Tanda tangan di PDF dan dokumen digital: yang perlu diperhatikan

Empat jenis tanda tangan “digital” yang akan kamu temui

Dalam keseharian, tanda tangan apa pun yang entah bagaimana masuk ke dalam file kita sebut “elektronik” atau “digital”. Sebenarnya ada setidaknya empat cara yang berbeda, dan masing-masing cocok untuk keperluan yang berbeda.

• Dicetak, ditandatangani, dipindai. Salinan digital dari tanda tangan tulis tanganmu di atas kertas. Tintanya asli, tapi filenya hanya gambar dari halaman yang sudah ditandatangani.
• Gambar tanda tangan yang ditempel. Kamu menaruh gambar yang sudah dibuat sebelumnya di PDF. Cepat dan praktis, tapi siapa pun yang menerima file itu bisa dengan mudah menyalinnya.
• Tanda tangan di layanan tanda tangan online. Kamu menggambar atau mengetik namamu di situs atau aplikasi. Penyedia layanan biasanya mencatat siapa yang menandatangani, kapan, dan dari alamat email mana.
• Tanda tangan elektronik berbasis sertifikat. Proses teknis yang mengaitkan dokumen dengan orang yang identitasnya sudah diverifikasi, dan juga menunjukkan kalau dokumen diubah setelah ditandatangani. Ini tidak ada hubungannya dengan rupa tulisan tanganmu.

Tentang tanda tangan di layar, misalnya untuk kurir atau di mesin EDC, kami punya artikel tersendiri: tanda tangan di layar. Di sini fokusnya adalah dokumen, PDF, dan berkas yang dikirim lewat email.

Apa yang cukup untuk apa? Tanyakan dulu

Cara mana yang diterima dalam suatu urusan tidak bergantung pada seleramu, tapi pada siapa yang meminta dokumen dan aturan apa yang berlaku. Aturan itu berbeda menurut negara, lembaga, dan jenis urusannya. Yang lebih dari cukup untuk kesepakatan antarteman bisa jadi tidak cukup untuk urusan resmi.

1. 1
   Tanyakan bentuk yang mereka mau. Cukupkah salinan yang ditandatangani lalu dipindai? Apakah gambar tanda tangan yang ditempel diterima? Atau harus ditandatangani lewat layanan tanda tangan tertentu?
2. 2
   Tanyakan apakah perlu dokumen asli. Kadang selain hasil pindaian, mereka juga meminta salinan bertanda tangan basah dikirim lewat pos.
3. 3
   Tanyakan tenggat dan formatnya. Mereka minta PDF, atau foto juga boleh? Semua halaman dalam satu file?
4. 4
   Catat jawabannya. Catatan singkat di email atau kalender sangat membantu kalau tempat yang sama meminta sesuatu lagi darimu.

Cetak, tanda tangan, pindai: cara yang benar

Meski jalur kertas adalah yang aman, caranya tetap penting. Foto yang buram, berbayang, dan miring bisa dengan mudah dikembalikan karena tidak terbaca, lalu kamu harus mengulang dari awal.

1. 1
   Cetak dengan rapi. Di kertas putih polos, sebisa mungkin dalam ukuran asli tanpa diperkecil. Pastikan semua halaman ada.
2. 2
   Tanda tangan dengan tinta gelap. Pulpen, fineliner, atau pena celup berwarna hitam atau biru tua. Tinta yang terang, metalik, atau berwarna sering tampak pucat saat dipindai.
3. 3
   Biarkan kering. Beberapa detik sudah cukup, tapi kalau memakai pena celup, tunggu sedikit lebih lama sebelum membalik halaman atau menaruhnya di pemindai.
4. 4
   Pindai, jangan hanya difoto. Kalau punya pemindai, pakailah. Untuk dokumen, sekitar 300 dpi biasanya sudah lebih dari cukup. Di ponsel, aplikasi pemindai lebih baik daripada kamera biasa karena bisa meluruskan dan memotong halaman.
5. 5
   Simpan sebagai satu PDF. Halaman berurutan, dalam satu dokumen, dengan nama file yang jelas. Sebelum dikirim, buka dan periksa dari awal sampai akhir.

Membuat gambar tanda tangan yang bersih

Kalau kamu sering harus menandatangani PDF dan penerimanya menerima gambar yang ditempel, gambar tanda tangan yang bagus bisa sangat praktis. Layak dibuat sekali dengan cermat, karena gambar yang difoto asal-asalan dengan latar abu-abu juga terlihat kurang rapi di dokumen.

1. 1
   Tanda tangan beberapa kali di kertas putih. Pakai fineliner atau pulpen gelap, sedikit lebih besar dari biasanya, dengan tenang. Buat lima atau enam tanda tangan dan pilih yang paling mirip dengan tanda tanganmu sehari-hari.
2. 2
   Pindai atau foto dengan cermat. Cahaya merata, tanpa bayangan, fokus tajam.
3. 3
   Potong rapat. Sisakan sedikit ruang di sekelilingnya, tapi jangan seluruh halaman.
4. 4
   Bersihkan latarnya. Banyak aplikasi edit gambar dan pembaca PDF memungkinkanmu membuat latar putih jadi transparan. PNG berlatar transparan duduk dengan alami di atas garis, tanpa kotak putih di sekelilingnya.
5. 5
   Periksa dengan diperbesar. Lihat gambarnya dalam ukuran besar: tidak ada bintik, tepi abu-abu, atau garis miring.

Dewi Lestari memotret gambar tanda tangan pertamanya di meja dapur pada malam hari, di bawah lampu. Latarnya jadi kekuningan, dan di dokumen terlihat kotak abu-abu di sekitar tanda tangan. Keesokan harinya ia membuatnya ulang di bawah cahaya siang, dengan fineliner dan latar transparan, dan sejak itu ia memakai yang sama. Seperempat jam yang tenang itu sudah terbayar berkali-kali.

Gambar tanda tangan cukup dibuat dengan baik sekali, lalu bisa dipakai lama.

Menempatkannya di dokumen

Banyak pembaca PDF punya fitur semacam “isi dan tanda tangani” yang memungkinkanmu menambahkan gambar tanda tangan yang tersimpan, atau tanda tangan yang digambar dengan tetikus atau jari, ke dokumen. Apa pun yang kamu pakai, beberapa hal kecil membuat hasilnya jauh lebih baik.

• Taruh di atas garis. Bagian bawah tanda tangan sebaiknya menempel di garis tanda tangan, atau sedikit menimpanya, seperti di kertas. Jangan sampai melayang di atasnya.
• Jaga ukurannya proporsional. Jangan lebih besar dari kotak tanda tangan, tapi juga jangan tenggelam di dalamnya. Kira-kira seukuran kalau kamu menulisnya di sana dengan pena.
• Jangan mengubah bentuknya. Saat mengubah ukuran, pastikan proporsi gambarnya tetap. Tanda tangan yang ditarik melebar atau dipipihkan langsung terlihat tidak wajar.
• Di semua tempat yang diperlukan. Beberapa dokumen memerlukan tanda tangan atau paraf di beberapa halaman. Periksa semuanya sebelum mengirim.
• Tanggal dan nama, kalau diminta. Kalau dokumen memintanya, tambahkan tanggal dan namamu dengan huruf cetak, diketik di kolomnya.

Tetikus, touchpad, stylus: kalau harus menggambar di komputer

Beberapa platform tanda tangan memintamu menggambar tanda tangan di tempat. Dengan tetikus atau touchpad laptop, ini sering sulit: gerakannya tersendat-sendat, garisnya bersudut, dan hasilnya nyaris tidak mirip dengan yang kamu tulis di kertas.

• Ganti perangkat kalau bisa. Banyak layanan memungkinkanmu membuka dokumen yang sama di ponsel atau tablet, tempat jari atau stylus terasa jauh lebih alami.
• Pakai tablet grafis kalau punya. Dengan tablet gambar dan penanya, garisnya bisa sangat mirip dengan tanda tangan kertasmu.
• Sederhanakan dengan sengaja. Dengan tetikus, tulis versi yang lebih bersih dengan lebih sedikit lengkungan, tapi pertahankan ciri utamanya: huruf kapital dan penutupnya.
• Jangan ditambal. Kalau tidak berhasil, hapus dan tulis ulang dalam satu gerakan. Tanda tangan yang ditambal-tambal itu kelihatan.

Seluk-beluk tanda tangan di layar, cara merancang versi yang disederhanakan, dan rencana latihan seminggu kami jelaskan rinci di tanda tangan di layar.

Jaga gambar tanda tanganmu

Menulis tanda tangan dengan tangan butuh waktu dan gerakan. Sebaliknya, gambar tanda tangan adalah file yang bisa dipakai ulang oleh siapa saja yang punya akses hanya dengan beberapa klik. Karena itu, perlakukan seperti dokumen penting.

• Simpan di tempat aman. Jangan di desktop atau di folder bersama, tapi di perangkat atau akun yang dilindungi kata sandi.
• Jangan kirim sebagai file terpisah. Kalau ada yang meminta gambar tanda tanganmu saja, tanyakan untuk apa. Dokumen yang sudah ditandatangani berbeda dengan gambar tanda tangan yang bisa dipakai sebebasnya.
• Jangan unggah sembarangan. Alat online gratis, situs “tanda tangan PDF” yang tidak dikenal: kalau tidak tahu siapa pengelolanya dan apa yang mereka lakukan dengan filemu, cari alternatif lain.
• Jangan dipublikasikan. Jangan ada gambar tanda tangan aslimu di media sosial, di CV, atau di tanda tangan email.
• Tanda tangani versi final saja. Kalau dokumen masih bisa berubah, tunggu versi finalnya. Simpan salinan PDF yang sudah ditandatangani.

Saat gambar saja tidak cukup

Ada situasi ketika gambar yang ditempel tidak diterima, dan ada baiknya tahu sejak awal kapan hal itu mungkin terjadi. Persisnya kasus mana saja berbeda menurut negara dan jenis urusan, jadi selalu tanyakan ke pihak terkait.

Kalau gambar tidak cukup, biasanya tersisa dua jalan: dokumen asli bertanda tangan basah, diserahkan langsung atau dikirim lewat pos, atau tanda tangan elektronik berbasis sertifikat yang dibuat lewat layanan khusus. Mana yang diperlukan dan penyedia mana yang diterima, lembaga terkaitlah yang bisa memberitahumu.

Sekilas tentang tanda tangan elektronik bersertifikat

Banyak orang mengira tanda tangan elektronik berbasis sertifikat sama dengan gambar yang ditempel, karena di dokumen sering muncul tanda kecil mirip tanda tangan atau kotak berbingkai dengan cara yang sama. Tapi yang penting bukan gambar yang terlihat itu, melainkan bukti teknis di baliknya.

• Didasarkan pada verifikasi identitas. Biasanya kamu harus memverifikasi identitas di penyedia layanan sebelum menandatangani.
• Melindungi dokumen. Kalau seseorang mengubah file setelah ditandatangani, pembaca PDF biasanya menunjukkan bahwa tanda tangan sudah tidak berlaku untuk isi yang baru.
• Bisa diperiksa. Di banyak pembaca PDF, kamu bisa mengeklik tanda tangan atau membuka panel tanda tangan untuk melihat siapa yang menandatangani, kapan, dan apakah tanda tangannya sah.
• Tidak bergantung pada tulisan tanganmu. Tampilan yang terlihat bisa berupa namamu, gambar tanda tanganmu, atau kotak sederhana. Bukan itu yang membuatnya asli.

Jenis apa saja yang ada di suatu negara, siapa yang boleh menerbitkannya, dan tingkat mana yang diperlukan untuk urusan apa, semuanya berbeda-beda. Kalau kamu diminta tanda tangan semacam ini, lembaga yang meminta biasanya akan memberi tahu penyedia atau prosedur mana yang mereka terima.

Yang membuat tanda tangan elektronik bersertifikat itu asli bukan gambar yang terlihat, tapi bukti di baliknya.

Konsistensi: sama di kertas dan di layar

Dalam bentuk apa pun kamu tanda tangan, sebaiknya tanda tangan digitalmu lahir dari gerakan yang sama dengan tanda tangan di kertas. Kalau suatu saat keduanya perlu dibandingkan, jauh lebih baik kalau jelas terlihat sama.

• Perbarui gambar tanda tanganmu. Kalau tanda tanganmu berubah selama bertahun-tahun, buat gambar baru. Gambar dari sepuluh tahun lalu mungkin sudah tidak mirip dengan yang sekarang.
• Ganti setelah berganti tanda tangan. Kalau kamu memakai tanda tangan baru, hapus gambar lama dan buat yang baru setelah tanganmu mantap menulis bentuk barunya. Langkah-langkahnya kami jelaskan di mengganti tanda tangan.
• Jangan punya dua tanda tangan berbeda. Gambar yang indah dan berhias di PDF dan coretan yang sama sekali lain di kertas bisa membingungkan. Lebih baik satu bentuk yang terlatih di mana-mana.

Galih Pratama merancang tanda tangan barunya di Calligra dan melatihnya selama tiga minggu sebelum memakainya di mana pun. Ia baru membuat gambar tanda tangannya di akhir minggu ketiga, ketika sepuluh dari sepuluh percobaan hasilnya sama. Hasilnya, PDF-nya memuat tanda tangan yang persis sama dengan dokumen yang ia tanda tangani secara langsung.

Kalau beberapa orang menandatangani dokumen yang sama

Kontrak sewa, pernyataan bersama, atau notulen sebuah perkumpulan sering ditandatangani beberapa orang, dan mudah sekali kehilangan jejak siapa menandatangani versi yang mana. Beberapa aturan sederhana bisa mencegah banyak repot.

1. 1
   Sepakati teks finalnya. Jangan ada yang menandatangani sebelum semua orang melihat dan menyetujui versi final. Setelah perubahan apa pun, sekecil apa pun, semua tanda tangan harus dikumpulkan ulang.
2. 2
   Tentukan urutannya. Orang pertama meneruskan file yang sudah ditandatangani ke orang berikutnya, dan seterusnya. Jangan masing-masing menandatangani salinan terpisah, kecuali memang diminta begitu.
3. 3
   Jangan memindai ulang tanda tangan orang lain. Setiap pindaian atau foto baru menurunkan kualitas. Kalau bisa, semua orang menambahkan tanda tangannya di PDF yang sama.
4. 4
   Beri nama file dengan jelas. Misalnya dengan tanggal dan siapa saja yang sudah menandatangani. Dengan begitu versi terbaru yang lengkap mudah ditemukan.
5. 5
   Di akhir, semua orang mendapat salinan. Orang terakhir yang menandatangani mengirim dokumen lengkap berisi semua tanda tangan ke semua orang.

Kalau kalian memakai layanan tanda tangan online, langkah-langkah ini sering berjalan otomatis: layanan memberi tahu para penanda tangan secara bergiliran, lalu di akhir mengirim dokumen yang sudah lengkap ke semua orang. Apakah cara itu diterima untuk urusan yang bersangkutan, sebaiknya juga ditanyakan sebelumnya.

Daftar periksa sebelum mengirim

Sebelum mengirim dokumen yang sudah ditandatangani, luangkan satu menit untuk daftar ini. Ini bisa menghindarkanmu dari banyak dokumen yang dikembalikan dan email susulan.

1. 1
   Sudahkah kamu menandatangani dengan cara yang benar? Apakah kamu memakai bentuk yang diminta: halaman pindaian, gambar, atau layanan tanda tangan?
2. 2
   Apakah semua halaman lengkap? Berurutan, dalam satu file, tidak ada yang terbalik atau terpotong.
3. 3
   Apakah setiap tanda tangan ada di tempatnya? Di setiap kotak yang memerlukan tanda tangan, paraf, atau tanggal.
4. 4
   Apakah terbaca? Tetap tajam saat diperbesar, tanpa bayangan, teks dan tanda tangan terlihat jelas.
5. 5
   Apakah kamu mengirimnya dengan aman? Ke alamat yang diberikan, lewat platform yang ditentukan, bukan ke penerima yang terpilih tanpa sengaja.
6. 6
   Sudahkah kamu menyimpan salinan? Simpan juga versi yang dikirim untuk dirimu sendiri, dengan nama file yang jelas.

Pertanyaan