Podpis v PDF a elektronických dokumentech: na co si dát pozor

Čtyři druhy „digitálního“ podpisu, se kterými se setkáš

V běžné řeči se jako „elektronický“ nebo „digitální“ označuje jakýkoli podpis, který se nějak dostane do souboru. Ve skutečnosti jde nejméně o čtyři různé přístupy a každý se hodí na něco jiného.

• Vytištěno, podepsáno, naskenováno. Digitální kopie tvého vlastnoručního podpisu na papíře. Inkoust je skutečný, ale soubor je jen obrázek podepsané stránky.
• Vložený obrázek podpisu. Do PDF umístíš dříve připravený obrázek. Je to rychlé a pohodlné, ale kdokoli, kdo soubor dostane, si ho může snadno zkopírovat.
• Podpis v online podepisovací službě. Na webu nebo v aplikaci nakreslíš nebo napíšeš své jméno. Poskytovatel obvykle zaznamenává, kdo podepsal, kdy a z jaké e-mailové adresy.
• Elektronický podpis založený na certifikátu. Technický postup, který dokument propojí s identifikovanou osobou a zároveň ukáže, jestli byl po podpisu změněn. S tím, jak vypadá tvůj rukopis, nemá nic společného.

O podpisech kreslených na displeji, třeba pro kurýry nebo na platebních terminálech, jsme napsali samostatný článek: podpis na displeji. Tady se zaměříme na dokumenty, PDF a papíry posílané e-mailem.

Co na co stačí? Nejdřív se zeptej

Která možnost je v daném případě přijatelná, nezávisí na tom, co se ti hodí, ale na tom, kdo dokument požaduje a jaká pravidla platí. Ta se liší podle země, instituce i druhu záležitosti. Co je naprosto v pořádku u dohody mezi přáteli, nemusí stačit u úřední věci.

1. 1
   Zeptej se, jakou formu chtějí. Stačí naskenovaná podepsaná kopie? Přijímají vložený obrázek podpisu? Nebo se musí podepsat přes konkrétní podepisovací službu?
2. 2
   Zeptej se, jestli potřebují originál. Někdy chtějí kromě skenu i vlastnoručně podepsaný výtisk poštou.
3. 3
   Zeptej se na termín a formát. Chtějí PDF, nebo stačí fotka? Všechny stránky v jednom souboru?
4. 4
   Zapiš si odpověď. Krátká poznámka v e-mailu nebo v kalendáři hodně pomůže, až po tobě stejné místo bude zase něco chtít.

Vytisknout, podepsat, naskenovat: pořádně

I když je papírová cesta ta bezpečná, záleží na tom, jak ji provedeš. Rozmazaná, zastíněná, nakřivo vyfocená stránka se ti snadno vrátí jako nečitelná a začínáš znovu.

1. 1
   Vytiskni čistě. Na obyčejný bílý papír, nejlépe ve skutečné velikosti bez zmenšení. Zkontroluj, že tam jsou všechny stránky.
2. 2
   Podepiš se tmavým inkoustem. Černé nebo tmavě modré kuličkové pero, liner nebo plnicí pero. Světlé, metalické nebo barevné inkousty po naskenování často vyjdou bledě.
3. 3
   Nech to zaschnout. Stačí pár vteřin, ale u plnicího pera počkej o něco déle, než stránku otočíš nebo položíš na skener.
4. 4
   Raději skenuj, než jen foť. Pokud máš skener, použij ho. Na dokumenty obvykle bohatě stačí zhruba 300 dpi. Na telefonu je lepší skenovací aplikace než obyčejný fotoaparát, protože stránku narovná a ořízne.
5. 5
   Ulož to jako jedno PDF. Stránky ve správném pořadí, v jednom dokumentu, se smysluplným názvem souboru. Před odesláním ho otevři a projeď.

Jak vytvořit čistý obrázek podpisu

Pokud často podepisuješ PDF a příjemce vložený obrázek přijímá, kvalitní obrázek podpisu se ti bude hodit. Vyplatí se ho udělat jednou a pečlivě, protože narychlo vyfocený obrázek s šedým pozadím vypadá špatně i v dokumentu.

1. 1
   Podepiš se několikrát na bílý papír. Linerem nebo tmavým kuličkovým perem, o trochu větší než obvykle, v klidu. Napiš pět nebo šest podpisů a vyber ten, který se nejvíc podobá tvému běžnému podpisu.
2. 2
   Pečlivě ho naskenuj nebo vyfoť. Rovnoměrné světlo, žádné stíny, ostrý obraz.
3. 3
   Těsně ho ořízni. Nech kolem něj malý okraj, ale ne celou stránku.
4. 4
   Vyčisti pozadí. Mnoho editorů obrázků a čteček PDF umí udělat bílé pozadí průhledné. PNG s průhledným pozadím sedí na lince přirozeně, bez bílého obdélníku kolem.
5. 5
   Zkontroluj ho ve zvětšení. Prohlédni si obrázek ve velkém: žádné tečky, šedé okraje ani křivé čáry.

Jana Svobodová vyfotila svůj první obrázek podpisu na kuchyňském stole pod večerní lampou. Pozadí vyšlo nažloutlé a v dokumentu se kolem podpisu ukázal šedý obdélník. Druhý den ho udělala znovu za denního světla, linerem a s průhledným pozadím, a od té doby používá pořád ten samý. Jedna klidná čtvrthodinka, která se jí mnohokrát vrátila.

Obrázek podpisu stačí jednou udělat pořádně a pak ti dlouho slouží.

Jak ho umístit do dokumentu

Mnoho čteček PDF má funkci typu „vyplnit a podepsat“, se kterou můžeš do dokumentu přidat uložený obrázek podpisu nebo podpis nakreslený myší či prstem. Ať použiješ cokoli, pár drobností udělá ve výsledku velký rozdíl.

• Polož ho na linku. Spodek podpisu by měl sedět na lince pro podpis nebo ji mírně překrývat, stejně jako na papíře. Neměl by se vznášet nad ní.
• Drž velikost v rozumných proporcích. Ne větší než políčko pro podpis, ale ani ztracený uvnitř. Zhruba taková velikost, jakou by měl, kdybys ho tam napsal perem.
• Nedeformuj ho. Při změně velikosti dbej, aby obrázek zachoval poměr stran. Do šířky roztažený nebo zmáčknutý podpis okamžitě působí uměle.
• Všude, kde je potřeba. Některé dokumenty vyžadují podpis nebo parafu na několika stránkách. Před odesláním je projeď.
• Datum a jméno, pokud se vyžadují. Pokud o to dokument žádá, doplň datum a své jméno hůlkovým písmem, napsané do polí na klávesnici.

Myš, touchpad, stylus: když musíš kreslit na počítači

Některé podepisovací platformy po tobě chtějí, abys podpis nakreslil přímo na místě. Myší nebo touchpadem notebooku je to často těžké: pohyb je trhaný, čára hranatá a výsledek se jen málo podobá tomu, co píšeš na papír.

• Pokud to jde, přejdi na jiné zařízení. Mnoho služeb umožňuje otevřít stejný dokument na telefonu nebo tabletu, kde je prst nebo stylus mnohem přirozenější.
• Pokud máš grafický tablet, použij ho. S kreslicím tabletem a perem se čára může velmi přiblížit tvému podpisu na papíře.
• Záměrně zjednodušuj. Myší napiš čistší verzi s méně smyčkami, ale zachovej hlavní rysy: počáteční písmeno a zakončení.
• Neopravuj ho. Pokud se nepovedl, smaž ho a napiš znovu jedním pohybem. Záplatovaný podpis je poznat.

Jemnějším detailům podpisů na displeji, návrhu zjednodušené verze a týdennímu plánu cvičení se podrobně věnujeme v článku podpis na displeji.

Chraň svůj obrázek podpisu

Napsat podpis rukou vyžaduje čas a pohyb. Obrázek podpisu je ale soubor, který kdokoli s přístupem k němu znovu použije na pár kliknutí. Proto se vyplatí zacházet s ním jako s důležitým dokumentem.

• Ukládej ho na bezpečné místo. Ne na plochu, ne do sdílené složky, ale na zařízení nebo účet chráněný heslem.
• Neposílej ho jako samostatný soubor. Pokud po tobě někdo chce samotný obrázek podpisu, zeptej se, k čemu ho potřebuje. Podepsaný dokument je něco jiného než obrázek podpisu, který se dá libovolně použít.
• Nenahrávej ho kamkoli. Bezplatné online nástroje, neznámé weby pro „podepisování PDF“: pokud nevíš, kdo je provozuje a co dělají s tvými soubory, hledej jinde.
• Nezveřejňuj ho. Žádný obrázek tvého skutečného podpisu na sociálních sítích, v životopise ani v e-mailovém podpisu.
• Podepisuj jen finální verzi. Pokud se dokument ještě může měnit, počkej na finální podobu. Kopii podepsaného PDF si nech.

Když obrázek nestačí

Existují situace, kdy se vložený obrázek nepřijímá, a pomůže vědět dopředu, kdy to čekat. Které případy to přesně jsou, se liší podle země i záležitosti, takže se vždy zeptej na příslušném místě.

Pokud obrázek nestačí, obvykle jsou dvě cesty: originál vlastnoručně podepsaný na papíře, osobně nebo poštou, nebo elektronický podpis založený na certifikátu vytvořený přes specializovanou službu. Co je potřeba a kteří poskytovatelé se přijímají, ti řekne dotčená instituce.

Elektronický podpis založený na certifikátu ve zkratce

Mnoho lidí si plete elektronický podpis založený na certifikátu s vloženým obrázkem, protože se v dokumentu často stejně objeví malá značka připomínající podpis nebo orámované políčko. Rozhoduje ale ne tenhle viditelný obrázek, nýbrž technický důkaz za ním.

• Stojí na identifikaci. Před podpisem obvykle musíš poskytovateli ověřit svou totožnost.
• Chrání dokument. Pokud někdo soubor po podpisu změní, čtečky PDF obvykle ukážou, že podpis už pro nový obsah neplatí.
• Dá se ověřit. V mnoha čtečkách PDF můžeš kliknout na podpis nebo otevřít panel podpisů a uvidíš, kdo podepsal, kdy a jestli je podpis platný.
• Nezávisí na tvém rukopisu. Viditelná podoba může být tvoje jméno, obrázek tvého podpisu nebo jednoduché políčko. Pravým ho ale nedělá tohle.

Jaké typy v dané zemi existují, kdo je smí vydávat a jaká úroveň je potřeba pro jakou záležitost, se liší. Pokud po tobě takový podpis chtějí, žádající instituce ti obvykle řekne, které poskytovatele nebo postupy přijímá.

Elektronický podpis založený na certifikátu nedělá pravým viditelný obrázek, ale důkaz za ním.

Konzistence: stejný na papíře i na displeji

Ať se podepisuješ v jakékoli podobě, je dobré, když tvůj digitální podpis vychází ze stejného pohybu jako ten papírový. Pokud by je někdy bylo potřeba porovnat, je mnohem lepší, když jsou zjevně stejné.

• Udržuj obrázek podpisu aktuální. Pokud se tvůj podpis za ta léta změnil, udělej nový obrázek. Ten deset let starý už se tvému současnému nemusí podobat.
• Po změně ho vyměň. Pokud si osvojíš nový podpis, starý obrázek smaž a nový udělej, až ruka nový tvar píše spolehlivě. Kroky popisujeme v článku změna podpisu.
• Neměj dva oddělené podpisy. Krásný, zdobný obrázek v PDF a úplně jiná čmáranice na papíře můžou způsobit zmatek. Lepší je jeden dobře zažitý tvar všude.

Tomáš Procházka si navrhl nový podpis v Calligře a tři týdny ho cvičil, než ho kdekoli použil. Obrázek podpisu si udělal až na konci třetího týdne, kdy mu deset pokusů z deseti vyšlo stejně. Díky tomu nesou jeho PDF přesně stejný podpis jako papíry, které podepisuje osobně.

Když stejný dokument podepisuje víc lidí

Nájemní smlouvu, společné prohlášení nebo zápis ze schůze spolku často podepisuje víc lidí a snadno se ztratí přehled, kdo podepsal kterou verzi. Pár jednoduchých pravidel ušetří spoustu nervů.

1. 1
   Dohodněte se na konečném znění. Nikdo nepodepisuje, dokud všichni neviděli a neschválili finální verzi. Po sebemenší změně by se musely sbírat všechny podpisy znovu.
2. 2
   Určete pořadí. První podepsaný soubor předá dalšímu a tak dál. Nepodepisujte každý zvlášť vlastní kopii, pokud se to přímo nežádá.
3. 3
   Nepřeskenovávejte si podpisy navzájem. Každé další skenování nebo focení snižuje kvalitu. Pokud to jde, ať každý přidá svůj podpis do stejného PDF.
4. 4
   Pojmenujte soubory srozumitelně. Například datem a tím, kdo už podepsal. Nejnovější, kompletní verze se tak snadno najde.
5. 5
   Na konci dostane kopii každý. Poslední podepisující rozešle hotový dokument se všemi podpisy.

Pokud používáte online podepisovací službu, tyhle kroky často proběhnou automaticky: služba postupně upozorní podepisující a na konci všem pošle hotový dokument. Jestli je to pro danou záležitost přijatelné, se opět vyplatí zeptat předem.

Kontrolní seznam před odesláním

Než podepsaný dokument odešleš, věnuj minutu tomuhle seznamu. Může ti ušetřit spoustu vrácených papírů a dalších e-mailů.

1. 1
   Podepsal ses správným způsobem? Použil jsi formu, kterou chtěli: naskenovanou stránku, obrázek, nebo podepisovací službu?
2. 2
   Jsou tam všechny stránky? Ve správném pořadí, v jednom souboru, žádná vzhůru nohama ani oříznutá.
3. 3
   Jsou všechny podpisy na místě? V každém políčku, kde je potřeba podpis, parafa nebo datum.
4. 4
   Je to čitelné? Ostré i ve zvětšení, bez stínů, text i podpis jasně viditelné.
5. 5
   Posíláš to bezpečně? Na uvedenou adresu, přes uvedenou platformu, ne omylem vybranému příjemci.
6. 6
   Nechal sis kopii? Ulož si odeslanou verzi i pro sebe, se smysluplným názvem souboru.

Otázky