Tietopankki › Käytännön vinkit
Käytännön vinkit
PDF:n ja sähköisten asiakirjojen allekirjoittaminen: mitä kannattaa huomioida
Tulosta, allekirjoita ja skannaa? Liitä kuva? Vai pyydetäänkö sähköistä allekirjoitusta? Tässä vaihtoehtosi, ohjeet siistin allekirjoituskuvan tekemiseen ja vinkit digitaalisen allekirjoituksesi suojaamiseen.
Vuokrasopimus saapuu sähköpostilla, hakulomake pitää palauttaa PDF:nä, työpaikan vakuutus pitää ”allekirjoittaa” verkkoalustalla. Yhä useampi allekirjoituksemme syntyy niin, että paperi on mukana vain hetken tai ei lainkaan. Moni jää epävarmaksi: riittääkö kuvan liittäminen? Kuinka tarkka sen pitää olla? Onko turvallista säilyttää allekirjoitusta tietokoneella? Tärkeintä on tietää, millaisesta ”sähköisestä allekirjoituksesta” on kyse, sillä kuva, skannattu sivu ja varmenteeseen perustuva sähköinen allekirjoitus ovat kolme täysin eri asiaa. Tässä artikkelissa käymme vaihtoehdot läpi, näytämme, miten teet siistin skannauksen ja allekirjoituskuvan, miten sijoitat sen asiakirjaan, mitä tietoturvassa kannattaa huomioida ja milloin kuva ei riitä.
Neljä ”digitaalista” allekirjoitusta, joihin törmäät
Arkikielessä mitä tahansa allekirjoitusta, joka jollain tavalla päätyy tiedostoon, kutsutaan ”sähköiseksi” tai ”digitaaliseksi”. Todellisuudessa tapoja on ainakin neljä, ja kukin sopii eri asioihin.
- Tulostettu, allekirjoitettu, skannattu. Digitaalinen kopio paperille käsin kirjoitetusta allekirjoituksestasi. Muste on aitoa, mutta tiedosto on vain kuva allekirjoitetusta sivusta.
- Liitetty allekirjoituskuva. Sijoitat aiemmin tehdyn kuvan PDF:ään. Nopeaa ja kätevää, mutta kuka tahansa tiedoston saanut voi helposti kopioida sen.
- Allekirjoitus verkon allekirjoituspalvelussa. Piirrät tai kirjoitat nimesi verkkosivulla tai sovelluksessa. Palveluntarjoaja tallentaa yleensä, kuka allekirjoitti, milloin ja mistä sähköpostiosoitteesta.
- Varmenteeseen perustuva sähköinen allekirjoitus. Tekninen menettely, joka yhdistää asiakirjan tunnistettuun henkilöön ja näyttää myös, onko sitä muutettu allekirjoittamisen jälkeen. Sillä ei ole mitään tekemistä käsialasi ulkonäön kanssa.
Olemme kirjoittaneet erillisen artikkelin näytölle piirretyistä allekirjoituksista, esimerkiksi lähettien laitteissa tai maksupäätteillä: allekirjoittaminen näytöille. Tässä keskitytään asiakirjoihin, PDF-tiedostoihin ja sähköpostilla lähetettäviin papereihin.
Mikä riittää mihinkin? Kysy ensin
Se, mikä vaihtoehto kelpaa kussakin tapauksessa, ei riipu mieltymyksestäsi; se riippuu siitä, kuka asiakirjaa pyytää ja mitkä säännöt pätevät. Ne vaihtelevat maittain, laitoksittain ja asian tyypin mukaan. Se, mikä on ystävien välisessä sopimuksessa täysin kunnossa, ei välttämättä riitä virallisessa asiassa.
- 1Kysy, missä muodossa sitä halutaan. Riittääkö skannattu, allekirjoitettu kopio? Hyväksytäänkö liitetty allekirjoituskuva? Vai pitääkö allekirjoittaa tietyn allekirjoituspalvelun kautta?
- 2Kysy, tarvitaanko alkuperäinen. Joskus skannauksen lisäksi halutaan käsin allekirjoitettu kappale postitse.
- 3Kysy määräajasta ja muodosta. Halutaanko PDF, vai kelpaako valokuva? Kaikki sivut yhdessä tiedostossa?
- 4Kirjaa vastaus muistiin. Lyhyt merkintä sähköpostiin tai kalenteriin auttaa paljon, kun sama taho pyytää sinulta jotain uudelleen.
Tulosta, allekirjoita, skannaa: näin teet sen kunnolla
Vaikka paperireitti olisi se varma, tavalla on väliä. Epätarkka, varjoinen ja vino valokuva voi helposti palata lukukelvottomana, ja silloin aloitat alusta.
- 1Tulosta siististi. Tavalliselle valkoiselle paperille, mieluiten alkuperäisessä koossa pienentämättä. Tarkista, että kaikki sivut ovat mukana.
- 2Allekirjoita tummalla musteella. Musta tai tummansininen kuulakärkikynä, hienokärkinen tussi tai täytekynä. Vaaleat, metalliset tai värilliset musteet näkyvät skannauksessa usein haaleina.
- 3Anna kuivua. Muutama sekunti riittää, mutta täytekynän kanssa odota hieman kauemmin ennen kuin käännät sivun tai asetat sen skanneriin.
- 4Skannaa mieluummin kuin pelkästään valokuvaa. Jos sinulla on skanneri, käytä sitä. Noin 300 dpi riittää asiakirjoille yleensä hyvin. Puhelimella skannaussovellus on parempi kuin pelkkä kamera, koska se oikaisee ja rajaa sivun.
- 5Tallenna yhdeksi PDF:ksi. Sivut järjestyksessä, yhdessä asiakirjassa, kuvaavalla tiedostonimellä. Ennen lähettämistä avaa se ja selaa läpi.
Siistin allekirjoituskuvan tekeminen
Jos joudut usein allekirjoittamaan PDF-tiedostoja ja vastaanottaja hyväksyy liitetyn kuvan, laadukas allekirjoituskuva voi olla kätevä. Se kannattaa tehdä kerran huolellisesti, sillä hätäisesti kuvattu, harmaataustainen kuva näyttää huonolta myös asiakirjassa.
- 1Allekirjoita useita kertoja valkoiselle paperille. Hienokärkisellä tussilla tai tummalla kuulakärkikynällä, hieman tavallista isommin ja rauhassa. Kirjoita viisi tai kuusi allekirjoitusta ja valitse se, joka muistuttaa eniten arkista allekirjoitustasi.
- 2Skannaa tai kuvaa se huolellisesti. Tasainen valo, ei varjoja, tarkka kuva.
- 3Rajaa se tiiviisti. Jätä ympärille pieni marginaali, mutta ei koko sivua.
- 4Siivoa tausta. Monissa kuvankäsittelyohjelmissa ja PDF-lukijoissa valkoisen taustan voi muuttaa läpinäkyväksi. Läpinäkyvätaustainen PNG asettuu riville luonnollisesti ilman valkoista suorakulmiota ympärillään.
- 5Tarkista se suurennettuna. Katso kuvaa isona: ei pilkkuja, harmaita reunoja tai vinoja viivoja.
Venla Heikkinen kuvasi ensimmäisen allekirjoituskuvansa keittiön pöydällä iltalampun valossa. Tausta tuli kellertävä, ja asiakirjassa allekirjoituksen ympärille näkyi harmaa suorakulmio. Seuraavana päivänä hän teki sen uudelleen päivänvalossa hienokärkisellä tussilla ja läpinäkyvällä taustalla, ja on käyttänyt samaa kuvaa siitä lähtien. Yksi rauhallinen vartti, joka on maksanut itsensä takaisin moneen kertaan.
Allekirjoituskuva pitää tehdä hyvin vain kerran, ja sitten se palvelee sinua pitkään.
Sijoittaminen asiakirjaan
Monissa PDF-lukijoissa on ”täytä ja allekirjoita” -tyyppinen toiminto, jolla voit lisätä asiakirjaan tallennetun allekirjoituskuvan tai hiirellä tai sormella piirretyn allekirjoituksen. Kumpaa käytätkin, muutama pieni asia vaikuttaa lopputulokseen paljon.
- Aseta se riville. Allekirjoituksen alaosan pitäisi olla allekirjoitusrivillä tai mennä hieman sen päälle, kuten paperilla. Sen ei pitäisi leijua rivin yläpuolella.
- Pidä koko oikeassa suhteessa. Ei allekirjoitusruutua isompi, mutta ei siihen hukkuvakaan. Suunnilleen sen kokoinen, kuin jos olisit kirjoittanut sen siihen kynällä.
- Älä vääristä sitä. Kokoa muuttaessasi varmista, että kuva säilyttää mittasuhteensa. Sivusuunnassa venytetty tai litistetty allekirjoitus näyttää heti keinotekoiselta.
- Kaikkialle, missä sitä tarvitaan. Joissakin asiakirjoissa tarvitaan allekirjoitus tai nimikirjaimet useammalle sivulle. Selaa läpi ennen lähettämistä.
- Päiväys ja nimi, jos vaaditaan. Jos asiakirja sitä pyytää, lisää päiväys ja nimenselvennys kenttiin kirjoitettuna.
Hiiri, kosketuslevy, kynä: kun pitää piirtää tietokoneella
Jotkin allekirjoitusalustat pyytävät piirtämään allekirjoituksen paikan päällä. Hiirellä tai kannettavan kosketuslevyllä tämä on usein vaikeaa: liike on nykivää, viiva kulmikas, ja lopputulos muistuttaa tuskin lainkaan sitä, mitä kirjoitat paperille.
- Vaihda laitetta, jos voit. Monissa palveluissa saman asiakirjan voi avata puhelimella tai tabletilla, jolla sormi tai kynä tuntuu paljon luontevammalta.
- Käytä piirtopöytää, jos sinulla on sellainen. Piirtopöydällä ja kynällä viiva voi päästä hyvin lähelle paperiallekirjoitustasi.
- Yksinkertaista tarkoituksella. Hiirellä kirjoita selkeämpi versio, jossa on vähemmän silmukoita, mutta säilytä pääpiirteet: alkukirjain ja lopetus.
- Älä paikkaa. Jos se ei onnistunut, tyhjennä ja kirjoita se uudelleen yhdellä liikkeellä. Paikattu allekirjoitus näkyy.
Käsittelemme näyttöallekirjoitusten hienouksia, yksinkertaistetun version suunnittelua ja viikon harjoitusohjelmaa yksityiskohtaisesti artikkelissa allekirjoittaminen näytöille.
Pidä huolta allekirjoituskuvastasi
Allekirjoituksen kirjoittaminen käsin vaatii aikaa ja liikettä. Allekirjoituskuva taas on tiedosto, jonka kuka tahansa siihen pääsevä voi käyttää uudelleen muutamalla napsautuksella. Siksi sitä kannattaa kohdella kuin tärkeää asiakirjaa.
- Säilytä sitä turvallisessa paikassa. Ei työpöydällä, ei jaetussa kansiossa, vaan salasanalla suojatulla laitteella tai tilillä.
- Älä lähetä sitä erillisenä tiedostona. Jos joku pyytää pelkkää kuvaa allekirjoituksestasi, kysy, mihin sitä tarvitaan. Allekirjoitettu asiakirja on eri asia kuin vapaasti käytettävä allekirjoituskuva.
- Älä lataa sitä minne tahansa. Ilmaiset verkkotyökalut, tuntemattomat ”PDF-allekirjoitus”-sivustot: jos et tiedä, kuka niitä ylläpitää ja mitä ne tekevät tiedostoillesi, etsi jotain muuta.
- Älä julkaise sitä. Ei kuvaa oikeasta allekirjoituksestasi sosiaaliseen mediaan, ansioluetteloon tai sähköpostin allekirjoitukseen.
- Allekirjoita vain lopullinen versio. Jos asiakirja voi vielä muuttua, odota lopullista kappaletta. Säilytä kopio allekirjoitetusta PDF:stä.
Kun kuva ei riitä
On tilanteita, joissa liitettyä kuvaa ei hyväksytä, ja on hyvä tietää etukäteen, milloin sitä voi odottaa. Tarkat tapaukset vaihtelevat maittain ja asioittain, joten kysy aina asianomaiselta taholta.
- Työpaikan sisäiset vakuutukset.
- Yksinkertaiset hakemus- ja suostumuslomakkeet.
- Vahvistukset ja kuittaukset.
- Pienemmät sopimukset tuttujen ihmisten kesken.
- Tietyt viralliset ja viranomaisasiat.
- Kiinteistö- ja lainapaperit.
- Asiakirjat, jotka vaativat notaarin tai oikeaksi todistamisen.
- Kaikkialla, missä säännöt edellyttävät alkuperäistä tai varmenteeseen perustuvaa allekirjoitusta.
Jos kuva ei riitä, reittejä on yleensä kaksi: alkuperäinen käsin allekirjoitettu paperi henkilökohtaisesti tai postitse, tai erillisen palvelun kautta tehty varmenteeseen perustuva sähköinen allekirjoitus. Sen, kumpi tarvitaan ja mitkä palveluntarjoajat hyväksytään, voi kertoa asianomainen laitos.
Varmenteeseen perustuva sähköinen allekirjoitus lyhyesti
Moni sekoittaa varmenteeseen perustuvan sähköisen allekirjoituksen liitettyyn kuvaan, koska asiakirjaan ilmestyy usein samalla tavalla pieni allekirjoituksen kaltainen merkki tai kehystetty ruutu. Ratkaisevaa ei kuitenkaan ole näkyvä kuva, vaan sen takana oleva tekninen todiste.
- Se perustuu tunnistamiseen. Yleensä sinun on todennettava henkilöllisyytesi palveluntarjoajalle ennen allekirjoittamista.
- Se suojaa asiakirjaa. Jos joku muuttaa tiedostoa allekirjoittamisen jälkeen, PDF-lukijat tyypillisesti näyttävät, ettei allekirjoitus ole enää voimassa uudelle sisällölle.
- Sen voi tarkistaa. Monissa PDF-lukijoissa voit napsauttaa allekirjoitusta tai avata allekirjoituspaneelin ja nähdä, kuka allekirjoitti, milloin ja onko allekirjoitus voimassa.
- Se ei riipu käsialastasi. Näkyvä ulkoasu voi olla nimesi, kuva allekirjoituksestasi tai yksinkertainen ruutu. Se ei ole se, mikä tekee siitä aidon.
Se, millaisia tyyppejä tietyssä maassa on, kuka niitä voi myöntää ja mikä taso tarvitaan mihinkin asiaan, vaihtelee. Jos sinulta pyydetään sellaista, pyytävä laitos kertoo yleensä, mitkä palveluntarjoajat tai menettelyt se hyväksyy.
Varmenteeseen perustuvan sähköisen allekirjoituksen tekee aidoksi sen takana oleva todiste, ei näkyvä kuva.
Johdonmukaisuus: sama paperilla ja näytöllä
Missä muodossa allekirjoitatkin, on hyvä, jos digitaalinen allekirjoituksesi syntyy samasta liikkeestä kuin paperinen. Jos niitä joskus pitää verrata, on paljon parempi, että ne ovat tunnistettavasti samat.
- Pidä allekirjoituskuvasi ajan tasalla. Jos allekirjoituksesi on vuosien mittaan muuttunut, tee uusi kuva. Kymmenen vuoden takainen ei välttämättä enää näytä nykyiseltä.
- Vaihda se muutoksen jälkeen. Jos otat käyttöön uuden allekirjoituksen, poista vanha kuva ja tee uusi, kun kätesi kirjoittaa uuden muodon varmasti. Käymme vaiheet läpi artikkelissa allekirjoituksen vaihtaminen.
- Älä pidä kahta erillistä allekirjoitusta. Kaunis, koristeellinen kuva PDF-tiedostoissa ja täysin erilainen raapustus paperilla voivat aiheuttaa sekaannusta. Parempi yksi hyvin harjoiteltu muoto kaikkialla.
Antti Lehtonen suunnitteli uuden allekirjoituksensa Calligrassa ja harjoitteli sitä kolme viikkoa ennen kuin käytti sitä missään. Allekirjoituskuvansa hän teki vasta kolmannen viikon lopussa, kun kymmenen yritystä kymmenestä onnistui samanlaisina. Sen ansiosta hänen PDF-tiedostoissaan on täsmälleen sama allekirjoitus kuin papereissa, jotka hän allekirjoittaa henkilökohtaisesti.
Kun useampi ihminen allekirjoittaa saman asiakirjan
Vuokrasopimuksen, yhteisen vakuutuksen tai yhdistyksen pöytäkirjan allekirjoittaa usein useampi ihminen, ja on helppo menettää käsitys siitä, kuka allekirjoitti minkäkin version. Muutama yksinkertainen sääntö säästää paljon harmia.
- 1Sopikaa lopullisesta tekstistä. Kukaan ei allekirjoita ennen kuin kaikki ovat nähneet ja hyväksyneet lopullisen version. Pienenkin muutoksen jälkeen kaikki allekirjoitukset pitäisi kerätä uudelleen.
- 2Päättäkää järjestys. Ensimmäinen allekirjoittaja lähettää allekirjoitetun tiedoston seuraavalle ja niin edelleen. Älkää allekirjoittako kukin omaa kopiotanne, ellei sitä ole erikseen pyydetty.
- 3Älkää skannatko toistenne allekirjoituksia uudelleen. Jokainen uusi skannaus tai valokuva heikentää laatua. Jos mahdollista, kaikki lisäävät allekirjoituksensa samaan PDF:ään.
- 4Nimetkää tiedostot selkeästi. Esimerkiksi päiväyksellä ja sillä, kuka on tähän mennessä allekirjoittanut. Silloin uusin, valmis versio on helppo löytää.
- 5Kaikki saavat lopuksi kopion. Viimeinen allekirjoittaja lähettää valmiin asiakirjan kaikkine allekirjoituksineen kaikille.
Jos käytätte verkon allekirjoituspalvelua, nämä vaiheet tapahtuvat usein automaattisesti: palvelu ilmoittaa allekirjoittajille vuorollaan ja lähettää lopuksi valmiin asiakirjan kaikille. Kelpaako se kyseiseen asiaan, sekin kannattaa kysyä etukäteen.
Tarkistuslista ennen lähettämistä
Ennen kuin lähetät allekirjoitetun asiakirjan, käytä minuutti tämän listan läpikäymiseen. Se voi säästää sinut monelta palautetulta paperilta ja jatkosähköpostilta.
- 1Allekirjoititko oikealla tavalla? Käytitkö pyydettyä muotoa: skannattua sivua, kuvaa vai allekirjoituspalvelua?
- 2Ovatko kaikki sivut mukana? Järjestyksessä, yhdessä tiedostossa, mikään ei ylösalaisin tai leikattuna.
- 3Onko jokainen allekirjoitus paikallaan? Jokaisessa ruudussa, joka vaatii allekirjoituksen, nimikirjaimet tai päiväyksen.
- 4Onko se luettava? Tarkka suurennettunakin, ei varjoja, teksti ja allekirjoitus selvästi näkyvissä.
- 5Lähetätkö sen turvallisesti? Annettuun osoitteeseen, annetun alustan kautta, ei vahingossa valitulle vastaanottajalle.
- 6Säilytitkö kopion? Tallenna lähettämäsi versio myös itsellesi kuvaavalla tiedostonimellä.
Se yksi lause, joka kannattaa muistaa
Selvitä ensin, millaista allekirjoitusta halutaan, ja tee se sitten kunnolla: tumma muste, siisti skannaus, järkevä sijoittelu, ja kohtele allekirjoituskuvaasi kuin avainta.
Kysymyksiä
Onko allekirjoitus pätevä, jos liitän kuvan sen tilalle?
Se riippuu siitä, kuka asiakirjaa pyytää, mihin sitä käytetään ja mitkä säännöt pätevät. Monissa yksinkertaisissa, sisäisissä tai yksityisissä asioissa se hyväksytään, kun taas tietyt viralliset asiat vaativat alkuperäisen paperin tai varmenteeseen perustuvan sähköisen allekirjoituksen. Nämä vaihtelevat maittain ja laitoksittain, joten kysy aina etukäteen.
Mikä ero on liitetyllä kuvalla ja sähköisellä allekirjoituksella?
Liitetty kuva on vain kuva käsialastasi asiakirjassa, ja kuka tahansa voi kopioida sen. Varmenteeseen perustuva sähköinen allekirjoitus on tekninen menettely, joka yhdistää asiakirjan tunnistettuun henkilöön ja näyttää, onko sitä muutettu jälkikäteen. Ne voivat näyttää sivulla samanlaisilta, mutta tekevät hyvin eri asioita.
Millä tarkkuudella minun pitäisi skannata?
Noin 300 dpi riittää asiakirjoille yleensä hyvin. Paljon suurempaa on harvoin järkevää lähettää, ja paljon pienempi voi näyttää epätarkalta. Jos vastaanottaja määrittää muodon tai kokorajan, noudata sitä.
Onko turvallista säilyttää allekirjoituskuvaa tietokoneella?
Järkevä tapa on säilyttää sitä salasanalla suojatulla laitteella, kansiossa, jota ei ole jaettu, ja lähettää sitä vain allekirjoitettujen asiakirjojen sisällä sinne, missä sitä todella tarvitaan. Älä pidä sitä julkisissa tai jaetuissa kansioissa, älä lataa sitä tuntemattomiin verkkotyökaluihin äläkä lähetä sitä erillisenä tiedostona, jos et tiedä tarkalleen, mihin sitä käytetään.
En osaa allekirjoittaa siististi hiirellä. Mitä voin tehdä?
Jos mahdollista, avaa asiakirja puhelimella tai tabletilla ja allekirjoita sormella tai kynällä. Jos sinun on pakko käyttää hiirtä, kirjoita yksinkertaistettu versio, joka säilyttää alkukirjaimen ja lopetuksen. Jos alusta sallii, voit sen sijaan ladata huolellisesti tehdyn allekirjoituskuvan.
Minkä värisellä musteella kannattaa kirjoittaa, jos aion skannata?
Mustalla tai tummansinisellä. Ne näkyvät hyvin skannattaessa ja kopioitaessa. Vaaleat, värilliset tai kimaltavat musteet näkyvät skannauksessa usein haaleina tai laikukkaina.
Opettelen uutta allekirjoitusta. Milloin minun pitäisi tehdä allekirjoituskuva?
Kun kätesi kirjoittaa uuden muodon varmasti ja johdonmukaisesti. Jos teet sen liian aikaisin, kuvaan tallentuu vakiintumaton versio, joka voi myöhemmin poiketa paperille kirjoittamastasi allekirjoituksesta. Hyvä merkki on, kun kymmenen yritystä kymmenestä on tunnistettavasti samanlaisia.
Kokeile omalla nimelläsi
Lue myös nämä
Tietopankki
Käytännön vinkitAllekirjoituksen vaihtaminen: milloin, missä ja miten
Voit ottaa uuden allekirjoituksen käyttöön milloin tahansa, mutta sillä on väliä, miten sen otat käyttöön. Tässä kerrotaan, missä allekirjoituksesi on tallessa, mitä kannattaa kysyä ja miten selviät ensimmäisistä kömpelöistä viikoista.
Käytännön vinkitAllekirjoitus näytölle: tabletit, puhelimet ja maksupäätteet
Ovella lähetin kanssa, pankissa, kahvilan tiskillä: yhä useammin allekirjoitamme lasille sormella tai kynällä. Näin pidät allekirjoituksesi tunnistettavana ja siistinä myös siellä.
Käytännön vinkitNimikirjaimet, monogrammit, lyhyet allekirjoitukset: milloin lyhyt muoto riittää?
Sivun kulmassa, sisäisissä papereissa, ahtaassa ruudussa nopea lyhyt merkki on kätevä. Tässä kerrotaan, missä se yleensä hyväksytään, missä odotetaan todennäköisemmin koko allekirjoitusta ja miten pidät lyhyen muodon erehtymättömästi omanasi.
