Wiedza › Praktyczne wskazówki
Praktyczne wskazówki
Podpis w PDF i dokumentach elektronicznych: na co uważać
Wydrukować, podpisać, zeskanować? Wkleić obrazek? A może wymagają podpisu elektronicznego? Omawiamy możliwości, pokazujemy, jak zrobić czysty obraz podpisu i jak chronić swój podpis cyfrowy.
Umowa najmu przychodzi mailem, formularz zgłoszeniowy trzeba odesłać w PDF, oświadczenie dla pracodawcy trzeba „podpisać” na platformie internetowej. Coraz więcej naszych podpisów powstaje tak, że papier pojawia się tylko na chwilę albo wcale. Wiele osób ma wtedy wątpliwości: czy wystarczy wkleić obrazek? Jak ostry powinien być? Czy bezpiecznie jest trzymać podpis na komputerze? Najważniejsze jest, żeby wiedzieć, o jaki rodzaj „podpisu elektronicznego” chodzi, bo obrazek, zeskanowana strona i podpis elektroniczny oparty na certyfikacie to trzy zupełnie różne rzeczy. W tym artykule omawiamy możliwości, pokazujemy, jak zrobić dobry skan i czysty obraz podpisu, jak umieścić go w dokumencie, na co uważać pod względem bezpieczeństwa i kiedy obrazek nie wystarczy.
Cztery rodzaje „cyfrowego” podpisu, które spotkasz
Na co dzień „elektronicznym” albo „cyfrowym” nazywamy każdy podpis, który w jakiś sposób trafia do pliku. W rzeczywistości są co najmniej cztery różne sposoby i każdy nadaje się do czegoś innego.
- Wydrukowany, podpisany, zeskanowany. Cyfrowa kopia twojego odręcznego podpisu na papierze. Atrament jest prawdziwy, ale plik to tylko obraz podpisanej strony.
- Wklejony obraz podpisu. Umieszczasz w PDF wcześniej przygotowany obrazek. Szybko i wygodnie, ale każdy, kto dostanie plik, może go łatwo skopiować.
- Podpis w internetowym serwisie do podpisywania. Rysujesz lub wpisujesz swoje imię i nazwisko na stronie albo w aplikacji. Dostawca zwykle zapisuje, kto, kiedy i z jakiego adresu e-mail podpisał.
- Podpis elektroniczny oparty na certyfikacie. Procedura techniczna, która wiąże dokument ze zidentyfikowaną osobą i pokazuje też, czy po podpisaniu coś w nim zmieniono. Nie ma nic wspólnego z tym, jak wygląda twoje pismo.
O podpisach składanych na ekranie, na przykład u kuriera czy przy terminalu płatniczym, napisaliśmy osobny artykuł: podpis na ekranie. Tutaj zajmujemy się głównie dokumentami, plikami PDF i papierami wysyłanymi mailem.
Co wystarczy do czego? Zapytaj wcześniej
To, który sposób zostanie zaakceptowany w danej sprawie, nie zależy od twoich upodobań, tylko od tego, kto prosi o dokument i jakie zasady obowiązują. A te różnią się w zależności od kraju, instytucji i rodzaju sprawy. Co z nawiązką wystarcza przy umowie między znajomymi, w sprawie urzędowej może być za mało.
- 1Zapytaj, w jakiej formie tego chcą. Wystarczy podpisana, zeskanowana kopia? Akceptują wklejony obraz podpisu? Czy trzeba podpisać przez konkretny serwis do podpisywania?
- 2Zapytaj, czy potrzebny jest oryginał. Czasem oprócz skanu chcą też odręcznie podpisanego egzemplarza pocztą.
- 3Zapytaj o termin i format. Ma być PDF, czy wystarczy zdjęcie? Wszystkie strony w jednym pliku?
- 4Zapisz odpowiedź. Krótka notatka w mailu albo w kalendarzu bardzo pomaga, gdy to samo miejsce znów o coś poprosi.
Drukowanie, podpis, skan: jak zrobić to dobrze
Nawet jeśli droga papierowa jest tą bezpieczną, liczy się sposób. Rozmazane, zacienione, krzywe zdjęcie łatwo wraca z adnotacją, że jest nieczytelne, i wtedy trzeba zaczynać od nowa.
- 1Wydrukuj starannie. Na gładkim białym papierze, najlepiej w oryginalnym rozmiarze, bez pomniejszania. Sprawdź, czy są wszystkie strony.
- 2Podpisz się ciemnym atramentem. Czarny lub granatowy długopis, cienkopis albo pióro. Jasne, metaliczne lub kolorowe atramenty po zeskanowaniu często wychodzą blado.
- 3Poczekaj, aż wyschnie. Wystarczy kilka sekund, ale przy piórze poczekaj trochę dłużej, zanim przewrócisz stronę lub położysz ją na skanerze.
- 4Skanuj zamiast tylko fotografować. Jeśli masz skaner, użyj go. Do dokumentów zwykle w zupełności wystarcza około 300 dpi. Na telefonie aplikacja do skanowania jest lepsza niż zwykły aparat, bo prostuje i przycina stronę.
- 5Zapisz wszystko jako jeden PDF. Strony po kolei, w jednym dokumencie, z czytelną nazwą pliku. Przed wysłaniem otwórz go i przejrzyj.
Jak zrobić czysty obraz podpisu
Jeśli często podpisujesz pliki PDF, a odbiorca akceptuje wklejony obrazek, dobry obraz podpisu może się bardzo przydać. Warto zrobić go raz, starannie, bo zdjęcie zrobione w pośpiechu na szarym tle wygląda marnie także w dokumencie.
- 1Podpisz się kilka razy na białej kartce. Cienkopisem lub ciemnym długopisem, trochę większym podpisem niż zwykle, spokojnie. Złóż pięć, sześć podpisów i wybierz ten najbardziej podobny do twojego codziennego.
- 2Zeskanuj go lub sfotografuj starannie. Równe światło, bez cieni, ostro.
- 3Przytnij ciasno. Zostaw wokół niewielki margines, ale nie całą stronę.
- 4Oczyść tło. Wiele programów graficznych i czytników PDF pozwala zmienić białe tło na przezroczyste. Plik PNG z przezroczystym tłem naturalnie leży na linii, bez białego prostokąta dookoła.
- 5Sprawdź w powiększeniu. Obejrzyj obraz w dużym powiększeniu: bez kropek, szarych krawędzi i krzywych linii.
Dorota Lewandowska sfotografowała swój pierwszy obraz podpisu wieczorem przy kuchennym stole, pod lampą. Tło wyszło żółtawe, a w dokumencie wokół podpisu widać było szary prostokąt. Następnego dnia zrobiła go od nowa przy świetle dziennym, cienkopisem i z przezroczystym tłem, i od tamtej pory używa tego jednego. Spokojny kwadrans, który zwrócił się wiele razy.
Obraz podpisu wystarczy raz dobrze zrobić, a potem służy długo.
Umieszczanie w dokumencie
Wiele czytników PDF ma funkcję w rodzaju „wypełnij i podpisz”, która pozwala dodać do dokumentu zapisany obraz podpisu albo podpis narysowany myszą lub palcem. Czegokolwiek używasz, kilka drobiazgów robi dużą różnicę.
- Połóż go na linii. Dół podpisu powinien opierać się o linię podpisu albo lekko na nią zachodzić, tak jak na papierze. Nie powinien unosić się nad nią.
- Zachowaj proporcjonalny rozmiar. Nie większy niż pole na podpis, ale też nie zagubiony w nim. Mniej więcej taki, jaki byłby, gdybyś złożył go tam długopisem.
- Nie zniekształcaj. Przy zmianie rozmiaru pilnuj, żeby obraz zachował proporcje. Podpis rozciągnięty na szerokość albo spłaszczony od razu wygląda sztucznie.
- Wszędzie, gdzie trzeba. Niektóre dokumenty wymagają podpisu lub parafki na kilku stronach. Przejrzyj całość przed wysłaniem.
- Data i imię i nazwisko, jeśli są wymagane. Jeśli dokument tego wymaga, dodaj datę i swoje imię i nazwisko drukowanymi literami, wpisane w pola.
Mysz, touchpad, rysik: gdy trzeba rysować na komputerze
Niektóre platformy do podpisywania proszą, żebyś narysował podpis na miejscu. Myszą lub touchpadem laptopa bywa to trudne: ruch jest szarpany, linia kanciasta, a efekt ledwo przypomina to, co piszesz na papierze.
- Zmień urządzenie, jeśli możesz. Wiele serwisów pozwala otworzyć ten sam dokument na telefonie lub tablecie, gdzie palec albo rysik są znacznie naturalniejsze.
- Użyj tabletu graficznego, jeśli go masz. Z tabletem do rysowania i piórkiem linia może być bardzo bliska twojemu papierowemu podpisowi.
- Upraszczaj świadomie. Myszą napisz czystszą wersję z mniejszą liczbą pętli, ale zachowaj główne cechy: wielką literę i zakończenie.
- Nie łataj. Jeśli nie wyszło, wyczyść i napisz od nowa jednym ruchem. Połatany podpis widać.
Niuanse podpisów na ekranie, projektowanie uproszczonej wersji i tygodniowy plan ćwiczeń opisujemy szczegółowo w artykule podpis na ekranie.
Dbaj o obraz swojego podpisu
Złożenie podpisu odręcznie wymaga czasu i ruchu. Obraz podpisu to natomiast plik, który każdy, kto ma do niego dostęp, może wykorzystać ponownie kilkoma kliknięciami. Dlatego warto traktować go jak ważny dokument.
- Przechowuj go bezpiecznie. Nie na pulpicie i nie w udostępnionym folderze, tylko na urządzeniu lub koncie chronionym hasłem.
- Nie wysyłaj go jako osobnego pliku. Jeśli ktoś prosi o sam obraz twojego podpisu, zapytaj, do czego jest mu potrzebny. Podpisany dokument to coś innego niż obraz podpisu, którego można swobodnie używać.
- Nie wgrywaj go byle gdzie. Darmowe narzędzia online, nieznane strony do „podpisywania PDF”: jeśli nie wiesz, kto je prowadzi i co robi z twoimi plikami, poszukaj czegoś innego.
- Nie upubliczniaj go. Żadnego obrazu prawdziwego podpisu w mediach społecznościowych, w CV ani w stopce maila.
- Podpisuj tylko wersję ostateczną. Jeśli dokument może się jeszcze zmienić, poczekaj na wersję ostateczną. Zachowaj kopię podpisanego PDF.
Kiedy obrazek nie wystarczy
Są sytuacje, w których wklejony obrazek nie zostanie przyjęty, i dobrze wiedzieć z góry, kiedy się tego spodziewać. Które to dokładnie przypadki, zależy od kraju i sprawy, więc zawsze pytaj w danym miejscu.
- Wewnętrzne oświadczenia w pracy.
- Proste formularze zgłoszeniowe i zgody.
- Potwierdzenia i pokwitowania odbioru.
- Drobne umowy między znajomymi.
- Niektóre sprawy urzędowe i administracyjne.
- Dokumenty dotyczące nieruchomości i kredytów.
- Dokumenty wymagające notariusza lub poświadczenia.
- Wszędzie tam, gdzie przepisy wymagają podpisu oryginalnego lub opartego na certyfikacie.
Jeśli obrazek nie wystarcza, zwykle zostają dwie drogi: oryginał podpisany odręcznie, złożony osobiście lub wysłany pocztą, albo podpis elektroniczny oparty na certyfikacie, złożony przez przeznaczony do tego serwis. Która jest potrzebna i którzy dostawcy są akceptowani, powie ci dana instytucja.
Podpis elektroniczny z certyfikatem w skrócie
Wiele osób myli podpis elektroniczny oparty na certyfikacie z wklejonym obrazkiem, bo w dokumencie często tak samo pojawia się mały znak przypominający podpis albo ramka. Ale liczy się nie ten widoczny obraz, tylko techniczne potwierdzenie, które za nim stoi.
- Opiera się na identyfikacji. Zwykle przed podpisaniem musisz potwierdzić swoją tożsamość u dostawcy.
- Chroni dokument. Jeśli ktoś zmieni plik po podpisaniu, czytniki PDF zwykle pokazują, że podpis nie jest już ważny dla nowej treści.
- Można go sprawdzić. W wielu czytnikach PDF możesz kliknąć podpis lub otworzyć panel podpisów i zobaczyć, kto podpisał, kiedy i czy podpis jest ważny.
- Nie zależy od twojego pisma. Widoczny wygląd może być twoim imieniem i nazwiskiem, obrazem podpisu albo prostą ramką. To nie on decyduje o autentyczności.
Jakie rodzaje istnieją w danym kraju, kto może je wydawać i jaki poziom jest potrzebny w jakiej sprawie, bywa różnie. Jeśli ktoś cię o taki poprosi, instytucja zwykle powie, jakich dostawców lub procedur akceptuje.
O autentyczności podpisu z certyfikatem decyduje nie widoczny obraz, lecz potwierdzenie, które za nim stoi.
Spójność: ten sam na papierze i na ekranie
W jakiejkolwiek formie się podpisujesz, dobrze, żeby twój podpis cyfrowy powstawał z tego samego ruchu co papierowy. Jeśli kiedyś trzeba będzie je porównać, dużo lepiej, gdy są rozpoznawalnie takie same.
- Aktualizuj obraz podpisu. Jeśli twój podpis zmienił się przez lata, zrób nowy obraz. Ten sprzed dziesięciu lat może już nie przypominać obecnego.
- Wymień go po zmianie podpisu. Jeśli wprowadzasz nowy podpis, usuń stary obraz i zrób nowy, gdy ręka już pewnie pisze nową formę. Kroki opisujemy w artykule zmiana podpisu.
- Nie miej dwóch różnych podpisów. Piękny, ozdobny obrazek w plikach PDF i zupełnie inny bazgroł na papierze mogą wprowadzać zamieszanie. Lepiej jedna dobrze wyćwiczona forma wszędzie.
Tomasz Kamiński zaprojektował nowy podpis w Calligrze i ćwiczył go trzy tygodnie, zanim gdziekolwiek go użył. Obraz podpisu zrobił dopiero pod koniec trzeciego tygodnia, kiedy dziesięć prób na dziesięć wychodziło tak samo. Dzięki temu w jego plikach PDF widnieje dokładnie ten sam podpis co na dokumentach, które podpisuje osobiście.
Gdy ten sam dokument podpisuje kilka osób
Umowę najmu, wspólne oświadczenie czy protokół stowarzyszenia często podpisuje kilka osób i łatwo stracić rozeznanie, kto podpisał którą wersję. Kilka prostych zasad oszczędza wielu kłopotów.
- 1Uzgodnijcie ostateczny tekst. Nikt nie podpisuje, dopóki wszyscy nie zobaczą i nie zaakceptują ostatecznej wersji. Po każdej zmianie, nawet drobnej, trzeba by zbierać wszystkie podpisy od nowa.
- 2Ustalcie kolejność. Pierwsza osoba przekazuje podpisany plik następnej i tak dalej. Nie podpisujcie każdy osobnego egzemplarza, chyba że o to poproszono.
- 3Nie skanujcie ponownie cudzych podpisów. Każdy kolejny skan czy zdjęcie pogarsza jakość. Jeśli to możliwe, niech każdy doda swój podpis do tego samego PDF.
- 4Nazywajcie pliki jasno. Na przykład z datą i informacją, kto już podpisał. Wtedy łatwo znaleźć najnowszą, pełną wersję.
- 5Na koniec każdy dostaje kopię. Osoba podpisująca jako ostatnia rozsyła wszystkim gotowy dokument ze wszystkimi podpisami.
Jeśli korzystacie z internetowego serwisu do podpisywania, te kroki często dzieją się same: serwis po kolei powiadamia podpisujących, a na końcu wysyła wszystkim gotowy dokument. Czy to zostanie zaakceptowane w danej sprawie, również warto zapytać wcześniej.
Lista kontrolna przed wysłaniem
Zanim wyślesz podpisany dokument, poświęć minutę na tę listę. Może oszczędzić ci wielu odesłanych dokumentów i maili z przypomnieniami.
- 1Czy podpisałeś we właściwy sposób? Czy użyłeś formy, o którą proszono: zeskanowanej strony, obrazka czy serwisu do podpisywania?
- 2Czy są wszystkie strony? Po kolei, w jednym pliku, żadna do góry nogami ani ucięta.
- 3Czy każdy podpis jest na miejscu? W każdym polu, które wymaga podpisu, parafki lub daty.
- 4Czy jest czytelny? Ostry nawet w powiększeniu, bez cieni, z dobrze widocznym tekstem i podpisem.
- 5Czy wysyłasz go bezpiecznie? Na podany adres, przez wskazaną platformę, a nie do przypadkowo wybranego odbiorcy.
- 6Czy zachowałeś kopię? Zapisz wysłaną wersję także dla siebie, z czytelną nazwą pliku.
Jedno zdanie, które warto zapamiętać
Najpierw dowiedz się, jakiego podpisu oczekują, potem zrób to porządnie: ciemny atrament, czysty skan, staranne umieszczenie, a obraz swojego podpisu traktuj jak klucz.
Pytania
Czy to ważne, jeśli zamiast podpisu wkleję obrazek?
To zależy od tego, kto prosi o dokument, czego dotyczy i jakie zasady obowiązują. W wielu prostych, wewnętrznych lub prywatnych sprawach jest to akceptowane, natomiast niektóre sprawy urzędowe wymagają oryginału na papierze albo podpisu elektronicznego opartego na certyfikacie. Różni się to w zależności od kraju i instytucji, więc zawsze pytaj wcześniej.
Czym różni się wklejony obrazek od podpisu elektronicznego?
Wklejony obrazek to tylko odwzorowanie twojego pisma w dokumencie, które każdy może skopiować. Podpis elektroniczny oparty na certyfikacie to procedura techniczna, która wiąże dokument ze zidentyfikowaną osobą i pokazuje, czy później coś w nim zmieniono. Na stronie mogą wyglądać podobnie, ale robią zupełnie co innego.
W jakiej rozdzielczości skanować?
Do dokumentów zwykle w zupełności wystarcza około 300 dpi. Znacznie więcej rzadko ma sens przy wysyłce, a znacznie mniej może wyglądać nieostro. Jeśli odbiorca podaje format lub limit rozmiaru, trzymaj się go.
Czy bezpiecznie jest trzymać obraz podpisu na komputerze?
Przechowywanie go na urządzeniu chronionym hasłem, w nieudostępnionym folderze, i wysyłanie wyłącznie w podpisanych dokumentach tam, gdzie to naprawdę potrzebne, to rozsądne podejście. Nie trzymaj go w publicznych ani udostępnionych folderach, nie wgrywaj do nieznanych narzędzi online i nie wysyłaj jako osobnego pliku, jeśli nie wiesz dokładnie, do czego zostanie użyty.
Myszą nie potrafię ładnie się podpisać. Co zrobić?
Jeśli to możliwe, otwórz dokument na telefonie lub tablecie i podpisz się palcem albo rysikiem. Jeśli musisz użyć myszy, napisz uproszczoną wersję, która zachowuje wielką literę i zakończenie. Jeśli platforma na to pozwala, możesz zamiast tego wgrać starannie przygotowany obraz podpisu.
Jakiego koloru atrament wybrać, jeśli będę skanować?
Czarny lub granatowy. Dobrze widać je na skanach i kserokopiach. Jasne, kolorowe lub brokatowe atramenty często wychodzą na skanie blado albo nierówno.
Uczę się nowego podpisu. Kiedy zrobić jego obraz?
Gdy ręka pisze już nową formę pewnie i powtarzalnie. Jeśli zrobisz to za wcześnie, obraz utrwali jeszcze niepewną wersję, która później może różnić się od podpisu składanego na papierze. Dobry znak to dziesięć prób na dziesięć rozpoznawalnie takich samych.
Wypróbuj z własnym imieniem
Przeczytaj też
Wiedza
Praktyczne wskazówkiZmiana podpisu: kiedy, gdzie i jak
Nowy podpis możesz przyjąć w każdej chwili, ale liczy się to, jak go wprowadzisz. Podpowiadamy, gdzie jest zapisany twój podpis, o co pytać i jak przetrwać niezręczne pierwsze tygodnie.
Praktyczne wskazówkiPodpis na ekranie: tablety, telefony, terminale
W drzwiach z kurierem, w banku, przy kasie w kawiarni: coraz częściej podpisujemy się na szkle palcem albo rysikiem. Podpowiadamy, jak sprawić, by twój podpis i tam był rozpoznawalny i dobrze wyglądał.
Praktyczne wskazówkiParafa, inicjały, monogram: kiedy wystarczy krótka forma?
W rogu strony, na wewnętrznych dokumentach, w ciasnej rubryce przydaje się szybki, krótki znak. Podpowiadamy, gdzie zwykle się go akceptuje, gdzie raczej oczekuje się pełnego podpisu i jak sprawić, by krótka forma pozostała bez wątpienia twoja.
