على حاسوب وعلى هاتف. الحجم نفسه، والنسب نفسها؟ لم يصبح ضبابيًا أو ضخمًا؟
3. 3
   فعّل الوضع الداكن. هل لا يزال الخط ظاهرًا؟ إن لم يكن، فاختر لون حبر آخر أو خلفية بيضاء.
4. 4
   ردّ وأعد التوجيه. في الردود وإعادة التوجيه، تعامل بعض التطبيقات الصورة كمرفق أو تكرّرها. إن أزعجك ذلك، فاستخدم توقيعًا نصيًا فقط للردود.
5. 5
   تحقّق منه مع حجب الصور. إن سمح تطبيقك، فأوقف التحميل التلقائي للصور: هل لا يزال واضحًا من كتب الرسالة؟

أخطاء شائعة

هذه الأخطاء تحدث لكل من يضيف توقيعًا مكتوبًا باليد إلى بريده الإلكتروني للمرة الأولى تقريبًا. وكلٌّ منها سهل الإصلاح.

• خلفية ورق رمادية أو مصفرّة. لون الصفحة المصوّرة يظهر كمستطيل حول التوقيع. الحل: خلفية شفافة، بصيغة PNG.
• صورة كبيرة جدًا. توقيع بنصف شاشة أسفل الرسالة. الحل: بارتفاع سطرين أو ثلاثة تقريبًا.
• خط ضبابي متكسّر. صورة مصدر صغيرة جدًا، ثم مكبّرة. الحل: مصدر بدقة أعلى، يُصغَّر في تطبيق البريد.
• كل شيء في صورة واحدة. الاسم ورقم الهاتف والشعار في رسم واحد. الحل: التوقيع وحده صورة؛ وكل ما عداه نص.
• توقيعك الرسمي الكامل بدقة عالية. مخاطرة ولا داعي لها. الحل: نسخة مختصرة أو مونوغرام، في صورة أصغر.
• وضع داكن لم يُختبر. خط أسود على خلفية سوداء. الحل: اختبره، واستخدم حبرًا أزرق داكنًا أو نسخة بخلفية بيضاء.
• صورة تتكرّر في كل ردّ. عشرات التوقيعات المتطابقة في سلسلة طويلة. الحل: توقيع نصي قصير للردود.

توقيع البريد الإلكتروني الجيد مثل المصافحة الجيدة: موجز، واثق، وينتهي قبل أن يطول أكثر من اللازم.

ما لا يحلّ توقيع البريد الإلكتروني محلّه

من المهم أن يكون الأمر واضحًا: صورة توقيعك أسفل البريد الإلكتروني زينة وتعريف بك، لا توقيع على مستند. إن احتجت إلى توقيع عقد أو إقرار أو ورقة رسمية، فهناك طرق منفصلة لذلك، من التوقيع على الورق إلى وضع توقيع في ملف PDF إلى خدمات التوقيع الإلكتروني.

أي نوع من التوقيع مقبول في موقف معيّن يقرّره الطرف الآخر والجهة المعنية وقواعد البلد، لذا اسألهم دائمًا في الأمور المهمة. نتناول توقيع المستندات بالتفصيل في مقالتنا عن التوقيع في PDF والتوقيع الإلكتروني.

الطريق الأسهل: ملف جاهز من Calligra

إن كنت تفضّل ألّا تنشغل بالمسح الضوئي وإزالة الخلفية وتغيير الحجم، فإن Calligra تفعل ذلك عنك. مع باقة Atelier يمكنك تنزيل توقيعك المصمّم كصورة جاهزة لتوقيع البريد الإلكتروني: خلفية شفافة، وخط حادّ عالي الدقة، وحجم مناسب للبريد، لـGmail وOutlook وApple Mail.

تحصل أيضًا على نسخ مختصرة ومونوغرام من توقيعك، فلا تضطرّ إلى وضع شكلك الرسمي الكامل في رسائلك. ويأتي معها أيضًا ملف PNG الشفاف وملف SVG المتجه، للمستندات والتوقيعات الإلكترونية.

إن لم يكن لديك بعد توقيع تضعه بسرور أسفل رسائلك، فابدأ من الأساسيات: هذا الدليل يرافقك خطوة بخطوة في ابتكار توقيعك الخاص.

أسئلة