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PDFs und digitale Dokumente unterschreiben: worauf achten?
Ausdrucken, unterschreiben, einscannen? Ein Bild einfügen? Oder wird eine elektronische Signatur verlangt? Die Möglichkeiten im Überblick, wie du ein sauberes Unterschriftsbild erstellst und wie du deine digitale Unterschrift schützt.
Ein Mietvertrag kommt per E-Mail, eine Bewerbung soll als PDF zurück, eine Erklärung für die Arbeit muss auf einer Online-Plattform „unterschrieben“ werden. Immer mehr Unterschriften entstehen, ohne dass Papier länger als einen Moment oder überhaupt auftaucht. Das verunsichert viele: Reicht es, ein Bild einzufügen? Wie scharf muss es sein? Ist es sicher, meine Unterschrift auf dem Rechner zu speichern? Das Wichtigste ist zu wissen, um welche Art von „elektronischer Unterschrift“ es geht, denn ein Bild, eine eingescannte Seite und eine zertifikatsbasierte elektronische Signatur sind drei völlig verschiedene Dinge. In diesem Artikel gehen wir die Möglichkeiten durch, zeigen dir, wie du einen sauberen Scan und ein sauberes Unterschriftsbild erstellst, wie du es im Dokument platzierst, worauf du bei der Sicherheit achten solltest und wann ein Bild nicht reicht.
Vier Arten „digitaler“ Unterschrift, die dir begegnen
Im Alltag nennen wir jede Unterschrift „elektronisch“ oder „digital“, die irgendwie in einer Datei landet. Tatsächlich gibt es mindestens vier verschiedene Wege, und jeder taugt für etwas anderes.
- Ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt. Eine digitale Kopie deiner handschriftlichen Unterschrift auf Papier. Die Tinte ist echt, die Datei aber nur ein Bild der unterschriebenen Seite.
- Ein eingefügtes Unterschriftsbild. Du setzt ein vorher erstelltes Bild ins PDF. Schnell und bequem, aber wer die Datei bekommt, kann es leicht herauskopieren.
- Unterschreiben in einem Online-Signaturdienst. Du zeichnest oder tippst deinen Namen auf einer Website oder in einer App. Der Anbieter protokolliert meist, wer wann und von welcher E-Mail-Adresse aus unterschrieben hat.
- Eine zertifikatsbasierte elektronische Signatur. Ein technisches Verfahren, das das Dokument mit einer identifizierten Person verknüpft und auch anzeigt, ob es nach dem Unterschreiben verändert wurde. Mit dem Aussehen deiner Handschrift hat das nichts zu tun.
Über auf Bildschirmen gezeichnete Unterschriften, etwa beim Kurier oder am Kartenterminal, haben wir einen eigenen Artikel geschrieben: Unterschreiben auf Bildschirmen. Hier geht es vor allem um Dokumente, PDFs und Papiere, die per E-Mail verschickt werden.
Was reicht wofür? Vorher fragen
Welche Variante in einem bestimmten Fall akzeptiert wird, hängt nicht von deinem Geschmack ab, sondern davon, wer das Dokument anfordert und welche Regeln gelten. Die unterscheiden sich je nach Land, Institution und Art der Angelegenheit. Was für eine Absprache unter Freunden völlig genügt, kann für eine amtliche Sache zu wenig sein.
- 1Frag, in welcher Form es gewünscht ist. Reicht eine unterschriebene, eingescannte Kopie? Wird ein eingefügtes Unterschriftsbild akzeptiert? Oder muss über einen bestimmten Signaturdienst unterschrieben werden?
- 2Frag, ob das Original nötig ist. Manchmal wird zusätzlich zum Scan das handschriftlich unterschriebene Exemplar per Post verlangt.
- 3Frag nach Frist und Format. Wird ein PDF erwartet, oder geht auch ein Foto? Alle Seiten in einer Datei?
- 4Notier dir die Antwort. Eine kurze Notiz in der E-Mail oder im Kalender hilft sehr, wenn dieselbe Stelle später wieder etwas von dir möchte.
Ausdrucken, unterschreiben, scannen: richtig gemacht
Auch wenn der Papierweg der sichere ist, kommt es darauf an, wie du ihn gehst. Ein unscharfes, schattiges, schiefes Foto kommt leicht mit dem Hinweis „nicht lesbar“ zurück, und dann geht alles von vorn los.
- 1Druck sauber aus. Auf glattes weißes Papier, möglichst in Originalgröße ohne Verkleinerung. Prüf, ob alle Seiten da sind.
- 2Unterschreib mit dunkler Tinte. Schwarzer oder dunkelblauer Kugelschreiber, Fineliner oder Füller. Helle, metallische oder bunte Tinten wirken eingescannt oft blass.
- 3Lass es trocknen. Ein paar Sekunden genügen, mit Füller aber lieber etwas länger warten, bevor du umblätterst oder die Seite auf den Scanner legst.
- 4Scannen statt nur fotografieren. Wenn du einen Scanner hast, nutze ihn. Für Dokumente reichen meist etwa 300 dpi völlig aus. Am Handy ist eine Scan-App besser als die normale Kamera, weil sie die Seite gerade rückt und zuschneidet.
- 5Speichere alles als ein PDF. Seiten in der richtigen Reihenfolge, in einem Dokument, mit aussagekräftigem Dateinamen. Vor dem Senden öffnen und durchblättern.
Ein sauberes Unterschriftsbild erstellen
Wenn du oft PDFs unterschreiben musst und der Empfänger ein eingefügtes Bild akzeptiert, kann ein gutes Unterschriftsbild praktisch sein. Es lohnt sich, es einmal sorgfältig zu machen, denn ein hastig fotografiertes Bild mit grauem Hintergrund wirkt auch im Dokument dürftig.
- 1Unterschreib mehrmals auf weißem Papier. Mit Fineliner oder dunklem Kugelschreiber, etwas größer als sonst und in Ruhe. Schreib fünf oder sechs Unterschriften und nimm die, die deiner Alltagsunterschrift am meisten ähnelt.
- 2Scanne oder fotografiere sie sorgfältig. Gleichmäßiges Licht, keine Schatten, scharf.
- 3Schneide sie eng zu. Lass einen kleinen Rand, aber nicht die ganze Seite.
- 4Bereinige den Hintergrund. In vielen Bildbearbeitungsprogrammen und PDF-Readern kannst du den weißen Hintergrund transparent machen. Ein PNG mit transparentem Hintergrund sitzt natürlich auf der Linie, ohne weißes Rechteck drumherum.
- 5Prüf es vergrößert. Schau dir das Bild groß an: keine Flecken, grauen Ränder oder schiefen Linien.
Dora Klein hat ihr erstes Unterschriftsbild abends unter der Küchenlampe fotografiert. Der Hintergrund wurde gelblich, und im Dokument war ein graues Rechteck um die Unterschrift zu sehen. Am nächsten Tag hat sie es bei Tageslicht mit Fineliner und transparentem Hintergrund neu gemacht und nutzt seitdem dieses eine. Eine ruhige Viertelstunde, die sich vielfach ausgezahlt hat.
Ein Unterschriftsbild muss man nur einmal gut machen, dann leistet es lange Dienste.
Platzieren im Dokument
Viele PDF-Reader haben eine Funktion wie „Ausfüllen und unterschreiben“, mit der du ein gespeichertes Unterschriftsbild oder eine mit Maus oder Finger gezeichnete Unterschrift ins Dokument setzen kannst. Egal, was du nutzt: Ein paar Kleinigkeiten machen viel aus.
- Auf die Linie damit. Die Unterkante der Unterschrift sollte auf der Unterschriftslinie sitzen oder sie leicht überschneiden, wie auf Papier. Sie sollte nicht darüber schweben.
- Verhältnismäßige Größe. Nicht größer als das Unterschriftsfeld, aber auch nicht darin verloren. Ungefähr so groß, als hättest du sie mit dem Stift hineingeschrieben.
- Nicht verzerren. Achte beim Skalieren darauf, dass die Proportionen erhalten bleiben. Eine in die Breite gezogene oder gestauchte Unterschrift wirkt sofort künstlich.
- Überall, wo nötig. Manche Dokumente brauchen auf mehreren Seiten eine Unterschrift oder Paraphe. Blättere vor dem Senden alles durch.
- Datum und Name, falls verlangt. Wenn das Dokument es vorsieht, ergänze Datum und deinen Namen in Druckschrift, getippt in die Felder.
Maus, Touchpad, Stift: wenn du am Rechner zeichnen musst
Manche Signaturplattformen verlangen, dass du deine Unterschrift direkt dort zeichnest. Mit Maus oder Laptop-Touchpad ist das oft schwierig: Die Bewegung ist ruckelig, die Linie eckig, und das Ergebnis ähnelt kaum dem, was du auf Papier schreibst.
- Wechsle das Gerät, wenn möglich. Viele Dienste lassen dich dasselbe Dokument auf Handy oder Tablet öffnen, wo Finger oder Eingabestift sich viel natürlicher anfühlen.
- Nutze ein Grafiktablett, falls vorhanden. Mit Zeichentablett und Stift kann die Linie deiner Papierunterschrift sehr nahekommen.
- Vereinfache bewusst. Mit der Maus schreib eine klarere Version mit weniger Schleifen, behalte aber die Hauptmerkmale: Anfangsbuchstabe und Abschluss.
- Nicht flicken. Wenn es nicht geklappt hat, lösch es und schreib es neu in einem Zug. Eine geflickte Unterschrift sieht man.
Die Feinheiten von Bildschirmunterschriften, wie du eine vereinfachte Version gestaltest, und einen Wochenplan zum Üben findest du ausführlich in Unterschreiben auf Bildschirmen.
Pass auf dein Unterschriftsbild auf
Eine Unterschrift von Hand zu schreiben braucht Zeit und Bewegung. Ein Unterschriftsbild dagegen ist eine Datei, die jeder mit Zugriff mit ein paar Klicks wiederverwenden kann. Deshalb solltest du es wie ein wichtiges Dokument behandeln.
- Speichere es sicher. Nicht auf dem Desktop, nicht in einem geteilten Ordner, sondern auf einem passwortgeschützten Gerät oder Konto.
- Schick es nicht als einzelne Datei. Wenn jemand nur ein Bild deiner Unterschrift möchte, frag, wofür. Ein unterschriebenes Dokument ist etwas anderes als ein frei verwendbares Unterschriftsbild.
- Lade es nicht überall hoch. Kostenlose Online-Tools, unbekannte „PDF unterschreiben“-Seiten: Wenn du nicht weißt, wer dahintersteht und was mit deinen Dateien passiert, such dir etwas anderes.
- Mach es nicht öffentlich. Kein Bild deiner echten Unterschrift in sozialen Netzwerken, im Lebenslauf oder in der E-Mail-Signatur.
- Unterschreib nur die Endfassung. Wenn sich ein Dokument noch ändern kann, warte auf die endgültige Fassung. Bewahre eine Kopie des unterschriebenen PDFs auf.
Wenn ein Bild nicht reicht
Es gibt Situationen, in denen ein eingefügtes Bild nicht akzeptiert wird, und es hilft, vorher zu wissen, wann du damit rechnen musst. Welche Fälle das genau sind, ist je nach Land und Angelegenheit verschieden, frag deshalb immer bei der zuständigen Stelle nach.
- Interne Erklärungen am Arbeitsplatz.
- Einfache Anmelde- und Einverständnisformulare.
- Bestätigungen und Empfangsquittungen.
- Kleinere Absprachen unter Bekannten.
- Bestimmte amtliche und behördliche Angelegenheiten.
- Unterlagen zu Immobilien und Krediten.
- Dokumente, die eine notarielle Beurkundung oder Beglaubigung brauchen.
- Überall, wo die Regeln eine Original- oder zertifikatsbasierte Unterschrift vorschreiben.
Reicht ein Bild nicht, bleiben meist zwei Wege: das handschriftlich unterschriebene Original, persönlich oder per Post, oder eine zertifikatsbasierte elektronische Signatur über einen dafür vorgesehenen Dienst. Welcher Weg nötig ist und welche Anbieter akzeptiert werden, kann dir die betreffende Stelle sagen.
Zertifikatsbasierte elektronische Signatur in Kürze
Viele verwechseln zertifikatsbasierte elektronische Signaturen mit eingefügten Bildern, weil im Dokument oft ebenfalls ein kleines unterschriftsähnliches Zeichen oder ein umrahmtes Feld erscheint. Entscheidend ist aber nicht dieses sichtbare Bild, sondern der technische Nachweis dahinter.
- Sie beruht auf Identifizierung. Meist musst du vor dem Unterschreiben beim Anbieter deine Identität nachweisen.
- Sie schützt das Dokument. Ändert jemand die Datei nach dem Unterschreiben, zeigen PDF-Reader in der Regel an, dass die Signatur für den neuen Inhalt nicht mehr gültig ist.
- Sie ist überprüfbar. In vielen PDF-Readern kannst du auf eine Signatur klicken oder ein Signaturfenster öffnen und sehen, wer wann unterschrieben hat und ob die Signatur gültig ist.
- Sie hängt nicht von deiner Handschrift ab. Das sichtbare Erscheinungsbild kann dein Name, ein Bild deiner Unterschrift oder ein einfacher Rahmen sein. Die Echtheit ergibt sich nicht daraus.
Welche Arten es in einem Land gibt, wer sie ausstellen darf und welche Stufe für welche Angelegenheit nötig ist, ist unterschiedlich. Wenn so etwas von dir verlangt wird, sagt dir die anfragende Stelle in der Regel, welche Anbieter oder Verfahren sie akzeptiert.
Echt wird eine zertifikatsbasierte Signatur nicht durch das sichtbare Bild, sondern durch den Nachweis dahinter.
Übereinstimmung: auf Papier und Bildschirm gleich
In welcher Form du auch unterschreibst, gut ist, wenn deine digitale Unterschrift aus derselben Bewegung entsteht wie die auf Papier. Falls man die beiden je vergleichen muss, ist es viel besser, wenn sie erkennbar dieselben sind.
- Halte dein Unterschriftsbild aktuell. Hat sich deine Unterschrift über die Jahre verändert, mach ein neues Bild. Eines von vor zehn Jahren sieht deiner heutigen vielleicht nicht mehr ähnlich.
- Ersetze es nach einem Wechsel. Wenn du eine neue Unterschrift einführst, lösch das alte Bild und mach ein neues, sobald deine Hand die neue Form sicher schreibt. Die Schritte beschreiben wir in Unterschrift wechseln.
- Leiste dir keine zwei Unterschriften. Ein schönes, verziertes Bild auf PDFs und ein ganz anderes Gekritzel auf Papier können Verwirrung stiften. Besser eine gut eingeübte Form überall.
Jonas Richter hat seine neue Unterschrift in Calligra gestaltet und drei Wochen geübt, bevor er sie irgendwo benutzte. Sein Unterschriftsbild hat er erst am Ende der dritten Woche gemacht, als zehn von zehn Versuchen gleich aussahen. So tragen seine PDFs genau dieselbe Unterschrift wie die Papiere, die er persönlich unterschreibt.
Wenn mehrere dasselbe Dokument unterschreiben
Einen Mietvertrag, eine gemeinsame Erklärung oder das Protokoll eines Vereins unterschreiben oft mehrere Personen, und schnell verliert man den Überblick, wer welche Fassung unterschrieben hat. Ein paar einfache Regeln ersparen viel Ärger.
- 1Einigt euch auf den Endtext. Niemand unterschreibt, bevor alle die endgültige Fassung gesehen und freigegeben haben. Nach jeder noch so kleinen Änderung müssten alle Unterschriften neu eingeholt werden.
- 2Legt die Reihenfolge fest. Wer zuerst unterschreibt, gibt die unterschriebene Datei an die nächste Person weiter und so fort. Unterschreibt nicht jeder ein eigenes Exemplar, außer es wird so verlangt.
- 3Scannt die Unterschriften der anderen nicht neu. Jeder neue Scan oder jedes neue Foto verschlechtert die Qualität. Wenn möglich, setzen alle ihre Unterschrift in dasselbe PDF.
- 4Benennt die Dateien eindeutig. Zum Beispiel mit Datum und wer schon unterschrieben hat. So findet man die neueste, vollständige Fassung leicht.
- 5Am Ende bekommen alle eine Kopie. Wer zuletzt unterschreibt, schickt das fertige Dokument mit allen Unterschriften an alle.
Nutzt ihr einen Online-Signaturdienst, laufen diese Schritte oft automatisch: Der Dienst benachrichtigt die Unterzeichnenden der Reihe nach und schickt am Ende allen das fertige Dokument. Ob das für die jeweilige Angelegenheit akzeptiert wird, solltet ihr auch hier vorher erfragen.
Checkliste vor dem Absenden
Bevor du ein unterschriebenes Dokument abschickst, nimm dir eine Minute für diese Liste. Sie kann dir viele zurückgeschickte Unterlagen und Nachfrage-Mails ersparen.
- 1Hast du auf die richtige Art unterschrieben? Hast du die verlangte Form genutzt: eingescannte Seite, Bild oder Signaturdienst?
- 2Sind alle Seiten da? In der richtigen Reihenfolge, in einer Datei, keine auf dem Kopf oder abgeschnitten.
- 3Ist jede Unterschrift an ihrem Platz? In jedem Feld, das eine Unterschrift, Paraphe oder ein Datum braucht.
- 4Ist es lesbar? Auch vergrößert scharf, ohne Schatten, Text und Unterschrift gut sichtbar.
- 5Verschickst du es sicher? An die angegebene Adresse, über die angegebene Plattform, nicht an einen versehentlich gewählten Empfänger.
- 6Hast du eine Kopie behalten? Speichere die verschickte Fassung auch für dich, mit aussagekräftigem Dateinamen.
Der eine Satz, den du mitnehmen solltest
Kläre zuerst, welche Art Unterschrift verlangt wird, und mach es dann richtig: dunkle Tinte, sauberer Scan, sorgfältige Platzierung, und behandle dein Unterschriftsbild wie einen Schlüssel.
Fragen
Ist es gültig, wenn ich ein Bild anstelle meiner Unterschrift einfüge?
Das hängt davon ab, wer das Dokument anfordert, worum es geht und welche Regeln gelten. Bei vielen einfachen, internen oder privaten Angelegenheiten wird es akzeptiert, bestimmte amtliche Vorgänge verlangen dagegen ein Original auf Papier oder eine zertifikatsbasierte elektronische Signatur. Das ist je nach Land und Stelle verschieden, frag deshalb immer vorher nach.
Was ist der Unterschied zwischen einem eingefügten Bild und einer elektronischen Signatur?
Ein eingefügtes Bild ist nur eine Abbildung deiner Handschrift im Dokument, die jeder kopieren kann. Eine zertifikatsbasierte elektronische Signatur ist ein technisches Verfahren, das das Dokument mit einer identifizierten Person verknüpft und anzeigt, ob es danach verändert wurde. Auf der Seite können beide ähnlich aussehen, sie leisten aber ganz Verschiedenes.
Mit welcher Auflösung soll ich scannen?
Für Dokumente reichen meist etwa 300 dpi völlig aus. Deutlich mehr lohnt sich zum Verschicken selten, deutlich weniger kann unscharf wirken. Gibt der Empfänger ein Format oder eine Größenbegrenzung vor, halte dich daran.
Ist es sicher, mein Unterschriftsbild auf dem Rechner zu speichern?
Es auf einem passwortgeschützten Gerät in einem nicht geteilten Ordner aufzubewahren und nur in unterschriebenen Dokumenten dorthin zu schicken, wo es wirklich nötig ist, ist ein vernünftiger Weg. Speichere es nicht in öffentlichen oder geteilten Ordnern, lade es nicht in unbekannte Online-Tools hoch und schick es nicht als einzelne Datei, wenn du nicht genau weißt, wofür es verwendet wird.
Mit der Maus bekomme ich keine schöne Unterschrift hin. Was tun?
Öffne das Dokument wenn möglich auf Handy oder Tablet und unterschreib mit Finger oder Eingabestift. Musst du die Maus benutzen, schreib eine vereinfachte Version, die Anfangsbuchstaben und Abschluss behält. Wenn die Plattform es erlaubt, kannst du stattdessen ein sorgfältig erstelltes Unterschriftsbild hochladen.
Welche Tintenfarbe sollte ich nehmen, wenn ich scannen will?
Schwarz oder Dunkelblau. Beide sind eingescannt und kopiert gut sichtbar. Helle, bunte oder glitzernde Tinten wirken im Scan oft blass oder fleckig.
Ich lerne gerade eine neue Unterschrift. Wann mache ich das Unterschriftsbild?
Wenn deine Hand die neue Form sicher und gleichmäßig schreibt. Machst du es zu früh, hält das Bild eine noch unsichere Version fest, die später von deiner Unterschrift auf Papier abweichen kann. Ein gutes Zeichen ist, wenn zehn von zehn Versuchen erkennbar gleich sind.
Probier es mit deinem eigenen Namen
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