Kézzel írt aláírás az e-mailben: így tedd hozzá Gmailben, Outlookban és telefonon

Miért tegyél kézírásos aláírást az e-mailbe?

Egy e-mail aláírás elsősorban információ: ki írta, hogyan érhető el. A kézírásos aláírás ehhez ad hozzá valamit, amit a betűtípus nem tud: személyességet. Egy pályakezdőnél, egy egyéni vállalkozónál, egy tanárnál vagy egy alkotónál ez sokat számít, mert a levél címzettje egy pillanat alatt érzi, hogy a levelet valaki maga írta.

Nem mindenhol illik. Egy nagy cégnél gyakran egységes, előre megadott aláírást kell használni, és ilyenkor a saját kép nem fér bele. Egy gyors belső válaszlevélnél pedig felesleges. A kézírásos aláírás ott működik a legjobban, ahol számít a benyomás: bemutatkozó levélnél, ajánlatnál, köszönőlevélnél, ügyfeleknek írt üzenetekben.

A betűtípus azt mondja meg, mit írtál; a kézírás azt, hogy te írtad.

A jó e-mail aláírás felépítése

Mielőtt bármit beállítanál, döntsd el, mi kerüljön az aláírásba. A leggyakoribb hiba, hogy valaki mindent egyetlen képbe tesz: aláírást, nevet, telefonszámot, logót. Ez szép lehet, de ha a címzett levelezője nem tölti be a képeket, semmit sem lát belőle, a telefonszámot pedig nem tudja kimásolni.

• A kézírásos aláírás képként. Kicsi, átlátszó hátterű kép, ez adja a személyes részt.
• A neved szövegként. Akkor is, ha az aláírásból kiolvasható. Így kereshető, kimásolható, és akkor is látszik, ha a kép nem.
• Beosztás vagy szerep. Egy rövid sor: „Grafikus”, „Ügyvezető”, „Matematikatanár”.
• Elérhetőség. Telefonszám, weboldal; az e-mail-címed felesleges, hiszen arról jön a levél.
• Legfeljebb egy kiegészítés. Egy logó vagy egy közösségi profil linkje elég. Ami ennél több, az zsúfolt.

A kép elkészítése: átlátszó háttér, éles vonal

A kép minősége dönti el, hogy az aláírás elegáns lesz-e vagy olcsó hatású. Egy telefonnal lefotózott, szürkés papírhátterű, kicsit ferde aláírás a levél alján inkább amatőr, mint személyes. A cél egy tiszta, sötét vonal, háttér nélkül.

1. 1
   Írd alá tiszta, fehér papírra. Sima, vonalazás nélküli lap, fekete vagy sötétkék, egyenletes vonalú toll. A tűfilc és a zselés toll jobb, mint a halvány golyóstoll.
2. 2
   Szkenneld vagy fotózd le egyenesen. Nappali fényben, árnyék nélkül, felülről. A telefon dokumentumszkennelő funkciója kiegyenesíti és kifehéríti a lapot.
3. 3
   Vágd körbe szorosan. Csak az aláírás maradjon, körülötte egy vékony üres sávval.
4. 4
   Tüntesd el a hátteret. Egy képszerkesztővel vagy háttéreltávolító eszközzel tedd átlátszóvá a papírt, és mentsd PNG formátumban. A JPG nem tud átlátszó hátteret.
5. 5
   Méretezd át. A kép kb. 150–200 pixel magas legyen; a levelezőben ennél kisebbnek fog megjelenni, de így éles marad a nagy felbontású kijelzőkön is.

Melyik változatot használd?

Az e-mail aláírás nyilvános: minden címzett megkapja, továbbíthatják, és bárhova bekerülhet. Ezért érdemes elgondolkodni, hogy ugyanazt a teljes, hivatalos aláírásodat tedd-e bele, amelyet a szerződéseken és a bankban használsz.

• Rövid változat. A teljes aláírásod egyszerűsített formája, például a kezdőbetű és a vezetéknév eleje. Felismerhetően a tiéd, de nem ugyanaz, mint a hivatalos.
• Monogram. Két kezdőbetű egy lendületes jelben. Kicsi helyen is jól mutat, és nagyon jellegzetes.
• Csak keresztnév. Kötetlen, barátságos hatású, ügyfeleknek, kollégáknak írt levelekben jól működik.
• A teljes aláírás. Ha mégis ezt választod, használj kicsi, alacsony felbontású képet, ne a nagy, nyomdai minőségű fájlt.

Gmail számítógépen, lépésről lépésre

A Gmail böngészős változatában az aláírás egy szerkesztőben állítható be, ahová képet is beszúrhatsz. A menüpontok neve a nyelvi beállítástól és a verziótól függően kicsit eltérhet, de a felépítés hasonló.

1. 1
   Nyisd meg a beállításokat. Jobb felül a fogaskerék ikon, majd „Az összes beállítás megtekintése”.
2. 2
   Keresd meg az Aláírás részt. Az „Általános” fülön, lejjebb görgetve, válaszd az „Új létrehozása” lehetőséget, és adj nevet az aláírásnak.
3. 3
   Írd be a szöveges részt. Neved, beosztásod, elérhetőséged, mindegyik külön sorban.
4. 4
   Szúrd be a képet. A szerkesztő eszköztárán a kép ikonra kattintva feltöltheted a PNG-t, vagy kiválaszthatod a Google Drive-ról.
5. 5
   Állítsd be a méretet. Kattints a beszúrt képre: megjelennek a méretválasztók (kicsi, közepes, nagy, eredeti). Általában a kicsi vagy a közepes a jó.
6. 6
   Válaszd ki az alapértelmezést. Az aláírás alatt beállíthatod, hogy új levélnél és válasznál is ez jelenjen meg, majd mentsd a változtatásokat az oldal alján.

Outlook: webes, új és klasszikus asztali változat

Az Outlooknak több változata él egymás mellett: a böngészős Outlook, az új Outlook alkalmazás és a klasszikus asztali Outlook. Mindegyikben lehet képes aláírást készíteni, csak máshol van a beállítás.

1. 1
   Webes és új Outlook: Beállítások. Jobb felül a fogaskerék ikon, majd a „Fiókok” részen belül az „Aláírások”.
2. 2
   Hozz létre új aláírást. Adj nevet neki, írd be a szöveges részt, majd a szerkesztő kép ikonjával szúrd be a PNG-t.
3. 3
   Méretezd a képet. A beszúrt kép sarkát húzva vagy a kép menüjében kisebbre állíthatod.
4. 4
   Állítsd be az alapértelmezést. Ugyanitt kiválaszthatod, hogy új levélnél, illetve válasznál és továbbításnál melyik aláírás jelenjen meg.
5. 5
   Klasszikus asztali Outlook. Itt a „Fájl”, „Beállítások”, „Levelezés”, majd az „Aláírások” gombon keresztül éred el ugyanezt a szerkesztőt; a kép ikonnal itt is beszúrhatod a PNG-t.

Az Outlook egyes változatai az aláírást csak az adott eszközön tárolják, mások a fiókoddal együtt szinkronizálják. Ha több gépen is levelezel, ellenőrizd mindegyiken, hogy megjelenik-e, és ha nem, állítsd be ott is.

Apple Mail, iPhone és Android

Mac számítógépen az Apple Mail beállításaiban az „Aláírások” részen hozhatsz létre aláírást, és a képet egyszerűen behúzhatod a szerkesztőbe. Érdemes bejelölni, hogy az aláírás betűtípusa illeszkedjen a levél alapértelmezett betűtípusához, így a szöveges rész egységes marad.

Telefonon a helyzet változatosabb. Az iPhone beépített Mail alkalmazásában az aláírás a Beállítások között, a Mail menüben található, és alapvetően szöveges. Az Androidos levelezőalkalmazások többsége szintén egyszerű szöveges aláírást kínál. Ha telefonról is képes aláírást szeretnél, a legmegbízhatóbb, ha olyan levelezőt használsz, amely a számítógépen beállított aláírást szinkronizálja.

• Telefonon írt válaszoknál elég a szöveg. A név és egy elérhetőség teljesen rendben van; senki sem vár képet egy gyors válasz alján.
• Ne illeszd be kézzel minden alkalommal. A képet levélről levélre bemásolni körülményes, és könnyen torzul a mérete.
• Nézd meg a saját leveledet telefonon. A címzettek nagy része telefonon olvas: ott is jól néz ki az aláírásod?

Sötét mód és letiltott képek

Két dolog miatt nézhet ki másképp az aláírásod a címzettnél, mint nálad. Az egyik a sötét mód, a másik az, hogy sok levelező alapból nem tölti be a képeket. Mindkettőre érdemes felkészülni.

• A fekete tinta eltűnhet sötét háttéren. Ha a kép átlátszó, és a vonal fekete, sötét módban a levelező hátterén szinte láthatatlan lehet. Egy sötétkék vagy kicsit világosabb tintaszín mindkét háttéren jobban megáll.
• Egyes levelezők átszínezik a levelet. Sötét módban a szöveget és néha a képeket is igazítják a háttérhez; az eredmény alkalmazásonként eltér. Ezért kell kipróbálni.
• A fehér hátterű kép biztonságosabb, de kevésbé elegáns. Ha sok olyan címzetted van, aki sötét módban olvas, egy fehér hátterű változat mindig látszik, csak sötét háttéren egy fehér téglalapként jelenik meg.
• A letiltott kép helyén üres hely vagy egy ikon áll. Ezért kell a nevednek és az adataidnak szövegként is szerepelnie. Az aláírás ilyenkor is teljes, csak a személyes rész hiányzik belőle.
• Adj a képnek leírást. Ha a levelező engedi, írd be a kép helyettesítő szövegének a neved. Így képernyőolvasóval és letiltott képeknél is értelmes marad.

Hogyan néz ki a címzettnél? Így teszteld

A saját leveleződben szinte mindig jól néz ki az aláírásod. A valódi kérdés, hogy a címzettnél is így van-e. Ezt néhány perc alatt kideríted, és megspórolod, hogy egy fontos levél alján torz vagy láthatatlan aláírás menjen ki.

1. 1
   Küldj magadnak egy próbalevelet. Lehetőleg egy másik szolgáltatónál lévő címedre: ha Gmailből írsz, egy Outlookos vagy iCloudos címre, és fordítva.
2. 2
   Nyisd meg számítógépen és telefonon is. Ugyanaz a méret, ugyanaz az arány? Nem lett homályos vagy óriási?
3. 3
   Kapcsold be a sötét módot. Látszik még a vonal? Ha nem, válassz más tintaszínt vagy fehér hátteret.
4. 4
   Válaszolj rá, és továbbítsd. Válasznál és továbbításnál egyes levelezők csatolmányként kezelik a képet, vagy megismétlik. Ha zavaró, válasznál használj csak szöveges aláírást.
5. 5
   Nézd meg letiltott képekkel. Ha a levelező engedi, kapcsold ki a képek automatikus betöltését: így is érthető, ki írta a levelet?

Gyakori hibák

Ezek a hibák szinte mindenkinél előfordulnak, aki először tesz kézírásos aláírást az e-mailjébe. Mindegyik könnyen javítható.

• Szürke vagy sárgás papírháttér. A lefotózott lap színe a kép körül téglalapként látszik. Megoldás: átlátszó háttér, PNG formátum.
• Túl nagy kép. Fél képernyős aláírás a levél alján. Megoldás: kb. két-három sornyi magasság.
• Homályos, pixeles vonal. Túl kicsi eredeti kép, felnagyítva. Megoldás: nagyobb felbontású forrás, a levelezőben kicsinyítve.
• Minden egy képben. Név, telefonszám, logó egyetlen grafikában. Megoldás: csak az aláírás legyen kép, minden más szöveg.
• A teljes hivatalos aláírás nagy felbontásban. Kockázatos, és nem is szükséges. Megoldás: rövid változat vagy monogram, kisebb képben.
• Kipróbálatlan sötét mód. Fekete vonal fekete háttéren. Megoldás: teszt, sötétkék tinta vagy fehér hátterű változat.
• Minden válaszban megismétlődő kép. A hosszú levélláncban tucatnyi ugyanolyan aláírás. Megoldás: válaszoknál rövid, szöveges aláírás.

A jó e-mail aláírás olyan, mint egy jó kézfogás: rövid, határozott, és nem tart tovább a kelleténél.

Amit egy e-mail aláírás nem helyettesít

Fontos tisztázni: a levél aljára tett kép az aláírásodról díszítés és bemutatkozás, nem pedig egy dokumentum aláírása. Ha szerződést, nyilatkozatot vagy hivatalos iratot kell aláírnod, arra külön módszerek vannak, a papíralapú aláírástól a PDF-be tett aláíráson át az elektronikus aláírási szolgáltatásokig.

Hogy egy adott helyzetben milyen aláírás fogadható el, azt a másik fél, az adott intézmény és az ország szabályai határozzák meg, ezért fontos ügyekben mindig kérdezd meg őket. A dokumentumok aláírásáról a PDF-es és elektronikus aláírásról szóló cikkünkben írtunk részletesen.

A legegyszerűbb út: kész fájl a Calligrából

Ha nem szeretnél szkenneléssel, háttéreltávolítással és méretezéssel bajlódni, a Calligra ezt elvégzi helyetted. Az Atelier csomagban a megtervezett aláírásodat letöltheted kész e-mail aláírás képként: átlátszó háttérrel, éles, nagy felbontású vonallal, az e-mailhez illő méretben, Gmailhez, Outlookhoz és Apple Mailhez.

Ugyanitt megkapod az aláírásod rövid és monogramos változatát is, így az e-mailbe nem kell a teljes, hivatalos formát tenned. Mellé jár az átlátszó PNG és a vektoros SVG is, ha dokumentumokba vagy elektronikus aláíráshoz is szükséged van rá.

Ha még nincs olyan aláírásod, amelyet szívesen tennél a leveleid aljára, kezdd az alapokkal: ebben a cikkben lépésről lépésre végigvezetünk azon, hogyan találd ki a sajátodat.

Gyakori kérdések