PDFや電子書類へのサイン：気をつけたいこと

出会うことの多い4種類の「デジタル」サイン

日常では、何らかの形でファイルに入ったサインはすべて「電子」や「デジタル」と呼ばれがちです。でも実際には少なくとも4つの方法があり、それぞれ向いている場面が違います。

• 印刷して、サインして、スキャンしたもの。 紙に手書きしたサインのデジタルコピーです。インクは本物ですが、ファイルはサイン済みのページの画像にすぎません。
• 貼りつけたサイン画像。 あらかじめ用意した画像をPDFに置く方法です。手早く便利ですが、ファイルを受け取った人なら誰でも簡単にコピーできます。
• オンラインの署名サービスでのサイン。 ウェブサイトやアプリで名前を描いたり入力したりします。サービス側は通常、誰が、いつ、どのメールアドレスからサインしたかを記録します。
• 証明書にもとづく電子署名。 書類を本人確認済みの人物と結びつけ、署名後に変更があればそれもわかるようにする技術的なしくみです。あなたの筆跡の見た目とは関係ありません。

配達員の端末や決済端末など、画面に書くサインについては別の記事で取り上げています。画面でのサインをご覧ください。ここでは主に、書類やPDF、メールでやりとりする書面を扱います。

何に何が必要？まずは確認を

どの方法が認められるかは、あなたの好みではなく、書類を求めている相手と、適用されるルールで決まります。ルールは国や機関、手続きの種類によって異なります。友人どうしの取り決めなら十分なものでも、公的な手続きでは足りないことがあります。

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   どの形式がよいか尋ねる。 サインしてスキャンしたもので足りるか、貼りつけたサイン画像でもよいか、それとも特定の署名サービスを使う必要があるか。
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   原本が必要か尋ねる。 スキャンに加えて、手書きでサインした原本の郵送を求められることもあります。
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   期限と形式を尋ねる。 PDFが必要か、写真でもよいか。全ページを1つのファイルにまとめるか。
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   答えをメモしておく。 メールやカレンダーに短く書き留めておくと、同じ相手からまた何か頼まれたときにとても役立ちます。

印刷、サイン、スキャンをきちんと

紙を使う方法が確実な場合でも、やり方しだいで結果は変わります。ぼやけて影が入った、傾いた写真は「読めない」と差し戻されやすく、そうなると最初からやり直しです。

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   きれいに印刷する。 白い普通紙に、できれば縮小せず原寸で。全ページそろっているか確認します。
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   濃い色のインクでサインする。 黒か濃紺のボールペン、細いサインペン、万年筆を使いましょう。薄い色やメタリック、カラーのインクは、スキャンすると薄く写りがちです。
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   乾かす。 数秒で十分ですが、万年筆なら、ページをめくったりスキャナーに置いたりする前に少し長めに待ちましょう。
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   写真ではなくスキャンする。 スキャナーがあれば使いましょう。書類なら300dpi前後あれば、たいてい十分すぎるくらいです。スマートフォンなら、普通のカメラよりスキャンアプリのほうが、ページをまっすぐに補正して切り抜いてくれるので向いています。
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   1つのPDFにまとめる。 ページを順番どおりに、1つの書類に、わかりやすいファイル名で。送る前に開いて全体を見直しましょう。

きれいなサイン画像の作り方

PDFにサインする機会が多く、相手が貼りつけた画像を受け付けてくれるなら、質のよいサイン画像があると便利です。一度だけ丁寧に作っておく価値があります。急いで撮った背景がグレーの画像は、書類の上でもさえないからです。

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   白い紙に何度かサインする。 細いサインペンか濃い色のボールペンで、いつもより少し大きめに、落ち着いて書きます。5〜6回書いて、普段のサインにいちばん近いものを選びましょう。
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   丁寧にスキャンか撮影をする。 むらのない光で、影を入れず、ピントを合わせて。
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   ぴったり切り抜く。 まわりに少し余白を残し、ページ全体は入れないようにします。
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   背景を整える。 多くの画像編集ソフトやPDFソフトでは、白い背景を透明にできます。背景が透明なPNGなら、白い四角が浮かずに線の上に自然になじみます。
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   拡大して確認する。 大きく表示して、点やグレーのふち、傾いた線がないか確かめます。

Mai Suzuki さんは、最初のサイン画像を夜、台所のテーブルで照明の下で撮りました。背景は黄色っぽくなり、書類の上ではサインのまわりにグレーの四角が見えてしまいました。翌日、昼間の光の下で細いサインペンを使い、背景を透明にして作り直し、それ以来ずっと同じ画像を使っています。落ち着いた15分が、何度も元を取ってくれました。

サイン画像は一度きちんと作れば、長く使えます。

書類への配置

多くのPDFソフトには「入力と署名」のような機能があり、保存したサイン画像や、マウスや指で描いたサインを書類に追加できます。どれを使うにしても、ちょっとしたことで仕上がりが大きく変わります。

• 線の上に置く。 サインの下端は、紙のときと同じように署名線の上に乗るか、少しかかるくらいに。線の上に浮かないようにしましょう。
• 大きさのバランスをとる。 署名欄より大きくせず、欄の中で小さくなりすぎないように。そこにペンで書いたときと同じくらいの大きさが目安です。
• ゆがめない。 サイズを変えるときは、縦横の比率を保ちましょう。横に引き伸ばしたり押しつぶしたりしたサインは、すぐに不自然に見えます。
• 必要な場所すべてに。 複数のページにサインやイニシャルが必要な書類もあります。送る前に全体を確認しましょう。
• 日付と氏名、求められたら。 書類が求めていれば、日付と名前を活字で欄に入力します。

マウス、タッチパッド、スタイラス：パソコンで描くとき

署名サービスによっては、その場でサインを描くよう求められます。マウスやノートパソコンのタッチパッドでは難しいことが多く、動きはぎこちなく、線は角ばり、紙に書くサインとはあまり似ていないものになりがちです。

• できれば端末を替える。 多くのサービスでは、同じ書類をスマートフォンやタブレットで開けます。指やスタイラスのほうがずっと自然に書けます。
• ペンタブレットがあれば使う。 描画用のタブレットとペンなら、紙のサインにかなり近い線が描けます。
• 意識してシンプルに。 マウスなら、ループを減らしたすっきりした版を書きましょう。ただし頭文字と締めといった主な特徴は残します。
• 継ぎはぎしない。 うまくいかなければ消して、ひと筆で書き直しましょう。継ぎはぎしたサインは見ればわかります。

画面でのサインのコツ、シンプル版のデザイン、1週間の練習プランについては、画面でのサインで詳しく紹介しています。

サイン画像を大切に扱う

手書きのサインには、時間と動きが必要です。でもサイン画像はファイルなので、アクセスできる人なら数クリックで使い回せてしまいます。だからこそ、大切な書類と同じように扱う価値があります。

• 安全な場所に保存する。 デスクトップや共有フォルダーではなく、パスワードで守られた端末やアカウントに。
• 単体のファイルとして送らない。 サインの画像だけを求められたら、何に使うのか尋ねましょう。サイン済みの書類と、自由に使えるサイン画像は別物です。
• どこにでもアップロードしない。 無料のオンラインツールや、よく知らない「PDF署名」サイト。運営者やファイルの扱いがわからないなら、別の方法を探しましょう。
• 公開しない。 SNS、履歴書、メールの署名欄などに、本物のサインの画像を載せないようにしましょう。
• 最終版にだけサインする。 書類がまだ変わる可能性があるなら、確定版を待ちましょう。サイン済みのPDFは控えを残しておきます。

画像では足りないとき

貼りつけた画像が受け付けられない場面もあり、どんなときにそうなりやすいかを前もって知っておくと安心です。具体的にどのケースかは国や手続きによって違うので、必ず該当する窓口に確認してください。

画像では足りない場合、たいてい道は二つです。手書きでサインした紙の原本を直接渡すか郵送するか、専用のサービスを通じて証明書にもとづく電子署名を行うかです。どちらが必要で、どの事業者が認められるかは、該当する機関が教えてくれます。

証明書にもとづく電子署名をざっくりと

証明書にもとづく電子署名と貼りつけた画像を混同する人は少なくありません。書類の上には、どちらも小さなサインのような印や枠が同じように表示されることが多いからです。でも大切なのは目に見える画像ではなく、その裏にある技術的な証明です。

• 本人確認にもとづいている。 署名の前に、通常はサービス事業者で本人確認を行います。
• 書類を守る。 署名後に誰かがファイルを変更すると、PDFソフトは通常、その署名が新しい内容に対してはもう有効でないことを示します。
• 確認できる。 多くのPDFソフトでは、署名をクリックしたり署名パネルを開いたりして、誰がいつ署名したか、有効かどうかを確認できます。
• 筆跡には左右されない。 見た目は名前のこともあれば、サインの画像やシンプルな枠のこともあります。それが本物である根拠になっているわけではありません。

その国にどんな種類があり、誰が発行でき、どの手続きにどのレベルが必要かは、さまざまです。求められた場合は、依頼してきた機関が、どの事業者や手続きを受け付けるかを教えてくれるのが一般的です。

証明書にもとづく電子署名を本物にしているのは、見える画像ではなく、その裏にある証明です。

一貫性：紙でも画面でも同じサインを

どんな形でサインするにしても、デジタルのサインが紙のサインと同じ動きから生まれていると安心です。いつか両方を比べる必要が出たとき、ひと目で同じとわかるほうがずっとよいからです。

• サイン画像を最新に保つ。 年月とともにサインが変わったなら、新しい画像を作りましょう。10年前の画像は、今のサインとはもう似ていないかもしれません。
• サインを変えたら差し替える。 新しいサインに切り替えたら、古い画像は削除し、手が新しい形を安定して書けるようになってから作り直しましょう。手順はサインを変えるときで紹介しています。
• 二つの違うサインを持たない。 PDFでは華やかな画像、紙ではまったく違う走り書き、というのは混乱のもとです。よく練習した一つの形をどこでも使いましょう。

Takumi Kato さんは新しいサインをCalligraでデザインし、どこかで使う前に3週間練習しました。サイン画像を作ったのは3週目の終わり、10回中10回が同じ形で書けるようになってからです。おかげで彼のPDFには、直接サインする書類とまったく同じサインが入っています。

複数の人が同じ書類にサインするとき

賃貸契約書や共同の申立書、団体の議事録などは、複数の人がサインすることがよくあり、誰がどの版にサインしたのかわからなくなりがちです。いくつかの簡単なルールで、多くの手間を防げます。

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   最終版の文面を確定する。 全員が最終版を見て了承するまで、誰もサインしないようにします。どんなに小さな修正でも、あとから入ればサインを集め直すことになります。
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   順番を決める。 最初の人がサイン済みのファイルを次の人に渡し、それを繰り返します。そう求められていない限り、各自が別々のコピーにサインするのは避けましょう。
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   人のサインをスキャンし直さない。 スキャンや撮影を重ねるたびに画質は落ちます。できれば全員が同じPDFにサインを加えましょう。
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   ファイル名をわかりやすく。 たとえば日付と、すでにサインした人がわかる名前に。そうすれば最新の完全な版がすぐに見つかります。
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   最後に全員に控えを。 最後にサインした人が、全員のサインが入った完成版を全員に送ります。

オンラインの署名サービスを使う場合、こうした手順は自動で進むことが多く、サービスが署名者に順番に通知し、最後に完成した書類を全員に送ってくれます。それがその手続きで認められるかどうかも、前もって確認しておくと安心です。

送る前のチェックリスト

サインした書類を送る前に、1分だけこのリストを確認してみてください。書類の差し戻しや、問い合わせのメールをずいぶん減らせます。

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   正しい方法でサインした？ 求められた形式、つまりスキャンしたページ、画像、署名サービスのどれを使ったか。
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   全ページそろっている？ 順番どおりに1つのファイルで、上下逆や欠けたページがないか。
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   すべてのサインが所定の位置に？ サイン、イニシャル、日付が必要なすべての欄に入っているか。
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   読みやすい？ 拡大しても鮮明で、影がなく、本文もサインもはっきり見えるか。
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   安全に送っている？ 指定された宛先に、指定された方法で。うっかり別の人を選んでいないか。
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   控えを残した？ 送った版を、わかりやすいファイル名で自分用にも保存したか。

よくある質問