Pdf's en digitale documenten ondertekenen: waar let je op?

Vier soorten “digitale” handtekening die je tegenkomt

In het dagelijks leven noemen we elke handtekening die op de een of andere manier in een bestand belandt “elektronisch” of “digitaal”. In werkelijkheid zijn er minstens vier verschillende manieren, en elk is ergens anders goed voor.

• Geprint, getekend, gescand. Een digitale kopie van je handgeschreven handtekening op papier. De inkt is echt, maar het bestand is alleen een afbeelding van de getekende pagina.
• Een geplakte afbeelding van je handtekening. Je zet een eerder gemaakte afbeelding op de pdf. Snel en handig, maar wie het bestand ontvangt, kan hem makkelijk kopiëren.
• Tekenen in een online ondertekendienst. Je tekent of typt je naam op een website of in een app. De aanbieder legt meestal vast wie wanneer en vanaf welk e-mailadres heeft getekend.
• Een elektronische handtekening op basis van een certificaat. Een technische procedure die het document koppelt aan een geïdentificeerde persoon en ook laat zien of het na het tekenen is gewijzigd. Het heeft niets te maken met hoe je handschrift eruitziet.

Over handtekeningen die je op een scherm zet, bijvoorbeeld bij een bezorger of een betaalautomaat, schreven we een apart artikel: tekenen op een scherm. Hier gaat het vooral om documenten, pdf's en papieren die per e-mail worden verstuurd.

Wat is genoeg waarvoor? Vraag het vooraf

Welke manier in een bepaald geval wordt geaccepteerd, hangt niet af van jouw voorkeur, maar van wie het document vraagt en welke regels gelden. Die verschillen per land, instelling en soort zaak. Wat voor een afspraak tussen vrienden ruim voldoende is, kan voor een officiële zaak te weinig zijn.

1. 1
   Vraag in welke vorm ze het willen. Is een getekende, gescande kopie genoeg? Accepteren ze een geplakte handtekeningafbeelding? Of moet er via een bepaalde ondertekendienst getekend worden?
2. 2
   Vraag of ze het origineel nodig hebben. Soms willen ze naast de scan ook het met de hand getekende exemplaar per post.
3. 3
   Vraag naar termijn en formaat. Willen ze een pdf, of is een foto ook goed? Alle pagina's in één bestand?
4. 4
   Schrijf het antwoord op. Een korte notitie in de e-mail of je agenda helpt enorm als dezelfde plek later weer iets van je vraagt.

Printen, tekenen, scannen: zo doe je het goed

Ook als de papieren route de veilige is, maakt het uit hoe je het aanpakt. Een wazige, schaduwrijke, scheve foto komt makkelijk terug als onleesbaar, en dan kun je opnieuw beginnen.

1. 1
   Print netjes. Op glad wit papier, liefst op ware grootte zonder verkleining. Controleer of alle pagina's er zijn.
2. 2
   Teken met donkere inkt. Zwarte of donkerblauwe balpen, fineliner of vulpen. Lichte, metallic of gekleurde inkt komt bij scannen vaak flets uit.
3. 3
   Laat het drogen. Een paar seconden is genoeg, maar wacht met een vulpen iets langer voordat je omslaat of de pagina op de scanner legt.
4. 4
   Scan in plaats van alleen fotograferen. Heb je een scanner, gebruik die dan. Voor documenten is ongeveer 300 dpi meestal ruim voldoende. Op je telefoon is een scan-app beter dan de gewone camera, omdat die de pagina rechtzet en bijsnijdt.
5. 5
   Sla alles op als één pdf. Pagina's op volgorde, in één document, met een duidelijke bestandsnaam. Open het vóór het versturen en blader het door.

Een strakke afbeelding van je handtekening maken

Moet je vaak pdf's tekenen en accepteert de ontvanger een geplakte afbeelding, dan kan een goede handtekeningafbeelding handig zijn. Het loont om die één keer zorgvuldig te maken, want een haastig gefotografeerde afbeelding met grijze achtergrond ziet er ook in het document armoedig uit.

1. 1
   Teken een paar keer op wit papier. Met een fineliner of donkere balpen, iets groter dan normaal, rustig. Zet vijf of zes handtekeningen en kies de handtekening die het meest lijkt op je alledaagse.
2. 2
   Scan of fotografeer hem zorgvuldig. Gelijkmatig licht, geen schaduwen, scherp.
3. 3
   Snijd hem krap bij. Laat een kleine marge rondom, maar niet de hele pagina.
4. 4
   Maak de achtergrond schoon. In veel beeldbewerkingsprogramma's en pdf-lezers kun je de witte achtergrond transparant maken. Een png met transparante achtergrond staat natuurlijk op de lijn, zonder wit vlak eromheen.
5. 5
   Controleer hem ingezoomd. Bekijk de afbeelding groot: geen stipjes, grijze randen of scheve lijnen.

Eva Bakker fotografeerde haar eerste handtekeningafbeelding 's avonds aan de keukentafel onder een lamp. De achtergrond werd gelig, en in het document zag je een grijs vlak rond de handtekening. De volgende dag maakte ze hem opnieuw bij daglicht, met een fineliner en een transparante achtergrond, en sindsdien gebruikt ze die. Een rustig kwartiertje dat zich vele malen heeft terugbetaald.

Een handtekeningafbeelding hoef je maar één keer goed te maken, en dan heb je er lang plezier van.

Plaatsen in het document

Veel pdf-lezers hebben een functie als “invullen en ondertekenen”, waarmee je een opgeslagen handtekeningafbeelding of een met muis of vinger getekende handtekening aan een document toevoegt. Wat je ook gebruikt, een paar kleinigheden maken veel verschil.

• Zet hem op de lijn. De onderkant van de handtekening hoort op de handtekeninglijn te rusten, of er een beetje overheen te gaan, zoals op papier. Hij hoort er niet boven te zweven.
• Houd de grootte in verhouding. Niet groter dan het handtekeningvak, maar er ook niet in verloren. Ongeveer zo groot als wanneer je hem er met een pen in had gezet.
• Vervorm hem niet. Let bij het schalen op dat de verhoudingen behouden blijven. Een in de breedte uitgerekte of platgedrukte handtekening oogt meteen kunstmatig.
• Overal waar nodig. Sommige documenten vragen op meerdere pagina's een handtekening of paraaf. Blader alles door voordat je verstuurt.
• Datum en naam, als dat gevraagd wordt. Vraagt het document erom, vul dan de datum en je naam in blokletters in, getypt in de velden.

Muis, touchpad, stylus: als je op de computer moet tekenen

Sommige ondertekenplatforms vragen je om je handtekening ter plekke te tekenen. Met een muis of het touchpad van een laptop is dat vaak lastig: de beweging is schokkerig, de lijn hoekig en het resultaat lijkt nauwelijks op wat je op papier schrijft.

• Wissel van apparaat als het kan. Bij veel diensten kun je hetzelfde document op je telefoon of tablet openen, waar een vinger of stylus veel natuurlijker aanvoelt.
• Gebruik een tekentablet als je er een hebt. Met een tekentablet en pen kan de lijn heel dicht bij je papieren handtekening komen.
• Vereenvoudig bewust. Schrijf met een muis een strakkere versie met minder lussen, maar behoud de belangrijkste kenmerken: de hoofdletter en de afsluiting.
• Niet oplappen. Lukt het niet, wis het dan en teken opnieuw in één beweging. Een opgelapte handtekening zie je.

De fijne kneepjes van schermhandtekeningen, het ontwerpen van een vereenvoudigde versie en een oefenschema van een week vind je uitgebreid in tekenen op een scherm.

Pas goed op je handtekeningafbeelding

Een handtekening met de hand zetten kost tijd en een beweging. Een handtekeningafbeelding is daarentegen een bestand dat iedereen met toegang in een paar klikken opnieuw kan gebruiken. Behandel hem daarom als een belangrijk document.

• Bewaar hem veilig. Niet op je bureaublad, niet in een gedeelde map, maar op een met wachtwoord beveiligd apparaat of account.
• Stuur hem niet als los bestand. Vraagt iemand alleen om een afbeelding van je handtekening, vraag dan waarvoor. Een getekend document is iets anders dan een vrij bruikbare handtekeningafbeelding.
• Upload hem niet overal. Gratis online tools, onbekende sites om “pdf's te tekenen”: weet je niet wie erachter zit en wat ze met je bestanden doen, zoek dan iets anders.
• Maak hem niet openbaar. Geen afbeelding van je echte handtekening op sociale media, in je cv of in je e-mailhandtekening.
• Teken alleen de definitieve versie. Kan een document nog veranderen, wacht dan op de definitieve versie. Bewaar een kopie van de getekende pdf.

Wanneer een afbeelding niet genoeg is

Er zijn situaties waarin een geplakte afbeelding niet wordt geaccepteerd, en het helpt om vooraf te weten wanneer je dat kunt verwachten. Welke gevallen dat precies zijn, verschilt per land en zaak, dus vraag het altijd na bij de betreffende instelling.

Is een afbeelding niet genoeg, dan blijven er meestal twee routes over: het met de hand getekende origineel, persoonlijk of per post, of een elektronische handtekening op basis van een certificaat via een daarvoor bedoelde dienst. Welke nodig is en welke aanbieders worden geaccepteerd, kan de betreffende instelling je vertellen.

Certificaatgebaseerde e-handtekeningen in het kort

Veel mensen halen certificaatgebaseerde e-handtekeningen en geplakte afbeeldingen door elkaar, omdat er in het document vaak net zo goed een klein handtekeningachtig teken of een kader verschijnt. Maar waar het om gaat, is niet die zichtbare afbeelding, maar het technische bewijs erachter.

• Ze is gebaseerd op identificatie. Meestal moet je je identiteit bij de aanbieder bevestigen voordat je tekent.
• Ze beschermt het document. Wijzigt iemand het bestand na het tekenen, dan laten pdf-lezers doorgaans zien dat de handtekening niet meer geldig is voor de nieuwe inhoud.
• Ze is te controleren. In veel pdf-lezers kun je op een handtekening klikken of een handtekeningpaneel openen om te zien wie wanneer heeft getekend en of die geldig is.
• Ze hangt niet af van je handschrift. De zichtbare weergave kan je naam zijn, een afbeelding van je handtekening of een eenvoudig kader. Daar komt de echtheid niet vandaan.

Welke soorten er in een land bestaan, wie ze mag uitgeven en welk niveau voor welke zaak nodig is, verschilt. Wordt er zo'n handtekening van je gevraagd, dan vertelt de vragende instelling je meestal welke aanbieders of procedures ze accepteert.

Wat een certificaatgebaseerde handtekening echt maakt, is niet de zichtbare afbeelding, maar het bewijs erachter.

Consistentie: op papier en scherm hetzelfde

In welke vorm je ook tekent, het is goed als je digitale handtekening uit dezelfde beweging komt als je papieren. Moeten de twee ooit vergeleken worden, dan is het veel beter als ze herkenbaar hetzelfde zijn.

• Houd je handtekeningafbeelding actueel. Is je handtekening in de loop der jaren veranderd, maak dan een nieuwe afbeelding. Een van tien jaar geleden lijkt misschien niet meer op je huidige.
• Vervang hem na een wissel. Neem je een nieuwe handtekening aan, verwijder dan de oude afbeelding en maak een nieuwe zodra je hand de nieuwe vorm zeker schrijft. De stappen beschrijven we in je handtekening veranderen.
• Heb geen twee verschillende handtekeningen. Een mooie, sierlijke afbeelding op pdf's en een totaal andere krabbel op papier kunnen verwarring geven. Beter één goed ingeoefende vorm overal.

Thijs de Boer ontwierp zijn nieuwe handtekening in Calligra en oefende hem drie weken voordat hij hem ergens gebruikte. Pas aan het eind van de derde week maakte hij zijn handtekeningafbeelding, toen tien van de tien pogingen hetzelfde uitvielen. Daardoor staat op zijn pdf's precies dezelfde handtekening als op de papieren die hij persoonlijk tekent.

Als meerdere mensen hetzelfde document tekenen

Een huurcontract, een gezamenlijke verklaring of de notulen van een vereniging worden vaak door meerdere mensen getekend, en dan raak je snel het overzicht kwijt wie welke versie heeft getekend. Een paar eenvoudige regels voorkomen veel gedoe.

1. 1
   Spreek de definitieve tekst af. Niemand tekent voordat iedereen de definitieve versie heeft gezien en goedgekeurd. Na elke wijziging, hoe klein ook, zouden alle handtekeningen opnieuw verzameld moeten worden.
2. 2
   Bepaal de volgorde. Wie als eerste tekent, stuurt het getekende bestand door naar de volgende, enzovoort. Teken niet ieder een apart exemplaar, tenzij daarom wordt gevraagd.
3. 3
   Scan elkaars handtekeningen niet opnieuw. Elke nieuwe scan of foto gaat ten koste van de kwaliteit. Zet als het kan allemaal je handtekening in dezelfde pdf.
4. 4
   Geef de bestanden duidelijke namen. Bijvoorbeeld met de datum en wie al heeft getekend. Zo vind je makkelijk de nieuwste, volledige versie.
5. 5
   Aan het eind krijgt iedereen een kopie. Wie als laatste tekent, stuurt het complete document met alle handtekeningen naar iedereen.

Gebruiken jullie een online ondertekendienst, dan gaan deze stappen vaak vanzelf: de dienst stuurt de ondertekenaars om de beurt een bericht en stuurt aan het eind iedereen het complete document. Of dat voor de betreffende zaak geaccepteerd wordt, vraag je ook hier het best vooraf na.

Checklist voor het versturen

Neem voordat je een getekend document verstuurt even een minuut voor deze lijst. Het kan je veel teruggestuurde papieren en nabel-mails besparen.

1. 1
   Heb je op de juiste manier getekend? Heb je de gevraagde vorm gebruikt: gescande pagina, afbeelding of ondertekendienst?
2. 2
   Zijn alle pagina's er? Op volgorde, in één bestand, geen enkele ondersteboven of afgesneden.
3. 3
   Staat elke handtekening op zijn plek? In elk vak waar een handtekening, paraaf of datum nodig is.
4. 4
   Is het leesbaar? Ook ingezoomd scherp, zonder schaduwen, met tekst en handtekening goed zichtbaar.
5. 5
   Verstuur je het veilig? Naar het opgegeven adres, via het opgegeven platform, niet naar een per ongeluk gekozen ontvanger.
6. 6
   Heb je een kopie bewaard? Bewaar de verstuurde versie ook voor jezelf, met een duidelijke bestandsnaam.

Vragen