Signer un PDF ou un document numérique : les points clés

Quatre types de signature « numérique » que tu vas croiser

Au quotidien, on appelle « électronique » ou « numérique » toute signature qui finit d'une manière ou d'une autre dans un fichier. En réalité, il existe au moins quatre approches différentes, et chacune sert à autre chose.

• Imprimée, signée, scannée. Une copie numérique de ta signature manuscrite sur papier. L'encre est réelle, mais le fichier n'est qu'une image de la page signée.
• Une image de signature collée. Tu places sur le PDF une image préparée à l'avance. Rapide et pratique, mais toute personne qui reçoit le fichier peut facilement la copier.
• Signer dans un service de signature en ligne. Tu dessines ou tapes ton nom sur un site ou une appli. Le prestataire enregistre en général qui a signé, quand et depuis quelle adresse e-mail.
• Une signature électronique à base de certificat. Un procédé technique qui relie le document à une personne identifiée et indique aussi s'il a été modifié après la signature. Cela n'a rien à voir avec l'aspect de ton écriture.

On a écrit un article à part sur les signatures tracées sur écran, par exemple pour un livreur ou sur un terminal de paiement : signer sur écran. Ici, on se concentre sur les documents, les PDF et les papiers envoyés par e-mail.

Qu'est-ce qui suffit pour quoi ? Demande avant

Quelle option est acceptée dans un cas donné ne dépend pas de tes préférences, mais de qui demande le document et des règles qui s'appliquent. Elles varient selon le pays, l'organisme et le type de démarche. Ce qui suffit largement pour un accord entre amis peut ne pas suffire pour une démarche officielle.

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   Demande sous quelle forme ils le veulent. Une copie signée et scannée suffit-elle ? Acceptent-ils une image de signature collée ? Ou faut-il signer via un service de signature précis ?
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   Demande s'il leur faut l'original. Parfois, on te demande l'exemplaire signé à la main par la poste en plus du scan.
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   Demande le délai et le format. Un PDF, ou une photo convient-elle ? Toutes les pages dans un seul fichier ?
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   Note la réponse. Une petite note dans l'e-mail ou dans ton agenda aide beaucoup quand le même organisme te redemande quelque chose.

Imprimer, signer, scanner : bien le faire

Même quand la voie papier est la plus sûre, la manière compte. Une photo floue, pleine d'ombres et de travers peut facilement revenir comme illisible, et il faut alors tout recommencer.

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   Imprime proprement. Sur du papier blanc uni, si possible au format d'origine sans réduction. Vérifie que toutes les pages y sont.
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   Signe à l'encre foncée. Stylo bille, feutre fin ou stylo plume, en noir ou bleu foncé. Les encres claires, métallisées ou colorées ressortent souvent pâles au scan.
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   Laisse sécher. Quelques secondes suffisent, mais avec un stylo plume attends un peu plus avant de tourner la page ou de la poser sur le scanner.
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   Scanne plutôt que photographier. Si tu as un scanner, utilise-le. Pour des documents, environ 300 ppp suffisent généralement largement. Sur téléphone, une appli de numérisation vaut mieux que l'appareil photo, car elle redresse et recadre la page.
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   Enregistre en un seul PDF. Les pages dans l'ordre, dans un seul document, avec un nom de fichier parlant. Avant d'envoyer, ouvre-le et fais défiler.

Créer une image propre de ta signature

Si tu dois souvent signer des PDF et que le destinataire accepte une image collée, une image de qualité de ta signature peut être bien pratique. Ça vaut la peine de la faire une fois, soigneusement, car une image prise à la va-vite sur fond gris fait aussi pâle figure sur le document.

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   Signe plusieurs fois sur du papier blanc. Au feutre fin ou au stylo bille foncé, un peu plus grand que d'habitude, calmement. Fais cinq ou six signatures et garde celle qui ressemble le plus à ta signature de tous les jours.
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   Scanne-la ou photographie-la avec soin. Lumière homogène, sans ombre, bien nette.
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   Recadre serré. Garde une petite marge autour, mais pas toute la page.
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   Nettoie le fond. Beaucoup d'éditeurs d'images et de lecteurs PDF permettent de rendre le fond blanc transparent. Un PNG à fond transparent se pose naturellement sur la ligne, sans rectangle blanc autour.
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   Vérifie en zoomant. Regarde l'image en grand : pas de points, de bords gris ni de lignes de travers.

Inès Moreau a photographié sa première image de signature sur la table de la cuisine, le soir, sous une lampe. Le fond est sorti jaunâtre, et sur le document on voyait un rectangle gris autour de la signature. Le lendemain, elle l'a refaite à la lumière du jour, au feutre fin, avec un fond transparent, et elle utilise la même depuis. Un petit quart d'heure tranquille qui lui a rapporté bien des fois.

Une image de signature, il suffit de bien la faire une fois, et elle te sert longtemps.

La placer sur le document

Beaucoup de lecteurs PDF proposent une fonction du genre « remplir et signer », qui permet d'ajouter à un document une image de signature enregistrée, ou une signature tracée à la souris ou au doigt. Quelle que soit l'option, quelques détails changent beaucoup le résultat.

• Pose-la sur la ligne. Le bas de la signature doit reposer sur la ligne de signature, ou la déborder légèrement, comme sur papier. Elle ne doit pas flotter au-dessus.
• Garde une taille proportionnée. Pas plus grande que la case de signature, et pas perdue dedans non plus. À peu près la taille qu'elle aurait si tu l'avais écrite là au stylo.
• Ne la déforme pas. En la redimensionnant, veille à garder ses proportions. Une signature étirée en largeur ou écrasée paraît tout de suite artificielle.
• Partout où il le faut. Certains documents demandent une signature ou des initiales sur plusieurs pages. Fais défiler avant d'envoyer.
• Date et nom, si demandés. Si le document le demande, ajoute la date et ton nom en toutes lettres, tapés dans les champs.

Souris, pavé tactile, stylet : quand il faut dessiner sur l'ordinateur

Certaines plateformes de signature te demandent de tracer ta signature sur place. À la souris ou au pavé tactile d'un portable, c'est souvent difficile : le geste est saccadé, le trait anguleux, et le résultat ressemble à peine à ce que tu écris sur papier.

• Change d'appareil si tu peux. Beaucoup de services permettent d'ouvrir le même document sur téléphone ou tablette, où le doigt ou un stylet sont bien plus naturels.
• Utilise une tablette graphique si tu en as une. Avec une tablette de dessin et son stylet, le trait peut se rapprocher beaucoup de ta signature papier.
• Simplifie volontairement. À la souris, écris une version plus épurée, avec moins de boucles, mais garde les traits principaux : la majuscule et la finale.
• Ne la rafistole pas. Si c'est raté, efface et recommence d'un seul geste. Une signature retouchée, ça se voit.

On détaille les subtilités des signatures sur écran, la conception d'une version simplifiée et un plan d'entraînement d'une semaine dans signer sur écran.

Prends soin de l'image de ta signature

Écrire une signature à la main demande du temps et un geste. Une image de signature, elle, est un fichier que n'importe qui y ayant accès peut réutiliser en quelques clics. Mieux vaut donc la traiter comme un document important.

• Range-la en lieu sûr. Pas sur le bureau de l'ordinateur, pas dans un dossier partagé, mais sur un appareil ou un compte protégé par mot de passe.
• Ne l'envoie pas en fichier séparé. Si quelqu'un te demande juste l'image de ta signature, demande à quoi elle servira. Un document signé, ce n'est pas la même chose qu'une image de signature utilisable librement.
• Ne l'envoie pas n'importe où. Outils en ligne gratuits, sites inconnus pour « signer un PDF » : si tu ne sais pas qui les gère et ce qu'ils font de tes fichiers, cherche autre chose.
• Ne la rends pas publique. Pas d'image de ta vraie signature sur les réseaux sociaux, dans ton CV ou dans ta signature d'e-mail.
• Ne signe que la version finale. Si un document peut encore changer, attends l'exemplaire définitif. Garde une copie du PDF signé.

Quand une image ne suffit pas

Il y a des situations où une image collée n'est pas acceptée, et il est utile de savoir à l'avance quand s'y attendre. Lesquelles exactement, cela varie selon le pays et la démarche : renseigne-toi toujours auprès de l'organisme concerné.

Si une image ne suffit pas, il reste en général deux voies : l'original papier signé à la main, remis en main propre ou envoyé par la poste, ou une signature électronique à base de certificat réalisée via un service dédié. Laquelle est nécessaire, et quels prestataires sont acceptés, c'est l'organisme concerné qui peut te le dire.

La signature électronique à certificat, en bref

Beaucoup confondent la signature électronique à base de certificat avec une image collée, parce qu'une petite marque ressemblant à une signature ou un encadré apparaît souvent de la même façon sur le document. Mais ce qui compte, ce n'est pas cette image visible : c'est la preuve technique qui se trouve derrière.

• Elle repose sur une identification. Tu dois en général faire vérifier ton identité auprès du prestataire avant de signer.
• Elle protège le document. Si quelqu'un modifie le fichier après la signature, les lecteurs PDF indiquent généralement que la signature n'est plus valable pour le nouveau contenu.
• Elle peut être vérifiée. Dans beaucoup de lecteurs PDF, tu peux cliquer sur une signature ou ouvrir un panneau des signatures pour voir qui a signé, quand, et si elle est valide.
• Elle ne dépend pas de ton écriture. L'apparence visible peut être ton nom, une image de ta signature ou un simple cadre. Ce n'est pas ce qui fait son authenticité.

Les types qui existent dans un pays, qui peut les délivrer et quel niveau est requis pour quelle démarche, tout cela varie. Si on t'en demande une, l'organisme demandeur t'indique généralement quels prestataires ou procédures il accepte.

Ce qui rend authentique une signature électronique à certificat, ce n'est pas l'image visible, mais la preuve qui se trouve derrière.

Cohérence : la même sur papier et sur écran

Quelle que soit la forme sous laquelle tu signes, il est bon que ta signature numérique naisse du même geste que ta signature papier. Si un jour il faut les comparer, mieux vaut qu'on les reconnaisse comme identiques.

• Garde ton image de signature à jour. Si ta signature a changé au fil des ans, refais une image. Une image d'il y a dix ans ne ressemble peut-être plus à ta signature actuelle.
• Remplace-la après un changement. Si tu adoptes une nouvelle signature, supprime l'ancienne image et refais-en une quand ta main écrit la nouvelle forme avec assurance. On détaille les étapes dans changer de signature.
• N'aie pas deux signatures différentes. Une belle image ornée sur les PDF et un gribouillis complètement différent sur papier, ça peut semer la confusion. Mieux vaut une seule forme bien rodée partout.

Gabriel Petit a conçu sa nouvelle signature dans Calligra et l'a travaillée trois semaines avant de l'utiliser où que ce soit. Il n'a créé son image de signature qu'à la fin de la troisième semaine, quand dix essais sur dix sortaient identiques. Résultat : ses PDF portent exactement la même signature que les papiers qu'il signe en personne.

Quand plusieurs personnes signent le même document

Un bail, une déclaration commune ou le procès-verbal d'une association sont souvent signés par plusieurs personnes, et on perd vite le fil de qui a signé quelle version. Quelques règles simples évitent bien des tracas.

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   Mettez-vous d'accord sur le texte final. Personne ne signe avant que tout le monde ait vu et validé la version définitive. Après la moindre modification, il faudrait recueillir toutes les signatures à nouveau.
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   Décidez de l'ordre. Le premier signataire transmet le fichier signé au suivant, et ainsi de suite. Ne signez pas chacun un exemplaire séparé, sauf si c'est ce qui est demandé.
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   Ne rescannez pas les signatures des autres. Chaque nouveau scan ou nouvelle photo dégrade la qualité. Si possible, que chacun ajoute sa signature dans le même PDF.
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   Nommez clairement les fichiers. Par exemple avec la date et qui a déjà signé. La dernière version complète est alors facile à retrouver.
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   À la fin, chacun reçoit une copie. Le dernier signataire envoie à tous le document final avec toutes les signatures.

Si vous utilisez un service de signature en ligne, ces étapes se font souvent toutes seules : le service prévient les signataires à tour de rôle et envoie à tous le document final à la fin. Que ce soit accepté pour la démarche en question, là encore, mieux vaut le demander avant.

Check-list avant d'envoyer

Avant d'envoyer un document signé, prends une minute pour parcourir cette liste. Elle peut t'éviter bien des papiers renvoyés et des e-mails de relance.

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   As-tu signé de la bonne manière ? As-tu utilisé la forme demandée : page scannée, image ou service de signature ?
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   Toutes les pages y sont-elles ? Dans l'ordre, dans un seul fichier, aucune à l'envers ou coupée.
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   Chaque signature est-elle à sa place ? Dans chaque case qui demande une signature, des initiales ou une date.
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   Est-ce lisible ? Net même en zoomant, sans ombre, avec le texte et la signature bien visibles.
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   L'envoies-tu de façon sûre ? À l'adresse indiquée, via la plateforme indiquée, pas à un destinataire choisi par erreur.
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   As-tu gardé une copie ? Enregistre aussi pour toi la version envoyée, avec un nom de fichier parlant.

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