Đổi chữ ký: khi nào, ở đâu và làm thế nào

Vì sao người ta đổi chữ ký

Hiếm khi chỉ có một lý do. Thường thì một sự kiện trong đời tạo ra cú hích và khơi lên một cảm giác vốn đã âm ỉ từ lâu: “Lẽ ra mình phải làm việc này từ lâu rồi.” Biết mình đang ở tình huống nào sẽ cho bạn biết việc đổi cấp bách đến đâu và cần thông báo cho bao nhiêu nơi.

• Công việc hay vị trí mới. Khi trở thành quản lý, bắt đầu ký hợp đồng với khách hàng hay duyệt hóa đơn, sẽ có nhiều người nhìn thấy chữ ký của bạn hơn hẳn. Trần Minh Quân đổi chữ ký khi, trên cương vị trưởng nhóm mới, mỗi tuần anh phải ký hàng chục văn bản và đã chán cái vòng ngoáy vội vàng cũ.
• Kết hôn hoặc đổi tên. Khi tên bạn thay đổi, các chữ cái trong chữ ký cũ thường không còn khớp nữa. Đó là thời điểm tự nhiên nhất để có một hình dáng mới.
• Bước vào tuổi trưởng thành. Tài khoản ngân hàng đầu tiên, hợp đồng thuê nhà hay hợp đồng lao động đầu tiên là lúc nhiều người nhận ra rằng chữ ký nghĩ ra năm mười bốn tuổi không hợp với cuộc sống người lớn.
• Bạn chưa bao giờ thích nó. Một lý do hoàn toàn chính đáng. Nếu bạn không viết được nó giống nhau hai lần, hay đơn giản thấy nó xấu, bạn xứng đáng có một chữ ký mà mình thích viết.
• Bàn tay bạn đã thay đổi. Sau một chấn thương, bệnh về khớp hay đơn giản là năm tháng, một chữ ký đơn giản hơn, trôi chảy hơn không chỉ đẹp hơn mà còn dễ viết hơn.

Chữ ký là một thói quen, không phải bản án: nếu nó không còn giống bạn nữa, bạn hoàn toàn có quyền thay nó.

Trước khi bắt đầu: chốt hình dáng cuối cùng

Sai lầm kinh điển là đăng ký chữ ký mới ở ngân hàng rồi hai tháng sau mới nhận ra mình không thích nó, hoặc không viết được nhất quán. Vì vậy, trình tự là: hình dáng trước, rồi luyện tập, và chỉ sau đó mới đến giấy tờ. Khi đã nộp chữ ký mẫu ở nhiều nơi, đi một vòng lần nữa sẽ rất phiền.

Một chữ ký mới tốt chảy trong một chuyển động, ngày nào viết ra cũng giống nhau và hợp với bạn. Về những gì làm nên một hình dáng vững vàng, hãy xem Điều gì làm nên một chữ ký chuyên nghiệp?. Nếu bạn muốn tên mình vẫn đọc được, bài hướng dẫn về độ dễ đọc cũng sẽ giúp ích.

Trong Calligra, bạn có thể xem chữ ký hiện tại của mình được chấm điểm thế nào về sự liền mạch, tính độc đáo, sự tự tin và tỷ lệ, rồi chọn trong hơn 30 phong cách kiểu hợp với tên bạn. Đó là một điểm khởi đầu hữu ích, nhưng quyết định cuối cùng vẫn nằm trong tay bạn, theo đúng nghĩa đen.

Chữ ký của bạn đang được lưu ở đâu

Trước khi báo cho ai, hãy liệt kê những nơi đang giữ chữ ký mẫu của bạn hoặc thường xuyên đối chiếu với chữ ký trước đó. Đó không phải là mọi chỗ bạn từng ký. Chẳng ai bận tâm đến hóa đơn quẹt thẻ ở quán cà phê; nhưng chữ ký mẫu ở ngân hàng thì lại là chuyện khác.

• Ngân hàng của bạn. Nhiều ngân hàng lưu chữ ký mẫu khi bạn mở tài khoản và đối chiếu giấy tờ tại quầy với nó. Nếu bạn dùng nhiều ngân hàng, hãy xem xét từng nơi.
• Giấy tờ tùy thân. Thẻ căn cước, hộ chiếu hay giấy phép lái xe thường có chữ ký của bạn, được lấy vào lúc cấp.
• Nơi làm việc. Nếu bạn ký thay mặt công ty, phòng nhân sự hay kế toán có thể lưu chữ ký mẫu, và các đối tác thường xuyên sẽ quen với hình dáng cũ.
• Công chứng và các cơ quan đăng ký. Nếu bạn đã nộp chữ ký mẫu tại một cơ quan đăng ký chính thức, có thể bạn cũng cần làm gì đó ở đấy.
• Hợp đồng đang hiệu lực. Thuê nhà, khoản vay, bảo hiểm, điện nước. Giấy tờ đã ký thường không cần làm gì, nhưng hãy biết mình đang có quan hệ còn hiệu lực ở đâu.
• Mọi thứ khác. Giấy ủy quyền nhận bưu phẩm, giấy tờ ở trường của con, tài khoản đầu tư, két an toàn. Dễ quên, nhưng những nơi này cũng có thể đối chiếu chữ ký.

Lập danh sách mất khoảng một tiếng. Hãy lật lại các tập hồ sơ, thư từ ngân hàng và trình quản lý mật khẩu, thứ rất hữu ích để nhắc bạn mình còn hợp đồng ở đâu. Mục tiêu không phải là hoàn hảo, chỉ cần không bỏ sót những nơi quan trọng.

Giấy tờ tùy thân, cơ quan nhà nước và công chứng

Câu hỏi đầu tiên của hầu hết mọi người là có cần làm lại thẻ căn cước ngay không. Ở nhiều nơi, chữ ký trên giấy tờ vẫn giữ nguyên chữ ký cũ cho đến khi cấp đổi, nhưng điều này khác nhau tùy quốc gia và loại giấy tờ. Đổi tên lại là chuyện khác, vì bản thân cái tên thay đổi và thường sẽ kéo theo giấy tờ mới. Chỉ cơ quan cấp giấy tờ mới cho bạn biết quy định chính xác.

Chữ ký được công chứng thường gắn với một văn bản vào một ngày cụ thể. Nếu bạn đã nộp chữ ký mẫu tại một cơ quan đăng ký, chẳng hạn cho các việc của doanh nghiệp, hãy hỏi xem bạn có cần nộp bản mới không. Đừng mặc định rằng thay đổi sẽ tự động được cập nhật, và cũng đừng mặc định rằng bạn bắt buộc phải làm gì. Hãy hỏi.

• Hỏi cơ quan cấp giấy tờ. “Tôi đã đổi chữ ký. Tôi có cần làm gì ngay bây giờ không, hay có thể đợi đến lúc cấp đổi?”
• Hỏi văn phòng công chứng. “Chữ ký mẫu của tôi có đang được lưu ở đâu không? Nếu có, tôi cập nhật nó thế nào?”
• Mang theo. Giấy tờ tùy thân có ảnh còn hiệu lực và, nếu đã đổi tên, giấy tờ chứng minh việc đó. Hãy kiểm tra danh sách chính xác từ trước.

Các bước chung

Mỗi tổ chức có thủ tục riêng, nhưng khung chung gần như lúc nào cũng giống nhau. Hãy theo trình tự này, và ở đâu tổ chức yêu cầu khác đi, hãy làm theo họ.

1. 1
   Hoàn thiện hình dáng. Luyện tập hai ba tuần và chỉ đi tiếp khi bạn không còn muốn sửa nữa.
2. 2
   Liệt kê các nơi. Ghi lại những nơi đang lưu chữ ký mẫu. Những nơi liên quan đến tài chính và dùng thường xuyên được ưu tiên trước.
3. 3
   Hỏi trước khi đến. Kiểm tra xem cần những gì, có phải đặt lịch hẹn không, và cần mang giấy tờ nào.
4. 4
   Nộp chữ ký mẫu mới. Ở những nơi có yêu cầu, hãy cung cấp chữ ký mới theo cách tổ chức đó chấp nhận. Cứ thong thả.
5. 5
   Lấy xác nhận. Đề nghị xác nhận bằng văn bản, hoặc ít nhất ghi lại bạn đã thay đổi khi nào, với ai và bằng cách nào.
6. 6
   Dùng nó ở mọi nơi. Từ đó trở đi, chỉ dùng chữ ký mới ở những nơi đã đăng ký, và đưa nó vào dần dần ở những chỗ khác.

Không cần làm tất cả trong một tuần. Nhiều người trải nó ra trong hai ba tháng song song với những việc vặt thường ngày: ngân hàng vào lần tới ghé chi nhánh, hình dáng mới vào lần ký hợp đồng tiếp theo. Cách đó hoàn toàn ổn, miễn là những nơi quan trọng đều biết.

Danh sách kiểm tra khi chuyển đổi

Hãy chép danh sách này vào ghi chú của bạn và đánh dấu dần. Gạch bỏ những mục không áp dụng với bạn.

• Hình dáng đã chốt. Mười chữ ký liên tiếp đều khớp, và sau một tuần bạn vẫn thích nó.
• Ngân hàng. Bạn đã hỏi từng ngân hàng xem có cần chữ ký mẫu mới không và đã cung cấp nếu cần.
• Giấy tờ tùy thân. Bạn biết chúng cần xử lý ngay hay có thể đợi đến lúc cấp đổi.
• Công việc. Phòng nhân sự hoặc kế toán đã biết, nếu họ lưu chữ ký mẫu, và các đối tác thường xuyên cũng vậy.
• Công chứng và các cơ quan đăng ký. Bạn đã kiểm tra xem có nơi nào đang lưu chữ ký mẫu của mình không.
• Hợp đồng đang hiệu lực. Lần sửa đổi tiếp theo sẽ dùng chữ ký mới.
• Mọi thứ khác. Bưu điện, trường học, tài khoản đầu tư, két an toàn: đã xem xét.
• Một cuốn nhật ký. Bạn đã ghi lại mình báo thay đổi khi nào, ở đâu và với ai.

Sau khi đổi tên: kết hôn, họ ghép, dấu thanh

Nếu tên bạn thay đổi, thời điểm giấy tờ thay đổi là do thủ tục chính thức quyết định, không phải bạn. Dù sao bạn cũng sẽ phải ký cho giấy tờ mới, nên đây là thời điểm hoàn hảo để viết hình dáng cuối cùng, đã được luyện kỹ. Nếu bạn biết sắp đổi tên, hãy bắt đầu luyện từ sớm.

Không phải ai kết hôn cũng đổi tên, và điều đó tùy vào nơi bạn sống. Chẳng hạn, Hà Nguyễn sống ở nước ngoài và khi kết hôn đã lấy thêm họ chồng, thành Hà Nguyễn-Martin. Chữ ký cũ của chị là một chữ N đậm và một đường lượn dài. Với chữ ký mới, chị chọn hai chữ cái đầu mạnh mẽ, N và M, nối với nhau bằng một nét ngắn gợi lại dấu gạch nối.

• Họ ghép. Bạn không cần viết đầy đủ cả hai họ. Hãy nhấn mạnh cả hai chữ cái đầu và tiếp theo bằng một đoạn ngắn, trôi chảy; một nét ngang nhỏ có thể thay cho dấu gạch nối.
• Tên dài. Hãy đơn giản hóa. Một chữ cái đầu được chọn kỹ cùng một đường lượn nhịp nhàng nói được nhiều hơn mười bốn chữ cái được vẽ tỉ mỉ.
• Tên rất ngắn. Với những cái tên như Lê An hay Vũ Hà, chữ ký cần có sức nặng: một chữ cái đầu mạnh hơn hoặc một nét kết dứt khoát.
• Dấu thanh. Các dấu như hỏi, ngã, nặng hay dấu mũ trên ê, ô có thể làm đứt mạch viết. Nhiều người giản lược chúng thành một nét chéo nhỏ hoặc bỏ hẳn, nhiều người lại giữ nguyên. Cách nào cũng được; chỉ cần nhất quán.
• Giữ nguyên tên. Không cần làm gì cả. Nếu bạn vẫn muốn đổi chữ ký, đó cũng là quyết định giống như vào bất kỳ thời điểm nào khác.

Giai đoạn chuyển tiếp: khi tay bạn vẫn viết chữ ký cũ

Trong những tuần đầu, chuyện này chắc chắn sẽ xảy ra: bạn đang vội, ký nhận một bưu kiện, và tay bạn tự động viết ra hình dáng cũ. Đó chỉ là trí nhớ vận động. Bạn đã lặp lại chữ ký cũ suốt nhiều năm, còn chữ ký mới mới được vài ngày. Tay bạn cần thời gian để chuyển đổi, và sự lặp lại giúp rút ngắn khoảng thời gian đó.

1. 1
   Năm phút mỗi ngày. Viết chữ ký mới mười đến hai mươi lần, chậm trước, rồi nhanh dần. Luyện tập ngắn và đều đặn tốt hơn một buổi dài mỗi tuần. Xem thêm trong bài viết về luyện tập.
2. 2
   Luyện trong điều kiện thực tế. Ô nhỏ, đứng ký, tại quầy, bằng bút bi.
3. 3
   Chậm lại trước giấy tờ chính thức. Hít một hơi và bắt đầu thật có chủ đích bằng chữ cái đầu mới. Chuyển động đầu tiên quyết định phiên bản nào sẽ hiện ra.
4. 4
   Đừng hoảng nếu chữ ký cũ lọt vào. Trên một tờ giấy thường ngày, chẳng có chuyện gì cả. Trên một văn bản quan trọng, hãy hỏi xem có nên ký lại không.

Trong Calligra, bạn có thể học chữ ký đã chọn từng chữ một, rồi kiểm tra tính nhất quán trong chế độ luyện tập có chấm điểm, để thấy hình dáng mới có đang vững dần lên hay không.

Tính nhất quán: một chữ ký, ở mọi nơi

Chữ ký tồn tại để được nhận ra. Khi chữ ký mới đã vào guồng, hãy dùng nó ở mọi nơi, và tránh có một phiên bản “chính thức” và một phiên bản “thường ngày” mà bạn đổi qua đổi lại. Hai hình dáng làm tay bạn bối rối, và nếu ai đó đối chiếu, chúng có thể dấy lên thắc mắc.

Màn hình cũng đáng để tâm: máy của người giao hàng, quầy thu ngân, máy tính bảng. Bề mặt trơn và chữ ký của bạn thường bị méo. Điều đó không sao, nhưng hãy luyện cho quen. Xem thêm trong ký trên màn hình.

Nếu bạn ký nháy các trang hay ký tắt trên giấy tờ nội bộ, hãy đồng bộ cả phần đó. Hãy để nó là phần mở đầu của chữ ký mới, gồm chữ cái đầu và nét đầu tiên, để cả hai bổ trợ cho nhau.

Những điều không nên làm

Có vài sai lầm cứ lặp đi lặp lại. Phần lớn có thể tránh được bằng sự kiên nhẫn và vài câu hỏi.

• Đừng đăng ký một hình dáng còn dang dở. Bạn sẽ sớm phải quay lại, trong khi đó có hai chữ ký mẫu khác nhau đang lưu hành.
• Đừng đổi giữa chừng một giao dịch. Đang mua nhà hay ký một hợp đồng nhiều giai đoạn? Hãy đợi đến khi xong, hoặc kiểm tra trước rằng chữ ký mới sẽ không gây rắc rối.
• Đừng ký lại giấy tờ cũ. Nhìn chung chúng không cần ký lại. Nếu chưa chắc, hãy hỏi bên kia thay vì tự mình làm lại mọi thứ.
• Đừng sao chép chữ ký của người khác. Lấy cảm hứng thì được, nhưng hãy biến nó thành của bạn.
• Đừng đoán quy định. Hãy hỏi tổ chức liên quan, đừng hỏi diễn đàn.
• Đừng làm quá cầu kỳ. Thứ trông thật đẹp trong sổ tay sẽ vỡ vụn khi bạn đứng ở quầy bưu điện với một cây bút bi.
• Đừng bỏ cuộc sớm. Quay về chữ ký cũ sau hai tuần thì bạn sẽ chỉ phải làm lại mọi thứ từ đầu.

Hình dáng trước, rồi luyện tập, và chỉ sau đó mới đến giấy tờ.

Chữ ký chính thức đầu tiên với hình dáng mới

Có điều gì đó rất trang trọng trong lần đầu viết chữ ký mới lên một văn bản thật: tại quầy ngân hàng, trên hợp đồng lao động mới, trên tờ giấy đầu tiên sau ngày cưới. Hãy chuẩn bị một chút để không bị hồi hộp lấn át.

1. 1
   Khởi động. Viết nó vài lần ra giấy nháp từ trước.
2. 2
   Kiểm tra khoảng trống. Nếu ô chật, hãy điều chỉnh kích thước, đừng đổi hình dáng.
3. 3
   Hít một hơi. Vài giây chẳng đáng gì; một nét bút tự tin mới đáng.
4. 4
   Viết một mạch. Bắt đầu bằng chữ cái đầu và để chuyển động chạy đến hết.

Nếu ai đó hỏi vì sao nó khác với chữ ký trên giấy tờ tùy thân, hãy giải thích rằng bạn vừa mới đổi, và đưa giấy tờ ra nếu cần. Đó là một tình huống hết sức bình thường.

Câu hỏi