Viden › Praktiske råd
Praktiske råd
Underskrift på PDF'er og e-dokumenter: det skal du være opmærksom på
Printe, skrive under og scanne? Indsætte et billede? Eller beder de om en digital signatur? Her er dine muligheder, hvordan du laver et rent billede af din underskrift, og hvordan du passer på din digitale underskrift.
En lejekontrakt lander i indbakken, en ansøgningsformular skal sendes retur som PDF, en erklæring på jobbet skal „underskrives“ på en onlineplatform. Flere og flere af vores underskrifter sker med papir, der kun dukker op kortvarigt eller slet ikke. Det gør mange usikre: Er det nok at indsætte et billede? Hvor skarpt skal det være? Er det sikkert at have min underskrift liggende på computeren? Det vigtigste er at vide, hvilken slags „elektronisk underskrift“ du har med at gøre, for et billede, en scannet side og en certifikatbaseret digital signatur er tre helt forskellige ting. I denne artikel gennemgår vi mulighederne og viser dig, hvordan du laver en ren scanning og et rent billede af din underskrift, hvordan du placerer det på et dokument, hvad du skal være opmærksom på med hensyn til sikkerhed, og hvornår et billede ikke er nok.
Fire slags „digitale“ underskrifter, du vil møde
I daglig tale kaldes enhver underskrift, der på en eller anden måde havner i en fil, for „elektronisk“ eller „digital“. I virkeligheden er der mindst fire forskellige fremgangsmåder, og de er gode til hver deres.
- Printet, underskrevet, scannet. En digital kopi af din håndskrevne underskrift på papir. Blækket er ægte, men filen er bare et billede af den underskrevne side.
- Et indsat billede af underskriften. Du placerer et billede, du har lavet på forhånd, på PDF'en. Hurtigt og bekvemt, men alle, der modtager filen, kan let kopiere det.
- Underskrift i en online signeringstjeneste. Du tegner eller skriver dit navn på en hjemmeside eller i en app. Udbyderen registrerer som regel, hvem der skrev under, hvornår og fra hvilken mailadresse.
- En certifikatbaseret digital signatur. En teknisk proces, der knytter dokumentet til en identificeret person og også viser, hvis det er blevet ændret efter underskriften. Den har intet at gøre med, hvordan din håndskrift ser ud.
Vi har skrevet en særskilt artikel om underskrifter, der tegnes på skærme, for eksempel hos bude eller ved kortterminaler: underskrift på skærm. Her er fokus på dokumenter, PDF'er og papirer sendt pr. mail.
Hvad er nok til hvad? Spørg først
Hvilken mulighed der er acceptabel i et givent tilfælde, afhænger ikke af, hvad du foretrækker; det afhænger af, hvem der beder om dokumentet, og hvilke regler der gælder. De varierer fra land til land, fra institution til institution og fra sag til sag. Det, der er helt fint til en aftale mellem venner, er måske ikke nok til en officiel sag.
- 1Spørg, hvilken form de ønsker. Er en scannet, underskrevet kopi nok? Accepterer de et indsat billede af underskriften? Eller skal det underskrives via en bestemt signeringstjeneste?
- 2Spørg, om de skal bruge originalen. Nogle gange vil de have det håndunderskrevne eksemplar med posten ud over scanningen.
- 3Spørg om frist og format. Vil de have en PDF, eller er et foto fint? Alle sider i én fil?
- 4Skriv svaret ned. En kort note i mailen eller i din kalender hjælper meget, når det samme sted beder dig om noget igen.
Printe, skrive under, scanne: sådan gør du det ordentligt
Selv når papirvejen er den sikre, betyder det noget, hvordan du gør det. Et uskarpt, skyggefuldt, skævt foto kan let komme retur som ulæseligt, og så starter du forfra.
- 1Print rent. På almindeligt hvidt papir, helst i original størrelse uden nedskalering. Tjek, at alle sider er med.
- 2Skriv under med mørkt blæk. Sort eller mørkeblå kuglepen, fineliner eller fyldepen. Lyst, metallisk eller farvet blæk bliver ofte svagt, når det scannes.
- 3Lad det tørre. Et par sekunder er nok, men med en fyldepen skal du vente lidt længere, før du vender siden eller lægger den på scanneren.
- 4Scan i stedet for bare at fotografere. Har du en scanner, så brug den. Omkring 300 dpi er som regel rigeligt til dokumenter. På en telefon er en scanner-app bedre end det almindelige kamera, fordi den retter siden op og beskærer den.
- 5Gem som én PDF. Siderne i rækkefølge, i ét dokument, med et sigende filnavn. Åbn den, og bladr igennem, før du sender.
Sådan laver du et rent billede af din underskrift
Skal du ofte skrive under på PDF'er, og accepterer modtageren et indsat billede, kan et billede af din underskrift i god kvalitet være praktisk. Det er værd at lave det én gang og omhyggeligt, for et hastigt fotograferet billede med grå baggrund ser også dårligt ud på et dokument.
- 1Skriv under flere gange på hvidt papir. Med en fineliner eller en mørk kuglepen, lidt større end normalt og i ro og mag. Skriv fem-seks underskrifter, og vælg den, der ligner din hverdagsunderskrift mest.
- 2Scan eller fotografér den omhyggeligt. Jævnt lys, ingen skygger, skarp fokus.
- 3Beskær den stramt. Lad en lille margen være omkring den, men ikke hele siden.
- 4Rens baggrunden. I mange billedbehandlingsprogrammer og PDF-læsere kan du gøre den hvide baggrund gennemsigtig. En PNG med gennemsigtig baggrund ligger naturligt på linjen uden et hvidt rektangel omkring.
- 5Tjek den forstørret. Se billedet i stor størrelse: ingen pletter, grå kanter eller skæve linjer.
Camilla Holm fotograferede sit første billede af underskriften på køkkenbordet under en aftenlampe. Baggrunden blev gullig, og på dokumentet kunne man se et gråt rektangel omkring underskriften. Dagen efter lavede hun det om i dagslys med en fineliner og en gennemsigtig baggrund, og hun har brugt det samme lige siden. Et roligt kvarter, der har betalt sig mange gange.
Et billede af din underskrift skal kun laves godt én gang, og så tjener det dig længe.
Sådan placerer du den på dokumentet
Mange PDF-læsere har en funktion i stil med „udfyld og underskriv“, hvor du kan tilføje et gemt billede af din underskrift eller en underskrift tegnet med mus eller finger til et dokument. Uanset hvad du bruger, gør et par små ting stor forskel for resultatet.
- Sæt den på linjen. Underskriftens bund skal hvile på underskriftslinjen eller overlappe den lidt, ligesom på papir. Den må ikke svæve over den.
- Hold størrelsen i proportion. Ikke større end underskriftsfeltet, men heller ikke væk i det. Omtrent den størrelse, den ville have, hvis du havde skrevet den der med en pen.
- Forvræng den ikke. Når du ændrer størrelsen, så sørg for, at billedet beholder sine proportioner. En underskrift, der er strakt ud til siden eller mast sammen, ser straks kunstig ud.
- Alle de steder, hvor der skal. Nogle dokumenter kræver underskrift eller initialer på flere sider. Bladr igennem, før du sender.
- Dato og navn, hvis det kræves. Beder dokumentet om det, så tilføj dato og dit navn med blokbogstaver, skrevet ind i felterne.
Mus, touchpad, stylus: når du skal tegne på en computer
Nogle signeringsplatforme beder dig tegne din underskrift på stedet. Med en mus eller en bærbars touchpad er det ofte svært: Bevægelsen er hakket, stregen kantet, og resultatet ligner knap det, du skriver på papir.
- Skift enhed, hvis du kan. Mange tjenester lader dig åbne det samme dokument på en telefon eller tablet, hvor en finger eller stylus føles langt mere naturlig.
- Brug en tegneplade, hvis du har en. Med en tegneplade og pen kan stregen komme meget tæt på din papirunderskrift.
- Forenkl med vilje. Med en mus så skriv en renere version med færre løkker, men behold hovedtrækkene: forbogstavet og afslutningen.
- Lap den ikke. Lykkedes det ikke, så slet den, og skriv den igen i én bevægelse. En lappet underskrift kan ses.
Vi gennemgår finesserne ved skærmunderskrifter, hvordan du designer en forenklet version, og en uges øveplan i detaljer i underskrift på skærm.
Pas på billedet af din underskrift
At skrive en underskrift i hånden kræver tid og bevægelse. Et billede af en underskrift er derimod en fil, som alle med adgang kan genbruge med et par klik. Derfor er det værd at behandle det som et vigtigt dokument.
- Opbevar det et sikkert sted. Ikke på skrivebordet, ikke i en delt mappe, men på en enhed eller konto, der er beskyttet med adgangskode.
- Send det ikke som en separat fil. Beder nogen om et billede af din underskrift alene, så spørg, hvad det skal bruges til. Et underskrevet dokument er noget andet end et billede af en underskrift, der kan bruges frit.
- Upload det ikke hvor som helst. Gratis onlineværktøjer, ukendte sider til „PDF-underskrift“: Ved du ikke, hvem der driver dem, og hvad de gør med dine filer, så find noget andet.
- Gør det ikke offentligt. Intet billede af din rigtige underskrift på sociale medier, i dit CV eller i din mailsignatur.
- Skriv kun under på den endelige version. Kan et dokument stadig ændre sig, så vent på den endelige udgave. Gem en kopi af den underskrevne PDF.
Når et billede ikke er nok
Der er situationer, hvor et indsat billede ikke bliver accepteret, og det hjælper at vide på forhånd, hvornår du kan forvente det. Præcis hvilke tilfælde det drejer sig om, varierer fra land til land og fra sag til sag, så spørg altid det pågældende sted.
- Interne erklæringer på arbejdspladsen.
- Enkle ansøgnings- og samtykkeformularer.
- Bekræftelser og kvitteringer.
- Mindre aftaler mellem folk, der kender hinanden.
- Visse officielle sager og sager hos det offentlige.
- Papirer om fast ejendom og lån.
- Dokumenter, der kræver notar eller bekræftelse.
- Overalt, hvor reglerne kræver en original eller certifikatbaseret underskrift.
Er et billede ikke nok, er der som regel to veje: det originale, håndunderskrevne papir, personligt eller med posten, eller en certifikatbaseret digital signatur lavet via en dertil indrettet tjeneste. Hvilken der kræves, og hvilke udbydere der accepteres, kan den pågældende institution fortælle dig.
Certifikatbaserede digitale signaturer kort fortalt
Mange forveksler certifikatbaserede digitale signaturer med indsatte billeder, fordi der ofte dukker et lille underskriftslignende mærke eller en indrammet boks op på dokumentet på samme måde. Men det, der tæller, er ikke det synlige billede; det er det tekniske bevis bag det.
- Den bygger på identifikation. Du skal som regel bekræfte din identitet over for udbyderen, før du skriver under.
- Den beskytter dokumentet. Ændrer nogen filen efter underskriften, viser PDF-læsere typisk, at signaturen ikke længere er gyldig for det nye indhold.
- Den kan kontrolleres. I mange PDF-læsere kan du klikke på en signatur eller åbne et signaturpanel og se, hvem der skrev under, hvornår, og om den er gyldig.
- Den afhænger ikke af din håndskrift. Det synlige udseende kan være dit navn, et billede af din underskrift eller en enkel boks. Det er ikke det, der gør den ægte.
Hvilke typer der findes i et givent land, hvem der kan udstede dem, og hvilket niveau der kræves til hvilken sag, varierer alt sammen. Bliver du bedt om en, fortæller den institution, der beder om den, dig som regel, hvilke udbydere eller procedurer den accepterer.
Det, der gør en certifikatbaseret digital signatur ægte, er ikke det synlige billede, men beviset bag det.
Ensartethed: den samme på papir og på skærm
Uanset hvilken form du skriver under i, er det godt, hvis din digitale underskrift kommer fra den samme bevægelse som din papirunderskrift. Skal de to nogensinde sammenlignes, er det langt bedre, hvis de genkendeligt er de samme.
- Hold billedet af din underskrift opdateret. Har din underskrift ændret sig med årene, så lav et nyt billede. Et fra for ti år siden ligner måske ikke længere din nuværende.
- Udskift det efter en ændring. Tager du en ny underskrift i brug, så slet det gamle billede, og lav et nyt, når din hånd skriver den nye form sikkert. Vi gennemgår trinnene i skift af underskrift.
- Hav ikke to forskellige underskrifter. Et smukt, udsmykket billede på PDF'er og en helt anden krusedulle på papir kan skabe forvirring. Hellere én velindøvet form overalt.
Jonas Mikkelsen designede sin nye underskrift i Calligra og øvede den i tre uger, før han brugte den nogen steder. Han lavede først billedet af sin underskrift i slutningen af tredje uge, da ti ud af ti forsøg blev ens. Derfor bærer hans PDF'er præcis den samme underskrift som de papirer, han skriver under på personligt.
Når flere skriver under på det samme dokument
En lejekontrakt, en fælles erklæring eller en forenings referat bliver ofte underskrevet af flere personer, og det er let at miste overblikket over, hvem der har skrevet under på hvilken version. Et par enkle regler forebygger meget frustration.
- 1Bliv enige om den endelige tekst. Ingen skriver under, før alle har set og godkendt den endelige version. Efter selv en lille ændring skulle alle underskrifter indsamles igen.
- 2Bestem rækkefølgen. Den første, der skriver under, sender den underskrevne fil videre til den næste og så videre. Skriv ikke under på hver jeres kopi, medmindre det er det, der er blevet bedt om.
- 3Scan ikke hinandens underskrifter igen. Hver ny scanning eller hvert nyt foto sænker kvaliteten. Tilføj om muligt alle underskrifterne til den samme PDF.
- 4Navngiv filerne tydeligt. For eksempel med datoen og hvem der har skrevet under indtil videre. Så er den nyeste, komplette version let at finde.
- 5Alle får en kopi til sidst. Den sidste, der skriver under, sender det færdige dokument med alle underskrifterne rundt.
Bruger du en online signeringstjeneste, sker disse trin ofte automatisk: Tjenesten giver de underskrivende besked på skift og sender til sidst alle det færdige dokument. Om det er acceptabelt til den pågældende sag, er igen værd at spørge om på forhånd.
En tjekliste, før du sender
Før du sender et underskrevet dokument, så tag et minut, og gå denne liste igennem. Den kan spare dig for mange returnerede papirer og opfølgende mails.
- 1Skrev du under på den rigtige måde? Brugte du den form, de bad om: en scannet side, et billede eller en signeringstjeneste?
- 2Er alle sider med? I rækkefølge, i én fil, ingen på hovedet eller beskåret.
- 3Er alle underskrifter på plads? I hvert felt, der kræver underskrift, initialer eller dato.
- 4Er det læseligt? Skarpt, også når du zoomer ind, ingen skygger, tekst og underskrift tydeligt synlige.
- 5Sender du det sikkert? Til den angivne adresse, via den angivne platform, ikke til en modtager, du har valgt ved et uheld.
- 6Har du gemt en kopi? Gem også den version, du sendte, til dig selv, med et sigende filnavn.
Den ene sætning, der er værd at tage med
Find først ud af, hvilken slags underskrift de vil have, og gør det så ordentligt: mørkt blæk, en ren scanning, fornuftig placering, og behandl billedet af din underskrift som en nøgle.
Spørgsmål
Er det gyldigt, hvis jeg indsætter et billede i stedet for min underskrift?
Det afhænger af, hvem der beder om dokumentet, hvad det skal bruges til, og hvilke regler der gælder. Mange enkle, interne eller private sager accepterer det, mens visse officielle sager kræver et originalt papir eller en certifikatbaseret digital signatur. Det varierer fra land til land og fra institution til institution, så spørg altid på forhånd.
Hvad er forskellen på et indsat billede og en elektronisk signatur?
Et indsat billede er bare et billede af din håndskrift på dokumentet, som alle kan kopiere. En certifikatbaseret digital signatur er en teknisk proces, der knytter dokumentet til en identificeret person og viser, hvis det er blevet ændret bagefter. De to kan ligne hinanden på siden, men de gør vidt forskellige ting.
Hvilken opløsning skal jeg scanne i?
Omkring 300 dpi er som regel rigeligt til dokumenter. Meget højere giver sjældent mening at sende, og meget lavere kan se uskarpt ud. Angiver modtageren et format eller en størrelsesgrænse, så følg den.
Er det sikkert at have billedet af min underskrift på computeren?
Det er en fornuftig tilgang at opbevare det på en enhed med adgangskode, i en mappe, der ikke er delt, og kun at sende det inde i underskrevne dokumenter, hvor det virkelig er nødvendigt. Gem det ikke i offentlige eller delte mapper, upload det ikke til ukendte onlineværktøjer, og send det ikke som en selvstændig fil, hvis du ikke ved præcis, hvad det skal bruges til.
Jeg kan ikke skrive pænt under med en mus. Hvad kan jeg gøre?
Åbn om muligt dokumentet på en telefon eller tablet, og skriv under med en finger eller stylus. Skal du bruge en mus, så skriv en forenklet version, der bevarer dit forbogstav og din afslutning. Tillader platformen det, kan du i stedet uploade et omhyggeligt lavet billede af din underskrift.
Hvilken farve blæk skal jeg bruge, hvis jeg skal scanne det?
Sort eller mørkeblå. De står tydeligt frem ved scanning og fotokopiering. Lyst, farvet eller glimmerholdigt blæk bliver ofte svagt eller plettet i scanningen.
Jeg er ved at lære en ny underskrift. Hvornår skal jeg lave billedet af den?
Når din hånd skriver den nye form sikkert og ensartet. Laver du det for tidligt, fanger billedet en usikker version, der senere kan afvige fra den underskrift, du skriver på papir. Et godt tegn er, når ti ud af ti forsøg er genkendeligt ens.
Prøv det med dit eget navn
Læs også disse
Viden
Praktiske rådSkift af underskrift: hvornår, hvor og hvordan
Du kan tage en ny underskrift i brug når som helst, men måden, du indfører den på, betyder noget. Her kan du se, hvor din underskrift er registreret, hvad du skal spørge om, og hvordan du kommer igennem de akavede første uger.
Praktiske rådUnderskrift på skærm: tablets, telefoner og terminaler
Ved døren med et bud, i banken, ved disken på en café: Vi skriver oftere og oftere under på glas med en finger eller en stylus. Her kan du læse, hvordan din underskrift også dér forbliver genkendelig og flot.
Praktiske rådInitialer, monogrammer, korte underskrifter: hvornår er den korte form nok?
I hjørnet af en side, på interne papirer, i et trangt felt kommer et hurtigt, kort mærke godt med. Her kan du se, hvor det typisk bliver accepteret, hvor din fulde underskrift snarere forventes, og hvordan den korte form forbliver umiskendeligt din.
