Skriva under pdf:er och e-dokument: det här ska du tänka på

Fyra sorters ”digitala” underskrifter du stöter på

I vardagligt tal kallas varje namnteckning som på något sätt hamnar i en fil för ”elektronisk” eller ”digital”. I själva verket finns det minst fyra olika tillvägagångssätt, och de passar för olika saker.

• Utskrivet, underskrivet, skannat. En digital kopia av din handskrivna namnteckning på papper. Bläcket är äkta, men filen är bara en bild av den underskrivna sidan.
• En inklistrad bild av namnteckningen. Du lägger en bild som du gjort tidigare på pdf:en. Snabbt och smidigt, men alla som får filen kan lätt kopiera den.
• Underskrift i en signeringstjänst på nätet. Du ritar eller skriver ditt namn på en webbplats eller i en app. Tjänsten loggar oftast vem som skrev under, när och från vilken mejladress.
• En certifikatbaserad e-underskrift. En teknisk process som kopplar dokumentet till en identifierad person och dessutom visar om det har ändrats efter underskriften. Den har ingenting att göra med hur din handstil ser ut.

Vi har skrivit en egen artikel om namnteckningar som ritas på skärmar, till exempel hos bud eller vid kortterminaler: att skriva under på skärm. Här ligger fokus på dokument, pdf:er och papper som skickas via mejl.

Vad räcker till vad? Fråga först

Vilket alternativ som godtas i ett visst fall är inte upp till dig; det beror på vem som begär dokumentet och vilka regler som gäller. De varierar mellan länder, institutioner och typer av ärenden. Det som är helt i sin ordning för ett avtal mellan vänner räcker kanske inte i ett officiellt ärende.

1. 1
   Fråga vilken form de vill ha. Räcker en skannad, underskriven kopia? Godtar de en inklistrad bild av namnteckningen? Eller måste det skrivas under via en viss signeringstjänst?
2. 2
   Fråga om de behöver originalet. Ibland vill de ha det handskrivna exemplaret per post utöver skanningen.
3. 3
   Fråga om tidsfrist och format. Vill de ha en pdf, eller går det bra med ett foto? Alla sidor i en och samma fil?
4. 4
   Skriv ner svaret. En kort anteckning i mejlet eller kalendern hjälper mycket när samma ställe ber dig om något igen.

Skriva ut, skriva under, skanna: gör det ordentligt

Även när pappersvägen är den säkra spelar det roll hur du gör. Ett suddigt, skuggigt, snett foto kan lätt komma tillbaka som oläsligt, och då får du börja om.

1. 1
   Skriv ut rent. På vanligt vitt papper, helst i originalstorlek utan förminskning. Kontrollera att alla sidor finns med.
2. 2
   Skriv under med mörkt bläck. Svart eller mörkblå kulspetspenna, fineliner eller reservoarpenna. Ljusa, metalliska eller färgade bläck blir ofta bleka i skanningen.
3. 3
   Låt det torka. Några sekunder räcker, men med reservoarpenna bör du vänta lite längre innan du vänder blad eller lägger papperet i skannern.
4. 4
   Skanna hellre än att bara fotografera. Om du har en skanner, använd den. Runt 300 dpi räcker oftast gott för dokument. På mobilen är en skanningsapp bättre än den vanliga kameran, eftersom den rätar upp och beskär sidan.
5. 5
   Spara som en enda pdf. Sidorna i rätt ordning, i ett dokument, med ett begripligt filnamn. Öppna filen och bläddra igenom den innan du skickar.

Gör en ren bild av din namnteckning

Om du ofta behöver skriva under pdf:er och mottagaren godtar en inklistrad bild kan en bild av god kvalitet vara praktisk. Det lönar sig att göra den en gång, noggrant, för en hastigt fotograferad bild med grå bakgrund ser dålig ut på ett dokument också.

1. 1
   Skriv under flera gånger på vitt papper. Med en fineliner eller mörk kulspetspenna, lite större än vanligt, i lugn och ro. Skriv fem eller sex namnteckningar och välj den som mest liknar din vardagliga.
2. 2
   Skanna eller fotografera noggrant. Jämnt ljus, inga skuggor, skarp fokus.
3. 3
   Beskär tätt. Lämna en liten marginal runt den, men inte hela sidan.
4. 4
   Rensa bakgrunden. Många bildredigerare och pdf-läsare låter dig göra den vita bakgrunden genomskinlig. En png med genomskinlig bakgrund ligger naturligt på raden, utan en vit rektangel runt sig.
5. 5
   Granska den förstorad. Titta på bilden i stort format: inga prickar, grå kanter eller sneda linjer.

Klara Ek fotograferade sin första bild av namnteckningen på köksbordet under en kvällslampa. Bakgrunden blev gulaktig, och på dokumentet syntes en grå rektangel runt namnteckningen. Dagen efter gjorde hon om den i dagsljus med en fineliner och genomskinlig bakgrund, och sedan dess har hon använt samma bild. En lugn kvart som har betalat sig många gånger om.

En bild av namnteckningen behöver bara göras ordentligt en gång, sedan tjänar den dig länge.

Placera den på dokumentet

Många pdf-läsare har en funktion i stil med ”fyll i och signera” där du kan lägga till en sparad bild av namnteckningen, eller en namnteckning som du ritar med musen eller fingret, på ett dokument. Vilket du än använder gör några små detaljer stor skillnad för resultatet.

• Lägg den på raden. Namnteckningens nederkant ska vila på underskriftsraden, eller överlappa den lite, precis som på papper. Den ska inte sväva ovanför.
• Håll storleken i proportion. Inte större än rutan för namnteckningen, men inte heller försvinnande liten i den. Ungefär så stor som den skulle ha blivit om du skrivit den där med penna.
• Förvräng den inte. När du ändrar storlek, se till att bilden behåller sina proportioner. En namnteckning som dragits ut på bredden eller tryckts ihop ser genast konstlad ut.
• Överallt där det behövs. Vissa dokument kräver namnteckning eller initialer på flera sidor. Bläddra igenom innan du skickar.
• Datum och namnförtydligande, om det krävs. Om dokumentet ber om det, lägg till datum och ditt namn i klartext, inskrivet i fälten.

Mus, styrplatta, pekpenna: när du måste rita på datorn

Vissa signeringsplattformar ber dig rita din namnteckning direkt på plats. Med en mus eller en styrplatta på en bärbar dator är det ofta svårt: rörelsen blir ryckig, linjen kantig och resultatet liknar knappt det du skriver på papper.

• Byt enhet om du kan. Många tjänster låter dig öppna samma dokument på en mobil eller surfplatta, där ett finger eller en pekpenna känns mycket naturligare.
• Använd en ritplatta om du har en. Med en ritplatta och penna kan linjen komma mycket nära din namnteckning på papper.
• Förenkla medvetet. Med mus, skriv en renare version med färre öglor, men behåll de viktigaste kännetecknen: versalen och avslutningen.
• Lappa inte. Om det inte blev bra, rensa och skriv den igen i en rörelse. En lappad namnteckning syns.

Vi går igenom finesserna med skärmnamnteckningar, hur du utformar en förenklad version och en övningsplan på en vecka i detalj i att skriva under på skärm.

Var rädd om bilden av din namnteckning

Att skriva en namnteckning för hand tar tid och kräver en rörelse. En bild av namnteckningen är däremot en fil som alla med åtkomst kan återanvända med några klick. Därför är det värt att behandla den som ett viktigt dokument.

• Förvara den säkert. Inte på skrivbordet, inte i en delad mapp, utan på en lösenordsskyddad enhet eller ett lösenordsskyddat konto.
• Skicka den inte som en separat fil. Om någon ber om enbart en bild av din namnteckning, fråga vad den ska användas till. Ett underskrivet dokument är något annat än en bild av namnteckningen som kan användas fritt.
• Ladda inte upp den var som helst. Gratisverktyg på nätet, okända sajter för att ”signera pdf”: om du inte vet vem som driver dem och vad de gör med dina filer, leta efter något annat.
• Gör den inte offentlig. Ingen bild av din riktiga namnteckning i sociala medier, i ditt cv eller i din mejlsignatur.
• Skriv bara under den slutliga versionen. Om ett dokument fortfarande kan ändras, vänta på det slutliga exemplaret. Spara en kopia av den underskrivna pdf:en.

När en bild inte räcker

Det finns situationer där en inklistrad bild inte godtas, och det är bra att veta i förväg när man kan räkna med det. Exakt vilka fall det gäller varierar mellan länder och ärenden, så fråga alltid den berörda instansen.

Om en bild inte räcker finns det oftast två vägar: det handskrivna originalpapperet, lämnat personligen eller skickat per post, eller en certifikatbaserad e-underskrift gjord via en tjänst avsedd för det. Vilken som behövs, och vilka leverantörer som godtas, kan den berörda institutionen berätta.

Certifikatbaserade e-underskrifter i korthet

Många blandar ihop certifikatbaserade e-underskrifter med inklistrade bilder, eftersom ett litet namnteckningsliknande märke eller en inramad ruta ofta dyker upp på dokumentet på samma sätt. Men det som räknas är inte den synliga bilden, utan det tekniska beviset bakom den.

• Den bygger på identifiering. Du behöver oftast styrka din identitet hos leverantören innan du skriver under.
• Den skyddar dokumentet. Om någon ändrar filen efter underskriften visar pdf-läsare i regel att underskriften inte längre är giltig för det nya innehållet.
• Den går att kontrollera. I många pdf-läsare kan du klicka på en underskrift eller öppna en signaturpanel för att se vem som skrev under, när och om den är giltig.
• Den beror inte på din handstil. Det synliga utseendet kan vara ditt namn, en bild av din namnteckning eller en enkel ruta. Det är inte det som gör den äkta.

Vilka typer som finns i ett visst land, vem som får utfärda dem och vilken nivå som krävs för vilket ärende varierar. Om du blir ombedd att använda en brukar den institution som begär den tala om vilka leverantörer eller förfaranden den godtar.

Det som gör en certifikatbaserad e-underskrift äkta är inte den synliga bilden, utan beviset bakom den.

Konsekvens: likadan på papper och på skärm

Oavsett i vilken form du skriver under är det bra om din digitala namnteckning kommer från samma rörelse som den på papper. Om de två någon gång behöver jämföras är det mycket bättre om de går att känna igen som samma.

• Håll bilden av namnteckningen aktuell. Om din namnteckning har förändrats genom åren, gör en ny bild. En från för tio år sedan liknar kanske inte längre din nuvarande.
• Byt ut den efter en förändring. Om du börjar använda en ny namnteckning, radera den gamla bilden och gör en ny när handen skriver den nya formen säkert. Vi går igenom stegen i att byta namnteckning.
• Ha inte två olika namnteckningar. En vacker, utsmyckad bild på pdf:er och ett helt annat klotter på papper kan skapa förvirring. Hellre en välövad form överallt.

Gustav Lund utformade sin nya namnteckning i Calligra och övade på den i tre veckor innan han använde den någonstans. Bilden av namnteckningen gjorde han först i slutet av den tredje veckan, när tio av tio försök blev likadana. Tack vare det bär hans pdf:er exakt samma namnteckning som de papper han skriver under på plats.

När flera personer skriver under samma dokument

Ett hyresavtal, en gemensam försäkran eller en förenings protokoll skrivs ofta under av flera personer, och det är lätt att tappa bort vem som skrev under vilken version. Några enkla regler förebygger mycket frustration.

1. 1
   Kom överens om den slutliga texten. Ingen skriver under förrän alla har sett och godkänt den slutliga versionen. Efter även en liten ändring skulle alla namnteckningar behöva samlas in på nytt.
2. 2
   Bestäm ordningen. Den som skriver under först skickar den underskrivna filen vidare till nästa, och så vidare. Skriv inte under var sitt exemplar om det inte är det som efterfrågats.
3. 3
   Skanna inte om varandras namnteckningar. Varje ny skanning eller nytt foto sänker kvaliteten. Om möjligt lägger alla till sin namnteckning i samma pdf.
4. 4
   Namnge filerna tydligt. Till exempel med datum och vilka som har skrivit under hittills. Då är den senaste, kompletta versionen lätt att hitta.
5. 5
   Alla får en kopia till sist. Den som skriver under sist skickar runt det färdiga dokumentet med alla namnteckningar.

Om du använder en signeringstjänst på nätet sker de här stegen ofta automatiskt: tjänsten meddelar undertecknarna i tur och ordning och skickar det färdiga dokumentet till alla i slutet. Om det godtas för ärendet i fråga är, återigen, värt att fråga om i förväg.

En checklista innan du skickar

Innan du skickar ett underskrivet dokument, ta en minut och gå igenom den här listan. Den kan bespara dig många returnerade papper och påminnelsemejl.

1. 1
   Skrev du under på rätt sätt? Använde du den form de bad om: en skannad sida, en bild eller en signeringstjänst?
2. 2
   Finns alla sidor med? I rätt ordning, i en fil, ingen upp och ner eller avklippt.
3. 3
   Sitter varje namnteckning på plats? I varje ruta som kräver namnteckning, initialer eller datum.
4. 4
   Är det läsbart? Skarpt även förstorat, inga skuggor, text och namnteckning tydligt synliga.
5. 5
   Skickar du det säkert? Till den adress som angetts, via den plattform som angetts, inte till en mottagare som valts av misstag.
6. 6
   Sparade du en kopia? Spara den version du skickade åt dig själv också, med ett begripligt filnamn.

Frågor