Kiến thức › Mẹo thực tế
Mẹo thực tế
Ký PDF và tài liệu điện tử: những điều cần lưu ý
In ra, ký rồi quét lại? Dán một hình ảnh vào? Hay họ yêu cầu chữ ký điện tử? Đây là những lựa chọn của bạn, cách tạo một hình ảnh chữ ký sạch sẽ, và cách giữ an toàn cho chữ ký số của bạn.
Một hợp đồng thuê nhà gửi đến qua email, một mẫu đơn phải gửi lại dưới dạng PDF, một bản cam kết ở nơi làm việc cần được “ký” trên một nền tảng trực tuyến. Ngày càng nhiều chữ ký của chúng ta diễn ra mà tờ giấy chỉ xuất hiện thoáng qua, hoặc hoàn toàn không xuất hiện. Điều đó khiến nhiều người băn khoăn: dán một hình ảnh vào có đủ không? Nó cần sắc nét đến mức nào? Lưu chữ ký trên máy tính có an toàn không? Điều quan trọng nhất là biết bạn đang gặp loại “chữ ký điện tử” nào, vì một hình ảnh, một trang được quét và một chữ ký điện tử dựa trên chứng thư số là ba thứ hoàn toàn khác nhau. Trong bài này, chúng ta sẽ đi qua các lựa chọn, chỉ bạn cách tạo một bản quét và hình ảnh chữ ký sạch sẽ, cách đặt nó lên tài liệu, những điều cần lưu ý về bảo mật, và khi nào một hình ảnh là chưa đủ.
Bốn loại chữ ký “số” bạn sẽ gặp
Trong lời nói hằng ngày, bất kỳ chữ ký nào bằng cách này hay cách khác nằm trong một tệp đều được gọi là “điện tử” hay “số”. Trên thực tế có ít nhất bốn cách làm khác nhau, và mỗi cách phù hợp với những việc khác nhau.
- In ra, ký, quét lại. Một bản sao số của chữ ký tay trên giấy. Mực là thật, nhưng tệp chỉ là hình ảnh của trang đã ký.
- Hình ảnh chữ ký được dán vào. Bạn đặt một hình ảnh đã tạo sẵn lên PDF. Nhanh và tiện, nhưng bất kỳ ai nhận được tệp đều có thể dễ dàng sao chép nó.
- Ký qua một dịch vụ ký trực tuyến. Bạn vẽ hoặc gõ tên mình trên một trang web hay ứng dụng. Nhà cung cấp thường ghi lại ai đã ký, khi nào và từ địa chỉ email nào.
- Chữ ký điện tử dựa trên chứng thư số. Một quy trình kỹ thuật gắn tài liệu với một người đã được xác minh danh tính, đồng thời cho thấy nếu tài liệu bị thay đổi sau khi ký. Nó không liên quan gì đến việc chữ viết tay của bạn trông như thế nào.
Chúng tôi có một bài riêng về chữ ký vẽ trên màn hình, chẳng hạn khi nhận hàng hay ở máy quẹt thẻ: ký trên màn hình. Ở đây, trọng tâm là tài liệu, tệp PDF và giấy tờ gửi qua email.
Cái gì đủ cho việc gì? Hãy hỏi trước
Lựa chọn nào được chấp nhận trong một trường hợp cụ thể không phụ thuộc vào sở thích của bạn; nó phụ thuộc vào ai yêu cầu tài liệu và quy định nào được áp dụng. Những điều này khác nhau tùy quốc gia, tổ chức và loại việc. Thứ hoàn toàn ổn cho một thỏa thuận giữa bạn bè có thể không đủ cho một thủ tục chính thức.
- 1Hỏi họ muốn hình thức nào. Một bản quét đã ký có đủ không? Họ có chấp nhận hình ảnh chữ ký được dán vào không? Hay phải ký qua một dịch vụ ký cụ thể?
- 2Hỏi xem họ có cần bản gốc không. Đôi khi họ muốn bạn gửi cả bản ký tay qua bưu điện bên cạnh bản quét.
- 3Hỏi về hạn chót và định dạng. Họ muốn PDF, hay một bức ảnh cũng được? Tất cả các trang trong một tệp?
- 4Ghi lại câu trả lời. Một ghi chú ngắn trong email hoặc lịch sẽ giúp ích rất nhiều khi cùng nơi đó lại yêu cầu bạn điều gì đó.
In ra, ký, quét lại: làm cho đúng cách
Ngay cả khi con đường giấy tờ là con đường an toàn, cách bạn thực hiện vẫn quan trọng. Một bức ảnh mờ, đầy bóng, xiêu vẹo rất dễ bị trả lại vì không đọc được, và khi đó bạn phải làm lại từ đầu.
- 1In cho sạch sẽ. Trên giấy trắng trơn, tốt nhất ở kích thước gốc, không thu nhỏ. Kiểm tra xem đã đủ tất cả các trang chưa.
- 2Ký bằng mực sẫm màu. Bút bi, bút kim hoặc bút máy màu đen hay xanh đậm. Mực nhạt, mực ánh kim hay mực màu thường bị mờ khi quét.
- 3Để mực khô. Vài giây là đủ, nhưng với bút máy hãy chờ lâu hơn một chút trước khi lật trang hay đặt lên máy quét.
- 4Quét thay vì chỉ chụp ảnh. Nếu có máy quét, hãy dùng nó. Khoảng 300 dpi thường là quá đủ cho tài liệu. Trên điện thoại, một ứng dụng quét tốt hơn camera thông thường, vì nó tự làm thẳng và cắt trang.
- 5Lưu thành một tệp PDF. Các trang theo đúng thứ tự, trong một tài liệu, với tên tệp có ý nghĩa. Trước khi gửi, hãy mở ra và cuộn qua một lượt.
Tạo một hình ảnh chữ ký sạch sẽ
Nếu bạn thường xuyên phải ký PDF và người nhận chấp nhận hình ảnh được dán vào, một hình ảnh chữ ký chất lượng tốt có thể rất tiện. Đáng để làm một lần thật cẩn thận, vì một hình ảnh chụp vội với nền xám trông cũng kém trên tài liệu.
- 1Ký nhiều lần trên giấy trắng. Bằng bút kim hoặc bút bi sẫm màu, to hơn bình thường một chút, thật thong thả. Viết năm sáu chữ ký và chọn cái giống chữ ký hằng ngày của bạn nhất.
- 2Quét hoặc chụp thật cẩn thận. Ánh sáng đều, không có bóng, lấy nét sắc.
- 3Cắt sát. Chừa một khoảng lề nhỏ xung quanh, chứ không phải cả trang giấy.
- 4Làm sạch nền. Nhiều trình chỉnh sửa ảnh và trình đọc PDF cho phép bạn biến nền trắng thành trong suốt. Một tệp PNG nền trong suốt nằm tự nhiên trên dòng, không có khung chữ nhật trắng bao quanh.
- 5Phóng to để kiểm tra. Xem hình ảnh ở kích thước lớn: không có đốm bẩn, viền xám hay nét bị xiêu.
Lê Thanh Hương chụp hình ảnh chữ ký đầu tiên của mình trên bàn bếp dưới ánh đèn buổi tối. Nền bị ngả vàng, và trên tài liệu hiện rõ một khung chữ nhật màu xám quanh chữ ký. Ngày hôm sau, chị làm lại dưới ánh sáng ban ngày với bút kim và nền trong suốt, và từ đó đến nay chị vẫn dùng đúng hình ảnh ấy. Mười lăm phút thong thả đã đền đáp chị nhiều lần.
Hình ảnh chữ ký chỉ cần làm tốt một lần, rồi nó sẽ phục vụ bạn rất lâu.
Đặt chữ ký lên tài liệu
Nhiều trình đọc PDF có tính năng kiểu “điền và ký” cho phép bạn thêm một hình ảnh chữ ký đã lưu, hoặc một chữ ký vẽ bằng chuột hay ngón tay, vào tài liệu. Dù bạn dùng cách nào, vài chi tiết nhỏ cũng tạo khác biệt lớn cho kết quả.
- Đặt nó lên dòng. Phần dưới của chữ ký nên nằm trên dòng ký, hoặc hơi đè lên dòng, như trên giấy. Nó không nên lơ lửng phía trên.
- Giữ kích thước cân đối. Không to hơn ô chữ ký, nhưng cũng không bị lọt thỏm trong đó. Đại khái bằng kích thước nếu bạn viết nó ở đó bằng bút.
- Đừng làm méo. Khi thay đổi kích thước, hãy đảm bảo hình ảnh giữ đúng tỷ lệ. Một chữ ký bị kéo dãn sang ngang hay bị bóp dẹt trông giả tạo ngay lập tức.
- Ở mọi chỗ cần ký. Một số tài liệu cần chữ ký hoặc ký tắt ở nhiều trang. Hãy cuộn qua một lượt trước khi gửi.
- Ngày tháng và họ tên, nếu được yêu cầu. Nếu tài liệu yêu cầu, hãy thêm ngày tháng và họ tên viết rõ, gõ vào các ô tương ứng.
Chuột, bàn di chuột, bút cảm ứng: khi phải vẽ trên máy tính
Một số nền tảng ký yêu cầu bạn vẽ chữ ký ngay tại chỗ. Với chuột hay bàn di chuột của máy tính xách tay, việc này thường khó: chuyển động bị giật, nét gãy góc, và kết quả chẳng mấy giống với những gì bạn viết trên giấy.
- Đổi thiết bị nếu có thể. Nhiều dịch vụ cho phép bạn mở cùng tài liệu đó trên điện thoại hoặc máy tính bảng, nơi ngón tay hay bút cảm ứng cho cảm giác tự nhiên hơn hẳn.
- Dùng bảng vẽ điện tử nếu bạn có. Với bảng vẽ và bút, nét ký có thể rất gần với chữ ký trên giấy của bạn.
- Chủ động đơn giản hóa. Với chuột, hãy viết một phiên bản gọn hơn, ít vòng lặp hơn, nhưng giữ những đặc điểm chính: chữ hoa và nét kết thúc.
- Đừng vá víu. Nếu không được, hãy xóa đi và viết lại trong một chuyển động. Một chữ ký bị vá víu sẽ lộ ra.
Chúng tôi bàn chi tiết về những điểm tinh tế của chữ ký trên màn hình, cách thiết kế một phiên bản đơn giản hóa và kế hoạch luyện tập một tuần trong bài ký trên màn hình.
Giữ gìn hình ảnh chữ ký của bạn
Viết một chữ ký bằng tay cần thời gian và chuyển động. Còn hình ảnh chữ ký lại là một tệp mà bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể dùng lại chỉ với vài cú nhấp chuột. Vì vậy, hãy đối xử với nó như một tài liệu quan trọng.
- Lưu ở nơi an toàn. Không phải trên màn hình desktop, không phải trong thư mục chia sẻ, mà trên một thiết bị hoặc tài khoản có mật khẩu bảo vệ.
- Đừng gửi nó như một tệp riêng. Nếu ai đó yêu cầu riêng hình ảnh chữ ký của bạn, hãy hỏi xem để làm gì. Một tài liệu đã ký khác với một hình ảnh chữ ký có thể đem dùng tùy ý.
- Đừng tải lên bất cứ đâu. Các công cụ trực tuyến miễn phí, những trang “ký PDF” không rõ nguồn gốc: nếu bạn không biết ai vận hành chúng và họ làm gì với tệp của bạn, hãy tìm cách khác.
- Đừng công khai nó. Không đăng hình ảnh chữ ký thật lên mạng xã hội, trong CV hay trong phần chữ ký email.
- Chỉ ký bản cuối cùng. Nếu tài liệu có thể còn thay đổi, hãy chờ bản cuối. Giữ lại một bản sao của tệp PDF đã ký.
Khi một hình ảnh là chưa đủ
Có những tình huống mà hình ảnh được dán vào không được chấp nhận, và biết trước khi nào có thể gặp điều đó sẽ giúp ích. Chính xác là những trường hợp nào thì khác nhau tùy quốc gia và loại việc, nên hãy luôn hỏi nơi liên quan.
- Các bản cam kết nội bộ ở nơi làm việc.
- Các mẫu đơn đăng ký và mẫu đồng ý đơn giản.
- Xác nhận và biên nhận.
- Các thỏa thuận nhỏ giữa những người quen biết.
- Một số thủ tục chính thức và hành chính nhà nước.
- Giấy tờ về bất động sản và khoản vay.
- Tài liệu cần công chứng hoặc chứng thực.
- Bất cứ nơi nào quy định yêu cầu chữ ký gốc hoặc chữ ký dựa trên chứng thư số.
Nếu hình ảnh không đủ, thường có hai cách: bản giấy gốc ký tay, nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện, hoặc một chữ ký điện tử dựa trên chứng thư số được tạo qua một dịch vụ chuyên dụng. Cần cách nào, và những nhà cung cấp nào được chấp nhận, là điều tổ chức liên quan có thể cho bạn biết.
Tóm lược về chữ ký điện tử dựa trên chứng thư số
Nhiều người nhầm lẫn chữ ký điện tử dựa trên chứng thư số với hình ảnh được dán vào, vì trên tài liệu cũng thường xuất hiện một dấu nhỏ giống chữ ký hoặc một ô có khung theo cách tương tự. Nhưng thứ có giá trị không phải là hình ảnh nhìn thấy được; đó là bằng chứng kỹ thuật đằng sau nó.
- Nó dựa trên việc xác minh danh tính. Bạn thường phải xác minh danh tính với nhà cung cấp trước khi ký.
- Nó bảo vệ tài liệu. Nếu ai đó thay đổi tệp sau khi ký, các trình đọc PDF thường sẽ hiển thị rằng chữ ký không còn hợp lệ với nội dung mới.
- Nó có thể được kiểm tra. Trong nhiều trình đọc PDF, bạn có thể nhấp vào chữ ký hoặc mở bảng chữ ký để xem ai đã ký, khi nào, và chữ ký có hợp lệ hay không.
- Nó không phụ thuộc vào chữ viết tay của bạn. Phần hiển thị có thể là tên bạn, hình ảnh chữ ký của bạn hoặc một ô đơn giản. Đó không phải là thứ làm nên tính xác thực.
Ở mỗi quốc gia có những loại nào, ai được phép cấp và việc nào cần cấp độ nào đều khác nhau. Nếu bạn được yêu cầu dùng loại chữ ký này, tổ chức yêu cầu thường sẽ cho bạn biết họ chấp nhận những nhà cung cấp hay quy trình nào.
Điều làm nên tính xác thực của chữ ký điện tử dựa trên chứng thư số không phải là hình ảnh nhìn thấy, mà là bằng chứng đằng sau nó.
Tính nhất quán: giống nhau trên giấy và trên màn hình
Dù bạn ký dưới hình thức nào, sẽ tốt hơn nếu chữ ký số của bạn đến từ cùng một chuyển động với chữ ký trên giấy. Nếu một ngày nào đó hai chữ ký cần được so sánh, việc chúng giống nhau đến mức dễ nhận ra sẽ tốt hơn rất nhiều.
- Giữ hình ảnh chữ ký luôn cập nhật. Nếu chữ ký của bạn đã thay đổi qua năm tháng, hãy tạo một hình ảnh mới. Hình ảnh từ mười năm trước có thể không còn giống chữ ký hiện tại nữa.
- Thay mới sau khi đổi chữ ký. Nếu bạn dùng một chữ ký mới, hãy xóa hình ảnh cũ và tạo hình ảnh mới khi bàn tay bạn đã viết hình dáng mới một cách chắc chắn. Chúng tôi hướng dẫn các bước trong bài đổi chữ ký.
- Đừng có hai chữ ký riêng biệt. Một hình ảnh đẹp, cầu kỳ trên PDF và một nét nguệch ngoạc hoàn toàn khác trên giấy có thể gây nhầm lẫn. Tốt hơn là một hình dáng đã luyện thuần thục ở mọi nơi.
Hoàng Đức Anh đã thiết kế chữ ký mới trong Calligra và luyện tập ba tuần trước khi dùng nó ở bất cứ đâu. Anh chỉ tạo hình ảnh chữ ký vào cuối tuần thứ ba, khi mười lần ký thì cả mười lần đều giống nhau. Nhờ vậy, các tệp PDF của anh mang đúng chữ ký giống hệt như trên những giấy tờ anh ký trực tiếp.
Khi nhiều người cùng ký một tài liệu
Một hợp đồng thuê nhà, một bản cam kết chung hay biên bản họp của một câu lạc bộ thường được nhiều người ký, và rất dễ mất dấu ai đã ký phiên bản nào. Vài quy tắc đơn giản sẽ giúp tránh được rất nhiều phiền toái.
- 1Thống nhất văn bản cuối cùng. Không ai ký cho tới khi mọi người đã xem và đồng ý với phiên bản cuối. Chỉ cần một thay đổi nhỏ là phải thu thập lại toàn bộ chữ ký.
- 2Quyết định thứ tự. Người ký đầu tiên chuyển tệp đã ký cho người tiếp theo, và cứ thế. Đừng mỗi người ký một bản riêng, trừ khi đó là điều được yêu cầu.
- 3Đừng quét lại chữ ký của nhau. Mỗi lần quét lại hay chụp lại đều làm giảm chất lượng. Nếu được, mọi người hãy thêm chữ ký vào cùng một tệp PDF.
- 4Đặt tên tệp rõ ràng. Chẳng hạn kèm ngày tháng và những ai đã ký tính đến lúc đó. Như vậy sẽ dễ tìm phiên bản mới nhất, đầy đủ nhất.
- 5Cuối cùng ai cũng nhận được một bản. Người ký sau cùng gửi tài liệu hoàn chỉnh có đủ mọi chữ ký cho tất cả mọi người.
Nếu bạn dùng một dịch vụ ký trực tuyến, những bước này thường diễn ra tự động: dịch vụ lần lượt thông báo cho từng người ký và cuối cùng gửi tài liệu hoàn chỉnh cho mọi người. Cách đó có được chấp nhận cho việc đang làm hay không, một lần nữa, nên hỏi trước.
Danh sách kiểm tra trước khi gửi
Trước khi gửi một tài liệu đã ký, hãy dành một phút rà qua danh sách này. Nó có thể giúp bạn tránh được rất nhiều giấy tờ bị trả lại và những email qua lại.
- 1Bạn đã ký đúng cách chưa? Bạn đã dùng đúng hình thức họ yêu cầu chưa: một trang được quét, một hình ảnh hay một dịch vụ ký?
- 2Đã đủ tất cả các trang chưa? Theo đúng thứ tự, trong một tệp, không trang nào bị lộn ngược hay bị cắt mất.
- 3Mọi chữ ký đã ở đúng chỗ chưa? Ở mọi ô cần chữ ký, chữ ký tắt hoặc ngày tháng.
- 4Có đọc rõ không? Vẫn sắc nét khi phóng to, không có bóng, văn bản và chữ ký hiển thị rõ ràng.
- 5Bạn có gửi một cách an toàn không? Đến đúng địa chỉ đã cho, qua đúng nền tảng đã cho, không phải đến một người nhận chọn nhầm.
- 6Bạn đã giữ lại một bản chưa? Lưu cả phiên bản đã gửi cho chính mình, với tên tệp có ý nghĩa.
Một câu đáng ghi nhớ
Trước tiên hãy tìm hiểu họ muốn loại chữ ký nào, rồi làm cho đúng cách: mực sẫm màu, bản quét sạch sẽ, đặt chữ ký hợp lý, và đối xử với hình ảnh chữ ký của bạn như một chiếc chìa khóa.
Câu hỏi
Nếu tôi dán một hình ảnh thay cho chữ ký thì có hợp lệ không?
Điều đó phụ thuộc vào ai yêu cầu tài liệu, dùng để làm gì và quy định nào được áp dụng. Nhiều việc đơn giản, nội bộ hay riêng tư chấp nhận cách này, trong khi một số thủ tục chính thức yêu cầu bản giấy gốc hoặc chữ ký điện tử dựa trên chứng thư số. Những điều này khác nhau tùy quốc gia và tổ chức, nên hãy luôn hỏi trước.
Hình ảnh được dán vào và chữ ký điện tử khác nhau thế nào?
Hình ảnh được dán vào chỉ là bức ảnh chữ viết tay của bạn trên tài liệu, ai cũng có thể sao chép. Chữ ký điện tử dựa trên chứng thư số là một quy trình kỹ thuật gắn tài liệu với một người đã được xác minh danh tính và cho thấy nếu tài liệu bị thay đổi về sau. Trên trang giấy, hai thứ có thể trông giống nhau, nhưng chúng làm những việc rất khác nhau.
Tôi nên quét ở độ phân giải bao nhiêu?
Khoảng 300 dpi thường là quá đủ cho tài liệu. Cao hơn nhiều thì hiếm khi cần để gửi đi, còn thấp hơn nhiều có thể trông mờ. Nếu người nhận quy định định dạng hay giới hạn dung lượng, hãy làm theo đó.
Lưu hình ảnh chữ ký trên máy tính có an toàn không?
Lưu trên một thiết bị có mật khẩu bảo vệ, trong thư mục không chia sẻ, và chỉ gửi nó bên trong những tài liệu đã ký khi thật sự cần, là một cách làm hợp lý. Đừng để nó trong thư mục công khai hay chia sẻ, đừng tải nó lên các công cụ trực tuyến không rõ nguồn gốc, và đừng gửi nó như một tệp riêng nếu bạn không biết chính xác nó sẽ được dùng vào việc gì.
Tôi không ký đẹp được bằng chuột. Tôi có thể làm gì?
Nếu được, hãy mở tài liệu trên điện thoại hoặc máy tính bảng và ký bằng ngón tay hay bút cảm ứng. Nếu buộc phải dùng chuột, hãy viết một phiên bản đơn giản hóa nhưng giữ chữ hoa và nét kết thúc. Nếu nền tảng cho phép, bạn có thể tải lên một hình ảnh chữ ký đã được làm cẩn thận thay thế.
Tôi nên dùng mực màu gì nếu định quét tài liệu?
Đen hoặc xanh đậm. Chúng hiện rõ khi quét và photocopy. Mực nhạt, mực màu hay mực nhũ thường bị mờ hoặc loang lổ trong bản quét.
Tôi đang học một chữ ký mới. Khi nào tôi nên tạo hình ảnh chữ ký?
Khi bàn tay bạn đã viết hình dáng mới một cách chắc chắn và nhất quán. Nếu tạo quá sớm, hình ảnh sẽ ghi lại một phiên bản chưa ổn định mà sau này có thể khác với chữ ký bạn viết trên giấy. Một dấu hiệu tốt là khi mười lần ký thì cả mười lần đều giống nhau đến mức dễ nhận ra.
Thử với chính tên của bạn
Đọc thêm
Kiến thức
Mẹo thực tếĐổi chữ ký: khi nào, ở đâu và làm thế nào
Bạn có thể dùng chữ ký mới bất cứ lúc nào, nhưng cách bạn đưa nó vào sử dụng mới là điều quan trọng. Đây là những nơi đang lưu chữ ký của bạn, những điều cần hỏi, và cách vượt qua mấy tuần đầu lúng túng.
Mẹo thực tếKý trên màn hình: máy tính bảng, điện thoại, thiết bị thanh toán
Ở cửa nhà khi nhận hàng, ở ngân hàng, ở quầy quán cà phê: ngày càng thường xuyên, chúng ta ký lên mặt kính bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng. Đây là cách giữ cho chữ ký của bạn vẫn dễ nhận ra và đẹp mắt cả ở đó.
Mẹo thực tếKý tắt, chữ lồng, chữ ký ngắn: khi nào dạng ngắn là đủ?
Ở góc trang giấy, trên giấy tờ nội bộ, trong một ô chật hẹp, một dấu ký ngắn gọn rất tiện. Bài này nói về những nơi dạng ngắn thường được chấp nhận, những nơi người ta nhiều khả năng chờ chữ ký đầy đủ của bạn, và cách giữ cho dạng ngắn vẫn rõ ràng là của bạn.
