Υπογραφή σε PDF και ηλεκτρονικά έγγραφα: τι να προσέχεις

Τέσσερα είδη «ψηφιακής» υπογραφής που θα συναντήσεις

Στην καθημερινή γλώσσα, κάθε υπογραφή που με κάποιον τρόπο καταλήγει σε αρχείο λέγεται «ηλεκτρονική» ή «ψηφιακή». Στην πραγματικότητα υπάρχουν τουλάχιστον τέσσερις διαφορετικές προσεγγίσεις, και η καθεμία κάνει για διαφορετικά πράγματα.

• Εκτύπωση, υπογραφή, σκανάρισμα. Ένα ψηφιακό αντίγραφο της χειρόγραφης υπογραφής σου σε χαρτί. Το μελάνι είναι αληθινό, αλλά το αρχείο είναι απλώς μια εικόνα της υπογεγραμμένης σελίδας.
• Επικολλημένη εικόνα υπογραφής. Τοποθετείς στο PDF μια εικόνα που έχεις φτιάξει από πριν. Γρήγορο και βολικό, αλλά όποιος λάβει το αρχείο μπορεί εύκολα να την αντιγράψει.
• Υπογραφή σε διαδικτυακή υπηρεσία υπογραφών. Σχεδιάζεις ή πληκτρολογείς το όνομά σου σε έναν ιστότοπο ή μια εφαρμογή. Ο πάροχος συνήθως καταγράφει ποιος υπέγραψε, πότε και από ποια διεύθυνση email.
• Ηλεκτρονική υπογραφή με πιστοποιητικό. Μια τεχνική διαδικασία που συνδέει το έγγραφο με ένα ταυτοποιημένο πρόσωπο και δείχνει επίσης αν άλλαξε μετά την υπογραφή. Δεν έχει καμία σχέση με το πώς μοιάζει ο γραφικός σου χαρακτήρας.

Για τις υπογραφές που σχεδιάζονται σε οθόνες, για παράδειγμα στους κούριερ ή στα τερματικά καρτών, έχουμε γράψει ξεχωριστό άρθρο: υπογραφή σε οθόνες. Εδώ εστιάζουμε στα έγγραφα, στα PDF και στα χαρτιά που στέλνονται με email.

Τι αρκεί για τι; Ρώτα πρώτα

Ποια επιλογή είναι αποδεκτή σε κάθε περίπτωση δεν εξαρτάται από την προτίμησή σου· εξαρτάται από το ποιος ζητά το έγγραφο και ποιοι κανόνες ισχύουν. Αυτά διαφέρουν ανά χώρα, φορέα και είδος υπόθεσης. Κάτι που είναι απολύτως εντάξει για μια συμφωνία ανάμεσα σε φίλους μπορεί να μην αρκεί για μια επίσημη υπόθεση.

1. 1
   Ρώτα ποια μορφή θέλουν. Αρκεί ένα σκαναρισμένο, υπογεγραμμένο αντίγραφο; Δέχονται επικολλημένη εικόνα υπογραφής; Ή πρέπει να υπογραφεί μέσω συγκεκριμένης υπηρεσίας υπογραφών;
2. 2
   Ρώτα αν χρειάζονται το πρωτότυπο. Μερικές φορές θέλουν, εκτός από το σκανάρισμα, και το ιδιοχείρως υπογεγραμμένο αντίτυπο ταχυδρομικώς.
3. 3
   Ρώτα για την προθεσμία και τη μορφή αρχείου. Θέλουν PDF ή αρκεί μια φωτογραφία; Όλες τις σελίδες σε ένα αρχείο;
4. 4
   Σημείωσε την απάντηση. Μια σύντομη σημείωση στο email ή στο ημερολόγιό σου βοηθά πολύ όταν το ίδιο μέρος σού ζητήσει ξανά κάτι.

Εκτύπωση, υπογραφή, σκανάρισμα: πώς γίνεται σωστά

Ακόμα κι όταν ο δρόμος του χαρτιού είναι ο ασφαλής, μετράει το πώς τον ακολουθείς. Μια θολή, σκιασμένη, στραβή φωτογραφία μπορεί εύκολα να επιστραφεί ως δυσανάγνωστη, και τότε ξεκινάς από την αρχή.

1. 1
   Τύπωσε καθαρά. Σε απλό λευκό χαρτί, ιδανικά στο αρχικό μέγεθος χωρίς σμίκρυνση. Έλεγξε ότι υπάρχουν όλες οι σελίδες.
2. 2
   Υπόγραψε με σκούρο μελάνι. Μαύρο ή σκούρο μπλε στυλό διαρκείας, μαρκαδοράκι λεπτής γραφής ή πένα. Τα ανοιχτόχρωμα, μεταλλικά ή χρωματιστά μελάνια συχνά βγαίνουν αχνά στο σκανάρισμα.
3. 3
   Άφησέ το να στεγνώσει. Λίγα δευτερόλεπτα αρκούν, αλλά με πένα περίμενε λίγο περισσότερο πριν γυρίσεις τη σελίδα ή τη βάλεις στο σκάνερ.
4. 4
   Σκάναρε αντί απλώς να φωτογραφίσεις. Αν έχεις σκάνερ, χρησιμοποίησέ το. Περίπου 300 dpi είναι συνήθως υπεραρκετά για έγγραφα. Στο κινητό, μια εφαρμογή σάρωσης είναι καλύτερη από την απλή κάμερα, γιατί ισιώνει και περικόπτει τη σελίδα.
5. 5
   Αποθήκευσε σε ένα PDF. Οι σελίδες με τη σειρά, σε ένα έγγραφο, με όνομα αρχείου που βγάζει νόημα. Πριν το στείλεις, άνοιξέ το και κύλησε μέχρι το τέλος.

Πώς φτιάχνεις μια καθαρή εικόνα υπογραφής

Αν συχνά πρέπει να υπογράφεις PDF και ο παραλήπτης δέχεται επικολλημένη εικόνα, μια καλής ποιότητας εικόνα υπογραφής μπορεί να σου φανεί πολύ χρήσιμη. Αξίζει να τη φτιάξεις μία φορά, προσεκτικά, γιατί μια βιαστικά φωτογραφημένη εικόνα με γκρι φόντο δείχνει άσχημα και πάνω στο έγγραφο.

1. 1
   Υπόγραψε αρκετές φορές σε λευκό χαρτί. Με μαρκαδοράκι λεπτής γραφής ή σκούρο στυλό διαρκείας, λίγο μεγαλύτερα από το συνηθισμένο, με ηρεμία. Γράψε πέντε-έξι υπογραφές και διάλεξε εκείνη που μοιάζει περισσότερο με την καθημερινή σου υπογραφή.
2. 2
   Σκάναρε ή φωτογράφισέ την προσεκτικά. Ομοιόμορφο φως, χωρίς σκιές, απόλυτα εστιασμένη.
3. 3
   Περίκοψέ τη σφιχτά. Άφησε ένα μικρό περιθώριο γύρω της, αλλά όχι ολόκληρη τη σελίδα.
4. 4
   Καθάρισε το φόντο. Πολλά προγράμματα επεξεργασίας εικόνας και αναγνώστες PDF σού επιτρέπουν να κάνεις το λευκό φόντο διάφανο. Ένα PNG με διάφανο φόντο κάθεται φυσικά πάνω στη γραμμή, χωρίς λευκό ορθογώνιο γύρω του.
5. 5
   Έλεγξέ τη σε μεγέθυνση. Κοίτα την εικόνα σε μεγάλο μέγεθος: χωρίς κουκκίδες, γκρι άκρες ή στραβές γραμμές.

Η Dimitra Karali φωτογράφισε την πρώτη της εικόνα υπογραφής στο τραπέζι της κουζίνας κάτω από τη βραδινή λάμπα. Το φόντο βγήκε κιτρινωπό, και στο έγγραφο φαινόταν ένα γκρι ορθογώνιο γύρω από την υπογραφή. Την επόμενη μέρα την ξαναέφτιαξε στο φως της μέρας, με μαρκαδοράκι λεπτής γραφής και διάφανο φόντο, και από τότε χρησιμοποιεί την ίδια. Ένα ήρεμο τέταρτο της ώρας που της το έχει ξεπληρώσει πολλές φορές.

Μια εικόνα υπογραφής χρειάζεται να φτιαχτεί καλά μόνο μία φορά, και μετά σε εξυπηρετεί για πολύ καιρό.

Τοποθέτηση στο έγγραφο

Πολλοί αναγνώστες PDF έχουν μια λειτουργία τύπου «συμπλήρωση και υπογραφή» που σου επιτρέπει να προσθέσεις σε ένα έγγραφο μια αποθηκευμένη εικόνα υπογραφής ή μια υπογραφή σχεδιασμένη με ποντίκι ή δάχτυλο. Ό,τι κι αν χρησιμοποιείς, μερικά μικρά πράγματα κάνουν μεγάλη διαφορά στο αποτέλεσμα.

• Βάλ' τη πάνω στη γραμμή. Η βάση της υπογραφής πρέπει να κάθεται στη γραμμή υπογραφής ή να την πατά ελαφρά, όπως στο χαρτί. Δεν πρέπει να αιωρείται από πάνω της.
• Κράτα το μέγεθος σε αναλογία. Όχι μεγαλύτερη από το πλαίσιο υπογραφής, αλλά ούτε χαμένη μέσα του. Περίπου στο μέγεθος που θα είχε αν την είχες γράψει εκεί με στυλό.
• Μην την παραμορφώνεις. Όταν αλλάζεις το μέγεθος, φρόντισε η εικόνα να κρατά τις αναλογίες της. Μια υπογραφή τεντωμένη στο πλάι ή ζουληγμένη δείχνει αμέσως τεχνητή.
• Παντού όπου χρειάζεται. Κάποια έγγραφα χρειάζονται υπογραφή ή μονογραφή σε πολλές σελίδες. Κύλησε μέχρι το τέλος πριν το στείλεις.
• Ημερομηνία και ονοματεπώνυμο, αν ζητούνται. Αν το έγγραφο το ζητά, πρόσθεσε την ημερομηνία και το ονοματεπώνυμό σου ολογράφως, πληκτρολογημένα στα πεδία.

Ποντίκι, trackpad, γραφίδα: όταν πρέπει να σχεδιάσεις στον υπολογιστή

Κάποιες πλατφόρμες υπογραφών σού ζητούν να σχεδιάσεις την υπογραφή σου επί τόπου. Με ποντίκι ή με το trackpad του laptop αυτό είναι συχνά δύσκολο: η κίνηση είναι κοφτή, η γραμμή γωνιώδης, και το αποτέλεσμα ελάχιστα θυμίζει αυτό που γράφεις στο χαρτί.

• Άλλαξε συσκευή αν μπορείς. Πολλές υπηρεσίες σού επιτρέπουν να ανοίξεις το ίδιο έγγραφο σε κινητό ή tablet, όπου το δάχτυλο ή η γραφίδα είναι πολύ πιο φυσικά.
• Χρησιμοποίησε ταμπλέτα σχεδίασης αν έχεις. Με ταμπλέτα σχεδίασης και γραφίδα, η γραμμή μπορεί να πλησιάσει πολύ την υπογραφή σου στο χαρτί.
• Απλοποίησε σκόπιμα. Με ποντίκι, γράψε μια πιο καθαρή εκδοχή με λιγότερες θηλιές, αλλά κράτα τα βασικά χαρακτηριστικά: το κεφαλαίο και το κλείσιμο.
• Μην τη μπαλώνεις. Αν δεν πέτυχε, σβήσ' την και γράψ' την ξανά με μία κίνηση. Μια μπαλωμένη υπογραφή φαίνεται.

Τις λεπτομέρειες της υπογραφής σε οθόνη, τον σχεδιασμό μιας απλοποιημένης εκδοχής και ένα πρόγραμμα εξάσκησης μίας εβδομάδας τα αναλύουμε στην υπογραφή σε οθόνες.

Πρόσεχε την εικόνα της υπογραφής σου

Για να γράψεις μια υπογραφή με το χέρι χρειάζεσαι χρόνο και κίνηση. Μια εικόνα υπογραφής όμως είναι ένα αρχείο που όποιος έχει πρόσβαση μπορεί να το ξαναχρησιμοποιήσει με λίγα κλικ. Γι' αυτό αξίζει να τη μεταχειρίζεσαι σαν σημαντικό έγγραφο.

• Φύλαξέ τη κάπου ασφαλές. Όχι στην επιφάνεια εργασίας, όχι σε κοινόχρηστο φάκελο, αλλά σε συσκευή ή λογαριασμό με κωδικό.
• Μην τη στέλνεις ως ξεχωριστό αρχείο. Αν κάποιος σου ζητήσει μόνο μια εικόνα της υπογραφής σου, ρώτα για ποιο σκοπό. Ένα υπογεγραμμένο έγγραφο είναι διαφορετικό από μια εικόνα υπογραφής που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ελεύθερα.
• Μην την ανεβάζεις όπου να 'ναι. Δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία, άγνωστες σελίδες «υπογραφής PDF»: αν δεν ξέρεις ποιος τις διαχειρίζεται και τι κάνει με τα αρχεία σου, ψάξε κάτι άλλο.
• Μην τη δημοσιοποιείς. Καμία εικόνα της πραγματικής σου υπογραφής στα social media, στο βιογραφικό σου ή στην υπογραφή του email σου.
• Υπόγραφε μόνο την τελική εκδοχή. Αν ένα έγγραφο μπορεί ακόμα να αλλάξει, περίμενε το τελικό αντίγραφο. Κράτα ένα αντίγραφο του υπογεγραμμένου PDF.

Όταν μια εικόνα δεν αρκεί

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου μια επικολλημένη εικόνα δεν γίνεται δεκτή, και βοηθά να ξέρεις από πριν πότε να το περιμένεις. Ποιες ακριβώς είναι αυτές οι περιπτώσεις διαφέρει ανά χώρα και υπόθεση, οπότε ρώτα πάντα τον αρμόδιο.

Αν μια εικόνα δεν αρκεί, υπάρχουν συνήθως δύο δρόμοι: το πρωτότυπο ιδιοχείρως υπογεγραμμένο χαρτί, αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικώς, ή μια ηλεκτρονική υπογραφή με πιστοποιητικό μέσω ειδικής υπηρεσίας. Ποιο από τα δύο χρειάζεται, και ποιοι πάροχοι γίνονται δεκτοί, μπορεί να σου το πει ο αρμόδιος φορέας.

Η ηλεκτρονική υπογραφή με πιστοποιητικό σε λίγα λόγια

Πολλοί μπερδεύουν την ηλεκτρονική υπογραφή με πιστοποιητικό με τις επικολλημένες εικόνες, γιατί συχνά εμφανίζεται στο έγγραφο με τον ίδιο τρόπο ένα μικρό σημάδι που μοιάζει με υπογραφή ή ένα πλαισιωμένο κουτί. Αυτό που μετράει όμως δεν είναι αυτή η ορατή εικόνα· είναι η τεχνική απόδειξη πίσω της.

• Βασίζεται σε ταυτοποίηση. Συνήθως πρέπει να επιβεβαιώσεις την ταυτότητά σου στον πάροχο πριν υπογράψεις.
• Προστατεύει το έγγραφο. Αν κάποιος αλλάξει το αρχείο μετά την υπογραφή, οι αναγνώστες PDF συνήθως δείχνουν ότι η υπογραφή δεν είναι πια έγκυρη για το νέο περιεχόμενο.
• Μπορεί να ελεγχθεί. Σε πολλούς αναγνώστες PDF μπορείς να κάνεις κλικ σε μια υπογραφή ή να ανοίξεις έναν πίνακα υπογραφών για να δεις ποιος υπέγραψε, πότε, και αν είναι έγκυρη.
• Δεν εξαρτάται από τον γραφικό σου χαρακτήρα. Η ορατή όψη μπορεί να είναι το όνομά σου, μια εικόνα της υπογραφής σου ή ένα απλό κουτί. Δεν είναι αυτό που την κάνει γνήσια.

Ποια είδη υπάρχουν σε κάθε χώρα, ποιος μπορεί να τα εκδώσει και ποιο επίπεδο χρειάζεται για ποια υπόθεση, όλα αυτά διαφέρουν. Αν σου ζητηθεί μία, ο φορέας που τη ζητά συνήθως θα σου πει ποιους παρόχους ή ποιες διαδικασίες δέχεται.

Αυτό που κάνει γνήσια μια ηλεκτρονική υπογραφή με πιστοποιητικό δεν είναι η ορατή εικόνα, αλλά η απόδειξη πίσω της.

Συνέπεια: ίδια στο χαρτί και στην οθόνη

Σε όποια μορφή κι αν υπογράφεις, είναι καλό η ψηφιακή σου υπογραφή να βγαίνει από την ίδια κίνηση με εκείνη στο χαρτί. Αν ποτέ χρειαστεί να συγκριθούν οι δύο, είναι πολύ καλύτερο να είναι αναγνωρίσιμα ίδιες.

• Κράτα την εικόνα υπογραφής σου επίκαιρη. Αν η υπογραφή σου έχει αλλάξει με τα χρόνια, φτιάξε νέα εικόνα. Μια εικόνα πριν από δέκα χρόνια μπορεί να μη μοιάζει πια με την τωρινή σου.
• Αντικατάστησέ τη μετά από αλλαγή. Αν υιοθετήσεις νέα υπογραφή, σβήσε την παλιά εικόνα και φτιάξε νέα μόλις το χέρι σου γράφει τη νέα μορφή αξιόπιστα. Τα βήματα τα εξετάζουμε στην αλλαγή υπογραφής.
• Μην έχεις δύο ξεχωριστές υπογραφές. Μια όμορφη, περίτεχνη εικόνα στα PDF και ένα εντελώς διαφορετικό ορνιθοσκάλισμα στο χαρτί μπορούν να προκαλέσουν σύγχυση. Καλύτερα μία καλά εξασκημένη μορφή παντού.

Ο Alexandros Petrou σχεδίασε τη νέα του υπογραφή στο Calligra και εξασκήθηκε σε αυτήν τρεις εβδομάδες πριν τη χρησιμοποιήσει πουθενά. Έφτιαξε την εικόνα υπογραφής του μόνο στο τέλος της τρίτης εβδομάδας, όταν δέκα στις δέκα προσπάθειες έβγαιναν ίδιες. Έτσι, τα PDF του φέρουν ακριβώς την ίδια υπογραφή με τα χαρτιά που υπογράφει αυτοπροσώπως.

Όταν πολλοί υπογράφουν το ίδιο έγγραφο

Ένα μισθωτήριο, μια κοινή δήλωση ή τα πρακτικά ενός συλλόγου συχνά υπογράφονται από πολλούς, και είναι εύκολο να χάσεις τον λογαριασμό για το ποιος υπέγραψε ποια εκδοχή. Μερικοί απλοί κανόνες γλιτώνουν πολλή ταλαιπωρία.

1. 1
   Συμφωνήστε στο τελικό κείμενο. Κανείς δεν υπογράφει μέχρι όλοι να έχουν δει και εγκρίνει την τελική εκδοχή. Μετά από οποιαδήποτε αλλαγή, ακόμα και μικρή, όλες οι υπογραφές θα έπρεπε να μαζευτούν ξανά.
2. 2
   Αποφασίστε τη σειρά. Ο πρώτος που υπογράφει δίνει το υπογεγραμμένο αρχείο στον επόμενο, και ούτω καθεξής. Μην υπογράφει ο καθένας ξεχωριστό αντίγραφο, εκτός αν αυτό ζητήθηκε.
3. 3
   Μην ξανασκανάρετε ο ένας την υπογραφή του άλλου. Κάθε νέο σκανάρισμα ή νέα φωτογράφιση ρίχνει την ποιότητα. Αν γίνεται, ο καθένας προσθέτει την υπογραφή του στο ίδιο PDF.
4. 4
   Δώστε σαφή ονόματα στα αρχεία. Για παράδειγμα με την ημερομηνία και το ποιοι έχουν υπογράψει μέχρι στιγμής. Έτσι η τελευταία, πλήρης εκδοχή βρίσκεται εύκολα.
5. 5
   Στο τέλος όλοι παίρνουν αντίγραφο. Ο τελευταίος που υπογράφει στέλνει σε όλους το ολοκληρωμένο έγγραφο με όλες τις υπογραφές.

Αν χρησιμοποιείτε διαδικτυακή υπηρεσία υπογραφών, αυτά τα βήματα γίνονται συχνά αυτόματα: η υπηρεσία ειδοποιεί τους υπογράφοντες με τη σειρά και στο τέλος στέλνει σε όλους το ολοκληρωμένο έγγραφο. Αν αυτό είναι αποδεκτό για τη συγκεκριμένη υπόθεση, αξίζει, πάλι, να το ρωτήσεις από πριν.

Λίστα ελέγχου πριν το στείλεις

Πριν στείλεις ένα υπογεγραμμένο έγγραφο, πάρε ένα λεπτό και πέρασε αυτή τη λίστα. Μπορεί να σε γλιτώσει από πολλά επιστρεφόμενα χαρτιά και emails διευκρινίσεων.

1. 1
   Υπέγραψες με τον σωστό τρόπο; Χρησιμοποίησες τη μορφή που ζήτησαν: σκαναρισμένη σελίδα, εικόνα ή υπηρεσία υπογραφών;
2. 2
   Είναι όλες οι σελίδες εκεί; Με τη σειρά, σε ένα αρχείο, καμία ανάποδα ή κομμένη.
3. 3
   Είναι κάθε υπογραφή στη θέση της; Σε κάθε πλαίσιο που χρειάζεται υπογραφή, μονογραφή ή ημερομηνία.
4. 4
   Διαβάζεται; Ευκρινές ακόμα και σε μεγέθυνση, χωρίς σκιές, με το κείμενο και την υπογραφή καθαρά ορατά.
5. 5
   Το στέλνεις με ασφάλεια; Στη διεύθυνση που σου δόθηκε, μέσω της πλατφόρμας που σου δόθηκε, όχι σε παραλήπτη που επιλέχθηκε κατά λάθος.
6. 6
   Κράτησες αντίγραφο; Αποθήκευσε την εκδοχή που έστειλες και για τον εαυτό σου, με όνομα αρχείου που βγάζει νόημα.

Ερωτήσεις